“互聯網+”在醫院檔案管理中的“業檔一體化”創新應用研究

文/衡水市人民醫院 楊洋

在2020 年，我國已經修訂并施行了《中華人民共和國檔案法》，檔案法治建設來到新階段，對我國的檔案事業起到了巨大的輔助作用，也使檔案管理工作朝著現代化、法治化的方向更進一步[1]。這是檔案法自1988年1月1日施行以來的首次修訂。本次修訂進一步體現了檔案工作對于國家治理的基礎性作用，同時再次明確了檔案管理工作的法治內核，縮短了我國實現治理現代化的距離[2]。在本次《檔案法》修訂當中，明確提到了關于“檔案信息化建設”的相關內容，各省市也基于此內容紛紛提出響應政策及規劃，例如《河北省檔案事業發展“十四五”規劃》便提出“著力推動檔案治理效能、檔案資源建設、檔案利用服務……不斷推動全省檔案事業高質量發展”，要求檔案工作快速實現信息化、現代化、科技化、安全化。在此背景下，各省市及單位檔案工作質量顯著上升。

醫院檔案包含科室眾多，且門類、領域各有不同，但均具有存檔價值。例如醫院資質檔案、人力資源檔案、醫師授權檔案、病歷檔案、科研檔案、宣傳檔案、績效檔案、基建檔案等，檔案價值高，信息全，具有較高意義，能為醫學研究者提供歷史文獻及科學研究參考[3]。這些檔案信息對于醫院的業務發展與生存具有重要的意義，因此，醫院應當全面落實檔案管理工作的創新要求，提高檔案管理實際效果，切實做好檔案管理工作，是醫院必須高度重視的一個重點內容。此外，新醫改的制定和施行，使得我國醫療衛生事業走上了快車道，為全面業務發展打下了堅實基礎。同時也對醫療衛生事業單位開展檔案管理工作提出了新要求，醫院檔案管理工作與業務發展需要共同推進。所以，如何在互聯網化、信息化的醫療事業發展背景下，迎合時代、滿足醫院發展，就勢必要推動檔案管理工作朝著現代化、信息化方向發展[4]。總體來看，醫院建設數字化、信息化檔案管理系統不僅對于醫院發展有著重要作用，同時也對檔案工作乃至我國治理現代化發展有著極為重要的影響[5]。本文以衡水市人民醫院為例，為了在檔案管理現代化發展的背景下，推動醫院檔案管理的科學化和規范化，結合“互聯網+”時代醫院檔案管理存在的問題進行整合分析，利用“互聯網+”建立“業檔一體化”醫院檔案管理的工作體系，重點是在數字化信息時代下轉化管理模式，以數字化信息為核心構建“互聯網+醫院檔案管理”的結構。

一、“互聯網+”時代，醫院檔案管理的困難問題分析

（一）收集困難。前端業務文件多，沒有統一的收集標準，收集負擔重。一些檔案管理人員學習不足、檔案意識不到位、思想陳舊，部分重要的檔案資料沒有及時納入檔案管理的范圍，往往會導致重要檔案資料缺失[6]。運行病歷等電子文件增長快，最終打印出紙質病案等檔案內容，若采取手工整理方式處理檔案不利于檔案快速整理歸檔，人力資源需求量較大，對檔案管理工作造成較大壓力，并有可能導致檔案發生錯誤。文檔和數據存放在各個部門和系統中，無法統一收集。醫院檔案涵蓋基建、設備、人事、科研、財務等多方面的信息，內容較多，載體形式多樣。各種檔案存放在不同的職能部門，并交給不同的部門進行管理。比如，資質檔案、文書檔案等歸醫院辦公室內的檔案室管理；人事檔案則由人事部門對接并直接管理；病案資料則由病案室直接對接與管理；醫生工作檔案、醫師授權檔案等由醫務處管理，門診工作檔案由門診部負責；HIS、LIS 等數字信息檔案由微機管理處、醫務處、檢驗科等多部門協作管理；SPD 物流管理檔案由物資管理處管理等。醫院內檔案資料統一性不足，重要檔案未整合存檔，分散存放在各部門和科室內。

（二）管理困難。檔案歸檔缺乏監督機制，使得本應銷毀的檔案流出，同時影響新增加材料的持續性，甚至出現材料丟失問題。鑒定銷毀缺乏技術支持，對到期檔案鑒定銷毀工作重要性認識不足，忽視到期檔案鑒定銷毀工作，不履行銷毀的相關程序[7]，破壞的方法可以任意選擇，工作結束后沒有任何的記錄等。電子文件和紙質文件的管理是分離的。電子文件具有不穩定的特點，一些文件數據極易被修改；紙質檔案管理成本高；檔案編號著錄校對全部人工處理，工作量大，技術含量高，要求有大量的專業人士和檔案工作者參與其中，并且，在對檔案文件進行著錄時，往往由于著錄人員的方法、經驗、專業知識、技術水平等原因，對一份文件可能會選擇不同的檢索標識，即使是同一個著錄人員，在不同的時間，對同一份文件的著錄結果也會存在一定的差異。

（三）利用困難。檔案查找不方便，借閱周期長，檔案利用效率低下。在檔案的查閱利用工作中，首先，要用手工翻閱和檢索的方式來查找文件，確定文件的存放地點，再由專門的人員去檔案庫中尋找文件，這一過程要將信息注冊在案，最后還要進行拷貝和摘錄等操作，這些環節都要花費大量的時間。如果需要大量的檔案閱讀，或者獲得了一些不詳細的資料，就必須要進行更多的閱讀和搜索次數，相應的，所花的時間也會更多。在查找同類文件時，由于資料信息的局限性，往往會加大查找的困難。在查閱過程中，會影響到紙質檔案的存放質量與安全性，因為每一次翻閱，都會損壞一次紙質檔案，尤其是復印檔案，為了讓復印內容更清楚，并且避免拆卷的麻煩，就會狠壓檔案，這會嚴重影響檔案的安全性，導致檔案損壞。同時紙質檔案存放周期有限，存放環境嚴格，容易損壞。檔案數據分散且封閉，缺少匯總統計分析，難以融入業務和數據共享。

（四）安全存儲困難。缺乏加密、備份等管控機制，檔案數據安全難保證。隨著網絡技術的發展，網絡中各類木馬、蠕蟲及病毒都有可能對醫院計算機終端展開攻擊，盜取檔案數據甚至破壞數據。例如近幾年的“勒索病毒”，便是入侵電腦、鎖定數據并要求用戶付費解鎖的病毒，對于醫院檔案的管理安全造成了巨大影響。同時，海量數據存儲借和閱過程中也可能會導致部分數據缺失難查證。如果數據無法修復，醫院的日常運行將會受到嚴重影響[8]。

二、“互聯網+”時代，“業檔一體化”創新應用

采用“互聯網+”技術，基于檔案管理制度規范，搭建一套以大數據、云計算、區塊鏈、人工智能、數據服務等新技術為主的業檔一體化檔案管理系統。各種門類的檔案均源于業務開展的過程當中，為了對具有借鑒意義的業務工作進行記錄和后續的場景還原，需要在檔案生成時，就將檔案和業務工作建立聯系。業檔一體化檔案管理系統打通了和業務系統之間的橋梁，讓業務過程中產生的待歸檔資料統一歸檔，為業務和檔案建立良好的連接，實現醫院內病案檔案、人事檔案、醫療授權檔案等各類檔案以及其他形式的文件統一關聯，包括檔案元數據、檔案背景的關聯文件，形成一體化管理，從而達到未來在調閱一份檔案時就能夠還原當時業務過程的全貌。

（一）檔案采集接收與整理。檔案接收支持自動接收、手工著錄、批量上傳等多種方式錄入檔案數據，包括系統接口對接線上獲取、電子文件批量上傳、數字化加工成果自動導入等，檔案系統中接收到待歸檔的電子文件，為了保障檔案查閱以及業檔融合的規范，系統應具備圖片內文字識別、不同格式文本自動轉換統一格式等功能以便檔案管理與使用。對各個渠道接收的數據進行分析、處理，系統根據預置規則，自動對檔案進行初步整理，包括檔案分類、檔案編號、檔案排序，檔案管理員對檔案資料進一步補充和校對，完成檔案整理工作。

（二）檔案保存與管理。對接收整理后的檔案進行統一的歸檔管理，形成檔案的正式庫，將歸檔后的電子檔案通過一個案卷把整個業務過程串聯起來，便于原始業務過程的追溯和還原。

為了解決傳統載體檔案保管的問題，比如檢索不便，管理記錄混亂等，將實體庫房虛擬化，把紙質檔案和電子檔案一一對應，實現紙質檔案和實體庫房的線上管理。

為了滿足不同部門對檔案管理的要求和規范的不同，系統能夠靈活配置，支持設置檔案全宗、門類、分類、元數據、檔號編碼、系統框架、業務流程等工作模式。

同時，滿足檔案生命周期管理過程中所涉及的開放鑒定、銷毀鑒定、密級鑒定、保管期限鑒定等，每個鑒定的動作最終都能在系統中保留痕跡。到期檔案進行開放、銷毀等鑒定操作，通過流程審批將鑒定小組線上化，打破時間空間的限制，銷毀的檔案同步生成銷毀清冊以便于備查。

（三）檔案檢索利用。通過全文檢索、條件檢索、組合查詢等多種方式快速定位所需要的檔案資料，沒有權限的檔案結合借閱管理實現電子檔案和實體檔案的線上借閱審批和授權，以及實現對于檔案編研再利用的過程化管理。結合系統中的電子檔案、操作記錄、借閱記錄、鑒定情況等信息，按照全宗、門類、類型、時間、部門等多種維度，統計分析檔案接收情況、檔案管理情況、檔案利用情況、檔案保存情況，提高檔案信息可視性，同時方便檔案管理員快速定位檔案位置、梳理檔案內容，為業務開展提供輔助支撐。

根據不同的角色崗位，提供個性化的崗位工作門戶，將崗位所需要的相關信息從各個功能模塊的數據抽取出來，集中匯總，再根據崗位角色進行推送，滿足醫院內不同角色權限的需求。

（四）檔案安全管理。為了保障電子文件歸檔的合規以及唯一性，業檔一體化檔案管理系統借助于電子簽名技術，為待歸檔的電子文件加蓋電子印章，賦予每份文件防篡改的能力，讓電子檔案管理系統更加安全和規范。建立系統內信息記錄上傳功能，管理者及其他信息查閱者在系統內的行為會以Cookie 形式生成待處理數據，傳送至云端保存并使用大數據技術進行日志記錄可視化處理，生成一份帶有數字簽名的表格式日志并自動存檔，管理員能夠快速導出近期操作信息。

三、業檔一體化檔案管理的好處

所有類型檔案統一管理，把業務和檔案完美融合，實現從檔案的收集、整理、管理、利用都能夠與業務關聯起來，醫院內不同角色人員在開展具體工作的任意環節都能實現檔案的應用。

醫院領導能夠通過系統了解各項工作的具體開展情況，結合數據分析工具，快速了解對于醫院業務有支持作用的數據資料；各職能部門可以通過系統了解本部門業務范圍內的檔案資料，向上級匯報工作能夠有系統地提供強有力的數據支撐，向下開展業務能夠實現統一管理，并通過統一的搜索引擎，快速獲取想了解的業務資料；各科室員工可以利用系統內經過歷史沉淀的所有具有借鑒意義的檔案資料實現自我提升，或者在開展業務時，能夠找到相應的檔案進行參考，方便業務的開展。

四、結語

隨著網絡技術的迅速發展，醫院的檔案管理工作也面臨著更大的機遇和挑戰，尤其在電子信息時代的來臨時，全面推進醫院檔案管理工作的發展，對醫院發展所產生的影響較大。這就要求醫院檔案管理體制不斷地進行調整，以適應信息時代的發展步伐。本文對“互聯網+”時代背景下醫院檔案管理的困境進行分析，并在此基礎上提出了“業檔一體化”醫院檔案管理模式的優化及其創新策略，主要是為了提高醫院檔案管理水平，促進醫院檔案管理工作規范化、科學化的發展。