科研事業單位財務管理中內部控制問題分析及優化策略

賈媛 內蒙古自治區藥品檢驗研究院 張萌 內蒙古自治區計量測試研究院

引言

科研事業單位肩負推動我國科研事業發展的重任。在財務管理活動中，內部控制起著關鍵作用。科研事業單位通過有效的內部控制，能夠規劃和配置資源、優化人員布局，以更準確高效的方式實現戰略目標。科學而適當地應用內部控制工具可以顯著提升科研事業單位在科研領域的領導地位，推動我國科研事業的發展。

一、內部控制與財務管理的理論分析

在財務管理的實踐中，內部控制表現出其關鍵性的角色。內部控制的核心理念主要包括職權的分隔，這使得各個職位能夠相互制約，相互監督，進而有助于實現管理的目標。內部控制也是一種實施流程控制以及管理各種風險的方法，這一流程有助于保證組織單位的穩定運行[1]。科研事業單位作為一種特殊的組織形式，其內部控制需要與單位的實際運行情況緊密聯系。由于事業單位具有一定的公益性，其工作活動通常涉及經費的分配和利用，因此，事業單位的內部控制旨在提高社會效益，并且需要在制度建設上與單位的財務管理制度相結合。具體而言，事業單位財務內部控制的內容主要可以分為五個部分，即環境控制、風險評估、控制活動、信息溝通以及內部監督。首先，環境控制是內部控制的基礎，包括組織結構、管理理念和人員素質等多個方面。事業單位需要構建適合其特性的組織結構，明確各級管理人員的職責和權限，同時通過完善人力資源管理，提升員工的職業素養，以強化內部控制的執行力。其次，風險評估是識別和處理可能威脅財務安全的關鍵環節。在評估過程中，事業單位需全面、深入地分析各種可能存在的風險，包括戰略風險、操作風險、財務風險等，并基于評估結果制定風險應對策略。控制活動則涉及制度設定、程序設計等方面。控制活動的設計和實施需要充分考慮事業單位的實際情況，以確保財務管理的規范性和有效性。而合理的控制活動不僅可以有效防止各類風險的發生，還能提高事業單位的運行效率。信息溝通是內部控制的重要環節，涉及財務信息的生成、傳輸和使用。通過建立有效的信息溝通機制，事業單位可以確保各級管理人員及時、準確地獲取財務信息，以支持決策的有效性和及時性。最后，內部監督是對整個內部控制過程的持續審查和評估。通過內部監督，事業單位可以及時發現并糾正內部控制的漏洞和問題，從而保證內部控制的有效性。

二、科研事業單位財務管理中存在的內部控制問題

（一）內部控制觀念欠缺，監管機制不足

科研事業單位的主要資金來源包括財政分配、項目資金等，財務運作相對單一。由于其重視科研活動而輕視管理，因此，其內部控制的理念和執行方式存在明顯不足。這種不足主要表現在：管理層對財務內部控制的基本認知和風險意識缺乏，導致控制管理僅限于財務部門，未能達成全員的參與[2]。管理層的重視程度對內部控制的執行產生影響，若缺乏足夠的重視，可能會產生制度上的漏洞。同時，管理層對新的控制方法和理念存在抵觸，這將影響到內部控制的推廣。最后，有一些科研人員往往將財務內部控制誤認為是傳統的財務管理，對內部控制體系了解不夠。

（二）財務管理體系不完善，存在缺陷

科研事業單位的財務內控體系存在一定的問題，具體表現在以下幾個方面。首先，部分科研事業單位在構建財務內控體系時未能結合科研項目的管理要求，這可能導致潛在的財務風險無法被有效控制。這種情況的出現主要源于單位領導和財務人員對于科研項目特性理解不夠深入，導致在財務內控體系的構建中，未能將科研項目的特點和需求納入其中。其次，未能嚴格按照輪崗制度進行財務人員的崗位調整，從而導致財務風險的積累。在理想的財務管理體系中，輪崗制度是一種重要的內部控制手段，可以防止單一人員長期占據某一關鍵崗位，從而減少財務風險。然而，現實中部分科研事業單位在人員調動方面并未嚴格執行輪崗制度，使得財務風險得以積累。再者，很多科研事業單位缺乏獨立的部門對內控體系的運行進行監督。內部控制體系的運行不僅需要全員參與，更需要專門的機構進行監督和評估，以保證體系的有效運行。此外，財務內控評價報告缺乏制度約束和復審機制，導致體系運行缺乏有效的監督。內控評價報告是檢查和評估內部控制體系運行效果的重要手段，其公正、準確與否直接關系到財務管理的有效性。

（三）預算管理和風險管理的不足

在科研事業單位的財務管理中，預算管理和風險管理是兩個重要的環節，但在實際操作中存在一些問題和不足。

1.在預算管理方面，首先，部分科研事業單位設立的預算管理目標與其長期戰略發展方向有所偏離。這種偏離可能是由于單位內部在制定預算時沒有全面考慮單位的戰略目標，也可能是由于預算管理者對單位的長期發展策略理解不清，從而使預算管理的過程和結果產生與戰略目標的背離，導致單位資源的浪費。其次，預算編制主要由科研部門完成，缺乏財務知識。科研部門人員的專業知識結構偏向科研，對財務知識可能了解不足，因此在預算編制過程中很難做到科學和具有可行性，這進一步削弱了預算管理的有效性。最后，預算執行過程中缺乏有效的監督和控制。在執行預算的過程中，由于缺乏有效的監管，可能出現預算的隨意變更和預算擠占現象，使得預算不能如期執行，從而無法高質量地完成預算管理目標[3]。

2.在風險管理方面，首先，部分科研事業單位缺乏足夠的風險管理意識，對財務風險安全的重視程度不夠，使得風險管理的重要性得不到足夠的認識和支持，從而影響了風險管理的效果。其次，工作人員的專業素養有待提升，無法準確識別和應對各類風險。由于缺乏必要的風險管理知識和技能，工作人員可能無法準確地識別潛在的風險，無法及時有效地采取措施進行應對，這直接影響了風險管理的效果。最后，部分單位在風險管理上未能有效結合信息技術。在信息化程度日益提高的今天，如能有效地利用信息技術進行風險管理，可以大大提高風險管理的效率和準確性。然而，部分科研事業單位仍然采用傳統的風險管理方式，未能有效地結合信息技術，導致風險管理效率低下，不能及時發現和應對風險。

（四）財務信息化建設滯后，影響決策效率

財務信息化建設在現代財務管理中起著關鍵作用，其能有效提高財務管理效率，輔助管理決策，并增強財務的內部控制能力。然而，在我國科研事業單位中，一方面，由于諸多原因，財務信息化建設普遍存在滯后現象，這無疑給財務管理帶來了許多問題。科研事業單位普遍面臨資源緊張的問題，導致在信息化設施投入上存在短板。部分單位的財務管理軟件過時，且更新緩慢，不能及時跟上財務管理的新要求。另一方面，由于對信息化建設重要性認識不足，一些單位對此投入不足，使得信息化建設滯后。此外，科研事業單位的財務人員在信息技術方面的培訓不足，使得他們在使用財務管理軟件時遇到困難，進一步影響了信息化建設的推進。而對于最新的云計算、大數據等技術的應用，則更顯得力不從心。由于財務信息化建設滯后，使得財務數據分析和決策效率降低，無法迅速反應和適應變化的外部環境，從而影響了科研事業單位的競爭力。

三、科研事業單位財務管理的內部控制優化策略

（一）提升內部控制意識，強化內部控制環境

內部控制環境是科研事業單位內部控制系統的基礎，對內部控制的有效性有著重要影響。其核心在于提升內部控制意識，通過創建一種重視并且執行內部控制的氛圍，促使內部控制真正地融入到科研事業單位的運營與管理中。科研事業單位需要加強對全體員工的內部控制教育培訓，提升他們的內部控制意識。每一名員工都應當理解并認識到內部控制的重要性，以及他們在內部控制系統中的職責。此外，內部控制教育培訓也應著重于提高員工的風險意識，使其能夠在日常工作中主動識別并管理風險。對于科研事業單位的高層管理者來說，他們不僅要有堅定的內部控制意識，還需要展現出對內部控制的承諾。管理層應建立明確的行為準則，鼓勵員工遵守規定，并以身作則，樹立良好的道德榜樣。此外，管理層還應鼓勵員工報告可能的違規行為，并確保相關報告能得到及時處理。此外，建立健全的內部控制政策和程序也是強化內部控制環境的重要措施。科研事業單位應根據自身的運營特點和風險環境，制定出具有針對性的內部控制政策和程序，并定期評估其效果。最后，科研事業單位還應引入獨立的內部審計機構，負責對內部控制的實施情況進行定期審計。內部審計可以提供第三方視角，幫助科研事業單位發現潛在的問題和風險，進一步強化內部控制環境。

（二）完善財務管理體系，強化風險防控

科研事業單位在面對復雜多變的經濟環境時，其財務管理的重點逐漸從單純的經濟效益向風險防控轉變。因此，建立健全的財務管理體系，以強化風險防控，顯得至關重要。首先，科研事業單位需要建立全面的風險識別和評估機制。單位內部應設置專門的風險管理部門，負責識別、評估和監控各類財務風險，包括但不限于項目投資風險、流動性風險、信用風險等。此外，對于已經識別的風險，應當進行定期的評估，以確保風險控制的時效性和準確性。其次，強化財務決策的風險防控，以降低可能產生的財務損失。決策過程中應考慮風險防控，結合風險識別和評估的結果，進行理性的決策。在決策過程中，應注意風險的轉移和分散，避免因單一風險而導致重大損失。再者，完善財務報告體系也是強化風險防控的重要措施。最后，加強內部審計機制，能夠為風險防控提供有效的支持。內部審計可以定期檢查和評估風險防控的效果，及時發現并提出改進建議，以確保風險防控的連續性和有效性。

（三）加強預算管理和風險預警機制

科研事業單位的內部控制優化策略中，加強預算管理和風險預警機制是一項重要的方案。預算管理是財務管理的基石，預算的制定與執行情況的監控直接關系到科研事業單位的經濟效益和財務風險，而風險預警機制的建立則能有效地提前警示可能出現的財務風險，從而使科研事業單位有充分的準備和應對措施。

預算管理應從預算的制定、執行和監控三個環節進行改進。首先，預算制定應科學、合理，預算目標應清晰明確，預算數據應具備可比較性和可衡量性，以便進行效果評估。此外，預算的制定應充分考慮單位的經濟環境和經營情況，同時考慮單位的戰略目標和資源配置情況，使預算制定更具針對性和實效性。預算執行過程中，科研事業單位應實施嚴格的預算控制，定期進行預算執行情況的分析，及時發現并解決預算執行中出現的問題。預算監控應建立有效的預算執行情況報告系統，及時向決策者報告預算執行情況，以便決策者根據預算執行情況進行決策調整。

在風險預警機制方面，首先，科研事業單位應設置專門的風險管理部門，定期進行財務風險的識別和評估。其次，科研事業單位應建立風險預警體系，對各類財務風險制定預警指標，及時發現并處理財務風險。例如，可以設定財務比率指標、財務偏離度指標等多種預警指標，從多個角度監控財務風險。再次，科研事業單位應建立完善的風險信息報告機制，及時向管理層報告風險預警信息，以便管理層對風險進行及時的處理和控制。最后，科研事業單位應對風險預警體系進行定期的檢查和評估，對風險預警體系進行持續的優化和完善，以提高風險預警的準確性和時效性[4]。

（四）推動財務管理信息化，提升管理效率

科研事業單位內部控制的優化，離不開財務管理信息化的推動。信息化是現代管理的重要工具，它通過信息技術手段，能提高科研事業單位的財務管理效率，提升內部控制的效果。財務管理信息化主要表現在財務數據的采集、處理和使用的自動化和智能化。科研事業單位應運用現代信息技術，如大數據、云計算、人工智能等，對財務數據進行集中處理，生成財務報表和決策分析報告，以供管理層進行決策參考[5]。同時，財務管理信息化也能實現財務業務流程的自動化，如發票的自動開具、財務數據的自動錄入等，顯著提高財務工作的效率。

此外，財務管理信息化還有助于強化內部控制環境。通過設定權限管理，可以確保財務數據的安全性和準確性。實施風險管理系統，能對財務風險進行及時的預警和響應。建立審計追蹤機制，可以追蹤財務業務的每一個環節，確保財務活動的合規性。

推動財務管理信息化，不僅需要科研事業單位投入資金建設相關的信息化設施，還需要進行相應的人員培訓，提升財務人員的信息技術素養，培養財務人員運用信息化工具進行財務管理的能力。通過財務管理信息化，科研事業單位的財務管理將更具科學性、規范性，有助于實現內部控制的優化，提升科研事業單位的財務管理水平。

結語

科研事業單位財務管理中的內部控制優化策略不僅可以提高效率和效果，還能為其長遠發展提供穩健的財務保障。對科研事業單位而言，實施這些優化策略意味著邁向現代化、科學化和規范化的財務管理道路。在實際操作中，科研事業單位應結合自身實際，有針對性地進行優化，以最大限度地提高內部控制的效果和財務管理的效率。