企業檔案鑒定的程序和方法與檔案資源開發利用

□ 江蘇徐州 王 巍

企業檔案記述并反映了企業的經營管理、行政管理、組織管理、生產技術管理、財務審計、人事勞資以及會計及產品生產、科學技術研究、基本建設、設備儀器等重要內容，在企業生產經營活動中起著不可估量的重要作用。近年來我們檔案室進一步深入貫徹實施《檔案法》，提高依法治檔水平，在管理上下功夫，在效益上做文章，創直接經濟效益2億多元，而且還以翔實的資料性和權威的原始憑證性，解決了多起經濟糾紛，創造了良好的社會效益。

一、企業檔案鑒定工作的意義

企業檔案鑒定就是根據一定的方法和原則鑒別企業檔案歷史和現實的價值，劃定檔案的保管期限，剔除沒有或失去保存價值檔案的一項工作。

（一）鑒定工作有利于保護有價值的企業檔案

通過開展檔案鑒定工作，根據企業檔案的保存價值對其進行不同檔次的劃分（如保存和剔除，劃分為永久、長期、短期等保管期限等），為有效地保管企業檔案提供依據。

（二）鑒定工作有利于提高企業檔案工作的效益

鑒定工作的核心是分析、研究企業檔案的價值，指導企業檔案利用工作，使有價值的企業檔案充分發揮其作用。

（三）鑒定工作有利于保證檔案的庫藏質量

就檔案庫藏總體而言，經過檔案鑒定工作的“去粗取精”，庫藏檔案數量有所減少但質量水平有所提高，所以鑒定工作是提高企業檔案庫量的重要手段。

（四）鑒定工作有利于緩和檔案庫房與設備的緊張狀況

通過鑒定工作剔除一部分失去保存價值的檔案，有助于在一定程度上緩解庫房和裝具方面的壓力。

二、企業檔案鑒定工作的程序

企業檔案鑒定工作的程序分為鑒定前的準備工作、檔案價值鑒定工作和善后處理工作三個階段。

（一）鑒定前的準備工作

鑒定前的準備工作能夠確保企業檔案鑒定工作有步驟、有計劃地進行，提高企業檔案鑒定工作的效率，鑒定前準備工作的具體內容如下。

1.制定鑒定工作計劃。進行一次企業檔案鑒定不僅是企業檔案部門的一項重大活動，而且涉及到企業的各個職能部門，時間較長，工作量也較大，為使檔案鑒定工作有條不紊地進行，必須進行充分準備，周密安排，制定切實可行的檔案鑒定工作計劃。

2.成立鑒定小組。企業檔案價值鑒定不是一項經常性的工作，一般不設常設機構，企業一般只是成立檔案鑒定小組，檔案鑒定小組包括公司領導、檔案管理人員和有關職能部室等部門領導等，專門負責檔案鑒定業務和事務工作。只需在鑒定工作開始前，配備適當人員，包括檔案管理人員及有關職能部室人員等，進行檔案鑒定工作。我們徐州公司非常重視檔案鑒定工作，專門發文成立檔案鑒定小組，檔案鑒定小組包括公司領導、各職能部室等部門領導、檔案管理人員等相關人員組成。在鑒定工作開始前，鑒定小組人員要學習國家關于檔案鑒定工作的有關制度和規定，以便鑒定小組成員統一標準、掌握政策。

3.編制和審核檔案保管期限表。鑒定工作開始前還要根據國家標準編制企業檔案保管期限表或對原有檔案保管期限表進行審核、補充、修改，為檔案價值的鑒定提供依據。我們徐州公司的各種門類檔案都有專門的檔案保管期限表。

（二）價值鑒定工作

各項準備工作完成以后就可以進入檔案價值鑒定工作階段，具體鑒定時常分兩個階段進行。

1.個人初步鑒定。個人初步鑒定，即鑒定小組成員根據分工，首先由檔案管理人員直接審閱檔案的內容，根據實際情況提出鑒定意見，然后由各職能部室等部門相關人員直接審閱檔案的內容，提出鑒定意見。鑒定意見一般應包括：檔案的歷史和現實使用價值、檔案利用情況的分析和預測、鑒定人對檔案的保管期限和銷毀的具體建議等內容。

2.鑒定小組集體審查。在個人初步鑒定的基礎上，鑒定小組成員集體討論，有關職能部室等部門領導審核，形成集體的鑒定意見。如果有不同意見或遇到不明確的問題，需要調出有關檔案重新進行鑒定。

（三）善后處理工作

企業檔案鑒定的善后處理工作主要包括以下內容。

1.編制銷毀檔案清冊。經過鑒定、審核，確認已失去保存價值的企業檔案，應編制銷毀清冊，辦理報批手續。銷毀清冊封面上應填寫以下內容：（1）清冊名稱及編制單位；（2）鑒定小組成員姓名及審核人姓名；（3）審批人姓名；（4）鑒定時間；（5）銷毀時間、銷毀人員姓名及監銷人姓名；等等。

2.對剔除的企業檔案進行銷毀。對已批準銷毀的檔案由企業檔案部門負責銷毀。銷毀檔案應注意以下幾個問題：（1）必須有專人監銷，一般由兩個以上檔案管理人員或企業保衛部門派人監銷，執行銷毀人員必須在銷毀清冊上簽字，以示負責。（2）檔案銷毀工作是一項十分嚴肅的工作，檔案一經銷毀，就不可能再生，應特別慎重，在沒有十分把握的情況下，一般應采取緩期執行的辦法，加以觀察，確無保存價值，再行銷毀。

3.其它善后處理工作。企業檔案通過鑒定，剔除了一些無保存價值的檔案，調整部分檔案的保管期限，因而在鑒定工作結束階段還有其它的善后處理工作，一般包括：（1）調整企業檔案目錄和其它檢索工具，將銷毀的檔案從目錄和其它檢索工具中加以注明或注銷；（2）調整企業檔案的庫房排架；（3）調整企業檔案的密級和保管期限；（4）銷毀清冊、保管期限表、鑒定計劃和報告等材料歸檔，妥善保存以備查考。

三、企業檔案鑒定工作的方法

企業檔案鑒定的基本方法是直接鑒定法，基本做法是直接審閱企業檔案，從檔案的內容、形式等方面，對決定和影響檔案價值的各種因素進行綜合分析和判斷，最終決定檔案的保存價值，對不同類型檔案的價值應從不同的角度進行分析和判斷。

（一）科技檔案價值的鑒定

企業科技檔案價值大小取決于企業科技檔案的技術、功能、時間、作者、典型等因素，企業科技檔案的鑒定就是分析和判斷科技檔案的上述各種因素。

1.分析檔案的內容。這是鑒定企業文書檔案價值的基礎。一般來說，凡是反映本單位主要職能活動和業務工作，反映本單位重大事件和中心工作，具有實際查證意義的，具有較大的保存價值。反之其保存價值就小。

2.分析檔案的文件名稱、稿本。文件名稱在一定程度上反映檔案的價值，比如決定、命令、總結等往往要比通知等的保存價值大；通常情況下，正本和定稿要比副本和草稿的保存價值大。

3.分析檔案的來源和時間。不同來源（也就是不同的形成者或責任者）的檔案往往具有不同的價值，比如以單位名義形成的文件材料比以單位內部機構名義形成的文件材料價值大。文件材料產生的時間不同，其保存價值也不同，一般來講，文件材料產生的時間越早，保存下來的越少，就越珍貴，其保存期限也要相應從長。

4.分析檔案的完整程度和有效性。一般情況下，企業檔案收集比較完整，在分析判斷其價值時要從嚴；反之，則從寬。檔案的有效性是指檔案在一定時間內具有法律和行政的效力。如合同、協議等，在特定時間條件下具有效力，一旦超越了特定時限，其有效性消失，價值自然也就會降低甚至失去保存價值。

5.分析科技檔案的典型因素。典型因素是指企業科技檔案在歷史代表性方面和技術方面的典型意義。一方面要立足于企業把那些在本單位科技生產發展中具有典型或代表意義的成果的科技檔案有重點地保存起來，如我公司重大技術改造項目、重大科研項目、發電機組A級檢修項目等的科技檔案，以反映本單位科技生產發展的歷史面貌；另一方面也要立足于全局，把那些對于整個國家的科技發展、對于整個專業技術領域的科技發展具有典型價值的科技檔案重點保存下來。如我公司的一些具有國家級別的重大科研項目科技檔案等。

（二）文書檔案價值的鑒定

對于企業文書檔案，主要應從其內容、名稱、稿本、來源等方面進行分析。

1.分析檔案的內容。這是鑒定企業文書檔案價值的基礎。一般來說，凡是反映本單位主要職能活動和業務工作，反映本單位重大事件和中心工作，具有實際查證意義的，具有較大的保存價值。反之其保存價值就小。

2.分析檔案的文件名稱、稿本。文件名稱在一定程度上反映檔案的價值，比如決定、命令、總結等往往要比通知等的保存價值大；通常情況下，正本和定稿要比副本和草稿的保存價值大。

3.分析檔案的來源和時間。不同來源（也就是不同的形成者或責任者）的檔案往往具有不同的價值，比如以單位名義形成的文件材料比以單位內部機構名義形成的文件材料價值大。文件材料產生的時間不同，其保存價值也不同，一般來講，文件材料產生的時間越早，保存下來的越少，就越珍貴，其保存期限也要相應從長。

4.分析檔案的完整程度和有效性。一般情況下，企業檔案收集比較完整，在分析判斷其價值時要從嚴；反之，則從寬。檔案的有效性是指檔案在一定時間內具有法律和行政的效力。如合同、協議等，在特定時間條件下具有效力，一旦超越了特定時限，其有效性消失，價值自然也就會降低甚至失去保存價值。

四、企業檔案鑒定實例

近年來，為適應社會主義市場經濟條件下企業生存發展和參與國際競爭的需要，很多企業都在進行大規模的技術改造（工程建設）。國能徐州發電有限公司（以下簡稱徐電公司）為了貫徹國家“上大壓小、節能減排”的政策，促進企業可持續發展，決定關停拆除徐州電廠1—6號老機組，并利用1—4號機組場地建設2臺1000MW超超臨界機組。目前，關停1—6號機組的申請已通過上級主管部門審批，機組拆除出售工作也已于2008年3月開始。在1—6號機組拆除與出售過程中，檔案起到了很重要的作用。徐電公司“上大壓小”項目籌建處拆遷部門在機組拆除前和參與機組拆除出售工作的山東電力建設第三工程公司、山東金佰生物技術有限公司等單位的工程技術人員王軍、聞陳軍、吳永利、張開東、張鑫、李光忠等同志一同到公司檔案室查閱了1—6號機組基建期的竣工檔案和主機的設備檔案，并以檔案為重要依據，編制機組拆除方案，使機組拆除工作順利進行。在1—6號機組設備拆除后的出售工作中，作為購買方的山東金佰生物技術有限公司，把檔案視作機組出售的一個基礎條件。當他們在徐電公司檔案室看到保存完整、齊全、系統的檔案，表示滿意。正是由于1—6號機組設備檔案保存的完整齊全，并可以與1—6號機組整體發電設備出售同時移交，能為購買企業今后設備的安裝、運行和使用提供可靠的依據，使山東金佰生物技術有限公司愿意出2億元買下1—6號機組設備。由此可見，完整齊全并管理良好的檔案，在徐電公司1—6號機組拆除與出售工作中起到了關鍵的作用。否則，1—6號機組設備只能作為廢鐵或報廢設備處理。檔案價值的發揮，使機組設備變廢為寶，為企業贏得了可觀的經濟效益。

企業設備的變化必然帶來企業科技檔案的變化。原有的設備檔案隨著對應實體的改造更新多半失去了保管利用價值；而技術改造中新產生的設備檔案作為企業未來生產建設和經營管理的依據就顯得十分重要。如何采取有效措施，清理鑒定失去保管利用價值的檔案資料，實現現存科技檔案的完整、準確、系統性，是每個具有技術改造任務企業的檔案部門必須解決的問題。

在1—6號機組拆除與出售過程中，我公司檔案室對1—6號發電機組基建檔案、設備檔案進行鑒定，由檔案人員編制1—6號發電機組檔案鑒定銷毀清冊并進行初步檔案鑒定，鑒定檔案的保管利用價值，然后請公司生產技術部各專業工程師進行檔案保管利用價值的鑒定并簽字認可，最后送交部門負責人和公司領導簽字認可后方可銷毀檔案。實現庫存檔案的完整、準確、系統，并騰出檔案庫房放置新產生的檔案。

五、企業檔案信息資源的開發利用

我公司積極開發利用檔案信息資源，主動為企業、為生產、為一線服務，取得了顯著的成績。近年來，我公司累計利用檔案材料創直接經濟效益2億多元，創造了良好的經濟和社會效益。例如徐州公司原經營管理部華某利用公司征地檔案。2018年3月16日，徐州公司原經營管理部華某來到檔案室要求查閱銅山縣政府、茅村鄉、徐州電廠等單位關于徐州電廠第二批征地問題的批復、通知、協議等文字材料科技檔案。鄧小平同志提出的“開發信息資源，服務四化建設”，其中“服務四化建設”是對科技檔案工作服務方向的高度概括，開發利用科技檔案信息資源，是一項光榮而艱巨的任務，科技檔案工作是一項服務性工作，科技檔案信息開發利用則是科技檔案工作服務性的具體體現。徐州公司檔案是徐州公司建廠40余年來歷史文化財富的厚重積淀，櫛風沐雨40載，砥礪篤行譜華章，徐州公司科技檔案是徐州公司技術人員和科技檔案管理人員40余年踔厲奮發、奮楫篤行、臻于至善、開拓創新、團結拼搏工作的歸檔保存的珍貴的原始歷史紀錄，包括小型基建檔案、征地檔案、兩臺百萬機組基建檔案等等，各類各種，類型復雜，并且40余年來由于國家科技檔案分類標準的多次更改調整及上級單位檔案管理要求等，科技檔案的分類號、項目代號等多次改變，電力企業檔案人員為使企業科技檔案具有連續性不必要對科技檔案檔號重新修改，如03-770-10（徐州電廠川里湖#1灰壩竣工圖）、0300-904-007（國華徐州發電有限公司學生宿舍維修招標、投標文件、中標通知書等）、0401-8230-001（國華徐電2×1000MW建設工程鍋爐冷一次風道安裝竣工圖）等，科技檔案管理難度些許增加。因此，管理如此種類繁多、數量不菲的科技檔案并非常人想象的那樣一蹴而就簡單易學，科技檔案管理人員需要長時間艱苦努力地工作，刻苦鉆研科技檔案管理業務，提高自己的業務素質和科技檔案管理水平，善于不斷地總結科技檔案管理工作經驗，甘于寂寞默默堅守，積極為企業的建設與發展服務。華某需要查找的征地檔案徐州公司檔案室只有我才能為他快速、準確地檢索調卷，我立即調出案卷0300-8030-004（銅山縣政府、茅村鄉、徐州電廠等單位關于徐州電廠第二批征地問題的批復、通知、協議等文字材料），華某認真細致查閱案卷，滿意而歸，科技檔案在徐州公司生產、經營、管理工作中具有重要的憑證價值。再如徐州公司后勤保障部吳某利用公司三期工程檔案。2017年3月31日，徐州公司后勤保障部吳某來到檔案室找到我，要求借閱徐州公司廠前區室外上水道安裝圖紙科技檔案。徐州公司科技檔案包括一至四期工程檔案、小型基建檔案等，是徐州公司建廠40余年來保存的珍貴的歷史記錄，為了保持企業檔案歷史的延續性，檔案的目錄代號、分類號等保持原樣不變，沒有必要更改。上述吳某需借閱的科技檔案是徐州公司三期工程檔案，檔案室只有我才能為吳某查找到他需要的科技檔案，我熟悉館藏，迅速調出徐州公司三期工程科技檔案案卷03-780-01（廠前區室外上水道安裝圖），吳某查閱檔案后滿意而歸，科技檔案具有重要的參考作用，等等。