基于信息系統的企業內部控制研究

◎文/鄭楚歡

一、引言

隨著信息技術的更新迭代和企業管理的日益復雜化，內部控制逐漸成為保障企業可持續發展的重要措施。內部控制旨在通過制定和執行一系列規范、程序和措施，保護企業的資產安全、促進業務流程的有效運作、提高決策的準確性和可靠性， 確保企業遵守相關法律法規和規章制度。 然而，隨著企業規模的擴大和業務范圍的拓寬，傳統的手工和紙質化的內部控制方式已無法滿足企業的管理要求。 信息系統擁有高效、準確、自動化的數據處理能力、 實時的數據訪問和分析功能以及跨部門和跨地域的信息共享和協同工作能力， 其廣泛應用為企業內部控制提供了全新的機遇。

二、信息系統在企業內部控制中的作用

（一）信息系統在內部控制中的作用和影響

信息系統在企業內部控制中扮演著關鍵的角色。 首先， 它標準化和留痕的設置能幫助企業建立統一的規范和流程，明確各個環節的職責和權限，從而降低操作風險和錯誤的發生，讓企業實時監控業務運作情況。 其次，信息系統的輸出功能可以將處理好的數據和信息以適當的形式呈現給利益相關者。 一方面，能為管理層提供決策所需的信息，另一方面，也能將數據和信息傳遞給其他部門和外部合作伙伴，實現信息的共享和溝通。 最后，信息系統監管和審計的功能可以實時監控和審計業務流程及操作，發現潛在的問題和風險，并及時采取措施加以解決，糾正錯誤或處理異常，保障業務的正常進行。 綜上，信息系統在企業內部控制中發揮著多重作用，一方面提高了業務流程的效率和準確性，另一方面加強了管理的可視性和監督性，從而提升了企業的整體控制能力和運營效果。

（二）信息系統與內部控制的協同發展

信息系統應具備安全性和可靠性， 保護數據和信息的安全、完整和準確性，以滿足內部控制的要求。 其建設應充分考慮公司的目標， 將內部控制納入信息系統建設的整個生命周期， 以保證系統設計和實施符合內部控制的要求，確保內部控制的執行得到有效承載和監督。

三、信息系統在企業內部控制中的應用

（一）訪問控制

1.用戶身份認證

用戶身份認證作為一種有效的控制措施， 可以防止未經授權的訪問和潛在的惡意行為。 它通過驗證用戶的身份來確保只有經過授權的用戶才能訪問特定的數據，從而提高數據的安全性，并讓用戶的行為變得可追溯。 良好的用戶身份認證機制可以提高企業的整體安全水平，增強內部控制的可靠性和效率。

2.權限管理和訪問控制策略

通過權限管理將用戶按職責劃分為不同的角色來確保角色得到標準化的權限， 并對角色的訪問和操作權限進行明確以避免過度授權， 減少風險和錯誤操作的可能性。 需要定期審查用戶的權限，根據業務和員工變動及時更新，確保權限與實際需要保持一致，以防止權限被濫用和泄露。

3.審計日志和監控

根據企業內部控制和監管要求， 配置審計日志和監控系統是一項重要的舉措。 在配置過程中，需要設置適當的日志記錄級別、存儲位置和保護措施，以確保日志的完整性和安全性。 為了滿足安全性需求，需要采用安全的存儲方式，將審計日志按照分類進行保存，并對訪問權限進行限制，以防止未經授權的訪問和篡改。 同時，根據實際情況制定監控規則和警告機制， 通過對日志數據進行分析，及時識別和報告異常活動、潛在風險和安全事件。 此外，還需建立應急響應計劃和流程，包括組織應急團隊、事件分類和制定響應措施等， 以便在發生安全事件時及時采取相應的措施來應對和解決問題。 最后，定期審查審計日志和監控系統的配置及性能， 并根據實際情況和風險變化進行更新，以確保系統的有效性和安全性。 通過以上措施，企業可以有效防范潛在的安全威脅，并及時應對安全事件，保障信息系統的安全運行。

（二）提高數據完整性和準確性

1.數據輸入和校驗控制

在數據輸入過程中， 需要驗證輸入數據的合法性和正確性。 首先，驗證輸入數據的格式是否符合標準，并檢查輸入數據的完整性和邏輯性以確保數據的合理性和完整性；此外，還應設立適當的異常處理機制，如果發生輸入錯誤或不符合規則的情況， 可以向用戶提供錯誤提示和警告信息，幫助他們進行修正；同時，需記錄輸入錯誤的詳細信息并進行審核和復核， 以確保數據輸入的準確性和完整性；最后，為數據輸入人員提供相關的培訓，培養他們對數據輸入準確性的責任意識， 并遵循正確的流程和要求。 通過以上措施，可以提高數據輸入的質量和準確性，從而確保企業數據的有效管理和應用。

2.數據備份和恢復

制定備份策略并定期執行數據備份操作非常重要。首先，需根據數據變更的頻率和重要性確定備份的頻率；接著確定需要備份的數據范圍，包括數據庫、文件系統、應用程序等；然后，選擇適當的備份介質和安全可靠的備份位置，避免與原始數據存儲在同一地點，以防止單點故障或災難性事件。 其次，需確定備份和恢復策略并定期進行數據恢復測試，驗證備份的可用性和完整性，及時發現備份故障或恢復問題，并及時采取糾正措施。 最后，合理管理備份數據的存儲介質，包括存儲介質的可靠性、安全性和容量規劃，確保備份介質的及時更新和維護，并采取措施保護備份數據的機密性和完整性。

（三）業務流程控制

1.流程自動化和工作流程管理

自動化流程在企業中具有諸多優勢。 首先，它能減少人工操作，加快審批速度，降低出錯率，從而節約時間和資源，確保工作按照預定的規則和標準執行，減少人為錯誤的可能性。 其次，它提供實時的審批流程狀態跟蹤和監控，使管理者能夠了解流程的進展情況，及時進行介入和調整。 通過流程自動化，企業能更容易地擴展和調整業務流程，以適應不斷變化的業務需求。 為了實現這一目標，企業需要根據業務需求和目標， 設計清晰明確的工作流程，包括審批流程、工作順序、參與者角色等，并將審批流程分配給適當的參與者。 參與者根據審批流程的優先級、時間要求和技能需求進行處理，實現跨部門的協同合作。此外，自動化流程可以實時跟蹤和監控工作的狀態、進度和質量，確保審批流程按時完成，并提供預警機制和異常處理措施。 最后，通過集成不同的數據源和系統，自動化流程實現數據的無縫傳遞和交互， 提供一個及時的通信和協作平臺。 綜上，自動化流程的應用能夠提高企業的效率、準確性和協同合作能力，推動業務的順利進行。

2.分工與權限控制

結合業務需求和組織結構， 考慮包括明確崗位職責和要求等，將企業的工作任務劃分為不同的崗位或角色，根據員工的崗位或角色進行分工， 給予其訪問和操作特定資源和數據的權限。 對員工的訪問和操作進行限制和控制， 只有經過授權的員工可以訪問和操作特定資源和數據，并對員工操作系統和數據的權限進行限制，例如，限制讀取、寫入、修改和刪除等。 記錄員工對系統和數據的操作日志，以便追蹤和監控員工的行為，并在需要時進行審計和調查。

3.業務規則和審批流程設計

設計適用于特定業務模塊的規則，例如，采購、生產、銷售、財務等。 將規則劃分為不同的類別，如將規則按業務流程劃分為前置規則、后置規則、驗證規則等，以便于管理和應用。 根據特定業務需求，確定審批流程的步驟、順序和參與者，流程可以包括單一層級審批、多層級審批和并行審批等。 進行規則驗證和測試優化，以使規則能夠準確地反映業務需求和流程，確保規則能得到有效、準確地運行。 使用信息系統或工作流管理工具來支持業務規則和審批流程的設計、執行和監控，提高流程的自動化水平和效率， 將業務規則和審批流程與相關的信息系統進行集成，以實現數據的無縫傳遞和自動觸發審批流程。 通過信息系統或工作流管理工具， 實時跟蹤和監控審批流程的進展情況，包括當前審批狀態、待審批人員、歷史記錄等，實施異常處理機制，對審批超時、審批拒絕等流程進行處理，以確保流程能順利進行。

四、信息系統內部控制的優化和改進

（一）內部控制評估和審計

內部控制審計的過程涵蓋了一系列關鍵步驟： 一是根據業務流程和關鍵風險確定審計的重點， 明確審計的目標和范圍；二是識別與業務相關的內部控制風險等；三是評估企業已有的內部控制措施的合理性和有效性；四是根據評估結果和優先級確定審計計劃； 五是執行內部控制審計程序，通過數據抽樣、穿行測試等審計方法，獲取證據來評估內部控制的有效性和合規性； 六是針對發現的內部控制缺陷和問題， 評估其對業務運作和風險管理的影響，提出改進建議；七是輸出審計結果，將結果和建議以報告的形式提交給管理層并監督整改工作； 八是建立持續監測機制， 對內部控制的有效性和合規性進行定期或實時的監測和評估， 確保內部控制持續有效地發揮作用。 以上步驟構成了一套完整的內部控制審計流程，幫助企業評估和提升內部控制的質量和效果。

（二）信息系統優化和技術創新

在優化信息系統時，需先了解業務和用戶需求，評估當前狀況和性能，分析是存在的技術瓶頸和不足之處，以確定優化的目標和要求。 基于技術評估和需求分析選擇適合的新技術和解決方案。 再根據選定的技術，設計系統更新和創新方案、進行系統開發和測試、數據遷移、更新部署和調試。 在過程中需引入新的技術和解決方案，探索新的應用場景和模式，以提升業務流程效率和用戶體驗。最后，評估技術創新的效益和成果，比較更新前后系統的差異， 驗證技術創新的價值和效果。 通過這一系列的步驟，實現信息系統的優化以滿足公司需求。

五、結論

基于信息系統的企業內部控制的研究旨在探討如何充分發揮信息系統的優勢，提升內部控制的效果和效率。通過信息系統和內部控制的結合， 可以實現企業管理的科學化、 自動化和智能化， 提高業務流程的效率和準確性，降低內部操作風險和管理風險，提升企業的可持續發展能力和競爭力。 然而，盡管企業內部控制與信息系統的融合在理論和實踐中有廣闊的前景， 但在其應用領域仍面臨一系列挑戰和難點。 信息系統的安全性和可靠性問題、數據的完整性和準確性保障、人員的技術素質和意識培養等方面存在挑戰。 因此，需要深入研究基于信息系統的企業內部控制， 探索有效的方法和策略來克服這些難題，并為企業提供可行的解決方案和管理實踐。