數字化轉型背景下企業檔案信息資源共享服務保障體系建設研究

史健

摘 要：數字化轉型背景下，企業檔案信息資源共享服務是實現轉型和提升信息資源價值的有效手段。本文以烏海能源為研究對象，發現烏海能源在開展檔案信息資源共享服務過程中面臨人才儲備不足、信息容易泄露、信息資源利用率低、共享平臺無法銜接等問題。鑒于此，本文提出構建以多元主體為核心、信息資源為基礎、技術支持為手段、管理制度為支撐的企業檔案信息資源共享服務保障體系的建議。

關鍵詞：數字化轉型；企業檔案信息；信息資源共享

項目基金：本文系國家能源集團烏海能源有限責任公司項目“面向數字化轉型的企業檔案信息資源共享服務平臺建設研究”（編號：WHNY-KX-21-28）的研究成果之一。

引言

2021年，《中華人民共和國國民經濟和社會發展第十四個五年規劃和2035年遠景目標綱要》明確提出“加快數字化發展，建設數字中國”。數字化轉型需要企業對其活動、流程、業務模式和員工能力等各方面重新定義。檔案信息資源作為企業發展過程中的重要資源，其信息化發展不可或缺。以信息化手段提升檔案信息資源共享服務能力，是實現檔案工作服務企業重要途徑。

1 國內外研究現狀

數字化轉型背景下，企業檔案信息資源共享主要是指通過多主體參與共建、各業務協同共進、檔案線上線下資源共享，從而實現更深層次的價值追求，實現企業檔案資源價值全面釋放、治理模式深層革新、企業記憶文化構建[1]。現有研究主要從宏觀和微觀兩個角度探究平臺建設的功能模塊。宏觀側重功能模塊的設計，微觀側重平臺某一功能模塊的探析。李思藝[2]提出檔案信息資源共享四個構成部分，即信息資源共享主體、信息資源、信息技術、信息環境。崔洪利[3]研究指出檔案信息資源共享平臺軟件功能應包含信息采集、信息存儲、查詢分析、信息交換、任務調度以及平臺維度六個維度系統。張宏斌[4]提出建設基礎支撐環境、應用系統、數字資源、標準規范體系、安全保障體系及運行維護體系為一體的平臺搭建。

2 烏海能源企業檔案信息資源共享服務工作現狀

2.1 企業檔案信息資源共享服務工作人才短缺

烏海能源企業呈現主體多元、區域分布廣、管理層級多的特點。這要求有一支專業、高效的檔案人才隊伍。但目前全公司僅設置2名專職檔案管理員，遠不足以支撐企業龐大檔案信息共享的需求。員工雖已經積累了豐富的檔案工作經驗，但隨著數字化轉型的發展，企業需要更多熟悉現代信息技術與檔案工作的復合型人員，培養高效的檔案管理隊伍。

2.2 企業檔案信息共享服務系統開發無序

目前烏海能源企業對于企業檔案信息化系統的開發存在缺乏統一規劃、統一標準，內容缺乏連續性等問題，造成檔案信息在不同企業之間難以共享，不同類型設備難以同步[5]。同時在進行數據收集過程中呈現無規律、未組卷、未成件的狀態，擁有數據豐富完備、標準統一的信息資源是共享的基礎。

2.3 企業檔案信息共享服務技術手段落后

技術支持指檔案信息資源共享服務所需的各種與信息相關的網絡技術、計算機技術和通信技術，這些技術給企業數字化轉型提供便利。隨著企業獲取數據的來源增多，各種結構化與非結構化數據涌入企業，企業基礎設備亦將面臨巨大考驗。雖然烏海能源公司已經接通ERP財務系統、ERP招投標系統、OA系統業務系統，但仍需更多技術手段統籌各系統，保證信息資源的真實性、完整性、可靠性、可用性。

2.4 企業檔案信息共享服務制度體系有待完善

企業檔案信息資源共享服務的支撐與保障離不開管理制度的約束與協調。烏海能源公司對于檔案信息管理存在認知固化、長期缺乏相應管理制度等問題，盡快構建相關管理制度至關重要。

3 構建企業檔案信息資源共享服務保障體系

有學者指出，企業檔案信息資源共享應遵循實用性原則、一體化原則、統一性原則。本文以烏海能源公司為例，構建烏海能源公司檔案信息資源共享服務保障體系。烏海能源公司本部設置職能部門14個，擁有支撐性輔助單位16個（如供銷總公司、后勤服務中心、信息技術公司等）。筆者按照烏海能源公司的實際情況，構建的企業檔案信息資源共享服務保障體系，包括四個子體系：多元主體體系、信息資源體系、技術支持體系以及管理制度體系。

3.1 多元主體體系

現階段，企業檔案信息資源共享涉及多元主體，多元主體的格局勢必會帶來檔案信息工作中人員背景、能力及所屬部門復雜多樣。

3.1.1權限管理。構建多元主體，對不同主體開放預設權限可以有效規避信息泄露問題。由企業本部檔案部門統籌規劃，依據不同主體的操作范圍對不同主體的訪問、編輯、管理、調用、刪除等操作權限進行分級限制。此外，對于所有主體的進入、調離進行嚴格的控制，人員在離開受控區域及斷開受控網絡后，及時清除訪問權限。

3.1.2人才隊伍建設。本文依據各主體職能差異，將多元主體分為管理人員、技術人員、實操人員。應培養具備發現問題、解決問題，有效協調各部門的管理型人才；應培養具備科技創新、技術研發能力，合理開發檔案信息資源共享平臺的研發型人才；應培養深入了解操作流程，可快速實現檔案信息資源整合、存儲、管理的實操型人才。加大相關人員的信息安全基礎知識、崗位操作規程、違規懲戒措施等培訓。

3.2 信息資源體系

3.2.1檔案信息資源收集。隨著數字化轉型的發展，企業獲取檔案信息資源的手段豐富多樣，如手動輸入信息，數據庫、第三方平臺導入等方式收集。數據收集之后，平臺主要進行數據解析、數據清洗與數據去重、數據關系映射與數據轉換三步[6]。企業在進行信息資源收集過程應注意信息資源的標準化程度、信息資源的數量豐富程度、質量優化程度和地理空間分布均勻程度三個方面[7]。首先，信息資源共享服務要清晰了解企業檔案信息資源共享目的，構建共享標準體系。具有統一的共享標準方可保證共享多方能夠無縫銜接。其次，信息資源的數量豐富程度影響著共享的范圍，種類越多樣、數量越豐富，企業共享的范圍越廣泛。再次，信息資源的質量優化程度影響著共享的深度，良好的信息資源可以為共享雙方提供更有效的信息，更有效地發揮信息資源的價值。最后，信息資源的地理空間分布均勻程度影響著共享的密度，信息資源越集中的區域，能夠進行共享的資源越多，共享行為的開展越密集。

3.2.2檔案信息資源存儲。信息資源存儲包括信息資源安全存儲、容災備份兩方面。自然災害，硬件設備損毀、故障、老化，病毒防護能力較弱等都會造成信息資源存儲的丟失。保證信息資源的安全存儲至關重要。存儲從距離來看可分為本地、同城、異地存儲；從介質來看可分為硬盤、磁盤、光盤、專用存儲設備等。國家檔案局發布的《檔案館防治災害工作指南》一書中將容災等級分為7級，1級為最基礎策略。企業在進行容災備份的構建時，可依據數據的規模、載體類型、運輸方式等選擇不同組合的存儲方案、設定不同的更新周期。

3.2.3檔案信息資源共享。信息資源共享包括共享過程中設備與設備、設備與系統、系統與系統之間的安全傳輸等。這就要求檔案信息資源共享服務的數據交換格式標準化。在促進標準化的過程中需要考慮以下幾方面：（1）已有的國際標準；（2）國內檔案管理軟件數據交換格式規則；（3）企業數據共享需求。確定標準在前，檔案信息數字化在后。

3.3 技術支持體系

隨著技術的發展，企業數字化轉型成為現實，技術是檔案信息資源數字化轉型及共享得以實現的基礎，是降低數據安全風險的重要手段，對于充分利用信息資源、維護信息資源安全、促進企業生產經營十分重要。

3.3.1基礎設備構建技術。企業基礎設施是企業檔案信息資源數字化轉型的基礎和前提。企業不僅需要完善檔案部門計算機、打印機等基礎信息化設備，同時還需要提供一個安全可靠、兼容性強的平臺。謹防因機房不合規、設備老化等問題造成企業檔案信息資源受損。[8]

3.3.2信息資源體系支撐技術。針對信息資源體系構建的三個維度，以其所需的技術支持構建信息資源體系支撐技術，包括信息資源收集技術、信息資源存儲技術以及信息資源共享技術。（1）信息資源收集技術。檔案信息資源收集過程中主要涉及企業內部信息資源的收集和企業外部信息資源的收集。針對內部信息的收集主要通過人員錄入、導入Excel數據、接入內部已有數據庫的形式開展，外部收據的收集主要通過爬蟲技術、接入開放數據庫、借助第三方平臺的形式開展。（2）信息資源存儲技術。常見的信息存儲技術包括Hadoop技術和MPP技術兩種。Hadoop使用分布式文件系統HDFS（Hadoop Distributed File System）進行數據存儲，主要由HDFS客戶端 （Client）、NameNode、Secondary NameNode和DataNode 四部分組成[9]。HDFS采用備份機制，將同一數據存儲至不同的及其或集群中，以保證設備出現故障時通過其他設備進行數據恢復[10]。MPP（Massively Parallel Processor）即海量數據實時分析框架，通過一定的互聯網節點連接多個SMP（對稱多處理）服務器協同完成工作任務。MPP在處理PB級數據更具優勢，同時其采用的列存儲能夠節省更多的存儲空間[11]。（3）信息資源共享技術。目前實現檔案信息資源在不同設備間交互的方式主要有三種：Web Service、WFC（Windows Communication Foundation）、Web API，根據設備屬性的不同選擇不同的交互方式。Web Service是一種可以跨編程語言、跨操作系統平臺的遠程調用技術，只要遵循了Web Service協議，就可以實時進行數據交互[12]。 WFC 是針對Windows操作系統下開發和部署服務的平臺，具有可靠性、統一性的有點但掌握難度較大[13]。Web API用于傳統PC端與移動端之間信息數據交互。

3.3.3安全保障技術。建立安全共享網絡、安全區域邊界、安全計算環境以滿足檔案信息資源共享服務的安全有效運行。主要可以通過以下手段保證共享服務的安全性：（1）對于云計算服務器、存儲設備、網絡設備、信息系統等共享服務運行業務和承載數據的軟硬件進行妥善保管。（2）基于可信根對計算機設備的系統引導程序、系統程序、重要配置參數和應用程序等進行可信驗證。（3）對于關鍵網絡節點部署防火墻，對外部發起的網絡攻擊行為進行檢測和防范，并基于可信根對邊界設備的系統引導程序、系統程序、重要配置參數和應用程序進行可信驗證，在關鍵環節進行動態可信驗證。（4）設置系統配適的相關協議進行數據傳輸，保證重要數據在傳輸過程中的完整性，對重要業務數據進行合理備份。

3.4 管理制度體系

數字化轉型背景下，企業檔案信息的來源渠道更具掌控性，企業內部的檔案信息資源體現著各部門運作全過程，企業檔案信息資源的構建不僅要與各部門相關聯，更應與各部門業務流程相結合，如此才能更好地協調各部門工作，加快檔案信息資源共享服務的效率。

3.4.1章程類制度。章程類制度屬于公司最高層級的規章制度，對于公司的整體目標、基本原則、基本理念等進行描述。在公司規章制度內應設有“檔案工作”章節，對檔案工作的目標、原則、管理體制進行簡潔、清晰的描述。

3.4.2管理類制度。管理類制度應對檔案信息資源管理過程中涉及的各部門職責及要求進行描述。如針對技術管理制定《數據備份與恢復管理制度》《機房安全管理制度》等；針對業務部門制定《信息安全授權和審批管理辦法》《煤炭加工信息資源管理辦法》等；針對職能部門制定《檔案人員安全管理辦法》《招標采購信息資產管理辦法》等。

3.4.3業務類制度。業務類制度落實在具體操作規范層面，對檔案信息資源的操作進行約束，明確各業務流程及應達到的標準。如針對技術管理制定《基礎設備操作管理手冊》等；針對業務部門制定《共享平臺運行維護操作規范》《洗煤信息資源存儲操作手冊》等；針對職能部門制定《財務信息資源共享操作規范》《信息資源人員管理制度》《安全教育培訓制度》等。

結語

總之，隨著企業數字化轉型的開展，企業檔案信息資源共享逐漸成為可能。烏海能源企業只有調動公司全體力量，通過對共享服務過程中涉及的人員、資源、技術、制度進行層層把控，才能提供安全、便捷、高效的企業檔案信息資源共享服務。

參考文獻

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作者簡介：史鍵，國家能源集團烏海能源有限責任公司檔案室主管，研究方向：企業檔案數字化、信息資源共享。