新時代中職學校檔案管理工作現狀與完善措施分析

摘 要：學校檔案是學校發展歷史沿革的重要佐證，新時代中職學校檔案管理在治理對象、治理場域、治理結構、治理效果上發生了顯著變化，面臨著理念、技術、服務、資金的困局，為提升檔案治理效能需要在強化頂層設計和政策支撐、提升服務水平與主動意識、提升檔案智慧化管理水平、激活檔案背后的文化基因上加以改進。本文對此加以探討。

關鍵詞：中職學校；檔案管理；突破路徑

檔案是中職學校發展變革的最真實記錄，是更高起點謀劃學校發展的必要前提，做好檔案工作，對學校歷史記錄、文化傳承、辦學治校等方面都有積極而深遠的影響。面對檔案工作“四個好”“兩個服務”的目標任務，中職學校必須深入分析檔案工作存在的難點堵點，精準發力、靶向治療，不斷提高檔案工作質量和服務水平，以檔案管理的新模式推動檔案治理走向現代化。

1 新時代中職學校檔案管理工作的范式變革

1.1 治理對象從紙質檔案走向數據管理

中職學校檔案管理對象的變化主要是從靜態的傳統檔案到流動的數字檔案。以往的檔案管理模式以固定的模態進行檔案的收集、整理、鑒定、利用和銷毀，注重檔案管理程序化，管理利用方式單一。隨著新技術的迅猛發展，檔案信息的載體形式走向多元，打破了檔案管理利用的時空界限。檔案管理對象實現了從實體檔案到信息管理、數據利用轉變，檔案管理更加便捷、開發方式更加多元[1]。目前，大數據正加速推動檔案信息資源管理的變革，檔案數據充分涌流，數量巨大、類型廣泛、結構多元，突破了管理者對信息資源的掌控力度，大量“數據態”成為檔案管理的新對象，檔案管理更加側重于知識管理與智慧升級。

1.2 治理場域從線下管理走向線上辦理

過去，中職檔案管理部門主要針對紙質檔案進行線下的提供利用，治理的場域主要是檔案室，內容和環境都較為單一。數字技術的變革使檔案管理場域增加了線上，數字空間成為檔案管理的主要平臺，檔案治理的復雜性、動態性和延展性顯著增強。但是，數據線上管理也帶來了一系列問題，檔案數據安全和學生個人隱私愈發受到關注，數據篡改、網絡攻擊風險相繼出現，檔案數據的安全性和可靠性成為中職檔案管理亟需解決的問題。

1.3 治理結構從集中管理到多元共治

互聯網+技術的進步，使檔案管理的組織結構發生了深刻變革，固有的單點鏈接模式被打破，檔案治理結構從科層制走向立體多元[2]。一是部門壁壘被打破。大數據技術推動檔案數據的自由流動，打破數據壁壘和信息孤單，進而突破部門藩籬，促進檔案流程再造和部門職能分化，檔案數據實現跨部門、區域、行業的流動。二是主體多元。新技術使檔案管理的主體日益豐富，既有中職檔案管理部門的指導和監督，也有企業提供新技術支持，彰顯在技術應用、系統研發方面的獨特作用，也有教師和學生對檔案數據的管理與監督。三是權力分割。以檔案室為主導的檔案治理“等級模式”逐步轉變為各部門的參與式“分權”，學校各部門都可以進行檔案數據的上傳、查詢和開發，依托數據化管理平臺參與檔案治理，大幅度提高檔案管理的質量和檔案工作的價值。

1.4 治理效果從粗放式走向精準化

過去，中職檔案部門傳統的管理方式難以全面系統地進行服務和利用，檔案信息服務滯后性、被動性，服務效率和效果較難滿足對象需求。以數據管理為主要面向的新時代檔案工作，能夠進行深入地數據管理分析，提高對檔案利用的反應速度和回應能力，為用戶提供個性化、一站式的檔案服務，提升對象的體驗感、滿意度和治理效果。通過“掌上檔案”查詢平臺，利用者可以通過人臉識別進行身份認證，實現檔案利用“零跑腿”，檔案查詢“掌上辦”，為用戶提供非常便捷、高效的檔案管理服務。同時，查詢系統擁有完備的安全保障機制，確保用戶的個人信息和檔案信息不會泄漏。

2 新時代中職學校檔案管理工作的實踐困局

2.1 理念困局

一是檔案管理的“本位”理念。過去中職檔案管理主要由檔案室或辦公室負責，習慣于對檔案管理進行監督和指導，造成了管理機構與對象的二元對立。新時代的檔案管理要求秉承“共治”理念，注重與檔案形成部門的協商和合作，實現參與者的多元共享，檔案管理部門更多的職責轉移到服務上來。二是檔案管理的“方式”理念。數據化檔案管理思維難以真正樹立起來，在現代檔案管理中，檔案管理者需加強自身的綜合素質和業務技能，增強數字化管理效果，充分發揮檔案信息服務社會的職能，促進檔案治理效果的提升。

2.2 技術困局

信息技術的迅猛發展催生檔案管理技術的變革，檔案管理的重心逐步從信息化向智能化轉變。前期中職檔案管理的主要任務是實現檔案的信息化管理，以檔案系統建設為重點，以檔案數字化加工為基礎，實現檔案信息的高效查詢與利用。隨著信息化建設的深入推進，智能化管理應運而生，檔案的數字化識別、自主編研、智能推送成為檔案管理的新方向。但是目前來看，中職院校新技術研發能力較弱，大多依靠第三方公司軟件，新技術兼容性較差，安全防護能力和共享利用技術跟不上時代步伐；對于新興起的數據分析、挖掘、可視化、機器學習等新技術新業態，缺乏落實的支撐環境。這些技術缺陷，限制了檔案信息化效能的最大發揮，使檔案數據化管理的層次不高。

2.3 服務困局

一是資政育人能力不夠。對學校的中心工作把握不精準，在學校政策制定、轉型升級方面難以發揮檔案資政作用；對檔案如何服務于學校發展、教學科研和學生工作的路徑不清晰，未能把工作中心轉移到開發利用上來。檔案育人功能發揮不充分，檔案是進行社會主義核心價值觀教育的重要素材，將檔案資源引入校本課程能夠以鮮活真實的案例教育人、引導人，但中職院校檔案融入思政課等力度不夠，未能將檔案中的紅色元素開發出來，大部分檔案依舊處于沉睡狀態。二是服務意識有待提升。雖然依托信息技術實現了檔案查詢利用的便捷化，但是服務意識轉型不夠，比如在規范服務行為、提升服務質量、服務能力和工作效率，簡化利用手續等“標準化”服務上還有較大差距；在查詢利用上，未能豐富方式，檔案資源互聯互通、共享利用程度不高，還未能充分實現“讓數據多跑路，申請人少跑腿”。

2.4 資金困局

資金投入的連續性不夠，新技術應用舉步維艱；檔案管理信息化、網絡化建設的專項資金投入不足，沒有足夠的資金來購買先進的硬件及軟件設備， 進而不能為檔案數據化建設更新提供設備支撐；檔案人才支撐和培養體系不足，在檔案人才引進、職稱晉升上支持力度不夠，檔案干部隊伍整體素質不高。

3 新時代中職學校檔案管理工作的突破路徑

3.1 強化頂層設計和政策支撐推進治理戰略

3.1.1加強理念引領。以大數據、互聯網+、人工智能技術為引領的新一代信息技術不僅僅帶來了檔案管理手段、方式的全方位變革，也實現了數據思維、認知理念、開發意識的轉變。中職學校檔案需要著眼于教育事業和學校發展的大局，保持前瞻性眼光，加強數據思維、創新意識、突破精神、超前謀化，推動檔案工作與業務建設深度融合，適應新時代對學校檔案管理的新要求。

3.1.2加強系統規劃。堅持系統觀念，聚焦學校檔案治理現代化目標，統籌兼顧、系統規劃，實施戰略布局引領。有的學校制定《學校檔案工作發展十年規劃》《全面推進檔案管理數字化建設實施意見》等，認清檔案事業轉型升級的現狀、風險挑戰、薄弱環境和努力方向，明確檔案治理的架構、內容和機制等，使檔案管理工作有章可循、有據可依。

3.1.3強化制度落實。要加強學校檔案管理規范化和標準化建設，用好制度供給和紅利。要按照《機關檔案管理規定》提升學校檔案資源建設力度，為檔案服務奠定堅實基礎。按照《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》《數字檔案室建設指南》《文書類電子文件元數據方案》等的要求，加強檔案數據管理、資源平臺建設與智慧檔案館建設，充分釋放信息資源潛能。

3.1.4強化資源配置。持續優化資源配置，將學校戰略資源合理分配，有效配置檔案政策、資金、設備、技術，合理優化檔案人才隊伍建設。圍繞“檔案數據化智慧化”管理發展方向，強化人財物保障支持力度，加強資金監管力度，做到知人善任、人盡其才，提高管理水平和執行力度。

3.2 提升服務水平與主動意識實現服務轉型

3.2.1積極主動作為。樹立大服務的理念和全局觀念，積極圍繞學校重點工作和師生關注的熱點問題，不失時機地開展檔案利用服務，展示檔案工作的時代價值。從被動坐等上門的利用方式轉向主動開發檔案信息資源的利用，從重保管、輕利用的思想轉向重保管、更重開發利用的思想，由服務歷史為主轉向服務現實和未來為主，從傳統單一轉向多元創新，轉變服務方式，積極實現按需服務、精準服務。

3.2.2提升宗旨意識。要優化服務流程、更新檔案查閱利用工作制度和規范，滿足師生的查檔需求；創新查詢利用方式，強化共享機制建設，實現數據多跑路、利用者不跑腿，提升服務效能[3]，讓檔案事業發展成果更多更好地惠及師生。

3.2.3加強規范化建設。加強基礎設施建設，配足配齊設施設備，對數字檔案管理系統、館室一體化管理平臺進行改造升級，進一步提高檔案管理能力和服務水平；要加大檔案審核開放力度，根據學校需要和師生需求，明確開放審核工作的機制、規范、標準與要求，合規開展檔案開放審核工作，為學校建設和師生發展提供形式多樣、內容豐富的檔案開放成果。

3.3 提升檔案智慧化管理水平實現數據賦能

3.3.1建設專題檔案數據庫。檔案信息化建設的核心在于數據庫的打造，中職學校要根據檔案管理類別，分門別類進行采集、搜集、存儲、流轉各類信息，錄入的數據信息盡量廣泛，不僅文字信息需要錄入，音頻、影像、圖片等數據信息也要及時錄入，確保信息的完整性。數據庫建設可劃分為視頻數據庫、音頻數據庫、圖片數據庫和文字數據庫等。為了更好地方便利用者查詢相關數據資料，可以建立目錄數據庫、全文數據庫和摘要數據庫等。

3.3.2強化共享機制。在數字化建設日益成熟的基礎上，中職學校要做好檔案數據共享機制建設，推動數據下沉和檔案資源共享，要加強對數據檔案信息資源中的半結構化和非結構化數據進行整理，以統一標準進入到數字檔案信息資源庫中。依托檔案數據管理系統，嚴格審核利用人身份，實行分級身份驗證和有條件共享，在確保檔案資源安全和保密要求的前提下，提升檔案信息資源的共享水平。

3.2.3加強智能庫房建設。中辦國辦印發《“十四五”全國檔案事業發展規劃》明確指出：加強大數據、人工智能等新一代信息技術在數字檔案館（室）建設中的應用，推動數字檔案館（室）建設優化升級。中職學校要著眼于檔案實體安全建設，應用人工智能技術，提升檔案庫房智慧化管理水平，實現對海量數據的有效管理，簡化檔案管理工作量，智慧地管理多元化檔案信息資源，并提供智能化、個性化的服務等，實現數字檔案館向智慧檔案館升級的變革。

3.4 激活檔案背后的文化基因做好開發利用

檔案資源在資政服務、愛國主義教育、弘揚社會主義核心價值觀方面具有獨特優勢，其導向規范、凝聚激勵、熏陶感染等功能在思想道德建設中發揮著重要作用。

3.4.1發揮好檔案資政功能。中職檔案資源蘊含著豐富的教育教學經驗、辦學精神等，是學校發展的重要精神財富。檔案管理部門要對標學校中心工作，深入挖掘檔案背后的先進經驗和做法，形成高標準的輔政參報，展現檔案在服務大局上的優勢。

3.4.2加強檔案資源文化開發。中職檔案資源書寫著國家大力發展教育的初心使命，記錄著教師的無私奉獻、學生的頑強拼搏，這些都是展示先進文化的重要教材。要以圖書出版、展覽展示、新媒體宣傳的形式，開發好利用好這些資源，發揮好檔案育人作用。有的學校出了《檔案中的好老師》，通過教案、圖片、實物的形式弘揚新時代教師精神。有的依托網絡新媒體，在微信公眾號播放《校史檔案中的精神傳承》，從檔案角度展現學校厚重的人文精神。

3.4.3檔案資源融入校本課程。緊盯青少年思想道德建設過程中對檔案文化的迫切需求，深入挖掘檔案資源中的紅色基因，推動檔案資源進課堂、進教材[4]，身臨其境沉浸式體驗幫助學生樹立堅定的理想信念、確立高遠的人生目標、扣好青春的“第一粒扣子”。有的學校將檔案中科學家精神融入思政課堂，打造人才教育的新模式，檔案在學生群體中“活起來”，更好地發揮檔案的育人作用。

參考文獻

[1]王媛.“互聯網+”檔案創新服務發展策略與方法研究[J].大陸橋視野，2023（05）：15.

[2]楊鵬，金波.數智時代智慧檔案建設的邏輯理路與運行線路[J].檔案學通訊，2023（03）：18.

[3]夏夢麗，張婉婉.高質量發展背景下河南省自然資源廳數字檔案室建設研究[J].蘭臺世界，2022（09）：16.

[4]趙媛.新時期高職檔案信息服務能力的提升策略研究[J].蘭臺世界，2023（05）：06.

作者簡介：魏華（1971— ），本科學歷，山東省臨沂衛生學校副研究館員，主要從事檔案管理與檔案利用研究。