會展企業成本管控問題及優化對策

李娟

(四川曠古信息工程有限公司 四川成都 610011)

會展行業是市場經濟發展的一部分，該行業以其特有的溢出效應服務各行業，不管是輻射還是虹吸，都能給本地產業經濟帶來不錯的效益。中國會展行業發展較晚，但受到產業集群和市場需求等因素的影響，國內會展行業發展迅速。具體體現在我國行業門類完整，展覽數量、規模都呈現出快速發展趨勢，很多城市定位打造會展城市。近期，在我國高質量發展要求的背景下，會展行業發展為多元化態勢，不過速度持續放緩，從而導致會展行業出現了供過于求的情況，增大了會展企業競爭壓力。而會展企業發展過程中，最關鍵的就是成本管控問題，因此，下文將采用作業成本方法、引進專人、優化采購等方法，對企業成本管控做出研究和論述。

1 會展行業企業經營特征

1.1 周期顯著

會展行業經營旺季為三月至七月、八月末至十一月末兩個時間段。會展行業發展處在旺季時，企業業務通常為扎堆籌備，即共同承辦若干個展會籌辦工作，在籌備過程中，業務成本增加，所以必須結合承辦展會的籌備特征，如組展租金、建立支出先行、會議食宿先行等，加強成本預算，防止現金流量不充分等導致的財務風險；展會行業步入淡季，會展企業業務少，但固定成本支出和一般業務支出等不可避免，為此必須加強業務、資金預算管控，給業務旺季留下充足的啟動資金。

1.2 增幅效果佳

據我國航展官網信息發布，2016年航展直接、間接經濟效益總計在50億元以上，預估航展項目對廣東珠海市經濟效益比是1:25，展會項目對本地GDP增幅效果甚佳。長時間發展以來，會展行業內部有關展會增益效果為1:9，即如果開辦會展能夠給企業帶來的收益是1，那么推動本地別的行業發展能夠取得的收益是9。會展行業是一張城市名片，伴隨會展行業對城市發展的增益提高，由沿海至內陸，各大主要城市群相繼將城市定位為會展城市。

2 會展企業成本管控簡析

2.1 基本含義

成本管控是指現代企業需要面對的成本控制管理課題，是涵蓋成本決策、預測、成本計劃、成本核算、成本分析等多方面管理活動的統稱。成本管理流程涵蓋了事前加強成本預測和成本規劃、擬定成本控制措施；事中嚴格監督各部門執行情況、成本管控、計劃實施情況及反饋和修改方案；事后全方面核算、分析成本管控措施，詳細記錄參加方案的各方考核結果。

2.2 基本原則

會展企業進行成本管控工作，應嚴格遵守如下基本原則：(1)盡快熟悉會展企業經營對策、主要業務。將經營對策作為基礎，緊貼主要業務，把成本管控結合到企業日常業務流程當中。(2)全員參與，將考核和獎勵掛鉤，積極調動相關部門工作人員的積極性，科學擬定獎勵對策與考核制度。(3)始終堅持標準、成本和效益，嚴格按照標準執行任務，正確評估收益和支出，保證較高的經濟收益。

3 會展企業成本管控的問題

以A會展企業為例，該企業集商務、宴會、度假等于一身，注冊資本四百萬元，隨著企業持續發展，其資產規模不斷增大，已經達到了8631.74萬元。企業根據職能部門劃分成四個部門，即會展、酒店、市場營銷及行政后勤。但在會展企業發展過程中，成本管控存在諸多問題，具體情況如下：

3.1 成本管控過程中核算結果缺乏精度

A會展企業把會展業務有關成本費用化，而別的會展企業上市企業的做法是把其經營活動導致的成本在展覽和會議等項目完結以后計入營業成本，現下A會展企業營業成本項目僅涵蓋酒店部餐飲成本，該做法導致企業毛利率較高，作為提供會議和展覽服務為核心的企業，該核算方式缺乏精度，同時各部門業績考量尚沒有思考到管理費用，僅計算營業費用，很難精準考量實際業績。

3.2 人力成本管控方式單一化

A會展企業營業收益、人資費用、員工變動關系如表1所示。由表1可知，和2021年比較，會展企業2022年營業收入不斷提高，從2000多萬提高到了3000多萬元，增幅為61%左右；人資費用整體額度也從1331萬元增加到了1893萬元，增幅為42%；根據費用總額而言，會展企業做了很好的人力成本管控，但經詳細調查，2021年末核算階段，企業在職工作人員有300余人，2022年末在職人員僅有200余人，這一年企業做了人員調整與裁員，不過只是采取裁員，沒有獎罰機制，此外，企業專業會展人員不足，一線工作人員綜合素質有待提升，只依靠內部人員臨時調動滿足業務人員需求，不加薪資，扣除本來的福利，導致服務質量下降，客戶滿意度下滑。

表1 A會展企業營業收入、人資費用、員工數情況

3.3 管理費用尚未整合到成本分析范圍內

會展企業現階段分析方式是對酒店餐飲毛利率、會展和客房分部的出租率分析，分部業績中僅列營業費。同時，對會展業務未能進行對應分析，缺乏盈利來源分析，很難按照業務劃分作業增值性，如應按酒店顧客類型、房型類別等展開盈利能力分析，針對性進行企業成本管控。比如：酒店餐飲部食材等成本為固定費用，折舊等費用為管理費用，很難精準考量業務盈虧情況。

3.4 采購價格和批量缺乏合理性

經過比較企業和省內同期均價了解到，多種物品價格較高。一些典型的食料價格在同期省內均價對比如表2所示。通過研究可以發現，采購價格為酒店部采購成本管控的核心內容，而2022年企業采購的食材等成本在餐飲部的整體成本和費用中的占比是55%，采購食材等成本在企業所有成本和費用總額中的占比近16%。會展企業采購時，按照采購計劃，先思考固定合作公司，實際中一般是承擔采購的人員進行溝通，財務部長裁定，導致供應商選擇不客觀，采購制度執行不到位。此外，由于減少成本而進行大量采購，導致食材浪費，甚至由于臨時需求量提高庫存不足，致使菜品缺乏，削弱了顧客滿意度。房務部一般需要的采購物品是床上用品、物品等，這些是一次性消耗品，存在資源浪費的問題。

表2 2022年食材采購價格和省內均價比較

3.5 供應商選擇方式缺乏客觀性

會展企業對供應商的管理停滯于第一階段，詢價以后通過經驗與管理工作人員的意愿選取供應商，未能量化具體指標全方位評價供應商。此外，會展企業未能關注到供應商檔案管理問題，只是通過近段時間的交易情況或以往合作的印象判斷和供應商合適與否，很難構建長期合作關系。同時，會展企業是以價格為核心進行判斷的，沒有仔細調查供應商實際經營情況，無法準確預測供應商的可靠性，為工作人員鉆制度空子提供了機會，很容易做出損害會展企業利益的行為。除此以外，供應商供貨有濫竽充數等現象，相同價格下的產品質量不佳，有服務質量問題，長此以往，會增加企業成本支出，不利于對企業成本的管控。

3.6 營銷成本較高

營銷成本投入是提升會展企業銷售收入的方法之一，經過宣傳才可以增加會展企業的市場份額，從而得到較高的業績。廣告宣傳費用投入比例可參考2022年上市企業的數據，和銷售成本率不同，此次把廣告宣傳費用和營業收益進行對比，更加關注廣告投放效果。由表3可以了解到，其他幾家會展企業的廣告宣傳費用和營業收益占比相差并不大，但是A會展企業廣告投入占比相對來說更高一點，不過通過了解發現，A會展企業廣告宣傳費用大部分用在會展部業務宣傳上，尚未帶來較高的會展部收入。根據企業營業、會展部、廣告宣傳這三方面的關系看來，會展企業的銷售策略效果并不令人滿意。

表3 A會展企業廣告宣傳費和其他企業對比

4 會展企業成本管控的策略

4.1 使用作業成本方式增強成本核算

會展企業間接成本高，直接成本較低。后者是營業成本代表的餐飲部需要的食材等；前者是指營業、管理費用包含的其他支出。經過分類顧客，分析顧客盈利性，針對性發展客戶，對盈利不佳的降低業務量，積極拓展盈利能力較強的客戶群體，從而提高利潤。此次使用作業成本法對企業一部分業務進行盈利能力分析，從而提升成本管控力度，增強競爭優勢。

4.1.1 劃分作業中心

會展業務場地和人員配置占比大，所以其盈利能力和質量要全面分析與考察。會展中心業務流程就是場地設計，按照客戶期間設計圖紙；工程制作，通過企業內部進行，一些進行外包；搭建場地，按需求組織施工人員開展施工工作；現場服務，組織企業專人維護現場設施設備，提供服務；項目質量和執行保障，管理工作者對開展中的一些項目進行科學調配，確保項目正常推進。餐飲部分，其業務流程即為迎接、指引，點單、下單，出菜、上菜，用餐巡視，結賬、送客，清理。房務部分，前臺迎客，預定與辦理入住，打掃衛生，結賬辦理等。

4.1.2 作業動因

會展企業的盈利核心就是會展、房務業務，通過其部分業績數據可以了解到，房務帶來的營業收入為整體收入的25%，不過占分部業績營業收入扣掉營業成本及其費用后的利潤的41%，但缺少客戶群體歸類分析。就房務部業務而言，按照不同客戶群體盈利性分析，房務業務流程就是迎客、辦理入住、打掃清潔、查房清潔、結賬。將成本費用安排到各作業環節，然后分配到房務產品服務成本合理分配人資、折舊、維修、能源消耗、洗滌等費用。按照不一樣的客戶類型，同時由其分配有關成本費用，即企業依據客戶類別劃分，對不同的客戶類型產生的成本加以科學分配。

4.2 引進專人提升會展企業服務水平

隨著會展經濟持續發展，我國會展業對層次較高的人才的需求愈發緊迫，雖然會展數量不斷增加，但尚未構成真正的品牌，其核心就是缺少策劃人才。會展策劃人才不足阻礙了會展業務發展、會展服務質量的提升。在我國會展人才不足的狀況下，A會展企業同樣如是，會展部人員有50余名，尚不具備會展策劃師資格的人才。為提高企業競爭優勢，推動會展企業可持續發展，需要適當從我國先進的國際會展中心邀請專業的會展策劃人員加以指導，或者從學校引入專業會展人才。在專業人員領導下，有關會展工作才能有序進行，從而防止由于臨時調動非專業人員造成服務質量下滑，導致降低工作效率。

4.3 合理優化采購方式

首先，優化方式。企業經過訂立長期供貨協議、招標采購、集中購買等減少采購成本。訂立長期供貨協議，適于信譽佳、實力強的供貨商，使用這種方式是展覽與財務部相融合調查供貨商，并預測企業需要服務的市場價格，擬定科學的采購價格，確保可以快速談好長期供貨的協議；其次，企業財務工作者需要積極參加采購活動，按照采購需要與市場預測精準制定采購預算，引導展覽部嚴格管控采購成本支出。財務人員需要和展覽部溝通，掌握采購明細，結合展覽部對市場的預測，制定科學的采購成本預算。采購成本預算擬定結束，同時通過審批下達預算指標以后，財務工作者嚴格監督展覽部依據預算計劃實施，在成本預算內執行采購工作，嚴格管理和控制成本；最后，需要將采購成本預算實施情況當成考核標準，對展覽部加以預算考核，并與部門績效相掛鉤，借此增強展覽部對成本的關注度，在實際工作過程中嚴格規范行為，預防發生浪費現象。

4.4 健全績效管理與監督機制

績效管理能夠管控企業成本，將人力成本管控作為例子，企業能夠使用各種不同的績效管理工具管控會展企業的人力成本。會展企業選取的工具，如KPI關鍵績效指標，其為由上往下的指標體系，會展企業應首先明確總體的KPI指標，接著明確部門與個人的KPI指標，指標體系逐層分解，換句話說，也是把企業戰略逐漸落實在工作人員身上，會展企業在使用關鍵績效指標的過程中，需要注意到財務類指標，因為這種類型的指標能夠隱晦指向人力成本控制績效目標，有效緩解工作人員對財務指標的不良情緒。此外，企業還要持續建立監督機制，拓展監督范圍，規定監督工作者參加跟蹤經濟業務，監督記錄每一個經營環節的成本數據信息，精準記錄并及時反饋給企業財務部，通過財務部分析核算，監督工作人員可以對成本管控結果加以監督評價，有效夯實績效考核基礎。

4.5 健全供應商選擇機制

會展企業選取供應商的過程中，不僅需要思考到現階段貨物的具體報價，也要在供應商按質量和按期供應貨物的情況下，根據供應商實際經營情況等參考因素合理選取供應商。

4.5.1 明晰供應商選取量化指標

需要對供應商選取明晰管理評價指標，對供應商選取參考各種因素，使用打分方式。打分的項目，如產品質量、企業經營能力、交流能力、合作力度、管理水平等，各項目最低分數是零分，最高分數是10分。項目得分需由承擔采購的所有人員與財務部部長進行評價，接著嚴格根據事前明確的權重，正確計算出供應商各方面得分，繼而認真比較，選取最合適的供應商。

4.5.2 構建與供應商相關的檔案

會展企業按照合作的供應商歷史信息，如價格、質量等歷史信息，構建相應的供應商檔案。適時比較新采購物品和歷史記錄信息，全方位分析產生波動的根本原因，繼而填補缺漏，從而實現有效管控。此外，采購工作人員需要了解物品市場均價，明晰目標采購價格，及時調整價格，并嚴格控制減少會展企業采購成本，為會展企業做好成本管控工作奠定扎實的基礎。

4.6 構成促銷聯盟提高競爭力

會展企業面臨激烈的市場競爭，并且酒店部也面臨著相同地區很多的競爭對手，客源并非無限。在服務環境及質量大致相同的情況下，客戶會青睞性價比更高的展會。因而，會展企業要想做好成本管控工作，就需要和競爭對手及其相關企業構成促銷聯盟，借此讓聯盟企業共同發展，給客戶帶來更好的服務體驗和感受。可以從長時間發展的角度思考問題，開展銷售階段的成本管控，合理投入宣傳費用，按照不同展會面向群體針對性吸引顧客。如推廣聯盟通用會員卡，可以在聯盟內無論哪一個單位消費與充值，這樣的方法不管是對有名的還是無名的企業，均是很好的宣傳方法，能夠讓聯盟以內的所有單位的品牌均獲得有效推廣，從而實現企業、聯盟企業、消費者三方共贏。

5 結語

綜上所述，會展企業在越來越激烈的市場競爭中要想占據一席之地，需要結合企業本身的發展情況、發展水平，關注到企業成本管控，了解到成本管控的重要性，科學擬定科學有效的成本核算方式，引進專業人員開展工作，合理優化采購方法，提高會展企業成本管控水平。在經濟全球化的今天，推動會展行業發展會伴隨我國綜合國力的提高而持續發展。