淺析辦公室工作在企業管理中如何把握好“四度”

閆晶瑩

在社會發展體系創新變革的背景下，社會活動與辦公室已經形成緊密關聯。但我國對辦公室的研究相對較晚，其研究成果存在明顯局限性。辦公室工作伴隨著領導群體的產生而衍生，所以辦公室工作主要服務于領導者。辦公室工作和領導者具有明顯的從屬關系，辦公室工作并不能按照自己的想法設計工作。辦公室是單位上下承接、左右協調以及內外聯系的中心樞紐，是內外聯系、文化宣傳以及信息處理的前沿性陣地，同時也是公文處理、事務處理的重要處理器，對單位各項工作運轉的效率和領導決策的科學性具有決定性影響，所以在企業管理中應合理把握“四度”，圍繞“四度”創新管理措施，提升辦公室工作的效率。

一、辦公室工作的特點

辦公室工作涉獵廣泛，其包含信訪接待和公文寫作等諸多內容，因此辦公室工作對企事業單位的經營發展具有重要影響，辦公室工作主要圍繞著領導者意見開展一系列輔助性工作，所以辦公室工作具有上傳下達的特點。

（一）雙重性特點

辦公室主要服務于領導者，所以辦公室工作主要圍繞著領導決策開展一系列工作，從人際交往視角來看，辦公室工作不僅具有代表組織社交的特點，同時還有個體交往的特點，而且人們在人際交往中習慣將辦公室視為領導的影子，因此辦公室工作主要致力于問題的處理。

（二）復雜性特點

辦公室工作主要服務于領導者，不同領導受主觀觀點的影響導致相同事務處理意見存在明顯差異，造成辦公室工作出現復雜多變的現象；辦公室工作不僅要服務于個別領導，同時又要擁護集體領導，既要遵從領導意見，又要遵循基本規則，所以辦公室的人際關系具有復雜多變的特點。

（三）積極性特點

積極性主要體現在端正的工作態度方面。在組織結構創新變革的背景下，辦公室從業人員普遍存在著領導說做什么就做什么的現象，這種工作態度很容易導致辦公室從業人員在遇到緊急事況時出現推諉現象。“我要做”的工作態度是優秀辦公室從業人員的內在表現，所以辦公室從業人員應持續為領導做好準備，并在執行事務時將領導的事務當作自己的事務。

（四）預見性特點

預見性主要體現在辦公室從業人員對事務發展提前預測方面，因此預見性具有不穩定、不確定的特點。預見的內容可能成為現實，也可能一直處于理想狀態，同時從辦公室工作的性質方面來看，預見性是辦公室從業人員做好本職工作的重要保障。

（五）服從性特點

在社會活動中，人與人之間的交流具有明顯主觀性，人們習慣跟隨主觀意志與人交往。但是辦公室的人際交往并不能按照自己的主觀意愿進行，而是受服務對象和工作職責支配，導致辦公室人際關系的主觀性存在明顯限制，從而體現出人際交往中的服從性。

二、企業管理中合理把握辦公室工作“四度”的策略

（一）合理把握公文寫作的深度

公文寫作是辦公室工作的基本職能。在互聯網時代背景下，文字的復制粘貼已經成為公文寫作的重要內容，因此文章整理、編排的技巧便成了衡量公文寫作的重要內容。例如，各企業習慣應用活動推廣產品和宣傳企業文化，其活動開展需要完整的活動方案做支撐，在完整活動方案的指導下保障活動設計的科學性。辦公室需要圍繞著某一主題研究和思考，確?；顒臃桨笣M足主題活動的要求和企業實際情況，充分體現活動方案的可行性和實效性。

具有深度的公文寫作應當在規范寫作的基礎上提升公文的精準度，并且在字里行間體現公文的嚴肅性和可執行性，所以辦公室從業人員應當在公文創作中秉持“咬文嚼字”和“字斟句酌”的態度。例如，中央一號文件的編寫曾對“家庭聯產承包責任制”中“家庭”二字展開激烈探討，后來“家庭”二字又在去留中擺動，因此公文寫作的精準度對公文質量具有重要影響。

在互聯網時代快速發展的背景下，應用表格化管理模式處理日常事務能夠明顯提升辦公室工作效率，辦公室從業人員可以依據事務的輕重緩急程度列舉表格，確保辦公室工作在高速運轉的情況下避免偏差。信息反饋是領導者掌握信息流并依據全面信息進行決策指導的重要環節，同時也是領導者和辦公室從業人員密切溝通的重要媒介，所以辦公室從業人員應秉持實事求是的態度保障事務分析的全面性和客觀性，避免事務判斷出現片面局限的現象；同時在信息的督促和檢查中應當著重關注決策的執行情況和上下部門落實情況。

（二）合理把握參謀獻策的高度

參謀獻策是辦公室輔助領導決策應盡的責任，同時參謀獻策對決策領導具有重要指導意義，所以在參謀獻策中應合理把握參謀的視角，圍繞著中心工作保障參謀獻策的全局性，確保中心工作與企業經營目標共振。首先，辦公室從業人員在參謀獻策中應體現“參之有道”的效果，切勿盲目評判客觀事務，而是應該圍繞著理論內容客觀性評價工作事務；其次，在參謀獻策中應遵循“謀之有方”的原則，在客觀事務分析中應精準把握處理問題的關鍵，并圍繞著關鍵節點提出可行性的方案，為領導者提供決策依據；最后，參謀獻策應體現“言之及時”的效果，這一準則對辦公室從業人員的專業能力和綜合素養具有較高要求，辦公室從業人員應具有較強的預見能力，結合工作經驗把握客觀事務發展的規律，圍繞著工作事務的發展規律判斷發展后果，從而在參謀獻策中提出針對性的指導意見。

總的來說，參謀獻策應深入探究問題的本質，分別從宏觀和微觀角度找尋導致問題發生的關鍵因素，并綜合單位內部影響問題的癥結和國內外發展形勢提出針對性策略，為領導者創新管理方法提供有力依據。因此，辦公室從業人員應轉變工作態度，從全面角度和客觀角度分析問題，在參謀獻策中保障對癥下藥的效果，通過參謀方向的合理調整順利實現企業經營目標。

（三）合理把握協調調度的廣度

辦公室是上下級溝通和員工溝通的重要樞紐，千絲萬縷的工作內容涉及多個方面，所以辦公室內部協調的功能對兩級溝通具有重要影響。辦公室在兩級協調中應合理把握協調調度的廣度，應從以下三個方面著重關注協調的廣度。首先，著重關注上下級協調調度的職能作用，充分發揮上下級協調調度功能作用，確保上傳下達的緊密配合。當上級的命令、決策和指示等下達后，辦公室應形成緊密配合，認真貫徹和執行上級命令，當辦公室存在理解模糊和不清晰的內容時，上級領導應秉持足夠的責任心詳細解說，同時當領導和辦公室存在不同意見時，應通過上下級密切溝通的方式協調，確保上傳下達的可持續性。當辦公室某項工作處于領先狀態時，辦公室應該積極總結經驗和調研工作成果，并通過成果共享的方式提升單位整體工作效率，通過以點帶面的方式統一單位整體步頻，同時采用這樣的方法也可以為領導者收集更多信息，在問題的原因分析中總結工作經驗。其次，辦公室協調調度還應該著重關注橫向關系的協調，其中包含部門之間的溝通，就目前企業組織架構來看，通過扁平式管理的方式能夠明顯提升工作效率，但是各業務之間本身存在明顯的聯系，所以辦公室應該加強各業務部門之間的緊密交流，在各部門協調中審閱和修改文件規定，避免各部門工作出現重復或超負荷的現象。最后，辦公室協調調度應重點關注內部關系協調，其中包含正副職領導的功能作用和辦公室成員的關系。企業因經營業務的不同導致辦公室處于事務繁雜的狀態，對相同事務會產生不同聲音，所以在協調廣度中應重點關注上下級協調以及成員關系的協調性，通過成員的緊密配合提升工作效率；在成員關系處理中應該從不同角度引導成員，避免成員之間產生不必要的矛盾。內部成員應建立緊密的溝通，通過溝通協調的方式達成統一意見，特別是在需要各部門協調合作的時候，辦公室應充分發揮協調調度的作用。辦公室應對緊急事務、瑣事等充分發揮協調作用，主動承擔協調責任，因此辦公室應當統籌多項內容充分發揮組織成員的積極性，為提升組織工作效率和實現企業營業目標奠定堅實的基礎。

（四）合理把握服務保障的寬度

從辦公室工作的特點能夠明顯發現，辦公室具有明顯服務特征，所以企業管理首先應做好辦公室服務工作，辦公室面對的是各領導班子和組織成員，所以應結合不同群體采取不同服務內容，同時還應該從群眾角度創新服務方式，從而打造出適應更多群體的服務。其次辦公室服務應保障高效迅速的效果，繁雜瑣碎的事務是辦公室工作的特點，而且這類事務對時效性要求較高，所以辦公室工作應該針對繁雜瑣碎的事務進行細化處理，為提升辦公室工作質量和效率奠定重要的基礎。同時，辦公室從業人員應具備較強的敏感性和警覺性，在日常工作處理中應該合理劃分事務和人員的重要程度，切實為領導分憂。所以辦公室工作人員在工作中應重點關注自己的言行舉止，保持良好的工作作風。最后，工作中遇見難題和被誤解是辦公室的常事，辦公室從業人員應學會自我調整心態，秉持“吃虧是福”的做人做事心態調整自己的工作作風，在辦公室工作中應當學會忍受委屈和耐得住寂寞，經得住誘惑和守得住辦公室秘密，為提升辦公室工作服務質量奠定堅實的基礎。

三、結 語

綜上所述，辦公室工作服務質量對各部門具有重要的指導影響，所以在企業管理中應當樹立辦公室事務無大小的觀念，秉持高標準和高質量的思想創造科學的主觀世界，在堅定的理想信念支撐下實現內強素質和外塑形象的服務效果，應用潛心干事的精神狀態提升辦公室工作服務質量。