淺談水利工程檔案保管措施

梁艷麗，馬 娥

（河南省陸渾水庫運行中心，河南 洛陽 471003）

1 確保水利工程檔案的完整是做好檔案保管工作的前提

水利工程檔案貫穿水利工程項目建設的全過程，是真實的歷史紀錄，是工程質量管理、資金監管的重要依據，也是工程運行管理、維修養護的重要依據。第一、圍繞特定的生產對象形成的；第二、隨著水利工程生產建設的進程而形成的；第三、水利工程生產建設的邏輯程序決定了水利工程檔案的成套性；第四、水利工程檔案是由文件資料轉化來的。它包括有保存價值的文件、圖紙、光盤等載體的文件材料。

水利工程檔案具有極高的保存和利用價值，凡進館的水利工程檔案要收集齊全并進行嚴格、全面的檢查。一方面要檢查檔案質量，確保其遵循專業性、成套性、現實性和復用性的特點，確保其完整無缺；另一方面要仔細檢查檔案的保管質量，包括各種載體的質量、信息記錄的質量，有無霉斑、蟲蛀、受潮等痕跡，以采取適當的措施，確保檔案能夠長久地保存。因此，確保水利工程檔案的完整是做好檔案保管工作的前提。

2 水利工程檔案的損壞規律

水利工程檔案貫穿水利工程建設過程的各個階段，水利工程檔案的質量是衡量水利工程質量的重要依據，除了做好水利工程檔案的收集、整理等工作外，還應掌握水利工程檔案的損壞規律，以防止水利工程檔案的損壞。水利工程檔案的損壞規律包括兩個部分：一是檔案制成材料損壞規律；二是檔案保護的技術方法。近年來隨著水利工程項目增多，隨之產生的水利工程檔案數量也相應增加，檔案制成材料的種類也增加，有紙質檔案、音像檔案等不同載體的檔案。水利工程檔案的損壞，一般是由人為因素或自然因素造成的。人為因素是指檔案人員和利用者在工作中因操作失誤而引起的。自然因素包括內因和外因兩個方面：內因是指水利工程檔案制成材料的老化。不僅要了解損壞檔案的內在因素，同時還應了解破壞檔案的外界因素。在水利工程檔案已經形成，內因既定的情況下，人們對檔案存在環境控制的效果，對于保護檔案，起到決定性作用。外因是指水利工程檔案保管環境中各種有害因素的影響，主要包括不適宜的溫濕度、光、灰塵、磨損等物理因素；各種有害雜質、有害氣體、污斑等化學因素；還有鼠類、霉菌等生物因素對檔案的危害。掌握水利工程檔案的損壞規律，有針對性地加強防護，才能避免水利工程檔案的損壞，相應地延長檔案的使用壽命，使其更長久地服務于生產工作中。

3 提供有利于水利工程檔案保管的條件

3.1 應建設專用的水利工程檔案庫房

維護水利工程檔案的完整與安全，是水利工程建設過程的重要內容，為水利工程檔案創造良好的保管條件是必要和必需的，凡大中型水利工程都應建造符合檔案管理要求的檔案庫房。從安全方面考慮，庫房要遠離民用住宅，遠離危險源，也應避免建在地勢較低和樓頂的位置。檔案庫房內應配備符合實際需要的檔案柜或密集架，并配備空調、去濕機、滅火器等設備。水利工程檔案庫房是保存檔案的重要場所，一般情況下，只有專職人員能夠進入，非專職人員原則上不能進入。

3.2 應設置專職水利工程檔案工作人員

水利工程檔案工作已融入水利工程建設與管理的全過程，是水利工程建設與管理工作的重要組成部分，但在實際工作中存在重建輕管的現象：工程建設單位對檔案工作不夠重視，工程項目檔案管理人員配置不足，檔案工作經費欠缺，重視工程建設進度，輕視文件和檔案管理工作，導致竣工驗收時，檔案質量不高，又再次返工整理文件資料，耗費大量人力物力，拖延竣工驗收的時間。所以，應當在水利工程建設初期就明確分工，設置專職檔案人員以及分管領導，明確相關人員的崗位職責，健全責任制度，使水利工程建設和檔案工作同步有序進行，確保水利工程檔案規范和安全，同時也滿足水利工程建設項目在建設、管理、運行和維護等活動中產生的信息等方面的需要。

3.3 應保證日常水利工程檔案的收集和整理

由于水利工程檔案所擁有的利用和參考價值，使得水利工程檔案成為了工程質量管理的重要方面。所以，在水利工程建設初期就應進行文件材料的收集和整理，在工程階段驗收和竣工驗收時，要審查水利工程檔案的內容和質量。如果參建單位未按要求提交水利工程檔案，是不能通過驗收的；如果水利工程檔案質量達不到要求，項目法人也不能返還其工程質量保證金。所以，水利工程檔案工作應納入工作日常，不僅要注意日常文件資料的收集和整理，避免缺頁、破損、沾染污漬、發霉等情況發生，更要注意在水利工程建設過程中產生的照片、錄音、錄像等聲像材料的收集和整理，并標注清楚事由、時間地點、人物、作者等內容，做好日常水利工程檔案的收集和整理，為水利工程檔案的保管提供良好的條件。

4 水利工程檔案保管技術措施

4.1 水利工程檔案保管技術應遵循的防護措施

在水利工程檔案保管工作中首先要樹立預防為主的觀念，隨時注意發現各種不利因素，加強和改進防范和維護措施，把可能出現的損毀現象消滅在萌芽階段。堅持預防為主，還要注意防治結合。對已經損毀的水利工程檔案要及時修復，對不利的保護問題及時治理，才能切實提高保護工作的效益和水平。檔案庫房應做好以下防護措施：①檔案庫房應安裝防盜門、窗，并配置攝像裝置等設施，做到防患于未然。②檔案庫房應安裝防光窗簾，減少日光照射，盡量使用普通鎢絲燈泡，因為日光和日光燈中的紫外線會加速檔案紙張的老化。③高溫環境加速紙張的水解、氧化，水利工程檔案保存環境的溫濕度調控應符合一般檔案庫房的溫濕度要求，即溫度在14 ℃～24 ℃，相對濕度在45%～60%，可通過自然通風、配置空調、去濕機等方法進行調控，以達到庫房理想的溫濕度。④檔案庫房內禁止吸煙和使用明火，配置滅火器等消防器材，并建立嚴格的防火制度。⑤清理檔案庫房灰塵。灰塵對水利工程檔案的損害有三個方面：一是物理性破壞，可導致檔案字跡不清、損壞紙張纖維等；二是化學性破壞，可對水利工程檔案產生腐蝕作用；三是生物性破壞，可使水利工程檔案滋生霉菌。庫房周圍可種樹、種草，進行綠化，以防止風沙和塵土，以避免灰塵對水利工程檔案的損壞。⑥庫房內不得堆放食品和雜物，應保持干凈衛生的環境。在高溫、潮濕情況下，害蟲繁殖快，所以，要嚴格控制好水利工程檔案庫房的溫、濕度，并定期放置和更換防蟲藥盒，以避免滋生微生物和害蟲。因此，檔案保管工作應滿足“十防”措施，即防火、防光、防水、防塵、防蟲、防高溫、防低溫、防細菌、防霉菌、防有害氣體。做好這“十防”工作，就避免了自然和人為因素對檔案造成的損壞。

4.2 水利工程檔案根據制成材料不同采取相應的保管措施

①底圖制成材料多為不耐久保存的硫酸紙或滌綸薄膜等，材料折疊的印跡容易斷裂，影響底圖的保管壽命，因此，底圖可以平放保存或者將底圖按套卷起來，放入專用底圖柜。②藍圖要將正面向內，以手風琴風箱式折疊成A4幅面大小，右下角的圖標應反折后露在外面，采取折疊組卷保存。③膠片檔案應避免陽光照射和微生物的危害，還應在適宜的溫濕度環境中保存。膠片在入庫前要進行嚴格檢驗，出入庫必須經過溫、濕度的調節。④水利工程檔案中的磁性載體檔案分為磁帶檔案、磁盤檔案等。磁性載體檔案應避免周圍磁場的干擾，不要把磁化杯、磁鐵等磁性材料制品帶入檔案庫房。防磁是保護磁性材料的主要問題，否則磁性記錄信號在外磁場中會衰減甚至消失，所以，應將磁性材料放入防磁柜中保存，每隔6-12 月，磁帶需及時重新轉錄，重要的機讀磁盤，每3-5 年應復制一次。為延長磁盤檔案壽命，應減少使用。拿取光盤時，不能觸碰數據區，避免機械劃傷和污染，同時還應注意防塵和防有害氣體侵入，以避免磁介質發霉分解，導致丟失數據。⑤在借閱利用方面也要做好保護措施，水利工程檔案的出借要有明確的歸還期限，借閱者應當悉心愛護，妥善保管，不能在檔案材料上修改、涂抹、勾畫或作其他標記，更不能將檔案轉借他人，以防丟失、泄密。

5 做好水利工程檔案保管工作的意義

水利工程檔案是在水利工程前期、實施、竣工驗收等各建設階段形成的，是具有保存價值的文字、圖像、圖表、音像等不同形式的歷史紀錄。這些文件材料反映了工程建設過程的具體情況，為工程質量評定、事故責任的認定、日后的維修保養提供依據和憑證，具有重要利用價值，一旦遭到破壞，很難使其恢復原貌。當前，水利工程建設項目如雨后春筍，項目多、資金量大，做好水利工程檔案管理工作意義重大。水利工程檔案是為了利用而產生的，做好水利工程檔案保管工作是保證水利工程檔案利用的重要手段。設立專用的檔案庫房、設置專職檔案人員、做好日常的水利工程檔案的收集和整理，采取有效的防護措施，克服損壞檔案的各種因素，使水利工程檔案能在較長時間內發揮作用，更好地為水利事業服務，是檔案管理工作的意義之所在。