電子會計檔案工作的思考與探索

■ 李 冬 林 靜

近年，隨著信息技術的深入應用，會計電子化得到前所未有的發展，呈現出多層次、多方式的會計電子化發展路徑，產生了大量電子會計資料。對電子會計資料進行全流程電子化管理，是提升會計信息化水平的根本途徑。用傳統紙質檔案管理模式對電子會計資料進行歸檔，顯然不能滿足各單位對多維電子會計檔案的需求。電子會計資料歸檔作為會計電子化管理的最后一環，成為亟待解決的問題。而電子會計檔案工作面臨著標準不統一、信息化發展水平不均衡等問題。財政部發布的《會計改革與發展“十四五”規劃綱要》中提出：積極推動會計工作數字化轉型，將會計信息化工作規范的適用范圍從企業擴展至行政事業單位，制定、試點并逐步推廣電子憑證會計數據標準，推動電子會計憑證開具、接收、入賬和歸檔全程數字化和無紙化。

一、電子會計檔案的重要意義

（一）順應會計工作信息化發展趨勢

會計信息化進程的加快和信息化程度的提升，產生了大量的電子會計資料，傳統的紙質會計檔案管理模式根本無法滿足其存儲、管理和利用需求，迫切需要對電子會計資料進行電子化歸檔，實現電子會計憑證從開具、接收、報銷、入賬到歸檔、利用的全流程電子化管理，以進一步提高會計工作效率和規范化管理水平。

（二）滿足檔案工作數字化轉型要求

當前，實現電子文件單套歸檔和電子檔案單套管理已成為檔案工作數字化轉型的重要內容。電子會計資料單套歸檔和電子會計檔案單套管理的實現，將極大地減少人工整理、歸檔、移交、接收的壓力；能夠統一規范、統一制式，確保電子會計檔案標準、高效、便捷管理；使會計檔案的利用脫離時間、空間限制，實現在線審批、在線查閱，延長檔案使用壽命，改善利用者的檔案利用體驗，提高檔案工作效能。

（三）降低經濟成本

單位財務工作中的憑證、報表、資料以電子數據形式流轉，以電子形式歸檔和管理，整個過程實現了讓數據多跑路、讓人員少跑腿，減輕了人力資源壓力，傳統紙質會計檔案的傳遞、保管成本被節省，符合低碳、環保的可持續發展理念。盡管初期需要一定的信息化建設投入，但隨著系統的建成和應用，將大幅度地節約經濟成本，投入產出效益極高。

（四）為財政監督工作提供有力支撐

《中共中央辦公廳 國務院辦公廳關于進一步加強財會監督工作的意見》（中辦發〔2023〕4號）提出，加強財會監督工作需構建財政部門、有關部門、各單位、中介機構、行業協會等監督主體橫向協同、中央與地方縱向聯動機制，為此要整合財會監督信息化系統和大數據資源，推進全國統一的財會信息共享平臺建設，積極運用“互聯網+監管”，大數據分析等創新方式提升監督能力，以上工作的開展有賴于會計電子化水平的提升。實現電子會計資料電子化歸檔和會計檔案電子化管理，能夠大大提升會計信息質量，有力減少監督的的盲點和難點，保障財會監督工作精準高效開展。

二、電子會計檔案管理的法規制度基礎

《中華人民共和國檔案法》明確規定，“電子檔案應當來源可靠、程序規范、要素合規”“電子檔案與傳統載體檔案具有同等效力”等要求，為包括電子會計檔案在內的電子檔案單套管理提供了原則要求和法律支撐。《電子檔案單套管理一般要求》（DA/T 92—2022）對實現電子檔案單套制管理的管理要求和技術要求做了細致的規定，推動電子檔案單套制管理步入正軌、創新發展。

會計檔案作為國家基本專業檔案目錄中經濟類專業檔案，《會計檔案管理辦法》（財政部國家檔案局令第79 號）對電子會計資料歸檔及電子會計檔案管理做了基礎性的規定，明確了電子會計資料僅以電子形式歸檔保存的基本條件，也是電子會計檔案單套制管理的前置條件。《財政部 國家檔案局關于規范電子會計憑證報銷入賬歸檔的通知》（財會〔2020〕6 號）對電子會計憑證進行了規范界定，明確了單位可僅用電子會計憑證報銷入賬歸檔所需同時滿足的條件。國家檔案局等四部門編制的《電子發票全流程電子化管理指南》為各單位在電子發票開具、接收、報銷、入賬、歸檔全流程管理過程中的具體操作提供了方法和指導。《電子會計檔案管理規范》(DA/T 94—2022) 規定了電子會計資料形成、收集、整理、歸檔和電子會計檔案保管、統計、利用、鑒定、處置等工作的要求，為電子會計檔案全流程管理提供了可操作的基本業務規范，成為全面開展電子會計檔案管理的有力保障。

三、電子會計檔案推進的步驟

（一）統一會計數據標準

目前財政部已會同稅務總局、人民銀行、國資委等單位，印發《關于聯合開展電子憑證會計數握標準試點工作的通知》(財會〔2022〕6 號)，通過推進電子憑證會計數據標準的制定與實施，解決各類電子憑證標準和充一、數據不兼容導致的接收難、入賬難、歸檔難問題，便于不同來源的會計數據之間的兼容、比對和共享。

1、制定實施輸入環節的會計數據標準。在輸入環節，加快制定、試點和推廣電子憑證會計數據標準，在統一電子憑證數據標準的前提下，實現電子票據接收、入賬和歸檔全流程的自動化、無紙化。

2、制定和實施處理環節的會計數據標準。在處理環節，探索制定財務會計軟件底層會計數據標準，規范會計核算系統的業務規則和技術標準，滿足各單位對會計信息標準化的需求和相關監管部門穿透式獲取會計數據系統底層數據的需求。

3、制定和實施輸出環節的會計數據標準。在輸出環節，推廣實施基于會計準則通用分類標準的企業財務報表會計數據標準，降低編制及報送成本，提高報表信息質量，增強會計數據共享水平，提升監管效能。

（二）提高會計檔案的數字化水平

深入推動單位業財融合，加快推進單位會計工作數字化轉型，提高會計檔案的數字化水平。通過會計信息的標準化和數字化建設，推動企事業單位深入開展業務和財務融合，真正實現辦公自動化系統、報銷系統、合同管理系統等業務系統系統與財務核算系統、電子會計檔案管理系統之間的互聯互通，積極運用大數據、人工智能、移動互聯、云計算、物聯網、區塊鏈等新技術，提高會計核算、費用報銷、會計報告、資金結算等智能化水平，并完善新技術影響下的內部控制信息化配套建設，推動內部控制制度有效實施，提升內部控制水平。

（三）做好電子會計資料的歸檔和電子會計檔案的移交、保管、利用

在建立電子會計檔案管理信息系統的基礎上，應用業務系統和會計核算系統，實現電子會計檔案在線收集、整理、歸檔，主要步驟如下：

第一步，電子會計憑證收集。按照《電子會計檔案管理規范》(DA/T 94—2022)要求，將會計核算系統、業務系統匯總整理屬于歸檔范圍的電子會計憑證(如記賬憑證、含電子發票的原始憑證)及其元數據，通過歸檔接口傳輸至電子會計檔案管理信息系統。

第二步，電子會計憑證整理。收集完成后，應及時對電子會計憑證進行分類、組件、組卷、編號等整理操作。

分類∶選用《電子會計檔案管理規范》(DA/T 94—2022)中列舉的分類方法；

組件∶按記賬憑證號進行組件，以電子記賬憑證為主件，電子記賬憑證、電子報賬單、電子發票、其他電子原始憑證等組成一件。件內按電子記賬憑證、電子報賬單、電子發票、其他電子原始憑證的順序排列。

組卷∶按適當的時間周期（月、季度、年）對已組件的電子會計憑證進行組卷，卷內按記賬憑證號先后順序排列;案卷按卷號先后順序排列。實行憑證分類管理的單位，可按類型結合時間進行組卷，一般同類型的電子會計憑證組成一卷。

編號∶按照《檔號編制規則》(DA/T 13—2022)要求進行編號。

第三步，電子會計憑證歸檔。經整理的電子會計憑證在會計年度終了后，可由單位會計管理機構臨時保管1 年，再移交單位檔案管理機構保管。

臨時保管∶單位會計管理機構應對進入臨時保管的電子會計憑證進行完整性檢測。

移交檢測∶單位檔案管理機構應按照《文書類電子檔案檢測一般要求》（DA/T 70-2018)的有關要求，對單位會計管理機構移交的電子會計憑證檔案進行檢測檢測合格后方可接收。

移交與接收∶檢測合格后單位檔案管理機構與會計管理機構應通過線上或線下及時辦理交接手續，具體參照《電子檔案移交接收操作規程》（DA/T 93—2022）。

保管∶電子會計憑證檔案應同時實施在線和離線存儲。在線存儲按電子會計檔案管理信息系統運行要求實施，離線存儲應使用具有較好耐久性的載體包括硬磁盤、磁帶、固態硬盤(SSD)、DVD 光盤、藍光光盤、縮微膠片等。有條件的單位，可在此基礎上進行異地備份。

利用：按照《電子會計檔案管理規范》(DA/T 94—2022)的要求，在電子檔案管理系統中實現檢索查詢、瀏覽、借閱等功能，滿足電子會計檔案利用者的需求。