建設數字財務之推進電子發票的具體應用和推廣實施

王 熹

（貴州電網有限責任公司貴陽供電局，貴陽 550002）

引 言

電子發票的推廣與應用能夠加強電子商務的稅源監管，通過電子發票管理系統將相關信息傳達給稅務機關，保證線上納稅行為規范。應用電子發票還能有效提升發票的利用率，減少線下亂開、多開行為，也減少了發票寄送環節，避免出現發票丟失行為。此外，電子發票與現代環保理念、節約理念不謀而合，盡管紙質發票的成本較低，單個發票的污染度不明顯，但積少成多，會浪費較多的人工成本與資源成本。由此可見，推行電子發票勢在必行。

一、推進電子發票管理具體存在的痛點、難點

第一，電子發票驗真效率低。人工手動逐張審核增值稅電子發票原件合規性的方式落后；校驗增值稅發票的合法性和真實性，只能通過登錄稅務局增值稅發票查驗平臺進行查驗，且以上查驗方式均受內外網絡環境制約，效率低，較為不便。再加上企業規模與業務量隨著時間的推移都有了不同程度的擴大，電子發票體量增多，線上對接面變廣。

第二，電子發票查重難度大。缺乏科學、合理管理增值稅電子發票重復報銷的信息系統工具，容易產生發票重復報銷問題，不利于企業資金安全。

第三，電子發票審核無記錄。缺少管理歷史報銷發票的有效的信息系統工具，對人工手動校驗無過程記錄；無法及時獲悉歷史報銷發票的異常，如發票作廢、紅沖等，存在稅務風險。

第四，電子發票歸檔不規范。缺少電子發票管理工具，無法保障歸檔的電子發票為符合國家檔案局規定的原始文件，而紙質檔案管理難度較大，成本過高。

二、推進電子發票管理的具體推廣實施

（一）發票智能管理平臺設計原則

第一，安全可靠。發票智能管理平臺建設基于企業內網環境，數據通過企業第三方隔離區進行安全隔離后，通過網絡專線到上級電子發票平臺，最終訪問稅務相關系統；系統部署方式和數據傳輸要求嚴格按照信息網絡安全管理規定執行，護網行動工作開展前積極配合省級信息中心對平臺進行自檢、自查，確保平臺安全可靠，保障護網行動期間平臺運行正常。第二，登錄快捷。系統采用B/S 架構，操作員通過瀏覽器即可完成訪問登錄，無需安裝客戶端軟件。第三，操作方便，系統操作界面直觀簡潔，方便用戶操作，基本實現具體操作“零手冊”，即實現“所見即所得，所想即所見”。

（二）電子發票電子化報銷、入賬、歸檔具體業務流程

第一，本地化角色配置。按組織機構名稱設置業務部門報銷崗賬戶并賦予相應角色權限，按會計核算人員名字設置審核崗賬戶名及相應權限，按進項稅認證人員設置發票認證崗相應賬戶及權限。

第二，報銷前的發票校驗。業務部門報銷崗在財務管理信息系統報賬平臺發起報銷流程前，先將用于報銷的增值稅電子發票原件或紙質版增值稅發票掃描件上傳至發票智能管理平臺，校驗規則包括增值稅電子發票PDF/OFD 格式原始憑證校驗、真偽校驗、全票面信息校驗、重復報銷校驗。校驗失敗則禁止報銷。系統校驗提示校驗通過后，業務部門經辦人員將已校驗通過的增值稅電子發票原件或紙質版增值稅發票電子版掃描件、其他報銷所需的原始附件電子版（掃描件）上傳至財務管理信息系統報賬平臺，提出報銷申請，發起報銷單據。

第三，報銷中的發票審核。在財務管理信息系統報賬平臺，經滿足財務支出“一支筆”和聯簽管理要求設定的資金支付業務審批流程審簽完成的報銷單據，傳遞至會計核算人員制證崗，會計核算人員作為發票的審核崗，在報銷單據系統界面審核增值稅電子發票原件或紙質版增值稅發票掃描時，通過發票智能管理平臺光學字符識別（OCR）識別功能，對報銷中的發票進行影像識別，提取發票信息，顯示發票狀態及詳細說明，供會計核算人員判斷是否同意審批。發票狀態包括未查驗（業務經辦崗人員未將相應的增值稅發票上傳至發票智能管理平臺校驗）、已查驗未報銷、已查驗已報銷。如遇增值稅電子發票重復報銷，系統自動預警，并顯示該張發票的報銷時間及報銷人，規避重復報銷風險。

第四，報銷后的發票信息利用。認證崗每月進行進項稅認證時，通過向發票智能管理平臺導入財務管理信息系統核算管理模塊上月記賬憑證分錄明細，發票智能管理平臺根據記賬憑證分錄明細摘要內發票號碼進行發票匹配勾選，認證崗審核無誤后，自動在內網環境下完成增值稅發票進項稅認證工作。

三、電子發票推進應用的具體過程

2021 年3 月，項目專項組結合自身實際業務特點及管理需求，進行全方位的藍圖設計討論，確定項目中的技術難點和解決思路，最終完成電子發票電子化報銷、入賬、歸檔方案編制工作。2021 年4 月，發票智能管理平臺啟動開發工作，按照事前預設情況穩步推進線上電子發票建設工作。2021 年5 月，項目專項組組織各業務經辦崗關鍵報賬人員開展電子發票電子化報銷、入賬、歸檔試點等工作安排的宣貫與培訓，對業務部門提出報銷制度規范要求，業務人員在使用財務管理信息系統報賬平臺報賬時必須上傳增值稅電子發票原件，財務核算人員在審核報銷附件時必須檢驗報銷流程傳遞中的增值稅電子發票是否為標準原件，為開展增值稅電子發票試點工作奠定堅實基礎，邁好開局第一步。2021 年6 月，完成發票智能管理平臺研發成果交付，實現全網區正式上線，業務涵蓋企業本部與9 家縣區單位及其工會財務管理，制作并發布簡潔明了的《發票智能管理平臺操作手冊》。2021 年7 月，嚴格按照電子發票電子化報銷、入賬、歸檔工作方案部署，通過發票智能管理平臺，對增值稅結算業務中的增值稅電子發票原件或紙質版增值稅發票掃描件，在報賬環節前端，由業務部門進行發票的合規、合法性校驗，為增值稅電子發票按國家檔案局要求歸檔積累存儲有效數據。2021 年9 月，接受省稅務局、財政廳、檔案局驗收前現場指導，完成試點項目驗收工作匯報初稿。2021 年10 月，“一種基于發票采集系統的發票校驗方法”獲得國家知識產權局專利申請受理；參加電子發票電子化報銷、入賬、歸檔試點驗收會。2021年11 月，接受省財政廳、檔案局、商務廳、稅務局、市檔案局電子發票電子化報銷、入賬、歸檔試點正式驗收；獲國家版權局頒發的“發票智能管理平臺”著作權。

四、推進電子發票應用的保障措施

（一）奠定組織基礎

在各層級的大力關心與支持下，成立項目專項組，部門主任直接領導電子發票電子化報銷、入賬、歸檔試點項目專項組，專項組成員主要包括部門各科室的業務骨干和技術骨干。

（二）建立制度保障

在發票智能管理平臺正式應用與實施之前，按照科室2021 年年度工作計劃時間節點要求，基于更大程度減少基層人員報賬紙質資料傳遞工作量，為職工提供更高效、更便捷的報銷服務，讓職工“少跑路”，進一步夯實原始附件電子審核方式，將電子發票原件審核及紙質原始附件電子版掃描件（影印版）審核納入報銷業務標準化審核機制，從制證到一審，再到二審，總結、提煉、明晰會計憑證審核側重點，形成審核側重點劃分表，力爭最大限度提高報賬工作單據傳遞、審批效率與質量，確保審核事項無遺漏、全閉環。

結合部門精益化管理要求及部門“財務運營重點事項通報”機制，把業務部門未第一時間將增值稅電子發票原件上傳至報銷流程作為報賬問題，及時向各業務部門進行正式通報提醒，督促業務部門在提升費用報銷質量的同時，確保每一筆涉及增值稅電子發票結算的業務上傳至財務管理信息系統報銷流程的附件務必為符合電子發票電子化報銷、入賬、歸檔要求的標準的電子版原件。

五、建設數字財務之推進電子發票的建設成果

（一）解決了較為突出的痛點、難點

通過建設發票智能管理平臺，將事后檢查轉為事前監督，解決電子發票驗真效率低、查重難度大、審核無記錄等問題；系統自動監控歷史發票狀態，及時獲取發票異常信息，實現自動預警，規避涉稅風險。

發票智能管理平臺對每張增值稅發票進行報銷狀態標記，準確記錄每張發票的報銷時間、報銷人員，規避發票重復報銷風險；發票智能管理平臺自動識別報銷發票類別，當遇到電子發票時，自動完成電子簽章驗證工作，確保報銷電子發票為符合國家檔案局歸檔要求的原件；發票智能管理平臺每天更新歷史發票狀態，及時獲取異常發票信息，實現自動預警，便于相關人員第一時間聯系供應商解決發票事宜。

（二）取得了一定的經濟、社會效益

一是經濟效益，實現了以下幾點。

第一，報銷更便捷。實現增值稅發票，包括電子發票和傳統紙質發票的報銷、入賬、歸檔的科學合理性流程優化，充分借助信息系統實現對進項增值稅發票的事前、事中、事后全過程管控，完全實現利用信息技術手段代替原始手工作業校驗發票真偽、合規合法性—由系統批量校驗代替業務人員或財務人員手動逐張校驗，顯著提高費用報銷審核效率與質量。

第二，歸檔更高效。電子發票替代了紙質發票，提高了檔案管理的業務規范化、管理信息化、資源集約化、服務知識化，助力構建具有企業特色的數字檔案管理系統，全面支撐業務管理，提升檔案信息化管理水平。

第三，理念更環保。切實提升財務管理和會計檔案管理電子化水平，為后續實現費用報銷、會計檔案管理全面電子化、無紙化，植入理念、培養習慣，促進降低人工傳遞紙質報銷單據的相應成本（郵寄費、路費等），節約打印紙質報賬單據的紙張費、打印耗材費，減少保管紙質會計檔案資料的人工保管費及相應的整理、查閱費用，推動綠色、低碳、節能、環保。

第四，傳遞更快速。業務部門報銷崗通過郵件、微信、APP、短信等渠道，從銷售方查詢并獲取增值稅電子發票原始文件，電子單據傳輸渠道多元化、效率高、流程可控，減少人工傳遞紙質報銷單據時間，提升報賬效率，降低管理成本。

第五，運營更智慧。以試點工作為契機，在制定完善本企業電子發票電子化報銷、入賬、歸檔管理制度及標準規范的同時，切實做到充分利用信息化手段提升報銷業務的工作效率與服務質量，打破稅務數據與會計系統的壁壘，在業務前端保障發票信息質量，做好源端數據質量管控，推動發票數字技術與業務創新深度融合，建設企業“發票數據池”，完善單位數據資源，實現財務數據“一處產生，多處應用”，旨在徹底改變財務傳統管理模式，為建設數字企業貢獻財務力量。

二是社會效益。扎實推進國家戰略科技力量建設，立足實際，以高質量創新推進高質量發展，創新作為支撐“強省會”的第一動力，積極配合政府深入實施大數據戰略行動，是企業未來發展的一項重大任務。電子發票電子化報銷、入賬、歸檔試點是提升企業會計與檔案管理數字化水平的一項重要舉措，推進電子發票應用的社會化協同，形成了可復制、可推廣的做法和典型經驗，實現“數據驅動創新、創新驅動發展”，支持電子商務、電子政務發展，擴大全社會數字化水平，助力數字化強國。

六、建設數字財務之推進電子發票的未來展望

結合年度重點工作任務及實際工作需要，制訂“發票智慧管理向數字財務迭代”工作計劃，各科室積極參與平臺優化工作，集思廣益聚焦財務部門與業務部門之間存在的管理難點，推動業財數字技術創新深度融合，以平臺能力再提升、應用成效新突破為目標，進一步加強智能管理平臺應用場景拓展、推廣，以實現報賬工作全面電子化、無紙化為目標，深度研究相關政策要求，結合電子簽名、電子簽章、單據電子化、發票池等關鍵技術，計劃運用認證中心（CA）認證、區塊鏈、人證核驗等信息技術實現內部結算單據電子化，旨在打造既滿足企業原本要求，又有先進特色的財務管理信息系統新模式，為建設數字財務貢獻力量。

結 語

綜上，數字財務是未來財務的主要發展方向，得益于現代信息技術，諸多經濟主體的智能化辦公理念越發明顯，本文論述的電子發票終將成為數字財務中的主要建設內容。本文簡單介紹了電子發票建設中的難點，如驗真效率低、歸檔管理不規范等，也從平臺設置、角色設定及發票校驗等角度羅列了具體做法。但不同經濟主體的經營內容和發展規模不同，其在電子發票推進中的側重點也有所不同，故而在推廣電子發票時還需結合實際情況多加考慮。