基于PDCA循環(huán)模型的檔案管理模式探索

文/王琳

本文從PDCA 循環(huán)模型的運(yùn)行機(jī)制和檔案管理的現(xiàn)實(shí)需求入手，分析了PDCA 循環(huán)模型應(yīng)用于檔案管理中的可行性，并基于PDCA 循環(huán)中計(jì)劃、實(shí)施、檢查、處理四個(gè)環(huán)節(jié)提出檔案管理的路徑和方法，以期對檔案管理工作的改進(jìn)和提升提供有益參考

一、PDCA循環(huán)模型運(yùn)行的機(jī)制

PDCA循環(huán)是基于計(jì)劃（P）、實(shí)施(D)、檢查(C)和處理(A)四項(xiàng)流程所采取的階梯式上升的無限循環(huán)過程，PDCA 循環(huán)模型從本質(zhì)來說，是一種基于過程管理的質(zhì)量控制手段。在收集資料、分析和確立目標(biāo)的基礎(chǔ)上制定實(shí)施計(jì)劃，進(jìn)而執(zhí)行計(jì)劃，以目標(biāo)執(zhí)行的完成情況來調(diào)整和修正目標(biāo)，以此不斷地解決問題，持續(xù)推動(dòng)質(zhì)量提升。目前，PDCA 循環(huán)模型在企業(yè)管理體系中已經(jīng)運(yùn)用得非常成熟并取得了良好的成效。

結(jié)合目前檔案管理的現(xiàn)狀來看，無論是在管理機(jī)制建設(shè)方面還是在專業(yè)水平和服務(wù)水平、信息化建設(shè)等方面都與新時(shí)期對檔案工作的要求相比還存在差距，因此需要我們不斷改良工作方法，提升檔案治理水平。在檔案管理中引入質(zhì)量控制理念，借鑒質(zhì)量管理的科學(xué)方法，是積極適應(yīng)現(xiàn)代化管理發(fā)展趨勢的必然選擇。PDCA 循環(huán)模型中所體現(xiàn)的全員參與、過程管理、持續(xù)改進(jìn)的理念對于檔案管理有一定的啟示和借鑒作用。

二、PDCA 循環(huán)模型引入到檔案管理中的可行性

1.現(xiàn)代化檔案管理開始由“管理”向“治理”方向過渡

《檔案法》將“推動(dòng)治理體系和治理能力現(xiàn)代化”納入到檔案治理的目標(biāo)屬性之中，檔案管理不單純是對“文件”管理，檔案管理的對象已經(jīng)由管“物”向管“人”的方向過渡，檔案工作的內(nèi)容已經(jīng)由文件收集整理延展到檔案信息資源共建共享、檔案開發(fā)與利用、檔案服務(wù)互聯(lián)互通、檔案數(shù)據(jù)治理等方方面面，傳統(tǒng)觀念下的管理理念已經(jīng)不適應(yīng)檔案治理現(xiàn)代化的要求。運(yùn)用科學(xué)有效的治理模式，可以有效整合優(yōu)勢資源。通過建立標(biāo)準(zhǔn)化的管理流程，可以實(shí)現(xiàn)檔案信息資源集成和服務(wù)效果最大化，推動(dòng)檔案治理的現(xiàn)代化進(jìn)程。

2.現(xiàn)代化檔案管理與質(zhì)量管理都強(qiáng)調(diào)要做好前端控制

目前，檔案管理越來越強(qiáng)調(diào)全周期管理，要求檔案管理者變被動(dòng)為主動(dòng)，由終端管理向前端管理轉(zhuǎn)移，強(qiáng)調(diào)要提前干預(yù)和介入。PDCA循環(huán)模型也要求要提前進(jìn)行預(yù)判，有針對性地開展行動(dòng)，以減少在執(zhí)行過程中產(chǎn)生偏差和問題。基于PDCA質(zhì)量控制下的檔案管理就是要加強(qiáng)對檔案工作的前端控制，在全面計(jì)劃和充足準(zhǔn)備的基礎(chǔ)上開展工作，并加強(qiáng)過程管理，對于過程中出現(xiàn)的偏差和問題要進(jìn)行及時(shí)反饋并糾正，糾正的結(jié)果又再次納入到計(jì)劃和準(zhǔn)備工作中，以此來實(shí)現(xiàn)持續(xù)改進(jìn)、提高質(zhì)量的效果。

3.現(xiàn)代化檔案管理與質(zhì)量管理的最終目的都是基于用戶需求的滿足

現(xiàn)代化管理的核心理念即是用戶滿意，強(qiáng)調(diào)以客戶為中心。如果長期只在檔案館、資料室里談檔案，檔案工作必然會與社會發(fā)展脫節(jié)。檔案工作的目的是為了利用，用戶的需求應(yīng)當(dāng)是檔案工作的出發(fā)點(diǎn)，用戶的滿意度則應(yīng)當(dāng)是檔案工作的落腳點(diǎn)。檔案工作過程中，必須堅(jiān)持以用戶需求為導(dǎo)向，對業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)和流程進(jìn)行優(yōu)化。同時(shí)，還要在推進(jìn)檔案服務(wù)創(chuàng)新方面發(fā)力，根據(jù)用戶的需求類型進(jìn)行資源合理整合與配置，進(jìn)行指向性、個(gè)性化設(shè)計(jì)，增強(qiáng)與用戶之間的交互體驗(yàn)，節(jié)約用戶的時(shí)間成本，從而提升檔案信息服務(wù)的效率。

三、基于PDCA 循環(huán)模型的檔案管理工作模式

（一）計(jì)劃（Plan）——明確管理現(xiàn)狀和發(fā)展方向

1.對檔案管理現(xiàn)狀進(jìn)行分析。對上一階段檔案管理情況進(jìn)行調(diào)研，全面掌握現(xiàn)存檔案的管理情況，評估檔案質(zhì)量，對當(dāng)前存在的問題進(jìn)行查擺，分析產(chǎn)生問題的主要原因和影響因素，為檔案工作開展全面規(guī)劃提供支撐。

2.制定檔案事業(yè)發(fā)展的長期規(guī)劃和年度計(jì)劃。結(jié)合檔案事業(yè)發(fā)展的現(xiàn)狀、發(fā)展的現(xiàn)實(shí)需要、用戶的需求等情況，確立檔案事業(yè)發(fā)展的中長期規(guī)劃，主要包括：要實(shí)現(xiàn)的目標(biāo)、需要完成的任務(wù)、保障措施等等。對目標(biāo)和任務(wù)進(jìn)行分解，形成年度工作計(jì)劃，確立檔案管理的關(guān)鍵環(huán)節(jié)和重點(diǎn)領(lǐng)域，積極策劃檔案活動(dòng)，保證檔案工作與業(yè)務(wù)活動(dòng)全程密切聯(lián)系。同時(shí)，對檔案的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、人員隊(duì)伍能力建設(shè)、信息化建設(shè)、經(jīng)費(fèi)保障等基礎(chǔ)工作進(jìn)行規(guī)劃。

（二）實(shí)施（Do）——優(yōu)化管理制度和操作流程

1.健全檔案管理制度。檔案管理制度是檔案工作人員進(jìn)行檔案管理的具體行動(dòng)指導(dǎo)和業(yè)務(wù)執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)，是開展檔案管理工作的依據(jù)和運(yùn)行標(biāo)準(zhǔn)。在執(zhí)行中需要結(jié)合質(zhì)量控制的具體要求，針對不同的檔案管理部門、檔案門類、檔案管理的環(huán)節(jié)都應(yīng)當(dāng)建立相應(yīng)的管理制度，完善管理辦法，明確考核體系。

2.優(yōu)化檔案管理流程。一是要明確基礎(chǔ)環(huán)節(jié)流程。要從收集歸檔、整理保管、鑒定及借閱利用等檔案管理的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)入手，構(gòu)建邏輯合理、環(huán)節(jié)嚴(yán)密的工作流程，使工作更加精細(xì)化。二是要明確檔案管理崗位履職流程。要明確重點(diǎn)崗位的職責(zé)內(nèi)容和層級管理權(quán)限，保證檔案管理人員能夠各司其職，不越位、不缺位。三是要明確檔案管理權(quán)限和審批流程。明確檔案的公開與保密的范圍，實(shí)現(xiàn)檔案管理的法治化。

3.規(guī)范檔案操作流程。目前針對檔案的形成與收集、整理與歸檔、保管與保護(hù)、鑒定與銷毀、利用與開發(fā)、統(tǒng)計(jì)與移交的重點(diǎn)環(huán)節(jié)操作要求都進(jìn)行了規(guī)定，檔案管理部門要根據(jù)已出臺的相關(guān)規(guī)定和細(xì)則，制定符合本單位檔案管理實(shí)際的操作流程，從檔案資料的篩選、裝訂、編號、歸檔立卷、全宗管理到檔案的檢索登記、借閱利用、歸檔反饋等都應(yīng)當(dāng)形成規(guī)范化的操作流程。

（三）檢查(Check）——構(gòu)建檔案管理績效評價(jià)體系

1.明確檔案管理績效評價(jià)主體。檔案管理績效評價(jià)的主體應(yīng)主要包括管理者、用戶和業(yè)務(wù)考核評價(jià)機(jī)構(gòu)三個(gè)部分：管理者是檔案資源建設(shè)的直接參與者，可以依據(jù)檔案管理制度、管理流程及操作流程執(zhí)行情況，對檔案工作質(zhì)量進(jìn)行回顧檢查和自我評價(jià)，尋找工作中存在的差距和不足；用戶評價(jià)是檔案管理績效評價(jià)的最重要主體，用戶評價(jià)主要基于需求是否得到滿足、過程是否滿意等方面。同時(shí)，可以引入第三方評價(jià)機(jī)構(gòu)，通過搭建績效評價(jià)的指標(biāo)體系，對指標(biāo)完成情況進(jìn)行賦分和測算，以此實(shí)現(xiàn)檔案管理質(zhì)量控制的目的。

2.明確績效評價(jià)的主要內(nèi)容。影響檔案管理績效的指標(biāo)眾多，如何科學(xué)制定績效評價(jià)體系是衡量PDCA 循環(huán)運(yùn)行質(zhì)量的關(guān)鍵。由于檔案管理的類型、層次不同，無法構(gòu)建一以貫之的績效評價(jià)指標(biāo)體系。基于質(zhì)量管理手段下的績效評價(jià)，應(yīng)當(dāng)突出結(jié)果導(dǎo)向和效率導(dǎo)向。首先，應(yīng)當(dāng)突出檔案資源的實(shí)用性，主要看收集的資料能否及時(shí)準(zhǔn)確地反映業(yè)務(wù)開展情況并為業(yè)務(wù)活動(dòng)提供服務(wù)。檔案的實(shí)用性可以通過對查找率、借閱率、參考或采納、引用的頻次等進(jìn)行評價(jià)。其次，應(yīng)當(dāng)突出完整性，這主要基于檔案存量和系統(tǒng)性的要求，一份不完整的檔案資料在借鑒和利用價(jià)值上就會大打折扣。檔案的門類、數(shù)量等都是衡量檔案是否完整的有效指標(biāo)。最后，要突出高效性。要建立完善的利用體系，幫助用戶能夠快速、準(zhǔn)確地完成檢索、查閱和參考利用的現(xiàn)實(shí)需求。可以通過對資源的更新速度、資源的精準(zhǔn)程度、查詢的速度等進(jìn)行評價(jià)。

（四）行動(dòng)（Action）—構(gòu)建監(jiān)督考核與反饋體系

行動(dòng)階段是PDCA 循環(huán)的最后一個(gè)環(huán)節(jié)，也是保證質(zhì)量持續(xù)改進(jìn)提升的重要環(huán)節(jié)，要求對檢查出來的問題和不足進(jìn)行總結(jié)，對于已經(jīng)完成的任務(wù)且效果理想的要及時(shí)進(jìn)行歸納，形成規(guī)范。對于未完成的任務(wù)，要及時(shí)進(jìn)行調(diào)整修訂。要構(gòu)建監(jiān)督考核工作常態(tài)化機(jī)制，堅(jiān)持開展經(jīng)常性的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，跟蹤檔案管理各個(gè)環(huán)節(jié)的任務(wù)完成進(jìn)度和效果，定期進(jìn)行審核反饋，對于已形成的有效經(jīng)驗(yàn)措施和方法，應(yīng)及時(shí)確定為標(biāo)準(zhǔn)化的制度流程，進(jìn)行推廣利用；對于遺留的問題，要及時(shí)進(jìn)行診斷分析，查找問題并提出整改措施和方案，進(jìn)入到檔案管理的下一個(gè)循環(huán)中，為新一階段的循環(huán)指明方向。

客觀實(shí)踐表明，PDCA 模型作為一種有效的管理手段和方法，引入到檔案管理工作中，值得我們結(jié)合現(xiàn)實(shí)情況進(jìn)行不斷探究和摸索。該方法把檔案管理置于一個(gè)不斷糾正和無限循環(huán)提升的環(huán)境中，通過提供信息反饋并克服解決問題的方法，推動(dòng)檔案管理朝著科學(xué)化、系統(tǒng)化、規(guī)范化的方向邁進(jìn)。作為檔案管理部門和檔案工作者，要進(jìn)一步創(chuàng)新管理理念、思維模式，吸納和引進(jìn)新方法，以適應(yīng)新形勢下對檔案工作提出的新任務(wù)、新要求。