試論檔案數字化工程建設的若干問題

文/莊茜

本文試論企業檔案數字化建設的相關問題，無疑會對檔案數字化建設給以有益的參考與助推作用，值得同行業者給予關注

檔案數字化作為一個新的時代課題，需要厘清幾個基本問題：什么是檔案數字化?檔案怎樣數字化?檔案如何數字化?要弄清上述問題，需要從信息化、數字化、智能化的角度，研究、探討和處理檔案數字化的基礎性課題，以促進檔案數字化工程在系統性管理、規?；鲩L以及動態化循環等方向的全面發展。

一、檔案與數字化概述

檔案是機關團體、企業單位開展各類業務活動直接形成的原始信息和原始憑證，也是其核心的信息資源及重要資產?！吨腥A人民共和國檔案法》對檔案的基本含義解釋為：“檔案是指過去和現在的國家機構、社會組織以及個人從事政治、經濟、科學、技術、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄?！睓n案傳輸借助的媒介各式各樣，一方面通過記錄形式辨別差異，例如文字刻鑄、圖表繪制、聲像攝錄等；另一方面通過直讀、機讀等閱讀方式表達，還可以利用載體形式的不同特征進行傳輸，例如在竹木、紙張、布帛、金屬片等載體表面記錄信息。

隨著社會科學技術逐步發展與提高，檔案的內容、類型、形態、載體也隨之不斷演變。國內外的檔案經歷類似的演變階段，即從最開始以自然物作為記載材料，隨后演變為以紙張為記載材料，后來演變為光盤電子數據等各類新型記載材料為主的檔案。

數字化是通過新型數字技術將不同信息轉換為數字信息，并借助數字科技打造數字管理體系，生成相應的數據資產。數字化的本質在于加速資源整合，利用互聯網、大數據、人工智能等技術信息系統、傳感器、機器視覺等技術將物理世界中的數據進行轉換，統一處置、研判實現合理高效的利用價值。

檔案的數字化，是將紙質檔案文件利用技術手段轉化為能夠保存在光盤或檔案管理系統內，并可以在計算機系統內廣泛應用的數字圖像、視頻的加工過程。伴隨著計算機技術、掃描技術、數據庫技術以及存儲技術等各類技術運用的更新迭代，誕生了一種全新的檔案信息業態，它通過將不同載體的檔案資料以互聯網形式連接將其轉換為數字信息，通過數字化模式進行留存，運用計算機系統加以集中處置，在有序結構的檔案數據庫內精確、高效地實現數據共享。

二、檔案數字化建設的必要性

作為數字檔案建設的基本工作，檔案數字化憑借高新技術將傳統載體的檔案信息整合成為數字檔案，在不同層次的網絡領域內利用計算機開展相關工作。對于搜索、查閱電子檔案等諸如此類的日常應用，無論是管理水平還是安全性能均有大幅度提升，同時強化了檔案業務部門的服務水平和工作效率。檔案作為原生信息資源的數字化建設是順應潮流發展的新措施，更是順應時代更迭的新需求，其發展前景與長遠規劃意義深遠。

通過檔案信息管理的方式，將檔案內容進行分類，分析研判后設計檢索與編目的方式，并進行數字化儲存等以供查閱與咨詢，可提供高效安全的檔案信息全套服務。因此，當下的信息化檔案管理呈現出它獨特且創新的后天優勢，同步展現了優越的核心競爭力。

1.檔案數字化建設強化安全

在實際使用中，由于自然災害等不可抗力和人為因素，導致檔案出現了不可逆的損毀、丟失、篡改等現象，但通過先進技術手段把傳統載體的檔案變更為數字化電子檔案后，檔案的使用無疑將變得更為安全。特別是對于歷史久遠的檔案資料，通過數字化的管理與復制備份，兼具安全與實用雙重性能。

2.檔案數字化建設降低成本

以手工作業為主的傳統檔案管理，憑借粗放型模式，即增加人員經費的方式進行管理，致使人力、物力管理成本明顯上升。通過數字化管理檔案將原本紙質媒介的文件記錄對象變成機讀檔案，不但節省了經費和占地空間，并且檢索便捷，減少復印檔案導致的不必要的浪費，有利于提高經濟效益與社會效益。

3.檔案數字化建設提高效率

眾所周知，傳統的檔案庫用以保管文件實體，而現在的數字化檔案豐富了職能屬性，成為電子信息的交互中心。通過數字化檔案管理，一方面完成高效率的歸檔流程，通過新手段、新技術的應用，使檔案檢索變得更加簡便快捷，不受時空約束的同時為業務發展與研究決策提供了更為高效的支持。

三、全方位助推檔案數字化工程建設

檔案數字化工程建設是一項系統工程，涉及體制機制、保障體系、基礎設施、應用系統、數字資源以及人才建設等諸多領域的要素。各種要素之間相互促進，相輔相成。要加快實現檔案數字化，就必須全方位多維度地推進檔案數字化工程建設。

1.調整健全體制規制

首先要從管理體制著手，逐步形成與檔案、信息、技術類部門合作的方式，形成各業務部門的聯合管理與共建模式。按照數字檔案建設的各項要求，以轉型創新為主導，調整并健全數字檔案管理制度系統。要針對數字檔案管理、利用、安全保障等方面建立健全各項規章制度，制定電子文件管理流程，修訂完善檔案工作流程和電子文件歸檔范圍，明確具體要求，合理設置查找權限，確保檔案安全有序以及科學化管理。

2.構建數字化檔案室

信息數字檔案室不是傳統意義上的存放管場所，它要成為信息集控中心，既要有客觀的基礎條件又要有一定的技術支撐。根據數字檔案室基本網絡結構、主要技術流程以及軟硬件設備配置基本要求，建立符合未來特定時期數字檔案管理特點、適應數字檔案室各種管理工作和業務需要的基礎設施，為數字檔案提供物質保障。完成數字檔案室的籌劃與建設，需要符合相應的規范性文件要求，根據最新版本的《電子文件管理系統通用功能要求》規定，集成管理不同類別的數字檔案資源，通過登記、分類、編目、存儲、統計、移交、用戶管理等基礎功能，實現電子文件的規范性，提供安全可靠的保障。

3.配置先進系統設施

檔案信息化工程建設是集強大功能于一身的技術應用系統，確保檔案管理能夠在不同業務領域實現安全性能與常規功能的契合，展示性能優秀與高效便捷的成果。技術應用系統是數字檔案構建的關鍵環節。傳統檔案管理例如目錄數據、數字化圖像管理等，主要根據輔助紙質檔案以及數字化副本管理工作的需要進行設置，管理的對象功能相對簡單。數字檔案應用系統要與辦公自動化、互聯網、人工智能系統相銜接才能有效實現電子文件歸檔與管理工作。數字應用系統建設內容多樣、搜索高效、管理嚴格，其成果展示不論在效率抑或是質量方面，均有目共睹。

4.開發信息資源集成

檔案信息資源建設至關重要，是檔案信息化工程建設的根本與信息來源。作為基礎與核心，檔案信息資源建設主要包括館藏檔案的數字化和電子文件的收集與應用。

檔案信息的資源采集強調程序規范，在開發信息資源集成的過程中，要嚴格評估程序合規和技術規范，要積極發揮主觀能動性，在合法合規的前提下有序開展。全方位推進電子歸檔與檔案管理，認真做好數字檔案資源集成，確保數字檔案資源的完整性、真實性、安全性和實用性，以此滿足不同信息的共享需求。

5.狠抓人才業務培訓

人能盡其才則百事興，檔案數字化信息建設面臨著人才缺失的現狀。與其他行業相比，數字檔案建設領域所需人才大多為專業復合型人才。高標準的度量與篩選之下，擅長檔案業務又掌握信息技術的專業人才往往數量稀少，可能大量出現“引得進，留不住”或者“培養緩慢，流失嚴重”的局面。面對深化改革新形勢、創新發展新要求、高質量建設新挑戰，通過培養人才與吸引人才雙管齊下，為數字檔案的建設與運營壯大人才隊伍規模，全面提升檔案人才隊伍專業技能，為數字檔案建設工作提供充分可靠的人力資源保障。