轉企改制中國有文化企業人事檔案管理現狀及對策探究

文/周曦娟

一、改制文化企業人事檔案管理工作現狀及原因分析

改制前的經營性文化事業單位實行“事業性質、企業化管理”，資源配置行政化，傳統的人事檔案管理模式由來已久，而轉企改制的過程循序漸進，人事檔案工作同樣面臨著檢閱和變革。在褪去“事業”外殼、建立現代化企業制度的過程中，國有文化企業人事檔案管理現狀和弊端如下：

1.人事檔案管理陳舊落后，硬件條件參差不齊

人事檔案是記載個人主要經歷、政治面貌、品德作風等人生軌跡的文件材料。人事檔案工作既是人事工作的重要組成部分，也是檔案工作的一個方面，是辦公室最基礎的工作之一，這項工作往往為被動的收集整理，沒有立竿見影的成績因此不被重視。改制前，部分經營性文化事業單位檔案管理制度不完善，沒有針對人事檔案管理制定相關細則，更沒有人事檔案查(借)閱登記審批等程序，有些單位甚至沒有獨立的檔案室，辦公、整理、閱檔同為一室。日常除了歸入事業單位工作人員年度考核登記表、工資變動審批表等基本材料外，如無干部動議、考察、加入黨派及人事調動、傳遞等利用需求，人事檔案往往沉睡在檔案柜中，憑借檔案管理人員的認知和經驗進行管理，方式單一。改制后的文化企業迫切需要從制度、硬件和專業人才建設等方面著手，全面加強人事檔案管理工作。

在當前深入推進文化體制改革的進程中，轉企改制的經營性文化單位從傳統的事業體制逐漸轉變為具有真正意義上的市場主體。體制機制的轉變給國有文化企業法人治理結構、產權制度、組織形式以及經營管理等方面帶來了重大變革，也為人事檔案管理帶來了新課題

2.入檔資料不齊全，缺失內容未做補充完善

人事檔案主要收存個人履歷、自傳、鑒定(考評)、政治歷史、入團入黨、獎勵、處分、任免、工資等有關文件材料，用歷史資料印證個人全貌，是個人信息的儲存庫。人事檔案具有動態性，立卷后應當隨時做好新材料的延續收集，才能保證人事檔案的全面性。改制前，經營性文化事業單位工作人員基本由國家統招統分或通過人社部門統一招聘考試錄用到用人單位，檔隨人走，由用人單位保管。對照人事檔案收集歸檔的具體類別，檔案資料都會有不同的缺失，有的對“三齡兩歷一身份”的認定欠清晰準確。如果檔案管理人員沒有及時運用專業知識進行查漏、鑒別和補充，就會在人才選拔、退休手續審批等方面影響人事檔案的利用，影響個人切身利益。因此，檔案接收后應嚴格依據政策和相關標準完成查閱審核，對發現的問題及時進行登記、調查核實和認定審定，才能為干部資源配置和組織人事工作提供精準高效的檔案服務。

3.存在人檔分離現象，不能完整體現人員流動的檔案全貌

改制的目的是大力發展文化生產力、培育合格的文化市場主體，激發文化創造活力。改制后的文化企業勞動關系形式呈現靈活性、多樣性，為企業發展注入了活力，也為組織人事檔案工作的規范和嚴謹提出了新要求。一方面，部分保留事業身份的職工停薪留職外出發展，謀職期間沒有形成反映工作考核、獎懲的材料，或外出階段形成有符合歸檔標準的材料但未及時收集、接轉并入個人檔案；另一方面，改制后的文化企業自主招聘新工簽訂勞動合同從事文化產業經營工作，但未辦理轉存個人檔案，勞動合同、年度工作考核、社保繳納等材料不能及時入檔。不僅文化企業人事錄用欠缺檔案審核環節，不能客觀了解新工，而且新工維護個人檔案完整的權益也得不到保障。以上兩個方面，都會出現階段性從業材料斷檔現象，不能體現人事檔案的完整性。

二、提升改制文化企業人事檔案管理水平的舉措

從經營性文化事業單位到國有文化企業的質變過程中，構建適應現代化企業管理制度的人力資源管理體系、提升人事檔案管理水平既關鍵又緊迫，可通過以下思路和舉措來應對：

1.高度重視人事檔案管理工作，積極培養檔案管理專業人才

面對市場經濟的大潮，國有文化企業要進一步提升市場創造力和競爭力，首先要建立健全人才引進、交流和流動機制，高度重視和培養檔案管理專業人才是關鍵。人事檔案管理人員不僅要政治素質高、敢于堅持原則、嚴守工作紀律，還要忠于職守、甘于清貧、樂于奉獻，而且尚需具備一定的計算機、掃描儀等信息設備操作技能。企業要關心和支持檔案管理人員積極參加檔案業務培訓，推動落實《干部人事檔案工作條例》《干部人事檔案材料收集歸檔規定》等法律法規,按照檔案標準和規范整理好、利用好人事檔案，優化人力資源配置，提高管檔治檔水平，為文化企業在培養、選拔、監督管理等方面貢獻檔案力量，從而創新文化企業內部活力，創造出具有市場競爭力的文化產品。

2.加大制度建設和硬件投入，提高檔案工作信息化管理水平

轉企改制是經營性文化事業單位一次脫胎換骨的變革，國有文化企業人力資源管理需從制度層面謀篇布局、系統規劃。要制定有文化特色的人事檔案管理規定，用嚴謹的制度和嚴明的紀律規范檔案“建、管、用”關鍵環節：一是規范內容建設。如實填寫，嚴格審核，保證檔案收集整理及時、內容真實準確、材料齊全規整；二是嚴肅管檔紀律。對人事檔案接收、保管、轉遞等環節，明確制度規定，細化工作要求、亮明紅線警示；三是嚴格利用程序。明確人事檔案查閱利用范圍、要求和程序，進一步發揮人事檔案自身的價值。目前，改制文化企業人事檔案管理仍以紙質檔案為主，不僅查閱利用效率低，還會影響檔案的壽命。因此，創新人事檔案管理還應加大硬件投入，對接檔案信息化建設和信息資源開發要求，逐步實現人事檔案電子化、數字化，為辯證地評價文化企業人員提供便捷、科學、安全的信息服務。

3.自覺開展人事檔案專項審核，促進人事檔案管理轉型升級

人事檔案專項審核主要是對檔案的真實性與完整性進行全面考核的一種方法。重點審核“三齡兩歷一身份”聘(錄)用手續、獎懲情況、家庭主要成員及重要社會關系等基本信息。按照近年來黨委、政府開展的干部人事檔案專項審核全覆蓋和數字化工作的精神，國有文化企業應自覺落實相關精神，把干部人事檔案專項審核納入檔案管理工作體系，重點關注干部信息是否真實準確、重要原始材料是否完整規范、檔案記載信息是否互相矛盾等，力爭及時發現弄虛作假的情況，促使人事檔案管理更加科學和規范，把人事檔案用“活”，形成全方位監督體系，從而嚴格執行中央干部人事檔案“凡提必審”“凡進必審”“凡轉必審”的要求。改制文化企業要摒棄舊的檔案管理理念，從體制機制、制度建設、保管利用、審核監督等環節全面從嚴規范，推動人事檔案管理轉型升級，為建立有效的法人治理結構和高效的市場化經營機制筑牢人才管理基石。

通過上述分析與研究，隨著深化文化體制改革步伐的加快，改制文化企業應當更為清晰地認識人事檔案是人力資源管理體系中十分重要的資源，只有開創新時代人事檔案管理工作新局面，為文化產業發展提供更好的檔案服務，增強企業的核心競爭力，才能進一步完善市場化經營機制，壯大國有文化實力，推動國有文化企業行穩致遠。