海委檔案工作發(fā)展回顧及對策建議

董 辰，王 凡，劉燕飛

（海河水利委員會信息中心，天津 300170）

在推動海河流域治理建設(shè)波瀾壯闊的歷程中，檔案工作一路相隨，在為黨管檔、為國守史、為民服務(wù)中實現(xiàn)了海委檔案事業(yè)體系的構(gòu)建和成長。深耕蘭臺數(shù)十載，故紙堆里書芳華，一代代海委檔案人緊密圍繞流域經(jīng)濟發(fā)展和水利改革發(fā)展中心工作，以實現(xiàn)“檔案治理規(guī)范化、檔案資源多元化、檔案利用便捷化、檔案管理信息化”為目標，以增強檔案為流域治理管理的服務(wù)支撐功能為主導(dǎo)，把海河流域水利改革發(fā)展保管好、利用好、記錄好、留存好，努力為流域水利高質(zhì)量發(fā)展貢獻檔案力量[1]。

1 理順體制，治理體系逐步優(yōu)化

多年來，水利部海河水利委員會（以下簡稱海委）按照國家及水利部要求，不斷提升依法治檔管檔能力，完善規(guī)章制度體系建設(shè)，以更高的標準在管理模式、工作方法、服務(wù)機制上改革創(chuàng)新。符合流域?qū)嶋H的檔案管理體制和工作機制逐步建立并不斷完善，成為海委檔案事業(yè)發(fā)展的基石和有力保障。

1.1 建立檔案工作管理體制

1980 年海委成立，開啟了海河流域統(tǒng)一管理的新階段，四十多年間海委檔案管理機構(gòu)也幾經(jīng)更迭，從最初由委辦公室歸口管理檔案工作，到1999 年海委水利信息網(wǎng)絡(luò)中心成立下設(shè)檔案室負責(zé)委機關(guān)文書檔案的日常管理工作，再到2004 年抓住機構(gòu)改革和“三定”工作契機成立海河檔案館。委直屬各管理局及所屬二、三級單位均設(shè)有檔案管理部門，海委系統(tǒng)檔案行政管理機構(gòu)覆蓋到各級單位，逐漸形成管理網(wǎng)絡(luò)[2]。海委檔案工作在水利部的關(guān)懷指導(dǎo)和海委黨組的正確領(lǐng)導(dǎo)下，基本確立了統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、自上而下、分級負責(zé)的檔案管理體系，檔案管理工作逐步邁向規(guī)范化、專業(yè)化和科學(xué)化。

1.2 頂層設(shè)計引領(lǐng)事業(yè)發(fā)展

為明確海委檔案事業(yè)發(fā)展的指導(dǎo)思想和工作目標，確立各階段海委檔案事業(yè)建設(shè)的主要任務(wù)和保障措施，檔案專項規(guī)劃編制成為重要抓手。結(jié)合國家檔案事業(yè)5 a規(guī)劃和海河流域水利發(fā)展規(guī)劃，海委于1996年制定了《海委檔案工作“九五”計劃》、2002年印發(fā)了《海委系統(tǒng)檔案工作“十五”計劃》。隨著黨的十八大以來習(xí)近平總書記對檔案工作的關(guān)心重視，以及中辦、國辦《關(guān)于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》等政策規(guī)劃的出臺，海委于2012 年編制《海委檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)化（2013—2020）》、2021 年編制《海委檔案事業(yè)“十四五”發(fā)展規(guī)劃》、2022 年制定《深入貫徹習(xí)近平總書記重要批示精神進一步加強海委檔案工作實施方案》，以頂層設(shè)計的高度和統(tǒng)領(lǐng)全局的視角，引導(dǎo)海委檔案事業(yè)健康快速發(fā)展，不斷提升服務(wù)流域水利高質(zhì)量發(fā)展的能力和水平[3]。

1.3 健全完善規(guī)章制度體系

作為檔案治理規(guī)范化中的關(guān)鍵一環(huán)，海委結(jié)合各個時期國家及水利部對檔案工作的政策法規(guī)要求，不斷制修完善檔案規(guī)章制度，基本建成了以《海河水利委員會檔案工作管理辦法》為中心，由7個委系統(tǒng)層面的制度、9 個委機關(guān)層面的制度、9 個檔案館內(nèi)部制度及若干工程項目專項檔案管理辦法組成的規(guī)章制度體系。其內(nèi)容涵蓋文書、會計、科技、工程項目、電子、音像、照片、涉密、黨組、紀檢監(jiān)察等不同業(yè)務(wù)領(lǐng)域和不同檔案類型，從基本原則和方法措施等角度，嚴格規(guī)范檔案收集、整編、保管、利用、統(tǒng)計、鑒定銷毀等全流程各環(huán)節(jié)的管控，充分發(fā)揮依法治檔管檔能力。

1.4 推進規(guī)范管理提檔升級

以水利檔案工作規(guī)范化管理為抓手，積極推進海委檔案工作規(guī)范化管理進程。2016 年海委機關(guān)獲評“水利檔案工作規(guī)范化管理特級單位”，并于2020 年順利通過復(fù)查。在抓好委機關(guān)規(guī)范化管理建設(shè)的同時，制定實施計劃、逐級部署落實、積極組織協(xié)調(diào)，通過先指導(dǎo)、后評估，督導(dǎo)檢查兩手抓、培訓(xùn)答題雙結(jié)合等方式，以問題為導(dǎo)向完成委屬55家單位的規(guī)范化評估，在流域管理機構(gòu)內(nèi)率先實現(xiàn)規(guī)范化達標全覆蓋，逐步建立起檔案規(guī)范化管理長效化和監(jiān)督指導(dǎo)常態(tài)化機制[4]。

2 規(guī)范管理，檔案資源豐富有序

海委檔案是海委在推動流域水利建設(shè)各項活動中形成的具有歷史價值、科技價值、法律價值、文化價值的歷史記錄。為了全面客觀地留存流域記憶、守護信息資源，多年來海委把資源體系建設(shè)作為首要任務(wù)，通過提前介入和主動服務(wù)等措施，不斷豐富資源結(jié)構(gòu)內(nèi)容性質(zhì)和載體類型。

2.1 加大檔案收集力度

海委檔案工作始終堅持統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理原則，檔案資源建設(shè)的前期工作主要依靠委內(nèi)各部門、單位的收集歸檔和檔案部門的定期接收。海委以歸檔制度建設(shè)為抓手，1992 年出臺《水利部海委關(guān)于機關(guān)檔案保管期限的規(guī)定》，1996 年制定《海委機關(guān)檔案價值鑒定辦法》，2012 年制修《海委文件材料歸檔范圍及保管期限規(guī)定》，同時在會計、科技、工程項目等類型檔案管理辦法中進一步明確歸檔范圍及保管期限，確保反映海河流域水利事業(yè)各方面活動的檔案資源全面收集并及時歸檔。各門類文件材料歸檔工作的責(zé)任主體認真履行歸檔職責(zé)，自建委以來年歸檔量大幅提升，1980—2022 年，歸檔檔案從110卷/件增長至9 529卷/件，多出近86倍。檔案資源內(nèi)容不斷豐富，囊括了流域治理、行政管理、機構(gòu)改革、制度規(guī)劃、財務(wù)管理、干部人事管理、水利工程建設(shè)、信息化建設(shè)等諸多方面。載體形式多樣，分為紙質(zhì)、電子、音視頻、照片、實物、圖紙等。

2.2 加速檔案數(shù)字轉(zhuǎn)型

2007 年，隨著國家檔案局將電子文件管理確定為檔案資源建設(shè)的重點任務(wù)，海委按照國家逐步落實檔案資源存量數(shù)字化、增量電子化的戰(zhàn)略要求，于2008 年率先開展館藏紙質(zhì)檔案的數(shù)字化加工，高站位提前部署推動檔案數(shù)字轉(zhuǎn)型，分7 期基本完成館藏全部文書檔案的數(shù)字化加工和部分重要文件的文字識別，建立了全類型檔案題錄數(shù)據(jù)庫、文書檔案全文庫、重要文件識別庫等多個專題數(shù)據(jù)庫，檔案管理系統(tǒng)現(xiàn)存案卷級信息條目4.4萬條、文件級信息條目20.3 萬條、數(shù)字化電子原文100 萬頁。2015—2017年開展了3 期音像檔案數(shù)字化，完成全部傳統(tǒng)錄像帶的數(shù)字化轉(zhuǎn)換[5]。經(jīng)過十多年人力和資金的持續(xù)投入，海委逐步構(gòu)建了檔案數(shù)字資源體系，保證了信息資源的完整、安全和可用。

3 強化服務(wù)，檔案利用便捷多元

檔案利用是檔案服務(wù)于行政管理、服務(wù)于業(yè)務(wù)工作的重要體現(xiàn)，也是檔案效能的充分發(fā)揮。海委檔案工作積極踐行習(xí)近平總書記“讓歷史說話，用史實發(fā)言”的重要指示精神，縱向挖掘檔案資源深度，橫向拓展編研成果類型，著力發(fā)揮檔案資政育人作用，促進海河水利文化建設(shè)和發(fā)展。

3.1 高效提供檔案利用服務(wù)

海委對各類型檔案實施了有效管理，館藏各類檔案目錄齊全，并編有全宗指南用以整體介紹檔案管理情況，為檔案的便捷利用創(chuàng)造了條件。檔案部門在做好檔案查借閱服務(wù)的基礎(chǔ)上，不斷豐富擴展服務(wù)的內(nèi)容、對象和形式，通過線下與線上相結(jié)合的方式，緊密圍繞海委中心工作，在工程建設(shè)、行政許可、災(zāi)害防御、水資源調(diào)度、巡視巡察、土地確權(quán)、資產(chǎn)清查、編史修志等多項業(yè)務(wù)工作中主動提供決策支持，年平均查閱利用及咨詢服務(wù)總計約5 000 人次、25 000 卷/件次、復(fù)制13 000 頁，在提高工作效率和質(zhì)量上取得顯著成效。

3.2 積極拓展檔案文化宣傳

近年來，海委高度重視檔案編研宣傳工作，借助“國際檔案日”重點宣傳期，精心打造文化宣傳陣地，通過展覽陳列、新媒體宣傳、文創(chuàng)產(chǎn)品制作和檔案館開放日等方式，提高檔案服務(wù)能力、檔案認知程度和檔案整體意識。圍繞海委工作重點和利用需求，不斷提升檔案資源整合和開發(fā)利用水平，在續(xù)編傳統(tǒng)編研成果的基礎(chǔ)上充分利用館藏檔案資源進行檔案編研工作，編制了《海委發(fā)展歷程圖文選粹》《海河流域地圖集》《海委職工科技論文題錄及摘要匯編》《海委預(yù)算項目實施方案匯編》等13 類19 冊編研成果，編著出版《水利檔案工作實務(wù)》。同時，積極配合重要時間節(jié)點和重大紀念活動，創(chuàng)新文化宣傳形式，努力推出有價值、高品位的檔案文化產(chǎn)品，不斷增強檔案文化的傳播力和影響力。

3.3 持續(xù)推動檔案信息化建設(shè)

20、21 世紀之交，信息技術(shù)開始融入各項業(yè)務(wù)工作，海委檔案業(yè)務(wù)的發(fā)展也緊跟時代步伐，以檔案信息化建設(shè)帶動各項檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作，促進檔案事業(yè)邁上新臺階。1999 年，啟動傳統(tǒng)檔案管理模式向現(xiàn)代化檔案管理模式的轉(zhuǎn)變。2004 年，圍繞電子文檔管理、公共數(shù)據(jù)庫建設(shè)等成果應(yīng)用，編寫了《檔案管理系統(tǒng)功能需求報告》。2008 年，建成了以業(yè)務(wù)為基礎(chǔ)、基于水利電子政務(wù)公用平臺、與綜合辦公系統(tǒng)緊密結(jié)合的綜合型檔案管理平臺。2018 年，海委機關(guān)順利通過天津市機關(guān)數(shù)字檔案室測評，獲得“機關(guān)市級數(shù)字檔案室示范單位”榮譽稱號。2022年，經(jīng)過多年在檔案信息化建設(shè)上的實踐與積累，海委基本建成以檔案信息基礎(chǔ)設(shè)施為平臺、檔案信息標準規(guī)范為引領(lǐng)、檔案信息資源建設(shè)為基礎(chǔ)、檔案信息服務(wù)為目的、檔案信息安全為保障的檔案信息化管理體系。按照數(shù)字孿生流域建設(shè)要求，結(jié)合海委電子政務(wù)項目的實施，初步搭建了基于國產(chǎn)化自主可控的綜合檔案管理平臺和工程項目檔案管理平臺，并獲得“電子檔案多層加密平臺”“多全宗分級管理檔案信息平臺”軟件著作權(quán)及相關(guān)科技成果鑒定。正是這一個個里程碑，實現(xiàn)了檔案資源數(shù)字化、生成空間虛擬化、信息利用全員化和檔案管理自動化，有效推動了海委檔案工作不斷走向開放和現(xiàn)代化。

4 筑牢底線，檔案安全穩(wěn)步提升

“安全第一，預(yù)防為主”是海委檔案安全始終堅持的工作方針。加大檔案安全工作人、財、物投入，健全人防、物防、技防相結(jié)合的檔案安全防范體系，是海委檔案管理中常抓不懈的重點工作。

4.1 基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)不斷完善

從早期使用鐵皮五節(jié)柜作為檔案裝具，到使用智能密集架保管檔案，海委檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)也更加注重現(xiàn)代化、自動化和安全性。隨著檔案數(shù)量的逐年增長，為滿足業(yè)務(wù)需求，2008 年9 月，按照國家檔案館建筑標準設(shè)計建設(shè)的海河檔案館樓落成并正式投入使用，檔案專業(yè)用房面積達1 070 m2，其中庫房面積達670 m2，相比最開始的80 m2增長近9 倍。近年來，恒溫恒濕空調(diào)通風(fēng)系統(tǒng)、門禁系統(tǒng)、紅外線監(jiān)測系統(tǒng)、視頻監(jiān)控系統(tǒng)、七氟丙烷氣體滅火系統(tǒng)及服務(wù)器、計算機等各種軟、硬件設(shè)施設(shè)備的配備，為保障海委檔案集中統(tǒng)一管理奠定了堅實基礎(chǔ)。

4.2 安全保管機制逐步提升

在落實檔案實體保管保護基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的基礎(chǔ)上，海委逐步建立健全安全管理機制，深入開展風(fēng)險隱患排查治理，完善安全檢查制度，逐級落實安全主體責(zé)任，建立響應(yīng)迅速、整體聯(lián)動、處置得力的檔案安全應(yīng)急協(xié)調(diào)機制，委托專業(yè)公司對消防安全系統(tǒng)進行巡檢和維護保養(yǎng)，定期開展消防安全演練，增強檔案人員保護檔案、應(yīng)對險情的能力。為進一步確保檔案信息安全，對檔案管理系統(tǒng)存量及增量數(shù)據(jù)采用磁盤、光盤等多種介質(zhì)備份存儲，并與珠委檔案館互為異地備份基地。檔案數(shù)字化加工采用設(shè)置獨立加工室、安裝監(jiān)控攝像頭、嚴格出入庫記錄、簽署保密條款等方式加強安全管控。實體安全與信息安全齊抓共建，確保檔案萬無一失。

5 新時期海委檔案工作發(fā)展對策建議

進入新發(fā)展階段，海委檔案工作要以習(xí)近平總書記關(guān)于做好新時代檔案工作的重要批示精神為根本遵循，以“走向依法治理、走向開放、走向現(xiàn)代化”和“四個好”“兩個服務(wù)”為引領(lǐng)，堅守“為黨管檔、為國守史、為民服務(wù)”的職責(zé)使命，在服務(wù)海河流域水利高質(zhì)量發(fā)展大局中，適應(yīng)信息化社會要求，圍繞海河水利發(fā)展需要，開拓創(chuàng)新，積極作為，努力提高檔案收集、管理、利用和服務(wù)能力。為此，應(yīng)做好以下4個方面工作。

5.1 檔案治理更加規(guī)范

切實加強黨對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，發(fā)揮黨管檔案制度優(yōu)勢，建立健全由分管領(lǐng)導(dǎo)、檔案部門、業(yè)務(wù)部門共同組成、運轉(zhuǎn)高效的檔案工作管理網(wǎng)絡(luò)，確保分工明確、各司其職，密切配合、執(zhí)行有力，打造“人人需要檔案、人人支持檔案”的事業(yè)發(fā)展環(huán)境。依托高等院校、科研機構(gòu)、知名企業(yè)等探索建立檔案事業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略智庫，提升檔案學(xué)理支持和智力支撐能力。提升依法管檔治檔能力，建立檔案監(jiān)督檢查長效化管理機制，創(chuàng)新檔案業(yè)務(wù)監(jiān)督指導(dǎo)方式，建立檔案數(shù)字治理新模式，研究開發(fā)檔案監(jiān)督檢查、規(guī)范化管理評估、水利工程檔案驗收等相關(guān)業(yè)務(wù)的動態(tài)化管理系統(tǒng)，推進檔案業(yè)務(wù)在線監(jiān)督指導(dǎo)，提升檔案治理網(wǎng)絡(luò)化、智能化、精細化水平。

5.2 檔案資源更加優(yōu)化

數(shù)字世界中，人類記錄社會生活的能力超速增長，越來越多的事物以數(shù)字方式全量、全程、全要素記錄儲存，具有檔案價值的信息日益泛在化，檔案和檔案保管的概念都需要更新拓展。在突破了存儲空間對于檔案業(yè)務(wù)的局限后，檔案資源收集將從“選時代”迎來“全時代”。為此，必須積極推動檔案工作與其他工作同規(guī)劃、同部署、同落實，全方位收集反映推動新階段水利高質(zhì)量發(fā)展各項工作形成的各類檔案材料，著力健全重大活動、突發(fā)事件應(yīng)急處置檔案管理機制，圍繞海委重點中心工作，建立專題檔案數(shù)據(jù)庫。同時，著力推進在各類新建的水利智能業(yè)務(wù)應(yīng)用中同步規(guī)劃、同步實施電子文件歸檔功能，及時收集整合數(shù)字孿生流域建設(shè)產(chǎn)生的海量數(shù)據(jù)資源，加快完成檔案資源數(shù)字轉(zhuǎn)型，逐步建立以檔案數(shù)字資源為主導(dǎo)的檔案資源體系，搭建工程記憶和流域文化相結(jié)合的信息資源匯聚平臺，多維系統(tǒng)立體展現(xiàn)館藏檔案資源。

5.3 檔案利用更加開放

開展信息資源管理，通過數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)，將檔案的潛在價值和潛在用戶以及用戶的潛在需求挖掘出來，從而大大提高檔案的價值。進一步規(guī)范和簡化檔案利用程序，積極推進互聯(lián)網(wǎng)和移動端查詢利用，通過在線瀏覽、智能篩選和主動推送等技術(shù)手段實現(xiàn)更便捷、更開放、更精準的服務(wù)。以文化建設(shè)為依托，創(chuàng)新展示宣傳形式，推出系列活動，打造檔案文化精品。通過多媒體等各種現(xiàn)代化技術(shù)輔助，努力建設(shè)集展示、宣傳和教育意義為一體的實物檔案展館，以檔案展示承載海委歷史變遷，將檔案工作融入海河文化傳承。

5.4 檔案安全更加穩(wěn)固

在新一代科學(xué)技術(shù)的賦能之下，檔案管理的數(shù)字化、智能化程度也隨之不斷提升。檔案管理對象從傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案向數(shù)字信息轉(zhuǎn)變，檔案人員工作環(huán)境從以前的檔案庫房向數(shù)字空間轉(zhuǎn)變，在數(shù)據(jù)安全方面，要健全檔案網(wǎng)絡(luò)、檔案管理系統(tǒng)和檔案數(shù)字資源安全保密防護體系。在實體安全方面，要融合互聯(lián)網(wǎng)、物聯(lián)網(wǎng)等“互聯(lián)網(wǎng)+”技術(shù)，逐步提升檔案庫房安全保護信息化水平，滿足對庫房環(huán)境監(jiān)測、安全防范監(jiān)控、設(shè)施設(shè)備監(jiān)管等一體化、智能化管理需求，推進“一屏觀全館”“一屏管全館”等場景應(yīng)用，積極探索綠色智慧檔案館室建設(shè)。