ERP 環境下中小型企業內部控制研究
——以L 制造公司為例

2023-12-23 04:34:14夏會唐梓嵐

上海商業 2023年10期

夏會唐梓嵐

一、引言

數字化的到來促使企業從傳統的內部管理模式轉型為智能化管理模式，越來越多中小型企業開始重視內部控制。ERP 系統作為內部控制的工具，可以起到強化企業內部控制水平，完善內部控制的不足的作用。國內外關于ERP 系統構建企業內部控制的理論研究，為ERP 環境下中小型企業內部控制研究提供了理論依據，但國內專業分析ERP 系統影響中小企業內部管理效率的研究仍屬少數。因此，研究ERP 系統的實施是否能夠提高內部控制有效性，有重要的理論和現實意義。基于這一背景和原有理論基礎，本文通過L 制造公司的案例分析ERP 系統在中小企業的實施，闡述ERP系統解決內部控制問題的路徑，分析實施前后企業內部控制有效性的變化，以期豐富這方面研究的內容。

二、內部控制、ERP 系統的相關研究

1.內部控制

發達國家對內部控制的研究起步較早，國內雖踏足較晚，但越來越多的企業開始重視內部控制，許多專家學者也對其進行了深入研究。翟佳（2021）對通信企業財務風險內部控制體系構建策略進行研究，指出在目前企業激烈的競爭面前，內部財務的風險管理至關重要，其中內部控制有助于企業的財務報告的管理。對于中小企業而言，加強內部控制系統不僅要規范企業內的辦公流程，還需監督各部門人員的工作情況，提高工作效率，使財務數據更精確可靠。良好的內部控制系統能保證管理層及時了解公司真實的財務狀況，從而做出合理決策。

2.ERP 系統

世界500 強企業中80%的企業都應用ERP 軟件作為其決策工具和管理日常工作，歐美國家90%以上的企業都實現了ERP 軟件管理。國內ERP 系統的發展也已比較成熟，王旖（2021）對ERP 系統環境的企業內部控制進行了研究，指出ERP 信息化技術在企業得到廣泛的使用，已經成為企業內控的載體，而且在不斷的優化過程中。ERP 系統通過管理和整合企業內部的各種資源，提高企業管理效率和信息化水平，使企業的決策有精確可靠的數據作為支持，為企業實現數字化、智能化的運營提供了有力支持。

3.內部控制使用ERP 系統的必要性

首先，內部控制會隨著運行時間和運行空間變化，而ERP 系統是能夠在內部控制發生變化時較為完善地進行控制的工具。其次，ERP 系統可以體現內部控制體系中對信息的總體控制和應用，實現信息共享的全面交流。并且，傳統背景下內部控制的時間節點往往是在企業財務報表數據完成之后，更傾向于事后控制。而在ERP 環境下，數據能夠被及時收集處理，相關部門可以在事前、事中、事后任何節點對數據進行分析，評估潛藏的風險，提升內部控制的效率。因此，ERP 系統是內部控制有效運行的強力支撐，二者管理目標一致，均為通過過程把控，保證企業經營資產安全、完整，保障企業健康可持續發展，內部控制使用ERP 系統具有一定的必要性。

三、L 制造公司基本情況及內部控制問題分析

1. L 公司概況

L 公司是以生產銷售服裝為主的制造企業，業務涵蓋產品設計，生產制造及銷售，主要產品包括服飾、鞋帽、面料及輔料、針紡織品、日用百貨等。公司發展十余年，在行業內占領了一定市場份額，是一家中型制造企業。隨著L 公司的規模擴大，市場占有率逐年增加，盈利能力近年來卻逐年下滑。除開行業內競爭激烈的原因，其盈利能力下滑主要是由于L 制造公司內部傳統的管理模式難以適應數字化經濟的快速變化，加之其產品品種繁多、客戶群體較大，L 公司管理能力愈發顯得不足。L 制造公司內部控制制度較為落后，企業內崗位分工模糊，供應鏈信息出現脫節，信息無法及時傳遞，使企業管理成本大大增加。因此，L 公司管理者必須以有效的內部控制，降低企業生產成本，提高工作效率。

2. L 制造公司內部控制主要問題

（1）內部控制的監督不足

目前，針對大學生的職前培訓主要有高校自主開設的就業相關課程和社會培訓機構兩種形式。目前來看，這兩種形式的職前培訓都不能滿足大學畢業生和用人單位的需求。

根據L 制造公司的內部組織和控制現狀，可知L 制造公司的內部控制中，沒有嚴格的自上而下的管理體系。L 制造公司執行由領導制定計劃和進行決策，財務部門負責監督控制的制度。對于財務部門而言，高層的監督只是一個空殼，內部控制沒有起到應有的效果。L 制造公司簡單的組織結構，使員工的工作崗位界限模糊，權責不等，造成各個部門無法相互制衡的情況。

同時，L 公司時常依靠外部審計，從而使內部控制和監督的效力被進一步減弱。盡管公司成立了負責內控的部門，但并沒有設置具體的監管崗位，實際上內控的落實性較差，缺少能夠進行專業控制和監督的人才。企業各環節的監督力度不足，使得上級機構收集到的產品信息質量良莠不齊，引發管理層決策不佳，造成公司經營凈利潤率在幾年后的時間里持續下降。

（2）內部控制活動缺乏全面性

因為L 制造公司缺乏專業的內控人才，企業內部控制活動覆蓋面相對有限，導致公司無法管理好采購與銷售，平衡好業務與財務之間的關系。在控制采購數量環節，每月的采購計劃都由生產部門和銷售部門共同決定，確定每月平均庫存使用量。在對各采購項目進行匯總和分析后，制定每月總采購量的計劃，報告給相關管理層，得到審批后才能進行購買。若負責監督控制的財務部沒有制定相應的采購計劃，就不能全面地進行采購環節的內部控制。

在應收賬款的管理環節，L 制造公司雖然建立了專門管理應收賬款的部門，但銷售人員沒有及時定期與客戶對賬，在交易過程中，物流與資金流在時間和空間上存在差異，票據傳遞、記錄等也有可能發生誤差。這使得內部控制失去應有的作用，產生許多回款糾紛，不少的應收賬款對不上，收不回。同時，L公司對應收款項的內部控制缺少分類管理，企業對客戶的信用水平、被占用的資金風險、償還能力等問題不得而知。

（3）風險評估體系不健全

內部控制體系的構建必須有一個完善的風險評估體系保駕護航。L 公司內控部門人員專業素質不高，使用的方法也存在不恰當的情況，導致風險評估結果不準確，體系不健全，不僅無法提高企業管理水平，其連續性和協調性的缺乏還會引起公司管理成本上升。L 制造公司各部門人員進行風險評價時只考慮本部門，對工作的監督控制只停留在表面，這就給舞弊行為創造了條件。如果不能解決這些問題，L 公司管理成本居高不下，無法實施正確的風險預警，管理者決策失誤的風險變大。

四、ERP 系統驅動下的L 制造公司內部控制改進

1.實現信息化管理，加大內部控制監督力度

L 制造公司利用ERP 系統的信息共享功能，形成了管理者掌握最終權限，其他部門分權管理的制度，打造扁平化的組織結構。每個部門的負責人擁有該部門ERP 系統的最高權限，各部門分別負責自身數據的錄入管理。由于每個環節都會經過對應人員的審批，L 公司內部信息之間的交互增加，管理者可以通過ERP 系統及時發現公司內部各項工作的情況和控制過程的不足，從而為管理者進行有效的內部控制和監督提供支持。

為了更好地將ERP 系統運用到公司內部控制中，L 公司成立了由多個部門的高管共同負責的ERP 小組，專門負責企業內控體系的推進，協調內控工作的進展。ERP 小組將不同部門聯系起來，各部門員工使用數據的同時也提供數據，既培養了員工利用ERP 系統主動識別獲取信息的能力，也使企業中每個環節都不同程度地應用了ERP 系統。ERP 小組通過對整個企業的ERP 系統進行總體規劃，并根據具體情況持續調整優化，保證及時從ERP 系統反饋的數據發現問題，制定相應措施，實現企業的信息化管理，將內部控制的監督作用最大化。

2.實現流程優化控制，提升內部控制活動全面性

采購成本作為L 制造企業整個營業成本最主要的部分，對提高公司內控活動的全面性起著至關重要的作用。全面的采購管理能夠確保管理者實時掌握供應鏈中的所有環節，幫助企業對采購成本進行分析和管理，保證企業進行合理的采購，更好地控制成本，實現企業內實物資源的有效運轉，從而減少庫存，降低采購成本，提高企業的經營現金流量。

通過ERP 系統，L 企業能夠實現采購流程的自動化和標準化。采購流程涉及采購需求的確認、供應商的選擇、采購訂單的確定等多個環節。在ERP 系統的環境下，企業可以將這些流程整合到一個平臺上，應用MRP 系統、BOM 計算并結合企業自身需求，在ERP 系統中輸入具體的物品類別、數量等要求，之后由采購部按需向供應商訂貨，降低錯誤和時間成本，提高效率和準確性。ERP 系統還可以標準化流程，將事先輸入ERP系統的預算價格設定為標準采購價格，精確控制采購數量，實時監督采購合同的執行情況并設置風險預警，控制采購風險，使企業內部控制覆蓋面更全面有效。

3.提高效率控制管理成本，健全風險評估體系

L 公司利用ERP 數據管理的功能，將一些關鍵的數據設定為臨界值，一旦EPP 系統監測到數據超過或低于臨界值，則會產生預警機制，并將預警傳遞給公司的管理層。例如管理原材料時，ERP 系統會實時監控原材料的消耗量、庫存量，一旦其庫存量低于設定的標準，系統便會發出警告，提醒相關人員進行檢查補貨，避免因原材料的不足而導致企業停工損失。

L 制造公司的ERP 系統對每一生產工序的工作內容、完成時間，進行標準化管理，精準分析各種產品的質量數據并予以反饋，減少了殘次品的出現，有利于相關管理者按照標準監督各個環節的工作情況，防止員工消極怠工，提升工作效率。在進行監督的同時ERP 系統還會根據實際狀況，不斷對下一步的工作進行調整，使之更具合理性。L 公司還通過ERP系統中的ISO標準對產品及其生產過程、人力資源、財務資源、信息溝通等各方面的管理形成一體化的監督與控制，在一定程度上健全了企業的風險評估體系。

五、結語