對企業應付款項管理的思考

李婧璇

（廣東省高速公路有限公司京珠北分公司，廣東 韶關 512700）

引言

任何一個企業在經營過程中都會與關聯企業或者非關聯企業產生往來款，而對于較大的公司或者經營年限較長的公司而言，由于經辦人員變化、歷史遺留等原因，可能造成賬務上存在賬齡較長的往來款，這將會給企業帶來一定的經營風險。

提到往來款管理，普遍讓大家想到的是要及時處理應收款項，無法及時收回的款項要計提減值準備，但是對于應付款項（即預收賬款、應付賬款、其他應付款）的管理同樣需要引起企業領導者的關注，因為如果存在賬齡較長的應付款項，則意味著企業在未來需要準備資金來償還這些款項，這無疑將會給企業未來資金流帶來一定壓力，對于在合同中有約定付款條件且已滿足支付條件的情況下也會讓企業面臨違約的風險。

一、企業應付款項管理現存問題

因很多企業對應付款項管理的重視不夠，所以在管理過程中還存在較多問題，如制度的建立、員工的意識等方面。

（一）缺少制度約束

制度是很好約束和統一企業管理者及員工行為的一種方式，應付款項相關的制度建立是目前大部分企業比較缺失的，而正是因為缺少這方面的制度約束，以至于公司在治理過程中沒有統一的執行標準，沒有明確每一個崗位的職責和權限，全憑個別領導或者員工自我理解進行處理，亦或是當出現賬齡較長的應付款項時也不予以重視，從而給企業帶來一定的風險。

（二）員工缺乏“主人翁”意識

對于經營年限較久的“老”企業而言，因信用較好等原因，可能存在欠關聯方或非關聯方款項未付時也不會被催款，再加上員工“主人翁”意識的缺乏，使得賬上的應付款項越掛越久。經辦人離職或調崗、交接不全面等原因也會形成接手人對歷史遺留問題不清楚，最后出現無人處理的情況。

（三）財務管理不到位

應付款項管理屬于一項財務管理的范疇，這需要財務人員具備較強的專業素養，財務管理不到位不僅會造成企業產生大量應付款，還會給企業帶來一定的經營風險。財務人員應付款項管理不到位的情況包括財務人員未編制應付款項管理臺賬并定期維護、未及時與業務往來單位對賬等等。雖然產生應付款項的經濟事項主辦部門屬于各個業務部門，但財務人員應起到監督作用，對賬齡較長的應付款項應及時通知各業務部門經辦人，并督促其查明原因，在滿足支付條件的情況下盡快完成支付手續。

二、對應付款項管理的建議

（一）制定相關制度

規章制度是企業經營過程中防范風險、統一標準的一項約束機制，因此，企業應制定應付款項相關制度和內部控制制度。制度中可明確各部門各崗位對于應付款項產生及清理的業務崗位職責，應付款項支付的條件和流程，將不同賬齡（如1 年以內、2 ～5 年、5 年以上）、不同客戶企業類型的應付款項編制統一格式的臺賬并分別制定不同的處理方式，尤其是對于賬齡較長的款項，可明確經查實確認無法支付的應及時按制度規定的審批程序轉收入處理。同時，臺賬可設置提醒功能，對于超期未支付的款項及時提醒相關經辦人員在符合支付條件的情況下盡快辦理申請支付手續，避免產生逾期未付款項。

此外，企業應建立應付款項管理工作專班，堅持目標導向和問題導向，對應付款項管理情況進行定期或不定期檢查和監督，間接起到提高相關工作人員重視的作用。并不斷“回頭看”，對應付款項管理過程中存在問題進行梳理、總結，進而針對管理過程中存在的問題不斷完善相關規章制度。

（二）激勵員工提高自覺能動性

企業要想長遠發展，除了需要有長遠的戰略目標和獨屬于企業自身的企業文化外，還需要讓員工真正認同企業的戰略思想與企業文化，因為只有員工將企業都看成是自己的企業，也就是所謂的“主人翁”意識，才會有強烈的主觀能動性。在應付款項管理中也是一樣，首先，企業領導應起帶頭模范作用，對應付款項管理不局限于付款時簽字審批，還應定期過問應付款項的清理進度；其次，可以設置一定的獎懲制，在滿足合同約定的支付條件的前提下，將績效考核與員工的業務完成情況相匹配。非財務人員需要對各自部門負責的業務整理形成臺賬并定期與財務部門賬務核對，以防出現遺漏的情況，臺賬中可注明每一筆往來款對應的合同金額、合同約定的支付條款、預計支付時間等內容，對于符合條件但是逾期的款項及時查明原因，并積極處理后盡快完成支付手續。企業可定期公示各業務部門清理進度，對清理過程中持消極態度的部門進行通報批評，對清理工作中積極主動且進度良好的部門或員工通報表揚。

（三）提升財務人員業務能力

應付款項管理的核心部門實則為財務部，這需要財務工作人員有較強的責任心和業務能力，公司可通過業務培訓或招聘優秀人才等方式提高財務人員整體業務能力水平。財務人員可定期（按季度或年度）統計財務賬上所有應付款項情況，并由業務部門配合完善表格中涉及合同約定條款、付款到期日等內容，在存在已清理或新增應付款項情況時及時更新臺賬，并及時將更新后的臺賬反饋至各業務部門及主要領導，尤其是存在往來單位更名等重大變化時，需要業務部門及時告知財務人員，并及時更新債務清理臺賬和財務系統客商名稱，做到賬賬相符。另外，財務人員應定期與業務往來單位進行對賬，并將詢證函留存歸檔，在對賬中出現不符情況時及時與業務往來單位財務人員核實問題所在，做到雙方往來款金額一致。

（四）規范合同簽訂內容

判斷應付款項是否逾期未支付，主要依據還是來源于業務合同的約定條款，因此，在訂立合同時，企業應當組織法律、財務等專業人員對合同訂立內容進行審查，要重點關注支付條件的表述是否存在模糊概念的情況，并嚴格按照法律規定、行業習慣等約定付款期限和條件。例如，當工程類合同約定時，如支付條件為工程驗收合格后支付的應在合同中明確工程驗收合格后支付，若驗收延期的則應約定付款期限自約定的驗收日且驗收合格起計算。合同履行過程中，如遇往來單位或者企業自身原因導致可能無法按時履行合同時，應及時采取應對措施，可簽訂補充合同或變更、解除合同。

結語

企業的發展將伴隨企業規模不斷壯大，業務量也不斷增加，與往來單位之間存在往來款也是無法避免的，應付款項的管理需要完善的制度做支撐，需要各級領導和相關工作人員的重視，各部門之間的協調配合。

在過去三年的時間里，很多企業受疫情影響，資金壓力較大，尤其是一些中小型企業，一筆訂單的合同款是否及時到賬可能關系到這些企業的存亡。所以，作為合同的甲方企業及時清理應付款項不僅可以避免本企業未來面臨資金和信用風險，同時也可能將業務往來單位于水深火熱之中解救出來。