地震工程建設項目檔案管理有效途徑研究
——以“國家地震烈度速報與預警工程湖北子項目”為例

黃 清

(湖北省地震局,湖北 武漢 430071)

0 引言

國家地震烈度速報與預警工程是落實《中華人民共和國防震減災法》和《國家防震減災規劃(2016—2020年)》,推動防震減災全面發展,實現國家新時期防震減災目標的重大項目,也是由中國地震局建設的“十三五”期間國家重點建設項目[1]。國家地震烈度速報與預警工程湖北子項目(以下簡稱“地震預警湖北子項目”)由湖北省地震局作為建設單位。建設目標為建設覆蓋湖北境內所有縣級行政區劃的專用地震烈度速報與預警系統,形成地震烈度速報與預警觀測網絡和緊急地震信息服務網絡,向社會公眾及政府部門及時提供地震烈度速報和地震預警等緊急地震信息服務。子項目建設內容主要包括建設臺站134個、省級中心1個、服務終端10個;總建筑面積1 030.00 m2,其中新建371.00 m2,改造659.00 m2,購置設備1 110套[2]。該項目建設過程中形成的檔案不僅是項目建設的真實記錄,也是項目建設、運行、維護、管理、改擴建的重要依據[3]。本文以地震預警湖北子項目為例,對地震重點建設項目檔案管理有效途徑進行探討,對于提高項目檔案管理水平和保障項目順利通過驗收都具有重要意義。

1 地震建設項目檔案的特點

1.1 檔案材料的分散性

我國重大地震工程建設項目一般由中國地震局作為主管部門,多個省級地震局和直屬單位作為項目實施部門或協作部門。每個省局承擔的項目又涉及多個臺站,甚至還有地震系統外的合作單位,如國家地震烈度速報與預警工程湖北子項目建設由湖北省地震局、市縣地震部門、中國鐵塔股份有限公司湖北省分公司、武漢地震科學儀器研究院有限公司和北京震科工程監理有限責任公司參與建設,此外還有一些防震減災教育基地參與建設工作,檔案材料具有分散性。

1.2 檔案材料的專業性

地震發生后,對即將到來的破壞性地震進行預測和警報是地震工作的重中之重[4]。監測臺站一般具有“點多面廣”的特點,力求更大范圍覆蓋監測區域,得出科學的監測數據。中國地震局提出充分依托現有資源,通過新建和改造地震觀測臺站進行地震烈度速報,利用電磁波和地震波傳輸速度不同而產生的時間差進行地震預警。湖北省地震局作為建設單位之一,建設內容包括新建106個基本站,改造28個基準站,升級改造國家地震烈度速報與預警中心和4個分中心,建設數據處理、信息服務、技術支持保障系統,升級現有通信網絡系統等,這些項目形成的文件材料具有專業性。

1.3 檔案材料的成套性

地震重大建設工程項目周期覆蓋立項、招投標、勘察、設計、施工、信息系統開發、監理、設備試運行、竣工驗收等多個環節[5]。施工工期長且階段較多,如國家地震烈度速報與預警工程項目實施階段從2018年到2023年,歷時5年。項目涉及的環節眾多,具有成套性。

1.4 檔案材料的多樣性

建設項目檔案與其他檔案相比具有載體形式和記錄方式多樣性的特點,不同用途檔案文件材料的載體和記錄手段不盡相同,從載體形式看,有照片、音頻、紙質材料、光盤等。隨著科技的進步,還出現了計算程序和影像材料。材料的多樣性需要電子文件(光盤)、照片檔案按材質分類組卷。檔案材料的多樣性極大豐富了檔案載體內容,更全方位地反映項目檔案的全貌。

1.5 檔案材料的保密性

人們在生產和建設中形成的檔案材料,在許多方面具有專屬性和獨創性,屬于單位的工業和知識產權范疇,必須得到尊重和保護。很多建設項目的內容屬于保密范疇,在保管和利用方面要注重保密工作,維護單位和集體的利益。

2 提升地震重大工程建設項目檔案管理工作的有效途徑

以國家地震烈度速報與預警工程湖北子項目為例,湖北省地震局采取一系列措施規避建設項目檔案管理中容易出現的問題。現總結一些提升檔案管理工作的有效途徑,有以下幾個方面。

2.1 加強領導重視,明確各部門責任

領導重視是做好項目檔案收集工作的基本前提。項目批復立項后,湖北省地震局高度重視該項目管理工作,于2018年9月正式成立了項目組織管理機構,項目組織管理機構設項目領導小組、項目管理辦公室、項目責任單位和實施組。項目領導小組組長由局長擔任,副組長由其他黨組成員擔任,成員由規財處、監測處、震防處、紀檢室、信息中心、省地震臺、公共服務處等部門單位主要負責人或主持工作的負責人組成。秉承“統一領導、分級管理”的原則,對其他各個小組的職責進行了劃分,并專門設立了檔案管理小組,由檔案管理及項目實施相關人員組成。負責項目實施過程中前期準備、項目實施和試運行階段產生的所有立項、建設、監理、審計、管理等檔案材料的收集、整理和立卷歸檔工作以及項目檔案驗收前的檔案預驗收工作[6]。

2.2 建立健全檔案收集整理制度

檔案管理制度是做好檔案工作的基礎。地震重大工程建設項目檔案管理需要從立項開始就制定切實可行的管理辦法,保障其檔案管理工作的順利開展[7]。在項目立項過程中,中國地震臺網中心印發了《國家地震烈度速報與預警工程項目檔案管理細則》(震臺網函〔2019〕304號)。為規范湖北子項目檔案管理,并結合自身具體情況,湖北省地震局制定了《國家地震烈度速報與預警工程湖北子項目檔案管理細則(試行)》(鄂震發〔2020〕83號),組織項目相關負責人及專兼職檔案人員學習,并要求檔案管理部門人員在實際工作中對需要歸檔的文件材料進行檢查、對兼職檔案人員進行指導,實時解決項目檔案收集過程中遇到的問題,嚴格按照檔案歸檔范圍進行材料收集,保證檔案材料的齊全完整。

2.3 做好項目各階段材料同步歸檔

在項目建設過程的檔案管理方面,緊緊抓住開工前的技術交底、中間過程的檢查、竣工驗收3個環節,做到檔案工作與項目建設“同步開始”“同步檢查”“同步驗收”[8]。使項目檔案工作融入項目建設,與建設管理同步,納入項目建設計劃、質量保證體系、項目管理程序、合同管理和崗位責任制。加強檔案臺賬管理,保證檔案資料收集的完整性和規范性。地震預警工程湖北子項目檔案管理工作實行“統一領導、分級管理”的原則,項目檔案工作與項目建設管理同步,根據項目的具體情況,形成的檔案按項目執行時間順序大致分為立項、實施、試運行和驗收4個階段。每個階段及時收集、整理,最終確保了該項目134個站點共181卷檔案建設完成后收集完整。

2.4 把關各分項目檔案驗收

檔案驗收是檔案管理工作的重要環節。整個檔案除了一個最后階段的總驗收,還需要有各個分項的驗收。如果平時沒有監督和檢查,監管機制不強,這些工程建設項目檔案管理工作容易由于檔案管理人員工作懈怠,項目建設人員歸檔意識薄弱而導致有些材料一旦錯過時間節點,如隱蔽工程照片,在驗收時就無法補救等情況。地震預警工程湖北子項目在每個時間節點都有分項驗收,如“臺站建設”“預警中心建設”“服務終端建設”3個單位工程的檔案驗收。局專職檔案人員參加分項目階段性驗收,負責對項目檔案資料進行全面檢查,提出整改意見,保證了項目檔案的整體質量。凡是檔案驗收不合格,一律不得通過項目的驗收。做好“先檔案驗收,再項目驗收”,保障檔案歸檔工作的有效完成。

2.5 對專兼職檔案人員進行項目檔案培訓

由于地震重大建設項目的特殊性和復雜性,多數單位在重大建設項目檔案管理工作方面的經驗顯得不足,需要加強檔案培訓和檔案工作隊伍建設。要求兼職檔案員根據《中華人民共和國檔案法》、《中國地震局科技檔案管理辦法》(中震辦發〔2011〕23號)、《建設項目檔案管理規范》(DA/T 28—2018)、《重大建設項目檔案驗收辦法》(檔發〔2006〕2號)、《中國地震局基本建設項目檔案管理辦法(中震辦〔2019〕1號)、《國家地震烈度速報與預警工程項目管理辦法》(中震測發〔2017〕55號)的有關精神,明確其檔案管理的具體任務,嚴格按照檔案工作的各項管理規定收集國家地震烈度速報與預警工程湖北子項目資料。檔案管理部門對項目兼職檔案員進行多次現場指導和講解,構建了配合默契、熟悉業務的檔案人才隊伍。同時專職檔案員也需要融入項目組,學習一些項目知識,了解項目進展,進一步提升和擴展地震行業專業知識范圍。

3 地震重大工程建設項目檔案未來發展

檔案數字化是地震重大工程建設項目檔案管理未來的發展要求。地震重大工程建設項目的載體形式多樣,在建設的過程中會形成文字、圖表、音效、實物等形式的文件材料。另外,重要活動及事件、原始地形地貌、安全事故等均需形成照片和音視頻文件。檔案數字化可以運用現代計算機和網絡技術處理檔案信息,將紙質、聲像、照片等傳統介質的檔案,轉換成數字檔案,實現檔案信息資源的高度共享和有效利用。紙質檔案作為傳統載體形式的檔案,在提供利用時服務對象只能等前面一個用戶歸還后再借閱,利用計算機網絡,電子文件可以更方便快捷的同時提供給多個用戶利用而互不影響,極大提升地震重大工程建設項目檔案信息服務水平。

4 結語

地震重大工程建設項目檔案是地震事業的無形資產,與項目建設緊密相關。地震重大工程建設項目檔案涉及的專業內容廣、建設單位多、建設周期長、構成更繁雜、歸檔更漫長,同時管理難度更大、專業門檻更高。地震重大工程建設項目檔案管理工作是一個系統工程,需要檔案管理部門和項目建設部門的密切配合,建立完善的規章制度來進行管理和約束,必須實現項目建設與檔案工作同步管理,以便及時、齊全、完整地收集好各類材料,為以后解決爭議提供法律依據。作為新時代的檔案工作者,應該認真做好檔案的收集、整理、分類、鑒定工作,最大限度地發揮檔案的使用價值和利用價值,更好地為我國防震減災事業服務。