精細化管理模式在信息資源管理中的應用

目的：探討在檔案管理中采用精細化管理模式的價值。方法：將隨機選取的477份自2020年1月至2022年10月采用精細化管理模式的檔案歸入觀察組，將389份自2018年1月至2019年12月采用常規護理模式的檔案歸入對照組，三明市第一醫院自2020年1月起開始對醫院檔案采用精細化管理模式，對比兩組人事檔案破損、缺失情況、正常利用情況以及對比兩組人事檔案管理質量，觀察項目包括檔案管理的安全性、檔案室清潔度、檔案標識規范度。結果：觀察組人事檔案破損率及缺失率均明顯較對照組低，正常利用率較對照組高（Plt;0.05）。觀察組檔案管理安全性、檔案室清潔度以及檔案標識規范度得分均高于對照組，人事檔案管理質量組間比較差異有統計學意義（Plt;0.05）。結論：在檔案管理中采用精細化管理模式有助于提高醫院檔案管理質量和水平，可以顯著提升檔案正常利用率，值得推廣。

醫院檔案管理水平會影響醫院形象、醫院管理水平以及醫院可持續發展水平。醫院檔案客觀地記錄了醫院的發展歷史，而且也能反映現階段的工作狀態，例如能夠反映醫務工作信息，除此之外，還能對人民群眾的健康信息進行反饋，指導醫院各項工作的有序開展和順利運行，因此加強對醫院檔案的管理很有必要。加強對醫院檔案的精細化管理有助于不斷提高醫院檔案管理工作效率，對于提升醫院檔案管理水平也有重要價值，還能客觀記錄和準確反映現階段醫療衛生運營情況與管理現狀，推動醫療機構管理水平不斷提高。本次研究探討和分析將精細化管理模式應用于檔案管理中所取得的價值，如下。

資料與方法

一般資料

三明市第一醫院自2020年起在醫院檔案管理中實施精細化管理模式，隨機選取自2020年1月至2022年10月采用精細化管理模式的477份檔案并歸入觀察組，男性249名、女性228名，年齡范圍為21～57歲，年齡平均值為（45.26±2.37）歲，工作年限為1～38年，平均工作年限為（15.36±2.01）年，醫生176名、護士222名、后勤人員79名，初級職稱161名、中級職稱207名、高級職稱109名。隨機選取2018年1月～2019年12月采用常規護理模式的389份檔案并歸入對照組，男性201名、女性188名，年齡區間為22～59歲，平均年齡為（46.01±2.32）歲，醫生143名、護士184名、后勤人員62名，初級職稱143名、中級職稱167名、高級職稱79名。檔案一般資料數據組間對比無明顯差異（Pgt;0.05）。

方法

在實施精細化管理模式前，需要對醫院檔案管理工作中存在的不足等進行匯總和分析，以便能夠有針對性地采取管理措施，方法如下。

1.分析醫院現有檔案管理工作中存在的不足

（1）檔案管理制度現存問題和缺陷分析

粗放式管理模式仍屬于現階段檔案管理工作的常用模式，不符合現代化管理理念，而且管理手段存在明顯的局限性。醫院管理人員觀念陳舊，檔案管理工作開展、落實及發展過程中面臨著諸多困境，管理人員不僅要結合自身工作經驗，同時還需要綜合醫院各項日常工作的開展情況進行綜合分析。醫院內有大量部門及科室，不同部門和科室有著不同的分工。檔案管理工作在實際開展過程中存在隨意性等缺點，而又無法盲目復制其他管理模式與方法，故難以推動工作的順利開展，也無法保證工作的效率與效果。醫院未從制度層面將檔案管理工作與績效考核結果相掛鉤，檔案管理工作欠缺規范性，沒有取得理想的監督效果，使得檔案管理工作的針對性與科學性明顯較低，這也會導致醫院檔案管理工作效率下降。醫院檔案管理涉及的內容非常復雜，醫院責權制度及分類方法等存在權責不明、分類模糊等現象，容易出現越權審核、信息被篡改等問題，這樣會對醫院的形象造成不良影響。

（2）檔案管理模式亟待豐富

作為基礎性管理工作，強化檔案管理工作不僅能使醫院的管理水平得到提高，也能提升醫院的管理效能，還有助于醫院發展的規范性與持續性。醫院檔案管理傳統模式的機械性和教條性特征明顯，以被動歸檔為主要表現形式，工作人員僅負責收集和歸檔有檔材料。由于信息管理體系缺乏統一性和標準性，檔案管理相關工作人員在編纂、移交和審核信息的過程中欠缺交流，缺乏較高的風險控制意識和良好的防控觀念，因此在信息歸檔時發生信息遺漏的可能性較高，還可能會造成信息分散與信息收集不全面等問題。當前，信息化管理模式在各級醫院得到了日益廣泛的應用，但是人工操作仍占據較大比例，不重視管理以及實權問題未得到有效落實等現象仍然普遍存在，而且檔案管理工作人員的工作積極性和主動性較低，同時也缺乏主動服務意識。受諸多因素的影響，檔案開發的廣度與深度均受到較大限制，整體服務模式存在單一性等缺點。工作人員進行信息調閱和復制的方式包括人工檢索、信息化途徑復制等，信息數據對醫院醫療服務改革所發揮的推動作用未得到全面挖掘，其潛在的科研價值也無法得到有效提升。上述問題均會對檔案管理效果造成不良影響，同時也會影響醫院檔案信息的查閱與利用，從而制約醫院的可持續發展。

（3）缺乏專業的檔案管理人才

醫院檔案管理屬于醫院基礎內控管理工作，較難獲得足夠的關注和重視，同時，醫院也不注重人才引進，導致專業的內部檔案管理人才普遍缺乏。醫院檔案工作人員的專業性不強，通常為醫院內的醫務人員兼任，而新入職的專職人事管理人員對技術及相關儀器設備等的了解不夠全面，對醫院檔案管理工作的順利開展產生了極大的制約。醫院開展的檔案管理業務培訓等工作較少，檔案管理工作人員若不能及時通過自學或參加培訓的方式與時俱進，不斷豐富理論知識，更新知識結構，其現有的知識儲備將無法滿足檔案管理工作的需要，甚至會對檔案管理工作的可持續發展造成不良影響。

2.采用精細化管理模式

（1）推動檔案管控制度日益完善

醫院設定流程化、目標化、標準化的工作目標，以確保精細化管理模式得到切實有效的執行和落實。將醫院業務需求納入考慮范圍，根據科室工作實際情況建立管理制度，保證各項制度的可行性與針對性，同時保證其人性化、時效性與可操作性、科學化和規范化得到充分保證。保證檔案管理工作的目標性和針對性，對檔案管理工作方法與目標進行細化，在目標的指引下不斷提高檔案管理工作的規范化及制度化水平，有效提高檔案利用效率。權責明確，將責任落實到各科室和各責任人，同時加強監督與績效管理，提高工作人員的積極性和主動性。細化工作流程，包括信息收集、整理、審核、利用和歸檔等，確保各流程緊密銜接，不斷更新和改進工作流程，確保檔案管理工作的可持續發展。

（2）強化檔案信息化管理

醫院建立和完善統一的檔案數據庫，重視數字檔案建設，完善數字化檔案分類管理工作，明確數據庫類目，以期最終實現數據數字化儲存與調用的目標。不斷完善信息化檔案聯動機制，使醫院檔案管理工作的系統性得到有效提高。推動檔案管理系統日趨規范統一，規范設置檔案管理環境，最終達到檔案信息的自動化收集目標，對歸檔范圍進行界定，以取得理想的信息歸檔效果。

（3）創新管理模式，加強人才建設

醫院應注重引進和培養專業的信息化檔案管理人才，推動檔案管理理念不斷轉變，推動科教部門與醫務部門之間的信息聯動，保障在權限范圍內獲取和利用數據信息；加強人員培訓，不斷強化內部管理，確保檔案管理人員教育工作得到有效落實；不僅要重視數據挖掘，還要重視數據開發，不斷整合現有數據，在挖掘數據信息時必須結合醫院的實際需求，通過加大技術支持等方式推動醫院發展。

觀察指標

首先，對比兩組人事檔案破損、缺失情況及正常利用情況。

其次，對比兩組人事檔案管理質量，包括檔案管理安全性、檔案室清潔度、檔案標識規范度，各項目評分范圍均為0—100分，分值越高，說明檔案管理水平越高。

統計學方法

以SPSS23.0分析數據，計量資料、計數資料以均數±標準差（±s）、率表示，檢驗方法包括t檢驗、χ2檢驗，差異有統計學意義（Plt;0.05）。

結果

兩組人事檔案破損率、缺失率及正常利用率對比

與對照組相比，觀察組具有顯著更低的人事檔案破損率及缺失率，具有更高的正常利用率（Plt;0.05）（見表1）。

兩組人事檔案管理質量對比

與對照組相比，觀察組具有更高的檔案管理安全性、檔案室清潔度和檔案標識規范度得分（Plt;0.05）（見表2）。

討論

醫院檔案管理工作涵蓋類目非常全面，不僅包括既往工作，也涵蓋當前工作和未來工作，醫院的基本活動與檔案記錄內容關聯密切，涵蓋醫務人員基本信息、研究工作、臨床醫療等，以病例檔案、科研檔案與行政檔案為主要表現形式。

醫院檔案管理工作能夠為醫務人員進行臨床研究和科學研究提供參考和依據，還有利于醫務人員及時掌握病例信息，對患者臨床病癥級別和病癥表現進行辨證分析，結合臨床檢驗、化驗等資料進行診斷，從而保證診治服務的科學性與規范性。檔案管理工作是醫院管理工作中的關鍵部分，在醫院可持續發展過程中發揮著關鍵性作用。檔案中記載了醫院的發展信息與記錄，能夠在一定程度上體現醫院的發展現狀，使醫院的檔案管理水平得到提升，保證臨床醫院的科研工作效果，創新臨床醫療工作管理模式，使醫院的經濟效益與社會效益得到全面且有效的提升。

現如今，精細化管理已經被廣泛應用于企業管理中。通過精細化管理模式，生產者可以從客戶角度對現有的工作情況進行分析，并有針對性地制定、完善生產制度，從而有效提升生產效率，保證生產質量，促進自身生產行為和管理行為規范化，這對于促進企業擴大規模、增強企業實力具有重要價值。作為先進的管理手段和理念，精細化管理能夠使煩瑣復雜的工作日趨簡單化與流程化，同時還能針對工作進行定量分析和定性分析，細化分解工作的流程，最終實現對各個工作環節的完善，保證工作效果。將精細化管理模式應用到醫院管理中，也能有效提升醫院自身的管理效能。對醫院檔案實施分類管理，如劃分為院內人事、科研以及臨床診治等，能夠確?，F有檔案管理工作的時效性，還能保證檔案管理分類的科學化，使檔案管理工作更加簡單易行。使用現代化信息技術對醫院檔案實施集成化與扁平化管理，能夠顯著減少工作量，強化數據支撐，全面提升檔案管理工作質量。

當前，醫院在檔案管理工作過程中面臨的問題仍然較多，如檔案管理模式單一、檔案人才隊伍建設滯后、信息化程度低、檔案管理制度不健全等，這些問題都嚴重影響了檔案管理工作的質量和水平。在此次研究中，觀察組人事檔案破損率及缺失率均明顯低于對照組，正常利用率則明顯高于對照組，觀察組檔案管理安全性、檔案室清潔度以及檔案標識規范度得分均高于對照組，兩組差異均有統計學意義（Plt;0.05）。通過對比和分析可知，精細化檔案管理工作能夠對醫院管理產生積極影響，對于提高醫院檔案管理的質量和水平具有重要意義，因此，醫院必須認清發展現狀并完善制度建設和人才隊伍建設，為推動醫院全面可持續發展提供動力。

綜上所述，將精細化管理模式應用至檔案管理中，能夠使醫院檔案管理水平得到全面提升，其推廣價值較高。