公路建設項目電子檔案單套制的實踐研究

作者簡介：

李倍安（1988—），工程師，主要從事高速公路建設管理工作。

為進一步推廣公路建設項目電子檔案單套制，文章對巴馬至憑祥公路大新經龍州至憑祥段建設項目進行電子檔案單套制的實踐與研究。通過對建設項目電子檔案單套制實踐過程進行經驗總結，探析紙質檔案與電子檔案在歸檔過程中的差異性，對新時期公路建設項目電子檔案單套制歸檔及管理提出對策。

公路；建設項目；電子檔案；單套制

中圖分類號：U415.11 A 61 193 3

0 引言

為實現公路建設項目的無紙化建設，電子檔案逐漸成為研究熱點，國家層面也在推動其作為檔案建設基礎要求。國家標準《電子文件歸檔和電子檔案管理規范》（GB/T 18894-2016）和《建設項目電子文件歸檔和電子檔案暫行辦法》，使公路建設項目電子文件歸檔和電子檔案管理有規可依，更好地服務于經濟建設、運行和管理。2019-12-17第十屆“中國電子文件管理論壇”大會上，電子文件單軌制運行已經達成共識。廣西壯族自治區交通運輸廳立項的《公路建設項目檔案管理指南》中明確將電子文件歸檔和電子檔案管理作為公路檔案建設的重要組成部分。

在國家頂層設計下，穩步推進電子檔案單套制。近年來，廣西在建的高速公路項目逐步推行了電子文件歸檔和電子檔案管理。為進一步推廣公路建設項目電子檔案單套制，廣西新祥高速公路有限公司（下稱“新祥公司”）正在有序地在巴馬至憑祥高速公路大新經龍州至憑祥段（簡稱大憑路）建設項目中推行電子檔案管理單套制試點工作，實施無紙化建設，并將檔案工作融入各項業務的全流程。

1 電子檔案“單套制”的內容體系與推行依據

1.1 電子檔案“單套制”的內容體系

電子檔案是電子文件經過鑒別、分類、元數據著錄和歸檔后所形成的虛擬電子案卷。公路建設項目電子檔案是從項目開始到竣工驗收階段項目建設過程中產生的、具有保存價值并歸檔保存的一組有聯系的電子文件及其相關過程信息的集合。

在大憑路項目中推行的電子檔案“單套制”是指僅保存電子檔案，不對紙質檔案進行簽章，實現隨辦隨歸檔［1］。根據大憑路項目策劃書要求，項目依托電子檔案管理系統實行電子檔案“單套制”，全面應用電子簽名等技術手段執行各類檔案管理簽批，并要求整合質檢資料、試驗檢測、計量變更、征地拆遷、農民工工資、財務、考勤及OA等10余個業務板塊系統，實現各板塊數據連通及數據一鍵歸檔，實現公路建設項目全生命周期管理。

1.2 推行依據

根據大憑路建設項目的發展需求，推行單套制既是為了探究紙質檔案與電子檔案在歸檔過程中的差異性，也是為順應檔案優化管理的必然趨勢。

傳統的紙質檔案驗收方法一般采用項目竣工前由檔案主管部門組織專家抽查的方式，10%的抽檢頻率很難避免以偏概全和人為因素對項目檔案進行有效性評價。電子檔案的“單套制”管理相比于傳統紙質、“雙套制”檔案而言，既可有效實現辦公“無紙化”，也能創新電子檔案的數字化賦能。其顛覆性地改變了傳統的檔案歸集、簽批、保存方式，將電子檔案管理嵌入到文件的形成、流轉、審批和利用的全生命周期中，從而實現電子檔案的專業有效管理。

2 推行電子檔案單套制的必要性

采用電子檔案單套制運行是交通強國的重要組成部分，也是大憑路項目實施的主要支撐。推行電子檔案單套制的經濟效益主要體現在運行期間免去了傳統檔案大面積的檔案庫房、全天候的溫度和濕度調控等運行費用，每個建設項目至少帶來500萬元的直接經濟效益。電子檔案帶來的便捷查閱和利用價值更是難以估算。

伴隨著電子文檔的法律證據效力不足、技術支撐“軟硬件”不成熟以及管理人員存在技術瓶頸等諸多原因，電子檔案單套制的管理和推廣需要一個過程。在大憑路建設項目進行電子檔案單套制的實踐與研究，旨在解決我國在逐漸推行電子檔案單套制建設和電子文件單軌制運行中，檔案驗收所面臨的電子文件歸檔與電子檔案管理的質量和安全檢驗評定無規可依的現狀，包括在線和離線的電子檔案驗收。

3 推行電子檔案單套制的可行性

近年開工的廣西信都至梧州高速公路、蒙山至象州高速公路、來賓至都安高速公路都在開展電子檔案單套制的探索。一些企業如廣西路橋工程集團有限公司的檔案館正在逐步將紙質檔案數字化，轉換為電子檔案。新進館的檔案，除涉密、企業核心利益等具有永久性保存價值的資料整理歸檔時仍保留紙質檔案外，均采用電子檔案。南寧市城建檔案館已全面實現電子文件單軌制運行，采用影像電子檔案單套制移交模式。以上電子檔案單套制建設和電子文件單軌制運行可作為本項目的參考。

面向公路建設項目電子檔案的發展趨勢，結合國家推行電子檔案單套制，立足中央賦予廣西的“三大定位”，西部陸海新通道總體規劃以及廣西自由貿易試驗區規劃建設，重點解決電子檔案單套制體系及標準的關鍵技術問題。大憑路項目基于大數據、云計算、電子文件歸檔和電子檔案管理等技術，通過理論研究和試驗分析，構建智慧高速公路的基礎設施數字平臺、電子檔案管理體系搭建，形成電子檔案智慧驗收的基礎理論成果，設計實現智慧驗收配套的輔助平臺，逐步成為公路電子檔案智慧驗收解決方案和工程示范。

4 依托項目的實踐成果

4.1 形成檔案管理系統數字化管理平臺

依托大憑路項目，跟蹤公路建設項目電子檔案建設，研究電子檔案單套制與電子文件單軌制運行。建設單位引入廣西機械工業研究院有限公司開發的《公路建設項目電子檔案管理系統》數字化平臺。該系統涵蓋了從工程資料文件的形成、各工序節點工程質量的監控到工程文件的簽批及歸檔的整個項目生命周期，主要包括質保資料、聲像文件、項目檔案、數據看板、系統管理等，實現公路建設項目電子文件歸檔和電子檔案標準化、規范化、智能化。

4.2 實現電子簽名和認證

根據大憑路項目實際需求，項目全面采用電子檔案管理系統，單套制全電子簽名執行各類檔案管理。通過研究電子簽名技術，搭建國家認可的認證服務端，結合AI人臉識別技術，確保數據安全、真實、無篡改。系統以PKI技術為基礎，與第三方CA身份認證系統相結合，通過加密、簽名等手段，提高文檔安全強度，并為文檔提供完整性和抗抵賴保護，達到高安全性要求；同時簽章后的文檔支持在公眾環境中驗證其安全性及真實性。本系統對doc文檔、PDF文檔、圖片或者HTML文檔都支持在線進行閱讀、批注和簽名等功能，還可對需要簽名的文檔進行批量簽批，實現后臺批量蓋章。應用該技術，在大憑路實現廣西首個無紙化單套制試點。

4.3 實現各業務系統數據共享

大憑路項目自2020年上半年籌備開始，明確項目工程按照電子檔案單套制進行規劃及實施，要求實現各板塊數據連通及數據一鍵歸檔。在荔玉高速公路、來馬高速公路等項目已有成果基礎上，業務系統與檔案管理系統實現集成，打破了業務系統之間的“藩籬”。各業務系統的集成及信息共享，合力將整個項目各項工作協調推進，特別是計量與支付、試驗、征拆、OA、BIM+GIS等業務系統與電子檔案管理系統的信息互聯互通。該系統歷經多個項目使用，逐漸升級，功能不斷完善。圖1為依托工程系統集成示意圖。

4.4 形成公路電子檔案標準的基礎理論研究

以大憑路項目為依托，研究電子檔案單套制與電子文件單軌制運行；業務系統數據共享；電子檔案驗收標準及輔助系統研究；檔案建設與項目同步完成，最終得出項目電子文件“形成-流轉-歸檔”和電子檔案“移交-保管-利用”的一體化建設體系。一體化建設過程中實行跟蹤驗收，提前介入。

《公路建設項目電子文件智慧歸檔研究》課題列入了《科技創新助推廣西交通強國試點建設三年實施方案》（桂交科教函〔2021〕316號）的補充，研究成果獲國家檔案局立項。

5 問題與對策

在大憑路建設項目推行單套制的實際推廣中，也存在諸多困難，如電子文檔的法律證據效力不足、施工方對單套制接受程度各有不同、管理人員對電子檔案認知度低及電子檔案的有效留存性等。本文基于大憑路電子檔案單套制的項目經驗，為建設項目的全面推廣提出一些對策。

5.1 將電子檔案管理納入工程項目建設規劃中

（1）提升電子檔案的源頭管理，將電子檔案管理納入建設項目實際規劃中；（2）爭取主要領導的重視，通過組織協調、保障物力、人力和財力，將電子檔案收集工作作為一項重要工作內容；（3）落實好相關人員的崗位責任制。電子檔案管理是一項重要的內容，只有將相關人員納入崗位責任制，納入績效考核內容，才能更好地提高工作水平和管理質量，讓檔案管理工作落實到位［2］。

5.2 建立和完善工程項目電子文件信息標準體系

加強信息化建設、標準化建設，對工程文件的歸檔質量有很重要的幫助。在電子檔案管理的各個環節一定要加強管理，通過科學規劃保障檔案的完整性，避免漏掉檔案記載內容。通過建立健全電子檔案管理制度，領導小組參與網絡管理，對電子檔案的接收、使用、存放、歸檔等環節進行嚴格把關控制。通過明確責任人以及第一負責人等制度，能夠促使相關工作人員主動履行檔案管理辦法，建立電子檔案信息標準體系［3］。

5.3 做好頂層設計，搭設“單套制”架構保障

完善業務管理系統，從頂層做好設計，重點解決好電子文件傳遞審批中紙質文件替代、電子簽章效力等問題，實現電子文件同步辦理、同步歸檔，確保電子檔案“單套制”實現可靠可信，實現電子檔案溯源可查、有用有效。有效夯實檔案管理系統中電子簽章、電子簽名、電子認證技術的應用，檔案主管部門標準化實施電子文件歸集、技術支持、質量管控。綜合應用電子文件查驗、數字簽名、元數據采集等技術，協調多部門、跨區域統一適用的公路建設項目電子檔案管理平臺，實現電子文件檔案全生命周期管理。

5.4 提升管理理念，建立“單套制”人才梯隊

電子檔案“單套制”管理需要專業理論知識的指導與成熟的信息技術的運用，對工作人員的專業知識與技能有較高的要求。（1）建議建設單位統一檔案管理業務系統，實現電子檔案有效填報、及時歸檔，實現建設項目自上而下全生命周期的溯源跟蹤。（2）要加強管理人員的業務水平培訓，要求工程項目檔案管理人員主動學習，定期參加工程項目電子檔案管理培訓，熟悉相關文件和業務規范，掌握必要的技能。（3）培養檔案管理者數字化思維方式與電子化工作方式，逐漸擺脫對紙質文件的依賴，有效實現工程檔案管理的規范化和標準化，建立“單套制”人才梯隊。

5.5 建立健全管理機制，筑牢“單套制”防護屏障

電子檔案的可靠性與“單套制”管理目標是相輔相成的。在當前信息化時代下，電子文件容易受到網絡病毒的侵害，而建立健全的管理辦法是實現電子檔案“單套制”全溯源管理的基本前提。為了推進實施電子檔案加載版權數字印技術，登錄系統設置相應的身份認證，應用統一的電子檔案登錄認證體系，為檔案管理者、檔案使用者和普通第三方等不同對象分配不同等級的登錄權限。同時，對于涉密等重要工程文件，還需采用加密技術、隔離技術和防火墻技術，定期進行病毒查殺，以確保數據的真實性、可靠性、完整性和可用性，從而筑牢“單套制”的防護屏障。

6 結語

公路建設項目電子檔案“單套制”是數字化時代文檔管理發展的必然趨勢，代表著未來工程項目檔案管理的發展方向。在工程項目推行電子檔案“單套制”的大環境下，既要求遵循政策法規的引導、結合試點經驗由點及面鋪開，同時也要求參建單位的檔案管理人員具備較高的專業知識和技能，這樣才能更好地完成工程項目電子檔案管理工作，讓電子檔案“單套制”遍地開花結果。

參考文獻

［1］古麗珍.電子檔案“單套制”管理模式探索［J］.蘭臺內外，2021（21）：26-27.

［2］劉 俊.“企業電子文件歸檔和電子檔案管理試點項目”通過驗收［J］.上海檔案，2018（2）：48.

［3］劉 凱.工程項目電子文件歸檔和電子檔案管理淺析［J］.科學與信息化，2020（33）：152.

收稿日期：2022-10-20