信息化系統(tǒng)在工程項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)知識(shí)管理中的應(yīng)用

摘要：建設(shè)工程項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)大部分采用扁平化管理方式。隨著信息化系統(tǒng)的應(yīng)用，團(tuán)隊(duì)知識(shí)管理向信息化方向發(fā)展。知識(shí)管理存在專業(yè)性強(qiáng)、碎片化等諸多難題，信息化系統(tǒng)對(duì)知識(shí)管理過程具有整合、分發(fā)等諸多優(yōu)勢(shì)，借助信息化系統(tǒng)將有效提升項(xiàng)目管理的質(zhì)量和績效。分析信息化在工程項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)知識(shí)管理中的應(yīng)用，歸納總結(jié)應(yīng)用效果，提出優(yōu)化措施，為建設(shè)工程項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)知識(shí)管理信息化提供參考。

關(guān)鍵詞：知識(shí)管理；信息化系統(tǒng)；建設(shè)工程項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)；信息技術(shù)

0 引言

建設(shè)工程項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)知識(shí)管理通常被認(rèn)為是僅將各參建單位的表格、政策法規(guī)、行業(yè)規(guī)范等分發(fā)給團(tuán)隊(duì)人員，而從本質(zhì)上看，建設(shè)工程項(xiàng)目是不同專業(yè)組成臨時(shí)性組織完成一項(xiàng)建設(shè)實(shí)體任務(wù)。其種類多、規(guī)模大、風(fēng)險(xiǎn)高，參建單位眾多，團(tuán)隊(duì)專業(yè)性強(qiáng)，團(tuán)隊(duì)成員背景、專業(yè)技術(shù)均不同。項(xiàng)目管理單位在團(tuán)隊(duì)知識(shí)管理過程中，知識(shí)流動(dòng)性強(qiáng)、識(shí)別難度程度高［1］。項(xiàng)目管理單位依靠傳統(tǒng)方式完成知識(shí)管理已難以滿足建設(shè)工程項(xiàng)目高質(zhì)量發(fā)展要求，應(yīng)用信息技術(shù)促進(jìn)知識(shí)管理水平提升逐漸成為發(fā)展趨勢(shì)。

近年來，信息技術(shù)已被深度應(yīng)用于各個(gè)領(lǐng)域。信息化系統(tǒng)將建設(shè)工程項(xiàng)目中的知識(shí)轉(zhuǎn)化為數(shù)據(jù)信息，通過高效識(shí)別、分類處理、智能分享，提高了知識(shí)管理的有效性和精準(zhǔn)度。應(yīng)用信息化系統(tǒng)在知識(shí)管理過程中實(shí)現(xiàn)細(xì)化管理、高效協(xié)同，對(duì)項(xiàng)目管理單位的信息化建設(shè)有重要意義。

1 信息化系統(tǒng)在建設(shè)工程項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)知識(shí)管理中的應(yīng)用

建設(shè)工程項(xiàng)目中的知識(shí)呈碎片化分散在各個(gè)階段，團(tuán)隊(duì)成員既是知識(shí)的提供主體，也是知識(shí)的需求主體。項(xiàng)目管理單位作為知識(shí)的管理主體，承擔(dān)著識(shí)別、轉(zhuǎn)移、應(yīng)用知識(shí)的全過程管理。信息化系統(tǒng)作為知識(shí)的載體，能夠改善知識(shí)管理過程中的片面性和復(fù)雜性。信息化系統(tǒng)在工程項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)知識(shí)轉(zhuǎn)移過程中的應(yīng)用主要體現(xiàn)為以下三個(gè)方面。

1.1 強(qiáng)化流程管理，促進(jìn)知識(shí)有效識(shí)別

建設(shè)工程項(xiàng)目的知識(shí)識(shí)別貫穿于項(xiàng)目的全生命周期，也是知識(shí)管理的初始階段，直接關(guān)系到知識(shí)應(yīng)用效果和項(xiàng)目成敗。建設(shè)工程項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)構(gòu)成復(fù)雜，年齡、專業(yè)跨越性大。傳統(tǒng)的知識(shí)識(shí)別方式存在諸多不足：一方面，團(tuán)隊(duì)成員只有在發(fā)現(xiàn)需要特定專業(yè)知識(shí)而自身不具備時(shí)，才被動(dòng)產(chǎn)生獲取知識(shí)的需求，但其自身缺乏發(fā)現(xiàn)和甄別知識(shí)有效性的能力；另一方面，隨著建設(shè)工程項(xiàng)目開始進(jìn)入實(shí)質(zhì)性啟動(dòng)階段，依靠自身經(jīng)驗(yàn)識(shí)別的知識(shí)缺乏深度和廣度，造成知識(shí)浪費(fèi)。知識(shí)識(shí)別的難點(diǎn)在于缺乏識(shí)別的流程。因此，亟須建立一套完善的信息化系統(tǒng)，強(qiáng)化流程管理，促進(jìn)知識(shí)有效識(shí)別［2］。

信息化系統(tǒng)的流程管理能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)知識(shí)識(shí)別的有效管理，篩選團(tuán)隊(duì)所需要的知識(shí)，控制所識(shí)別知識(shí)的質(zhì)量［3］。

1.2 強(qiáng)化知識(shí)處理，促進(jìn)效率提升

建設(shè)工程項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)對(duì)知識(shí)有天然的依賴，項(xiàng)目管理單位需運(yùn)用信息系統(tǒng)提升知識(shí)的價(jià)值。

在實(shí)踐中，項(xiàng)目管理單位通過訪談、調(diào)查問卷、收集過程文件，以編號(hào)、分類整理、打印存檔等方式處理知識(shí)。這種傳統(tǒng)方式缺乏系統(tǒng)性，無法體現(xiàn)項(xiàng)目管理單位的管理能力。而采用信息化系統(tǒng)進(jìn)行知識(shí)處理，能有效促進(jìn)效率提升。這主要體現(xiàn)在三個(gè)方面：首先，信息化系統(tǒng)可自動(dòng)采集各參建單位的過程文件、審批表單等數(shù)據(jù)信息，形成統(tǒng)一編碼、用于本項(xiàng)目的操作指南、指導(dǎo)手冊(cè)等知識(shí)性文件，將隱性知識(shí)進(jìn)行顯性化處理；其次，各參建單位向信息化系統(tǒng)上傳政策法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)等，經(jīng)項(xiàng)目管理單位抽象化處理后，可形成項(xiàng)目管理相關(guān)規(guī)范文件，提升管理能力；最后，項(xiàng)目管理單位需要處理的知識(shí)量較大，應(yīng)用信息化系統(tǒng)能夠組合、重構(gòu)價(jià)值更高的知識(shí)體系。

1.3 激發(fā)主觀能動(dòng)性，促進(jìn)知識(shí)轉(zhuǎn)移

應(yīng)用信息化系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)知識(shí)識(shí)別、處理等過程，目的是為了促進(jìn)知識(shí)轉(zhuǎn)移，激發(fā)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員的主觀能動(dòng)性，將知識(shí)轉(zhuǎn)化為應(yīng)用。

傳統(tǒng)的知識(shí)轉(zhuǎn)移多采用將知識(shí)機(jī)械推、拉給團(tuán)隊(duì)成員的方式，知識(shí)轉(zhuǎn)移效果較難以得到量化和驗(yàn)證。應(yīng)用信息化系統(tǒng)進(jìn)行知識(shí)轉(zhuǎn)移，可通過在線視頻播放、在線答題等方式，利用大數(shù)據(jù)技術(shù)，依據(jù)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)人員的專業(yè)和崗位構(gòu)建個(gè)人知識(shí)體系數(shù)字化模型，預(yù)測知識(shí)需求，精準(zhǔn)推送知識(shí)。團(tuán)隊(duì)成員在線學(xué)習(xí)時(shí)長和在線答題分?jǐn)?shù)納入團(tuán)隊(duì)績效考核，能激發(fā)團(tuán)隊(duì)成員的主觀能動(dòng)性，有效促進(jìn)知識(shí)轉(zhuǎn)移。

2 信息化系統(tǒng)的細(xì)分功能

建設(shè)工程項(xiàng)目復(fù)雜程度高、風(fēng)險(xiǎn)大，大幅增加了知識(shí)管理的難度。信息化系統(tǒng)與知識(shí)管理深度融合，能夠促進(jìn)知識(shí)應(yīng)用。信息化系統(tǒng)對(duì)建設(shè)工程項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)知識(shí)管理具有顯著的積極作用。

2.1 知識(shí)流程管理

在建設(shè)工程項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)知識(shí)管理過程中，項(xiàng)目管理單位應(yīng)用信息化系統(tǒng)將知識(shí)分解為結(jié)構(gòu)化知識(shí)和非結(jié)構(gòu)化知識(shí)。前者如各種工程項(xiàng)目表格、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)等，無須發(fā)起審批流程，系統(tǒng)將自動(dòng)形成專業(yè)知識(shí)納入知識(shí)庫。后者如視頻、音頻和文本等，由團(tuán)隊(duì)成員發(fā)起知識(shí)審核流程，審核過程中可以要求發(fā)起人不斷修改、完善，最終通過審批后才能存儲(chǔ)進(jìn)入知識(shí)庫。知識(shí)庫中的知識(shí)隨著時(shí)間推移不斷補(bǔ)充，形成完善的知識(shí)體系，為項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)提供充足的知識(shí)儲(chǔ)備，降低了知識(shí)識(shí)別成本［4］。

2.2 知識(shí)分類管理

項(xiàng)目管理單位在知識(shí)管理過程中需要統(tǒng)籌、配置知識(shí)資源，應(yīng)用信息化系統(tǒng)對(duì)知識(shí)進(jìn)行分類是必要的管理手段。信息化系統(tǒng)通過存儲(chǔ)結(jié)構(gòu)化和非結(jié)構(gòu)化知識(shí)形成知識(shí)庫，可在其中設(shè)置一個(gè)或多個(gè)知識(shí)標(biāo)簽，以提高知識(shí)辨識(shí)度。知識(shí)管理單位可選擇在線播放、瀏覽、答題等知識(shí)傳播渠道，不但能提高知識(shí)管理的準(zhǔn)確性，避免管理偏差，還能在系統(tǒng)中查看團(tuán)隊(duì)成員的接收狀態(tài)，確保知識(shí)管理的有效性。此外，知識(shí)庫中存儲(chǔ)了歷史項(xiàng)目知識(shí)，新項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成立后就能接收系統(tǒng)推送的知識(shí)，促進(jìn)新項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)快速吸收知識(shí)，提高知識(shí)轉(zhuǎn)移效率［5］。

2.3 知識(shí)轉(zhuǎn)移管理

項(xiàng)目管理單位掌握項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的知識(shí)構(gòu)成，利用大數(shù)據(jù)技術(shù)，依靠信息化系統(tǒng)進(jìn)行分析，對(duì)知識(shí)查缺補(bǔ)漏，針對(duì)性地制訂知識(shí)轉(zhuǎn)移計(jì)劃。采用信息化系統(tǒng)進(jìn)行知識(shí)轉(zhuǎn)移，系統(tǒng)能記錄團(tuán)隊(duì)成員的知識(shí)上傳數(shù)量、質(zhì)量；根據(jù)團(tuán)隊(duì)成員崗位、專業(yè)選擇適合的轉(zhuǎn)移渠道；記錄在線知識(shí)學(xué)習(xí)時(shí)長；以在線考核等方式確保知識(shí)轉(zhuǎn)移效果；設(shè)置知識(shí)排行榜，激發(fā)團(tuán)隊(duì)成員知識(shí)轉(zhuǎn)化的積極性。

3 案例分析

3.1 案例概況

以某市政府固定資產(chǎn)投資的圖書館建設(shè)項(xiàng)目為例。該項(xiàng)目的地上建筑面積約28 489m2，地下建筑面積約3650m2，主要使用功能包括圖書館庫房、對(duì)外服務(wù)用房、辦公室用房，以及附屬用房等，同步實(shí)施建設(shè)紅線外市政工程。自2019年起，該項(xiàng)目開始使用信息化系統(tǒng)輔助項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)知識(shí)管理。經(jīng)過多次系統(tǒng)功能升級(jí)和優(yōu)化，目前系統(tǒng)仍運(yùn)行穩(wěn)定。

通過梳理該系統(tǒng)的知識(shí)審核流程，發(fā)現(xiàn)有效數(shù)據(jù)共2012條，統(tǒng)計(jì)時(shí)間為2021年1—12月。知識(shí)審核流程發(fā)起單位共8家，包括建設(shè)、項(xiàng)目管理、招標(biāo)代理、投資咨詢、勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理單位。2021年某市圖書館建設(shè)項(xiàng)目信息化系統(tǒng)知識(shí)流程信息統(tǒng)計(jì)表見表1。

通過梳理該系統(tǒng)的知識(shí)庫數(shù)據(jù)，發(fā)現(xiàn)有效數(shù)據(jù)共1836條。知識(shí)類型共5類，分別為政策法規(guī)、行業(yè)資訊、外部學(xué)習(xí)、內(nèi)部經(jīng)驗(yàn)、標(biāo)準(zhǔn)化管理，統(tǒng)計(jì)時(shí)間為2021年1—12月。2021年某市圖書館建設(shè)項(xiàng)目信息化系統(tǒng)知識(shí)庫信息統(tǒng)計(jì)表見表2。

通過梳理該系統(tǒng)的知識(shí)考核數(shù)據(jù)，發(fā)現(xiàn)有效數(shù)據(jù)共8條，統(tǒng)計(jì)時(shí)間為2021年1—12月。2021年某市圖書館建設(shè)項(xiàng)目信息化系統(tǒng)知識(shí)考核統(tǒng)計(jì)表見表3。

3.2 結(jié)果分析

由上述統(tǒng)計(jì)結(jié)果可以看出，信息化系統(tǒng)在工程項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)知識(shí)管理中的應(yīng)用，有利于提升識(shí)別、處理、應(yīng)用知識(shí)的成效。此外，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員使用信息化系統(tǒng)的主觀能動(dòng)性、系統(tǒng)使用熟練程度等其他因素，也應(yīng)納入考慮范疇。

由表1可以看出，2021年1月、2月，因臨近春節(jié)假期，發(fā)起的知識(shí)審核流程相對(duì)其他月份較少。自3月起，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員發(fā)起的知識(shí)審核流程逐漸增加，至8月最多，達(dá)到269條，11月、12月臨近年底，發(fā)起知識(shí)審核流程略有降低。

由表2可以看出，2021年2月，知識(shí)庫新增知識(shí)數(shù)量最多，為193條；其次是12月，為169條；1月最少，為97條。

由表3可以看出，2021年，項(xiàng)目管理單位、投資咨詢單位的知識(shí)考核得分均高于85分，按照知識(shí)考核評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)，年終給予獎(jiǎng)勵(lì)；而建設(shè)、招標(biāo)代理、勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理單位的知識(shí)考核得分均未達(dá)到考核標(biāo)準(zhǔn)的85分，應(yīng)按照比例扣除年度可用性服務(wù)費(fèi)。

4 優(yōu)化措施

為促進(jìn)工程項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)知識(shí)管理信息化，可從以下三個(gè)方面進(jìn)行優(yōu)化，使信息化系統(tǒng)中與知識(shí)管理相關(guān)的各項(xiàng)功能不斷優(yōu)化和完善。

4.1 加強(qiáng)與專業(yè)知識(shí)庫的聯(lián)系

隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，建設(shè)工程項(xiàng)目各參建單位的信息化意識(shí)逐步提升，越來越多參建單位通過建立咨詢專家?guī)臁⒃O(shè)計(jì)指標(biāo)庫等專業(yè)知識(shí)庫，完善專業(yè)知識(shí)結(jié)構(gòu)，并應(yīng)用于建設(shè)工程項(xiàng)目。項(xiàng)目管理單位應(yīng)注意避免出現(xiàn)知識(shí)孤島現(xiàn)象，充分利用信息技術(shù)的可共享特性，加強(qiáng)與各參建單位專業(yè)知識(shí)庫的知識(shí)共享，形成知識(shí)協(xié)同機(jī)制，提升知識(shí)應(yīng)用效果，提高建設(shè)工程項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的整體績效。

4.2 創(chuàng)新知識(shí)獲取渠道

隨著各類知識(shí)分享平臺(tái)的興起，獲取知識(shí)的渠道已不限于訪談、問卷調(diào)查等方式。短視頻、音頻等成為獲取、分享知識(shí)的新渠道。項(xiàng)目管理單位除依靠團(tuán)隊(duì)成員上傳知識(shí)，還應(yīng)拓寬思路，創(chuàng)新知識(shí)獲取渠道。利用網(wǎng)絡(luò)的傳播和共享特性，甄別有益于項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的知識(shí)，處理后納入知識(shí)庫，使項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的知識(shí)結(jié)構(gòu)更加完善。

4.3 智能知識(shí)轉(zhuǎn)移管理

隨著信息技術(shù)日新月異，知識(shí)轉(zhuǎn)移也向智能化發(fā)展。通過程序進(jìn)行知識(shí)轉(zhuǎn)移深度學(xué)習(xí)，計(jì)算機(jī)可具備管理知識(shí)轉(zhuǎn)移過程的能力。未來，計(jì)算機(jī)可能成為知識(shí)管理的主體。建設(shè)工程項(xiàng)目開始前，知識(shí)庫自動(dòng)匹配對(duì)應(yīng)知識(shí)，推送給項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員，跟蹤知識(shí)轉(zhuǎn)移過程，反饋知識(shí)應(yīng)用效果。自動(dòng)化、智能化知識(shí)轉(zhuǎn)移將成為現(xiàn)實(shí)。

5 結(jié)語

數(shù)字化時(shí)代，知識(shí)管理對(duì)于建設(shè)工程項(xiàng)目的重要性愈發(fā)凸顯，建設(shè)工程項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)對(duì)知識(shí)管理的重視程度也顯著提升。隨著知識(shí)管理信息化系統(tǒng)的廣泛深入應(yīng)用，工程項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的核心競爭力將進(jìn)一步提升，有利于建設(shè)工程項(xiàng)目高質(zhì)量發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

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收稿日期：2022-09-05

作者簡介：

于利賢（1984—），女，高級(jí)工程師，信息系統(tǒng)項(xiàng)目管理師，研究方向：工程建設(shè)管理信息化。

吳振全（1980—），男，副總經(jīng)理，高級(jí)工程師/正高級(jí)經(jīng)濟(jì)師，研究方向：工程建設(shè)咨詢信息化。