新形勢下高校檔案工作規范化管理推進策略研究

摘要：新時代新形勢，高校檔案工作面臨的挑戰也與以往有所不同，必須審時度勢，以發展的眼光有針對性地開展各項工作。文章基于N高校迎接檢查過程中檔案利用工作實踐，發現實際利用給檔案工作帶來的幾點挑戰，總結提煉出新形勢下高校檔案管理工作在源頭、過程、利用等方面存在的問題，進而從“引領”“管理”“服務”3點入手提出針對性策略，以期為相關工作提供參考。

關鍵詞：高校檔案；檔案管理；規范化

中圖分類號：G271 文獻標志碼：A

0 引言

2021年7月，習近平總書記對檔案工作作出重要批示，指出“檔案工作存史資政育人，是一項利國利民、惠及千秋萬代的崇高事業”，給予全體檔案工作者莫大的鼓舞。據有關調研，“十四五”時期，全國各省區市普遍將檔案事業納入本地區國民經濟和社會發展規劃中，為全國檔案事業發展注入了強大內生動力和有力政策保障。教育事業是衡量地方發展水平的關鍵因素，尤其是高等教育發展對地方經濟社會發展有著巨大的促進作用。高校檔案工作是高等教育事業發展的重要組成部分。進入新時期，高校檔案工作面臨新形勢、新挑戰，檔案部門從一次次實踐檢驗中發現自身存在的問題，不斷優化改進，加快轉型升級步伐，在時代發展的浪潮中，乘風破浪不斷前行。

本文以N高校迎接檢查過程中檔案利用工作實踐為出發點，思考相關問題并開展相關研究。在迎接檢查過程中，檔案部門承擔了大量文件材料收集、整理、遞送工作，發揮著巨大作用。通過正視迎接檢查過程中檔案利用實踐給檔案工作帶來的挑戰，可以發現高校在檔案管理方面存在的問題，進而提出推進高校檔案工作規范化管理的有效策略，以期為相關工作提供參考。

1 檔案工作面臨的挑戰

1.1 準備時間短、收集任務重

根據以往實踐，從檢查組下發通知至被檢查單位，到檢查組全體成員入駐進場，其間間隔的時間通常比較短。進駐之前，檢查組會以文件形式告知被檢查單位需要準備的有關事項及要求，其中，需要準備的支撐材料種類、數量繁多，留給被檢查單位的時間很短。在這種情況下，除相關部門指定專人負責資料收集整理工作外，作為高?！爸悄摇钡臋n案部門更是責無旁貸，必須第一時間抽調人手投入檔案匯總準備工作，時間緊、任務重，挑戰極大^［1］。

1.2 時間跨度長、涵蓋范圍廣

檢查是對學校工作的全面體檢，一般5年一次，一次歷時2個月左右。通常新一輪檢查主要針對高校上一輪檢查以來的工作，也就是起碼要收集5年的相關支撐材料。檢查所需材料涵蓋的范圍通常比較廣，如：學校年度工作總結、計劃；干部名冊；議事制度；黨委常委會、校長辦公會、黨政聯席會會議記錄及紀要；黨代會、教代會、團代會報告；落實全面從嚴治黨、意識形態工作及黨的組織路線情況和其他落實黨中央及省委重要決策部署情況的支撐材料。這些材料通常分布在不同部門和不同年份，工作量可想而知。

1.3 臨時要求多、篩選工作難

檢查工作通常緊緊抓住高校運行的關鍵部位和重點環節，緊密聯系被檢查單位實際，有針對性地確定檢查的重點內容。因此，檢查組會臨時要求提供一些材料，如學校推進某一事項的所有工作臺賬、5年來某類問題的匯總等^［2］。而這些工作，通常分布在不同年份或當時由不同的工作人員負責，完成質量參差不齊，有些根本沒有歸檔保存，甚至沒有留痕，以致查找工作難度非常大，收集整理過程艱難，極其耗費時間和精力。

2 高校檔案管理存在的問題

2.1 源頭上：歸檔材料完整性不夠、內容把關不嚴格

盡管當下高校的檔案意識普遍有所提高，但在實際工作中，仍存在檔案應歸未歸或少歸、漏歸的情況。例如：通常各部門兼職檔案員根據以往的歸檔范圍按年度對本部門一整年的檔案收集后進行整理歸檔，但實際上，每年可能或多或少產生臨時性重要事務，雖事先未劃在歸檔范圍，但其具有長久保存價值，如果兼職檔案員以常規經驗將其排除，很有可能造成重要檔案漏歸的情況；另一種常見情況是歸檔部門對常規的歸檔材料內容把關不嚴謹，如一套前后有邏輯關系的系統性材料，出現數據前后不一致的情況，歸檔人員甚至分不清哪個才是定稿。以上種種，都會影響檔案的利用效果。

2.2 過程中：歸檔文件分類不合理、錄入或整理不規范

高校各部門一般都會指定專人作為兼職檔案員負責本部門檔案的收集整理和錄入工作。檔案館或檔案室作為全校檔案工作的業務指導部門，也會不定期進行業務指導，或建立工作群，隨時答疑解惑。盡管如此，歸檔過程中仍存在不少問題，如：未按照部門工作實際對歸檔文件進行科學合理的分類，以致案卷混亂，不利于系統性查找；文件錄入檔案系統時，憑自身慣性經驗隨意修改，不忠于原文或原意，給后期檢索工作帶來隱患；未按要求將電子文件原稿或掃描后的文件同步上傳至系統，導致后期使用過程中需要將案卷拆線重新掃描，給利用工作帶來極大的不便。

2.3 利用時：檔案信息開發不深入、利用不方便

檔案最大的價值在于開發和利用，高校檔案工作歸根結底要圍繞學校中心工作，積極主動提供優質服務，這是衡量檔案工作質量的重要標準，也是檔案工作長遠發展的根本動力。實際工作中，各部門歸檔時慣于按照常規經驗死板分類，并未對其中相關聯的、具有邏輯關系的信息進行提煉和整合，這就給后續使用埋下隱患。以檢查組幾次提出的要求為例，通常需要一類事件近幾年所有臺賬清單或一個長期未解決的大問題從開始到目前所有進展材料，而這些很可能被死板地分散存放在不同年份或不同部門的檔案里，沒有進行進一步匯總整合，這都是檔案信息開發不深入的表現，會影響利用效果。

3 推進高校檔案工作規范化管理的有效策略

3.1 在“引領”上發力，多措并舉加強檔案質量前端管控

為提高館藏檔案質量，優化館藏資源，必須嚴把進館檔案質量關，為后期檔案管理和利用工作奠定基礎，可以從以下幾點入手。

3.1.1 加強宣傳引導

思想的改變是本質的改變，觀念的落后是根本的落后。在檔案工作越來越重要的今天，要推動高校檔案事業高質量發展，首先要提高學校領導對檔案的重視程度，樹立正確且與時俱進的管理理念^［3］。檔案工作在多數人看來都是清閑且缺乏技術含量的，平時多無用武之地。學校必須從頂層發力，做好宣傳引導，在全校普及檔案的重要性，加強教職工檔案意識培養，轉變傳統認知中檔案工作事不關己的觀念，進一步明確檔案工作定位，把其納入學校發展整體規劃，并給予經費等支持。

3.1.2 優化組織保障

檔案工作的發展最終還是要落實在人的身上，只有管理力量的強化和升級，檔案工作的各環節才能得到及時的開展，管理規定也才能落實到位。要根據實際情況及時調整充實檔案工作領導機構，完善黨委領導、檔案部門歸口負責、各方面共同參與的檔案工作體制，確保分工明確、各司其職。與此同時，配備與學校事業發展相匹配的專職檔案管理員數量，制定兼職檔案員工作制度，逐漸形成學校領導、檔案部門指導、歸檔部門負責、兼職檔案員落實到位的工作網絡體系。

3.1.3 健全規章制度

任何工作的順利推進都離不開正確規范的指引。檔案工作是一項業務性極強的工作，必須遵照一定的方針、政策和原則，尤其是收集、整理、錄入等環節過程瑣碎且容易疏漏。隨著學校各項事業的發展，檔案部門必須主動發力，完善配套制度，并及時與各歸檔部門溝通，對內容陳舊、不能適應學校發展需要的規章制度進行更新修訂，使之與學校事業發展相匹配，促使檔案管理工作更加規范化、標準化^［4］。

3.2 在“管理”上用力，全面推進歸檔過程標準化規范化

檔案工作標準化是檔案管理現代化建設的重要標志，為方便后續檔案信息資源開發利用，可以從以下幾點入手。

3.2.1 加強業務培訓

檔案部門統管全校檔案工作，必須充分發揮指揮棒作用。要經常性開展檔案業務知識學習，提高管理水平，從源頭上切實提高檔案管理人員綜合素養，使檔案管理人員及時掌握國家、省、市出臺的檔案管理新規范，為檔案業務指導和檔案管理服務奠定扎實基礎。定期開展兼職檔案員業務培訓，謹防人員變動導致工作脫節。細化檔案整理操作步驟，采取“線上+線下”方式，或主動上門指導，對各部門檔案工作進行有針對性的系統培訓，協助解決檔案整理階段存在的問題和困難。

3.2.2 實施精細化管理

細微之處見管理，管理必須求精求細。檔案管理者要創新管理思維，樹立精細化管理意識，從點滴做起，在細微處著眼，腳踏實地，把檔案管理每一處細節做到“零缺陷”。高校檔案工作不能依靠簡單復制先進經驗，必須結合自身特點，有針對性地制定一系列管理流程和標準規范。針對檔案管理工作中的常見問題，要進行風險點預判，制定詳細周密的解決方案，從細節入手，嚴把歸檔文件質量審核關，扎實推動各部門高標準高質量完成檔案整理工作。

3.2.3 推進檔案信息化建設

檔案信息化是檔案開發利用，實現服務方便快捷、資源共享的有效渠道。為適應大數據時代的要求，我國檔案信息化建設全面提速，檔案部門必須緊跟時代步伐，切實推進檔案存儲數字化和利用網絡化。結合實際工作，將利用率高的一部分傳統載體檔案外包給專業的檔案數字化服務公司，

優先實現數字化，以方便利用。與此同時，在全校廣泛宣傳，營造有利于促進電子文件歸檔管理的氛圍，逐步落實檔案工作“存量數字化、增量電子化”的發展戰略。

3.3 在“服務”上盡力，整合開發檔案資源提高利用效益

檔案工作的最終目的就是檔案利用，方便利用是檢驗檔案工作的主要標準，建議從以下幾點入手。

3.3.1 整合開發檔案信息資源

高校檔案管理工作的根本目的在于充分發揮檔案的作用，為學校發展服務。要實現檔案的價值，就必須加強檔案的開發利用，實現信息資源的共享。檔案部門要主動尋求功能拓展，從以收集、管理和提供憑證服務為主到深度挖掘并開發利用檔案資源邁進，加強對檔案信息的分析研究、綜合加工、深度開發，提供深層次、高質量檔案信息產品，不斷挖掘檔案的價值，努力把“死檔案”變成“活信息”、把“檔案庫”變成“思想庫”，更好地為學校決策、管理提供參考^［5］。

3.3.2 探索檔案信息服務新模式

隨著檔案服務學校各項事業發展需求日益凸顯，檔案部門需努力提升服務水平和服務技術，轉變傳統被動的、單一的、滯后的服務模式，重新定位自身角色，主動出擊，當好學校發展的“智囊”，主動融入學校發展的核心活動，不斷優化檔案利用流程，探索“隨時隨地，線上查檔”的檔案利用服務模式；有效開發檔案資源，挖掘檔案文化，積極提供檔案信息服務，實現檔案信息資源共享，為學校發展貢獻檔案力量，為提升學校核心競爭力提供全方位服務。

3.3.3 用實績實效檢驗工作成效

檔案工作要務求實效，其成效由檔案部門對學校發展的服務能力檢驗，要由利用者給出評價。要堅持結果導向，將檔案提供利用服務成效作為工作評價標準，始終把師生滿不滿意作為衡量檔案工作成效的標尺；積極踐行以師生為中心的服務理念，創新評價方式方法，完善服務評價體系，并從一次次客觀評價反饋中找出進步空間，努力彌補服務短板，有效打通檔案工作各環節的堵點，推動工作整改落實，切實為學校發展貢獻力量。

4 結語

總之，要充分認識到高校檔案是高校發展的寶貴資源和財富，它承載著一所學校艱辛發展的歷史進程，凝結著學校豐富的歷史文化、學術精神和人文底蘊，應充分發揮其價值。高校檔案工作必須秉承“為校管檔，為校存史，服務師生”的理念，不忘初心、牢記使命，積極服務高校立德樹人根本任務和學校建設中心工作。尤其在新形勢下，綜合考核、教學評估等成為檢驗高校工作成效的重要手段，這些工作的開展都離不開檔案為其提供有力支撐憑證。眾所周知，實踐是檢驗真理的唯一標準，檔案工作也必須通過利用實踐來檢驗各環節工作是否到位，在實踐檢驗中反思自身存在的不足，不斷總結經驗，提出改進策略，推進高校檔案工作更加規范化。

參考文獻

［1］韓燕萍.關于高校巡視工作檔案利用中存在的問題和解決對策［J］.黑龍江檔案，2020（6）：61.

［2］韓曉穎.基于高校巡視工作的檔案利用思考［J］.黑龍江檔案，2019（2）：69.

［3］王海珍.高校檔案規范化管理的有效途徑［J］.城建檔案，2019（8）：81-82.

［4］陶永建.高校檔案工作高質量發展評價體系研究［J］.浙江檔案，2021（4）：52-54.

［5］朱曉杰.新形勢下高校檔案管理工作高質量發展的幾個重要問題［J］.檔案管理，2020（1）：119-120.

（編輯 何 琳編輯）

Research on the promotion strategy of standardized management of university archives work under the new situation

Wang Huan

（Nanjing Sport Institute， Nanjing 210014， China）

Abstract： In the new era and new situation， the challenges faced by university archives work are also different from those in the past. We must assess the situation and carry out various work with a development perspective. Based on the practice of archives utilization in the process of inspection in N university， this paper finds several challenges brought by actual utilization to archives management， summarizes and refines the problems existing in the source， process and utilization of archives management in universities under the new situation， and then puts forward targeted strategies from the three points of “leading”， “management” and “service”， with a view to provide reference for relevant work.

Key words： university archive; archive administration; standardized