企業行政管理的實施現狀與優化方法探析

［摘 要］行政管理作為企業管理的重要內容，是現代企業管理體系中不可或缺的組成部分。行政管理主要是辦公事務的管理，企業通常會設置行政部門，專門負責行政辦公事務管理，制定行政制度流程，推動制度流程的實施。當前，在競爭日趨激烈的市場環境中，行政管理已不再局限于傳統的日常辦公事務管理，更加強調圍繞行政事務管理打造全面的、有效的企業管理機制，在日常辦公物品、公文、會議檔案、接待事務等管理內容的基礎上，實現企業運營的調度、財務的管理和工作的總結。文章首先闡述企業行政管理的內容及價值，其次分析企業行政管理中存在的若干問題，再次提出企業行政管理的優化方法，最后探討企業行政管理的發展趨勢，以供參考。

［關鍵詞］行政管理；資產管理；后勤管理；企業

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2023.10.038

［中圖分類號］F272.9 ［文獻標識碼］A ［文章編號］1673-0194（2023）10-0115-03

0" " "引 言

隨著社會經濟的快速發展，企業的綜合競爭力直接關系到企業的生存和發展，探索新的管理模式已成為現代企業發展的主要驅動力。行政管理作為企業管理的主要方式，其價值日益凸顯，對增強企業的綜合競爭力有重要作用，加強行政管理的轉型發展需要立足于企業發展需求，圍繞企業產品研發、生產和銷售開展行政管理體系建設，突出行政管理的核心地位。過去，行政管理與后勤管理類同，行政管理的價值沒有得到很好的體現。發揮行政管理的價值，拉近企業內部人員與組織之間的關系，讓企業運作體系形成一個整體，提升企業人員工作的效率和職業道德，實現企業綜合競爭力的提升，為企業在激烈的競爭中生存和發展提供支持。這是行政管理發展的基本趨勢，也是企業打造現代化管理體系的必然要求。

1" " "企業行政管理的內容

傳統的行政管理包括會議管理、資產管理、衛生管理、安全管理、后勤管理、證件管理、對外事務管理等內容，行政管理人員需要組織企業的各類會議和活動，承擔文化建設的職責，負責企業的公關和宣傳。企業內部所需要的辦公用品也需要行政管理人員采購，行政管理人員還要對企業的低值易耗品進行核查管理，每個周期需要編制辦公用品的采購計劃，分發、調配和保管低值易耗品。小微企業的行政管理人員還需要做好辦公區域環境衛生的管理，負責企業的安全保衛工作，參與制定安全管理制度，如防火安全工作制度。同時，其還要負責保潔、保安的考勤和排班，參與監督企業食堂的工作，跟進辦理企業的各類執照，負責執照的年檢。一些企業的行政人員還需要參與工程設備的管理和維護，負責各類費用的繳納，確保企業飲用水供應的穩定性，參與處理企業高層管理者交辦的其他事務。由此可見，企業的行政管理內容是十分繁雜的，很多行政人員將自己比作打雜的，參與的工作較多，尤其是企業內部高層管理者臨時交辦的任務，已成為企業管理行政管理的主要內容。

2" " "企業行政管理的價值

企業的發展與壯大一方面需要立足市場，另一方面需要優化管理。企業只有保證產出與成本是正相關的關系，才能健康發展。行政管理在這個過程中起到了監督、協調、引導的作用，為企業發展方向提供引導，為企業的團隊運作添加潤滑劑，監督企業發展規劃的落實。企業管理過程中，始終要確保行政管理符合企業發展的目標，這樣才能真正意義上發揮企業行政管理的價值［1］。行政管理的價值與企業對行政的定義和職能分配有直接的關系，不同規模的企業行政管理的價值是不同的。無論如何定義行政管理，行政管理的價值都需要在企業經營過程中得到體現，并為企業的生存和發展提供支持。現代企業的行政管理建立在政府行政行為的基礎上，結合企業的市場化行為，產生了現代化的行政管理。作為企業管理的一部分，行政管理的價值主要體現在以下5個方面。

2.1" "結構性價值

行政管理的結構性價值是其基礎價值。行政管理為企業的管理提供了整體性的運作結構。在行政管理職能中，行政管理的組織職能是非常清晰的，將企業的人員、部門、資源組織起來，開展有序的管理，有計劃地作出工作總結，這是其結構性價值的集中體現。

2.2" "引導性價值

行政管理的引導性價值是其重要價值。在企業經營過程中，無論是信息的收集，還是信息的傳遞，都需要有引導、組織與監督。企業中的人或物的行為要得到引導，這樣才能更好地履行崗位職責和發揮作用。行政管理通過組織、指揮、協調、監督、反饋等基本程序，使得無序的內容變為有序的行為，實現企業管理質量的提升。

2.3" "協調性價值

企業是個復雜的組織體系，由不同的職能部門組成，每個部門之間又有不同的管理結構，這些都需要協調，只有這樣，才能確保企業員工的能動性和職業能力得到有效發揮。任何人或者任何事務都需要溝通協調，企業的生產、管理、銷售都需要由具體的人去完成，行政管理的價值便是疏通溝通渠道，讓企業上下級、部門與部門、企業與外部之間的溝通渠道能夠順暢，這種協調性價值也是行政管理職能的重要價值。企業在行政管理過程中，要準確認識行政管理的協調性價值，這樣才能確保企業行政管理的有效性。

2.4" "監督性價值

監督是企業行政管理的重點，加強企業日常管理行為的控制和監督是提升企業管理水平的關鍵所在。上級布置完任務后，行政管理需要跟進任務的檢查和監督，確保上級布置的任務能夠達到預期目標，在這個過程中，行政管理要對完成任務的過程進行監督，及時糾正任務實施中的偏差。

2.5" "激勵性價值

行政管理的激勵性價值是現代企業行政管理的重要特征，也是企業發展過程中需要凸顯的重要內容。在激烈的市場競爭中，企業的用人理念要適應新時代年輕人的特征，新時代的年輕人早已擺脫唯上主義，他們重視自身的發展，更關注工作的價值。如果企業還停留在過去的垂直管理模式上，很容易造成人才流失，給自身帶來損失。這種背景下，行政管理的激勵性價值需要凸顯出來，通過行政管理行為中的制度激勵、活動激勵、言語激勵等方式，讓員工能夠在企業中找到自身發展的價值，這樣才能增強他們的創造性。

3" " "企業行政管理中存在的若干問題

3.1" "崗位職責混亂

崗位職責混亂是很多企業行政管理中存在的問題，行政人員完全按照高層管理者的安排開展工作，對于行政管理的作用和價值缺乏全面的認識，不能及時檢查和總結企業行政管理工作中存在的問題，嚴重影響了企業的良性發展。例如，行政管理人員日常要完成辦公用品的管理，僅僅辦公用品的采購、發放、保管就占據了行政人員很大一部分工作時間。除此之外，行政人員還要負責大量的文書資料管理，企業的印信、公文、檔案、書刊均由行政人員管理，同時行政人員還要組織各類會議活動，做好全過程的會議管理。這些行政管理職能基本能夠覆蓋行政管理人員的工作時間，但由于企業行政崗位職責沒有明確規范，行政管理人員的工作內容遠不止這些，造成行政管理的價值沒有得到有效發揮。

3.2" "缺乏高效的溝通

行政管理的重要職能便是溝通協調，無論是縱向溝通還是橫向溝通，但很多企業都存在行政管理溝通協調效率低的問題。當前，大多數行政人員只重視單向溝通，只完成了由上到下的信息傳遞，使得行政管理的溝通協調效果大打折扣［2］。高層管理者缺乏準確的信息，企業員工的積極性得不到提升，這種情況下，企業的決策很容易失去正確方向。行政管理的溝通協調不僅僅是上下級之間的縱向信息傳達，同時還體現在橫向溝通方面。橫向溝通指的是企業職能部門之間、企業與外界之間的溝通，很多情況下，行政管理人員沒有將橫向溝通作為自身的職責，企業職能部門之間的溝通完全依靠各部門之間的自覺。在有交叉工作的情況下，各職能部門能夠展開溝通；當沒有溝通需求時，各職能部門不相往來，負責各自的區域，履行各自的職責，使得企業內部人員缺乏協作精神，當上級布置的工作任務缺乏具體實施辦法時，各部門往往存在推諉現象，整個企業陷入責任陷阱，很少有人愿意完全投入工作中。上級管理者與下級部門之間的溝通失去效力，部門與部門之間的溝通缺乏主動性，企業與外部之間的溝通缺乏有效渠道，這是行政管理溝通協調效率低的主要體現。

3.3" "缺乏較強的信息處理能力

當前是信息爆炸的時代，企業日常管理中需要面對各類復雜的信息，如競爭對手的信息、財務數據信息、產品信息等，這些信息的收集、整理、分析、提煉、利用已成為企業管理的核心［3］。事實上，企業行政管理人員也是圍繞信息展開工作的，但很多情況下行政人員忽視了自身的價值，只是簡單地做好日常工作，完成高層管理者交代的任務，缺乏系統性的管理思維。這也造成行政管理崗位人員往往缺乏良好的信息處理能力，沒有為管理者提供精煉的信息資源。

4" " "企業行政管理的優化方法

4.1" "結合企業需求，明確崗位職責

每個企業都有自身的行政管理需求，行政管理的需求不同，崗位職責的內容也應該有所差異，只有合理的崗位職責才能體現行政管理的價值。行政管理的價值想要得到有效發揮，企業必須要明確崗位職責，圍繞行政管理的5個價值明確行政管理的具體職責，改變過去將行政管理等同于打雜的管理理念，使行政管理成為企業發展的驅動力。中小型企業行政管理的崗位職責應該簡約化和清晰化。中小企業行政管理崗位中，要將安保、市場傳訊、人力資源、財務的崗位職責分離出來，交給相應的崗位人員，行政管理崗位負責統籌管理上述崗位，避免行政管理人員的日常事務太過瑣碎，造成行政管理的效率得不到有效提升。簡化崗位職責后，行政管理人員不僅能快速完成日常工作，同時也能提升組織實施的活動質量，增強信息溝通能力，提升協調控制水平。

4.2" "打通溝通渠道，發揮溝通價值

在行政管理過程中，行政管理人員要構建縱向溝通渠道，打通上級與下級之間的聯系，與上級積極溝通，在明確高層管理者指示的基礎上，準確將其傳達給下級部門，同時也要將下級部門的意見完整地傳達給上級。企業規模不同，橫縱向溝通就會有所差異。中小企業需要最大化發揮縱向溝通的價值，如由行政管理人員組織上下級之間的定期交流會，讓員工將平時遇到的問題說出來，及時解決。大型企業要重點發揮橫向溝通價值，行政人員要利用好企業微信、釘釘等溝通工具，使企業內部能夠整合為一個整體，激發員工工作的積極性。

4.3" "整合信息資源，提升信息處理能力

通常情況下，行政管理要處理的信息主要是外部信息與內部信息兩個方面，外部信息主要有政策、法律、社會熱點、風俗文化、時尚潮流等社會面信息，以及與企業有關的產品需求、消費需求、消費數據信息以及企業的競爭對手信息、行業發展信息、技術發展信息等［4］。內部信息包含企業的財務信息、生產信息、產品銷售信息、物品采購信息、產品庫存信息、設備管理信息以及人才資源信息等。企業通過整合信息資源，可以提升信息處理能力，在這個過程中，行政管理人員要利用好信息技術部門的優勢，實現高效收集、整合、處理信息的目標。

5" " "企業行政管理的發展趨勢

5.1" "溝通協調更加多元化

在市場競爭日益激烈的當下，企業行政管理能力直接影響到企業在市場中的競爭能力。伴隨著企業資源整合的需求日益增長，企業行政管理中的溝通協調機制更加成熟，溝通協調的內容更加多元化［5］。一方面是縱向溝通的渠道更加通暢。由于企業管理結構更加扁平化，上級與下級之間的溝通渠道得到了優化，不再僅僅依靠行政管理職能。另一方面，企業管理人員的管理理念有了很大的改變，尤其是信息化思維得到了加強。企業內部與外部的橫向溝通更加便捷，很大程度上降低了行政管理的復雜性，行政管理人員能夠將大部分時間用在關鍵事情的溝通協調上，提高了溝通協調的效率。

5.2" "信息處理更加集成化

隨著信息技術的廣泛應用，信息系統成為企業行政管理的重要工具，在信息系統的支持下，行政管理人員在信息處理方面的能力得到了提升。行政管理人員對信息系統中的各類信息進行收集、整理、分析、提煉，將這些信息準確、完整、簡潔地傳達給上級，為企業決策者提供及時、準確的信息，幫助企業決策者了解企業外部和內部的變化。這種信息處理的能力也決定了企業行政管理人員需要具備較高的素質，便于真正發揮行政管理的價值。

現代企業的行政管理不僅要強調出差、福利、車輛、安全、衛生等方面的管理，還要做好企業規章制度的規劃，正確協調部門之間的關系，使企業融為一個整體，使不同部門之間的配合關系更加密切，因此整體性作為企業運作過程中的思維，也成為行政管理發展的基本趨勢。

主要參考文獻

［1］董雯舉，柏先，滕達，等.行政管理與宏觀調控視角下地攤經濟發展趨勢［J］.商業文化，2020（18）：18-19.

［2］任彥霖.如何有效提升企業行政管理人員的綜合工作能力［J］.中外企業文化，2021（8）：28-29.

［3］許耀桐.馬克思主義國家行政管理思想及其當代價值［J］.行政論壇，2020（3）：5-10.

［4］王一舒.新時期企業行政管理的重要性及創新路徑分析［J］.中外企業文化，2021（8）：22-23.

［5］羅云.探析新時期企業行政管理的重要性及創新路徑［J］.管理學家，2020（12）：90-91.