關于企業供應商庫建立的幾點思考

國有企業在開展獨具特色的業務活動時，建立供應商庫對其規范采購流程、提升采購效率、把控采購質量等有著諸多幫助，也有助于企業實現降本增效的目的，提高市場競爭優勢。但是上海國資委在2023年公開的《上海市國資監管企業招標投標合規管理問答》表明，當前關于國有企業建立和使用合格供應商庫方面的法律法規并不完善，規劃區域需要參照《招標投標法》建立可行的行業供應商庫。基于此，本文針對企業建立供應商庫展開詳細研究，并提出可行的、精細化的建立路徑，如基于業務實際設置采購需求、設置供應商準入條件、尋找合適的采購管理系統、管理供應商庫等，可供借鑒。

黨中央、國務院提出在全國范圍內統一市場的部署，規范央企采購交易，提高供應商質量和采購速率的背景下，于2022年正式上線采購交易供應商信用認證評價系統。在對該系統運營進行評價時，可分別從經營合規與否、財務實力、綜合能力、社會責任、發展前景、管理能力、可持續供應物資能力、交易信用度、履約能力等多個方面著手。由此可見，建立合規的供應商庫是大勢所趨、是市場競爭的必然產物、是滿足供應交易效率和質量提升的科學要求，基于此，本文主要針對如何建立供應商庫話題展開討論，著重提出解決策略和方法，保證供應商庫管理合法、合規。

建立供應商庫的合法合規路徑

基于業務實際設置采購需求

企業建立供應商庫需要對市場上已有供應商進行大致分類，具體可分為如下八個類別：辦公用品類（文件、文具）、固定資產類（辦公桌、電腦、打印機、碎紙機）、生產物料類（原輔料、半成品、成品、輔助物資、包裝）、通訊類（會議系統服務商，電信、移動、聯通三大通信運營商）、快速物流類（大型物件物流，順豐、韻達、圓通、EMS郵政、極兔等快遞）、證照注冊服務類（資質證件評審）、活動會議類（策劃、場地方、舉辦活動方）、工程裝修類（空間設計、空氣凈化、消防）。有了八大基本供應商類別后，企業需要依據與供應商的合作頻率、合作深度進一步劃分為短期合作（合作關系只有一次或幾次，合作完成后無關聯）、長期合作（合作關系長期存在，力求實現雙贏）、戰略聯盟（與供應商之間形成合作鏈條，關聯度更深）三大類。按照如上分類依據劃分后，企業基本的供應商庫框架也完成了初步搭建。

設置供應商準入條件

企業無論選擇哪個供應商與之建立合作關系，都需要事先衡量供應商水平，判斷其是否具備準入供應商庫的資格。合格的供應商必須滿足如下幾個條件：

一是企業基本信息完善且無異常。在進行基本信息核驗時，尤其要注意以下幾點：營業執照營業范圍、本身資質、注冊資金、設立時間、法人等信息是否準確，有關證件是否在有效期內，如有不符一律停止進一步的合作事項。審查一般納稅人證書，同時明確其發票稅率，避免盲目建立合作關系。審核其是否存在嚴重失信行為被強制列為失信單位，這類信息可以在信用中國、信用公示系統中查詢。

二是擁有行業必須認證的許可。不同類型的供應商要擁有的認證資質不同，如食品制造類企業必須獲得ISO22000食品安全管理體系認證許可；裝修裝飾類企業必須獲得ISO14001的環境管理體系認證許可等等。

三是供應商企業需要提供一份完整的備選采購物資歷年交易價格，以供參照。與供應商合作期間，需要規范協議商討、合同簽訂流程，為其順利實現合作、完成交易提供法律保障。

四是對供應商進行年度綜合性評估。在準入供應商庫時對其進行的綜合能力、條件評估的評估結果有效期為一年，后期每年都要重新評估一次，并及時更新供應商庫中的記錄信息，確保所存儲信息符合最新供應商發展現狀。如此才能保障供應商的基本經營信息、現狀公開透明，也能夠有效避免后續合作中的隱性隱患。

尋找合適的采購管理系統

企業應用采購管理系統可以實現各關聯環節的線上統一管控，包括供應商選擇、提出采購申請、制定采購計劃、實施采購招投標、簽訂采購合同、出具訂單、驗收采購物資并付款等所有環節都能涵蓋在采購系統中。企業可以從市場上引入功能固定的系統進行應用，這種方式雖然前期花費少，且系統投入使用快，但是后期可能因系統與實際業務流程不匹配而產生諸多操作矛盾，不僅無法為采購環節提供助力，反而會成為人員的操作負擔。還有一種采購系統的則要求企業自行設計功能、自行聘請研發團隊建設，這種方式雖然花費資金體量大，涉及周期長，但是該類系統一旦投入使用，必然對其發展有著極大助力。當然企業需要依據自身經濟實力、實際采購需求等選擇合適的系統引入方式。

例如聯想應用的Ariba采購系統能夠實現預算管理、供應商管理、合同管理、訂單與物資驗收管理、發票付款驗收管理、報告及數據管理等諸多板塊的連接，使得與采購有關的流程都能夠在線上透明化地體現，對企業實現規范化管控有著很大助力，見下圖1。

管理供應商庫

首先，績效管理。對供應商進行績效考核，主要可以從產品質量、交貨時效性、交貨總量、交易價格、雙方配合度默契度、信用度等幾方面著手，具體考核指標的設置要求各企業自行依據實際業務需求制定。對供應商開展績效管理，一方面能夠公正判斷供應商執行合約情況，一旦在績效評價中發現出現合約履行偏差，則要快速調整，提升人員響應度，避免后期出現嚴重的供貨失誤；另一方面能夠作為衡量供應商整體能力的重要依據，也可以為后續分配物資采購額度做重要參照資料。

其次，培養管理。企業采購的最終目的是花費最小的成本購買質量較高的產品或超出預期的服務，且能夠滿足產品或服務交付在規定時間內。而要想實現這一目的，就要對諸多供應商進行管控，具體培養措施：其一，公正對待供應商。雖然在合作中，我方企業可能處于甲方，有著一定的合作優勢，但是要意識到供應商在合作中起到的重要作用，因此要平等地對待供應商，主動與供應商建立良好關系，在保障自身合法權益的同時也要維護供應商的利潤率，不能用頤指氣使的態度對待合作供應商。其二，企業管理者要意識到擁有優質的、靠譜的供應商對自身發展的重要作用，從戰略高度選擇合適的供應商，必要時可以為供應商提供各種力所能及的幫助。比如幫助供應商進行人員培訓、人員職業前景規劃、為其提供更多學習交流機會，鼓勵供應商不斷成長進步。如此幫扶既增加了供應商對本企業的黏性，也便于企業在未來享受一定的培訓付出成果，屬于典型的吃水不忘挖井人、幫人幫己的雙贏行為。其三，適當進行文化輸出，不斷向合作方輸出本企業文化。比如在與供應商商討合同細則時，如果出現合同條款無法涵蓋的內容，甲方企業就可以適當在解決問題時輸出部分自身文化理念，促成雙方愉快合作，如此也能夠增強供應商對本企業的文化認可，提高其合作忠誠度。

三是供應商庫補充。企業在市場中運營發展，業務領域、范圍會隨之擴充，供應商規模也需要隨之增加，從而不斷擴充供應商庫。具體擴充方式有：與行業協會保持良好溝通，從中了解更多優質供應商名錄，綜合評估后判斷是否予以準入供應商庫資格；在產品展銷會上收集諸多供應商信息，并對其實力、相關信息逐一核實，考慮是否可進一步建立合作關系；鼓勵當前優質合作供應商推薦更多可靠的供應商；定期進行公開招標，通過透明化的方式選擇合適的供應商。

四是實現動態化供應商評價系統。企業管理供應商庫是一個動態的過程，所有入庫供應商在實際履約過程中都要有相應的人員負責實施動態化的追蹤管控。企業需要制定完善的供應商庫評估機制，對供應商實際履約情況進行公平公正的評價。評價機制中要對供應商不同階段的行為分別進行評估，并通過分析匯總評價結果把供應商劃分為四個等級——戰略級、優秀級、合格級、不合格級。對于評估中表現較好的供應商可適當予以獎勵，反之出現逾期未交貨、貨物質量不佳等問題的供應商要予以處罰，按照合同中約定條款進行自身權益維護，表現很差的供應商則直接在供應商庫中予以刪除，不再與之建立合作關系。

企業建立和管理供應商庫的注意事項

企業建立供應商庫是一項長期性的、系統性的工程，過程中有關人員都要謹慎小心認真，才能避免各種隱藏風險。為此，企業建立供應商庫系統及操作系統時要注意如下具體事項：

健全工作機制

企業建立供應商庫時，為了保障其供應商庫的規范、科學、嚴謹、嚴肅、公平、公正性，需要有精細化的工作機制、有計劃的制度體系做后盾。企業可以單獨設置供應商庫管理小組，任命領導人為小組組長，組員包含其他精通財務、會計、經濟、技術、系統、業務等領域的人員。供應商庫管理小組要定期召開會議，公布具體管理準則、綱領性制度、具體管理流程、評分標準等內容，使采購工作能夠合理有序開展。

制定評分細則，選擇有潛力的供應商

企業可以安排專門的小組成員負責評分細則的制定，根據現有的準入標準、供應商管理制度等確定合適的評分細則，保證每一個供應商都能夠被公平公正對待。企業在選擇供應商時并不能局限于眼前利益，也不能用停滯的眼光看待供應商，由于合作是長期性的，因此在選擇供應商時要用發展的、辯證的眼光判斷，選擇有潛力的、合作過程雙方都愉快的供應商。合作過一次后還要對供應商整體情況進行打分，判斷其是否能夠作為長期合作方，如果合作中出現物質質量差、售后態度差等情形則予以排除，不再作為合作備選對象。

規避采購風險

管理供應商庫期間需要對采購涉及的諸多環節進行全面管控，提前預防識別其風險點，盡可能避免風險發生，即便無法避免也要將損失降至最低。為了規避風險，企業可以設置供應商分層級、合同復審、項目復審、內控手冊等方式規范采購過程。還要對重點環節、潛在風險點、人員等進行特別關注，如圖2中各環節可能存在的違法違規犯罪事實。

總而言之，企業建立供應商庫，并輔以科學的管理是一項任重而道遠的工作，需要企業方面為此投入足夠的精力，才能保障該系統成為采購人員的工作助力，而不是拖累。本文對企業建立供應商庫的必要性、合法合規路徑、注意事項都進行了詳細探究，比如提到的注意事項有：遵循合適原則、健全工作機制、制定評分細則，選擇有潛力的供應商、維護與供應商的互幫互助關系、規避采購風險等。希望在供應商庫的輔助下，能夠切實幫助企業實現內部管理水平的提升，樹立良好的外在形象，打造品牌優勢，促進企業節省大量的成本，獲取可觀的經濟效益，助力企業不斷發展壯大。

（作者單位：山西文旅新能集團有限公司）