企業(yè)檔案部門對大語言模型的使用意愿影響因素研究＊

張婷婷

（山西省兒童醫(yī)院 太原 030009）

0 引言

檔案是人類社會發(fā)展到一定階段的產(chǎn)物，檔案具有珍貴的史料價值。檔案工作是維護黨和國家歷史真實面貌、保障人民群眾根本利益的重要事業(yè)[1]。檔案工作并非一成不變，其發(fā)展與社會需要、時代背景、經(jīng)濟水平、技術(shù)發(fā)展等方面有著緊密的聯(lián)系[2]。目前，相當一部分的企業(yè)檔案部門沒有充分意識到信息化在檔案管理中的作用[3]。企業(yè)檔案工作作為國家檔案事業(yè)重要的組成部分，隨著以ChatGPT為代表的生成式AI 的興起，如何有效地將這一技術(shù)應用到企業(yè)檔案工作成為業(yè)界關(guān)注的焦點。本研究利用扎根理論，采用深度訪談，探討影響企業(yè)檔案部門對大語言模型的使用意愿的關(guān)鍵因素。以TAM 模型為基礎，結(jié)合訪談內(nèi)容，構(gòu)建企業(yè)檔案部門對大語言模型使用意愿影響因素理論模型，為檔案部門提高數(shù)字化能力提供決策支持。

1 文獻回顧

1.1 大語言模型

大語言模型是指基于深度學習技術(shù)構(gòu)建的能夠生成自然語言文本的模型。它通常由多層神經(jīng)網(wǎng)絡組成，具有大量的參數(shù)和復雜的結(jié)構(gòu)。大語言模型通過學習大規(guī)模的文本數(shù)據(jù)集，能夠理解語言的語法、語義和上下文，并生成具有連貫性和合理性的文本。大語言模型能憑借強大的自然語言處理能力，在檔案資源開發(fā)利用過程中持續(xù)賦能，挖掘和分析更多檔案知識內(nèi)容，并自動將其歸類到相應的主題或類別中，還能提供多樣式、智能化的檔案服務，方便用戶查找與利用[4]。

1.2 技術(shù)接受模型

技術(shù)接受模型（Technology Acceptance Model，簡稱TAM）是由Davis等學者基于理性行為理論（TRA），提出的一種用來識別和解釋用戶對于新技術(shù)接受程度的理論模型。TAM 包含5 個變量，各個變量之間的作用關(guān)系如圖1所示。TAM 模型將用戶對新技術(shù)的接受程度轉(zhuǎn)化為其使用新技術(shù)的行為意圖，而行為意圖由用戶的感知有用性和感知易用性共同決定。感知有用性指用戶使用某種新技術(shù)后，對該技術(shù)感受到對個人或特定目標的價值和收益的評估。感知易用性指用戶使用某種新技術(shù)所需要花費的成本。

2 研究設計與數(shù)據(jù)分析

2.1 研究設計

本文基于扎根理論的研究方法，選取符合研究情境對象進行深度訪談，將訪談資料利用NVivo 12軟件構(gòu)建數(shù)據(jù)編碼，提取影響企業(yè)檔案部門對大語言模型使用意愿的關(guān)鍵因素。

2.2 數(shù)據(jù)收集

本研究通過隨機抽樣的方法，從檔案工作處于國內(nèi)領(lǐng)先地位的長三角地區(qū)的5 家企業(yè)的檔案部門確定了10 位訪談對象，基本信息：編號1，男，35 歲，本科學歷，訪談時間32 分鐘；編號2，男，24 歲，本科學歷，訪談時間26 分鐘；編號3，女，27 歲，碩士學歷，訪談時間21 分鐘；編號4，女，29 歲，碩士學歷，訪談時間20 分鐘；編號5，女，24 歲，本科學歷，訪談時間28 分鐘；編號6，男，26 歲，本科學歷，訪談時間30 分鐘；編號7，女，25 歲，本科學歷，訪談時間32 分鐘；編號8，女，23 歲，本科學歷，訪談時間33 分鐘；編號9，男，37 歲，碩士學歷，訪談時間25 分鐘；編號10，男，39 歲，本科學歷，訪談時間29 分鐘。選取訪談對象標準如下，（1）在現(xiàn)公司的檔案部門的工作時間滿一年；（2）對大語言模型有一定了解；（3）同一家公司選取的對象不超過2 人；（4）有主動參與本研究的意愿。

在訪談進行前，告知所有訪談對象本次訪談的目的，并將訪談提綱提前發(fā)送給訪談對象。訪談過程中以錄音的方式記錄訪談內(nèi)容，訪談時間以30 分鐘為期望。訪談的提綱主要包括：您是如何看待大語言模型的？您所在的部門有在使用大語言模型嗎？如果在使用，大語言模型對您的日常工作什么幫助？如果不在使用，您認為原因是什么？請回憶并描述關(guān)于大語言模型印象深刻的事件等。在實際訪談過程中，筆者主要采用訪談提綱對受訪樣本進行提問，并確保掌握整體訪談方向。根據(jù)受訪對象的回答情況，隨時調(diào)整提問方式和措辭，并通過追問的方式挖掘更深層次的內(nèi)容。

2.3 數(shù)據(jù)分析

2.3.1 開放式編碼分析

開放式編碼是指在研究初期對收集到的資料進行分解、比較、概念化和范疇化的過程。為了確保資料分析的有效性，本研究運用了Nvivo12 軟件的自由編碼功能進行編碼。我們對那些只出現(xiàn)1-2 次且與研究內(nèi)容無關(guān)的概念進行了刪除處理，以減少噪音和保持焦點。而對于出現(xiàn)頻次大于3 次的初始概念，我們運用因果關(guān)系等方法進行概念聚類，最終形成了32 個初始改變和19 個副范疇，具體結(jié)果詳見表1。

2.3.2 主軸式編碼分析

主軸式編碼是在開放式編碼的基礎上，通過對形成的概念與范疇進行推敲、反復比較的過程。通過主軸編碼，本研究歸納出5 個主范疇，分別模型特性、社會影響、自我效能、感知有用性、感知易用性。主軸編碼具體結(jié)果詳見表3。

2.3.3 選擇式編碼分析

選擇式編碼是將主軸編碼過程形成的主范疇進一步進行邏輯關(guān)聯(lián)的過程。通過分析不同主范疇之間的層次關(guān)系并不斷比較、挖掘和編碼，最終得出的主范疇結(jié)構(gòu)關(guān)系見表4。

表4 選擇式編碼情況

2.3.4 理論飽和度檢驗

為了確保扎根理論模型的飽和度較好，我們重新邀請了5 位符合訪談要求的用戶進行深度訪談，以驗證理論飽和度。通過對數(shù)據(jù)的分析，我們發(fā)現(xiàn)所提取的概念仍然屬于已有的范疇，沒有出現(xiàn)新的相關(guān)關(guān)系。這說明在本次扎根理論研究中，我們所得到的范疇已經(jīng)具備了足夠的豐富性，并通過了飽和度檢驗。

2.3.4 理論飽和度檢驗

為了確保扎根理論模型的飽和度較好，我們重新邀請了5 位符合訪談要求的用戶進行深度訪談，以驗證理論飽和度。通過對數(shù)據(jù)的分析，我們發(fā)現(xiàn)所提取的概念仍然屬于已有的范疇，沒有出現(xiàn)新的相關(guān)關(guān)系。這說明在本次扎根理論研究中，我們所得到的范疇已經(jīng)具備了足夠的豐富性，并通過了飽和度檢驗。

2.3.5 模型構(gòu)建

基于技術(shù)接受模型和扎根理論結(jié)果確定了企業(yè)檔案部門對大語言模型的使用意愿影響因素，分別為模型特性、社會影響、自我效能、感知有用性、感知易用性。結(jié)合技術(shù)接受模型，對以上變量之間的影響關(guān)系進行梳理，提出如圖2 研究理論模型。

圖2 企業(yè)檔案部門對大語言模型的使用意愿影響理論模型

3 結(jié)論和建議

3.1 提高信息素養(yǎng)能力，借助大語言模型的推力

將大語言模型與檔案工作場景的融合，可以顯著提升檔案部門的工作效率和服務質(zhì)量。為了增加檔案部門員工對大語言模型的使用意愿，以下三點可以作為出發(fā)點。第一，為檔案部門的員工提供專門針對大語言模型的培訓和支持計劃。該計劃應包括詳細的模型特性和使用技巧的解釋，并提供如何在實際工作中應用模型的指導；第二，展示其他企業(yè)檔案部門中已經(jīng)成功應用大語言模型的案例，并強調(diào)模型的積極社會影響。這些案例可以涵蓋提高工作效率、提供更準確的信息檢索和分析能力，以及促進知識共享和合作等方面的好處；第三，確保大語言模型在實際應用中具有高度可用性和實用性，以滿足檔案部門的需求。為此，提供用戶友好的界面和工具，簡化模型的操作流程，并確保模型的輸出結(jié)果準確可靠。同時，與檔案部門員工保持密切的溝通和反饋渠道，及時解決他們在使用過程中遇到的問題和困惑。

3.2 推動數(shù)字化戰(zhàn)略實施，確定技術(shù)的角色和價值

檔案數(shù)字化建設離不開數(shù)字工具或平臺的有力支撐[5]，但新技術(shù)的出現(xiàn)和推廣往往伴隨著眾多問題和考驗，因此檔案部門在引用大語言模型等新型信息技術(shù)時，應重點考慮以下兩點：第一，確立明確的數(shù)字化目標。在引入新技術(shù)之前，檔案部門應該明確數(shù)字化目標，并確定所需的改進方向。例如，提高檔案管理的效率、減少紙質(zhì)檔案的依賴、提升搜索和檢索能力、保障檔案的安全性等。明確的數(shù)字化目標有助于指導技術(shù)選擇，減少風險，并提高資源利用效率。選擇適合目標的技術(shù)解決方案可以更好地滿足檔案部門的需求。第二，評估不同的技術(shù)解決方案。檔案部門應該評估不同的技術(shù)解決方案，包括電子檔案管理系統(tǒng)、數(shù)據(jù)存儲和云計算、信息安全技術(shù)等。評估過程應考慮組織的具體需求，并選擇適合的技術(shù)解決方案。重要的是確保選擇的技術(shù)能夠支持檔案管理的全生命周期，從數(shù)字化創(chuàng)建到長期保存和訪問。此外，選擇的技術(shù)解決方案應該易于集成和使用，以便檔案部門能夠有效地應用這些技術(shù)。