財務共享中心業務時效管控探析

陳景峰

隨著信息技術的快速發展，建立在信息化基礎上的財務共享服務迅速興起，在國內掀起了財務共享中心建設熱潮。然而，在財務共享中心運營過程中，業務量及業務復雜程度不斷增加，業務時效管控難的問題較為突出，業務處理及時性受到挑戰，會計信息及時性不足，用戶體驗度不高，本文以ZT財務共享中心為例，分析業務時效管理的制約因素，并就如何優化共享中心業務時效管控進行探討，以期對財務共享運營持續優化有所幫助。

共享中心業務時效管理的意義

業務時效，即在一定時期內辦理業務能夠產生的效用。效用是一個經濟學概念，是指需求得到的滿足的一個度量。共享中心業務時效管理是指共享中心業務流程各環節所用時間管理過程，對用戶來說，業務處理越高效，業務時效管控越有力，用戶獲得的效用越大。業務效率，快捷、高效的加工生產能力，是一個財務共享中心成熟運營的標志。開展業務時效管理研究，對提升財務共享服務中心的服務質量和兌現服務承諾，減少與客戶摩擦與阻力，具有重要理論和現實意義。

共享中心業務時效管理的現狀

在財務共享中心運營過程中，業務時效的管理成了一個非常重要的問題。業務時效的延遲會導致財務共享中心的工作效率下降，甚至會對企業的財務狀況造成不利影響。因此，對于財務共享中心來說，保持業務時效的高效運作是至關重要的。業務處理時效較長，主要有以下幾個原因。

共享中心組織架構設置不合理 共享中心的組織架構設置目前有按業務模塊橫向模式、按用戶單位分縱向模式以及混合模式，不同的架構設置對業務時效產生不同影響。

第一，按業務模塊橫向模式。目前，財務共享中心按業務模塊橫向進行組織架構的設置是較為常見的一種組織模式，這種組織模式的基本思路是按照不同的業務模塊進行分別設置業務組，針對每個模塊制定相應的業務標準和管理措施。這種組織架構有利于共享中心統一業務標準，提高業務標準化，提升業務質量，有利于提升共享中心業務處理時效，但上線用戶需與共享中心不同的業務組進行跨組溝通，業務溝通成本較大，不利于用戶業務效率提升，導致用戶體驗感不佳。

第二，按用戶單位縱向模式。按用戶單位設置業務組是共享中心當前出現的一種新型架構，這種構架下，一個業務組負責處理部分用戶的全部業務，這種架構設置可以更好地滿足用戶的個性化需求，降低用戶與共享中心間的溝通成本，提供用戶的業務效率，有利于改善用戶體驗感，但對于共享中心來說，無法實現同類業務批量化處理，不利于業務標準化和業務質量提升，也不利于共享中心業務時效管理。

第三，混合模式。鑒于共享中心組織架構的橫向設置和縱向設置各自的優缺點，采用二者結合的混合模式在一定程度上可以發揮各自優點，降低各自模式的不足，因而這種模式是當前被廣泛采用的組織架構。這種組織架構下，對于一些溝通事項相對較少的業務進行按業務模塊進行分組，對溝通量較大的業務進行按用戶設置分組，可以有效地平衡共享中心業務時效和用戶業務時效，有利于控制溝通成本，改善用戶體驗感。

業務人員配置不合理 在財務共享中心的業務時效管理中，業務人員的配置也是一個不可忽視的因素。財務共享中心的就如同一個流水化財務信息加工廠，財務信息加工每個環節環環相扣，彼此相互關聯，特別是對于一些關鍵環節，其相互間的關聯性、制約性表現更為明顯，每個關鍵環節的時效最終都體現在業務的整體時效上來，這就要求共享中心在關鍵業務環節上進行人員合理配置。目前，財務共享中心在關鍵環節的人員配置不足、人員業務經驗欠缺等因素會導致一些關鍵業務無法及時高效處理，影響了整體的業務時效。針對這些問題，我們應該重新評估人員配置，合理安排崗位，加強人員培訓，提高人員專業技能，從而有效地提高業務時效管理水平。

業務標準化程度制約 共享中心業務標準化程度也是限制業務時效管理的一個重要因素。業務的標準化可大幅降低共享中心內部以及共享中心與用戶之間的溝通成本，有效地降低人為操作所帶來的誤差和誤判，從而提升業務處理的效率和準確性。實施標準化的業務流程和規范化的操作流程，是共享中心業務處理智能化應用基礎，有利于共享中心人工智能推廣應用。缺乏規范化的業務流程，不僅會降低工作效率，還可能導致業務處理的混亂和錯誤，從而影響業務流程的高效性和穩定性。

業務量“潮汐”效應沖擊 在財務共享中心的運營過程中，業務量的波動受到多種因素的影響，包括但不限于季節性和客戶需求等，這種波動性的業務量呈現出周期性的“潮汐”現象。隨著業務量的急劇增加，共享中心的工作量也會隨之迅速攀升，這勢必會對業務的時效性產生一定的沖擊。為了應對業務量潮汐效應所帶來的挑戰，共享中心需要實施一系列管理措施以確保其有效性。

提升業務時效管理的主要途徑

優化組織機構及人員配置 在財務共享中心的運營過程中，恰當的組織架構和人員配置是確保業務高效管理的關鍵所在。如何實現高效、有序的運作是目前企業面臨的主要難題之一。首先，確立明晰的組織架構，明確各個部門和人員的職責和使命，以避免職責不明確、重復勞動等問題的出現。同時，要將崗位劃分為不同層級，對不同職能的人分別設立相應的崗位職責，避免出現“一崗多責”的現象。其次，應當根據不同的業務量和業務類型，科學合理地配置人員，以確保業務處理的時效性和準確性。再次，為保證流程順暢，可設立統一的崗位，將相關工作人員分工到相應崗位上完成工作內容，實現高效協同。最后，加強與業務部門之間的溝通協調工作，及時掌握業務知識，為后續服務提供依據。為了確保業務時效的穩定性和可靠性，必須建立全面的評估機制，對業務處理時效進行實時監測和優化，以便及時發現和解決問題。

提升業務標準化程度 由于財務共享中心的業務量和業務復雜程度的巨大，業務時效管控面臨著日益嚴峻的挑戰。為了提高財務共享中心的業務效率，必須探索一系列途徑，以優化管理流程并提高工作效率，提升業務規范化水平是至關重要的一環。因為只有實現業務標準化才能保證各個業務過程的一致性。通過確立一套統一的業務流程和標準化的業務規范，能夠明確每個業務環節的責任和流程，從而避免在業務處理過程中出現不必要的流程延誤和重復操作，進而提升業務處理的效率和時效性。同時，可以將業務標準應用到其他領域，實現業務過程自動化。

建立內部崗位流動調劑機制 為提升財務共享中心的業務時效管理，建立內部崗位流動調劑機制是一項行之有效的措施。如果沒有高效地進行業務時效管控，就無法保證整個財務共享中心正常運轉，也很難實現企業效益最大化目標。這一機制能夠有效地平衡員工的工作壓力，實現跨部門、跨業務的靈活調配，以確保員工處于最佳的工作狀態。通過對人員配置和流程再造，將員工從原來相對固定的位置上遷移到適合其發展需要的崗位上來，實現了人力資源管理的創新。此外，該機制有助于推動不同部門之間的協作與互動，從而帶來更為高效的業務處理方式。因此，構建完善的內部崗位流動調劑制度對于優化人力資源結構具有重要意義。在建立內部崗位流動調劑機制時，應當綜合考慮員工的專業素養、個人興趣愛好以及工作責任心等多方面因素，以確保員工能夠適應新的工作環境并保持高效的工作狀態。通過這種方式來調整員工的角色定位，使得組織內各單位之間形成良好的協作關系。這樣的做法不僅能夠提升業務處理速度，同時也能夠刺激員工的個人職業發展，為其未來的職業生涯奠定堅實的基礎。

建立業務時效考核約束機制 在財務共享中心的運營過程中，確立一套業務時效考核和約束機制，是提高業務時效管理水平的重要手段之一。通過對企業現有人員配置進行優化調整，將原來的“一對一”式調配模式改為“一對多”式調配模式。針對不同的業務類型和重要性，應設定時效要求，對各項業務流程的處理時限進行評估和監控，建立定期回顧和考核機制，對達成業務時效目標的成員予以表揚和獎勵，對未達成目標的成員進行批評和懲罰，并逐步將業務時效目標與績效考核掛鉤，以確保業務流程的高效運作。

建立緊急業務快速處理通道 為確保緊急業務快速處理通道的順暢運行，需從多個角度進行綜合考慮。要有一套科學有效的應急機制，在緊急情況下，必須事先制定詳細的業務處理預案，明確各個部門的職責和處理流程，以確保應對緊急情況的有效性。應該對各個相關部門所負責任范圍內的應急情況做出詳細規定，使之有章可循。一旦出現緊急情況，各個部門便能迅速響應并采取切實有效的措施，以便快速處理緊急業務，并及時了解處理情況和成果。

加強人員業務技能培訓 提升財務共享中心業務時效管理的重要途徑之一，是通過加強人員業務技能培訓來提高其操作水平。為了確保新加入的員工能夠快速掌握共享中心的業務流程和相關規定，必須提供全面系統的培訓，以幫助他們快速掌握業務處理技能，從而提高業務處理效率。同時還應該通過多種途徑對員工進行業務培訓，使其熟悉崗位工作流程及崗位職責要求，并能及時調整自身角色定位。同時，對于資深員工而言，應不斷強化其業務技能的學習，引進最新的技術和工具，以提升業務處理的自動化水平和準確性，同時加強團隊協作，以提高整個團隊的業務水平。最后，對共享中心內部進行有效整合，建立起一套完善的考核體系，以保證各部門之間信息及時溝通并反饋至管理層。除了定期組織員工參加崗位培訓和技能培訓以提高業務素質和專業技能，以保持業務競爭力并為共享中心的業務時效管理提供有力保障外，還應促進員工的職業發展和專業技能提升。

加快推進智能化應用 通過智能化應用提高共享中心工作效率，減少人力成本投入，降低人力資源風險。智能化應用涵蓋了人工智能、云計算、大數據等前沿技術，這些技術的應用可以優化共享服務的業務流程，顯著提升共享平臺計算能力，縮短業務處理時間，提高業務處理效率和準確性，實現共享中心對業務的實時監控，從而為企業創造更大價值。共享中心應將信息化建設作為重點戰略實施，在進行智能服務時，要注重將信息化建設作為重要手段，并建立相應的制度來規范流程操作。此外，必須對智能化系統的配置和運營進行進一步完善，以確保其能夠在業務變化中保持正確的運作狀態并適應新的挑戰。

綜上所述，在財務共享中心的運營過程中，必須高度重視業務時效的管控問題。隨著業務規模的擴大，確保業務時效的可靠性將成為一項至關重要的挑戰。多種因素會對業務時效產生影響，其中包括員工的綜合素質、技術工具的選擇以及管理制度的制定等。提升業務時效的關鍵在于妥善應對這些因素的影響。通過實施科學的管理制度、提升員工技能水平、優化系統技術配置等措施，均可顯著提升業務時效和用戶體驗。通過運用信息技術手段，財務共享中心的業務時效管理水平可以得到進一步的提升，從而實現更加高效的運營。實現智能化系統的建設和推廣云計算等措施，是推進數字化轉型的重要手段之一。

（作者單位：中鐵十一局集團有限公司）