公文標題寫作的不規范現象分析

文/廣州華商學院管理學院 杜媛媛

2012 年，中共中央辦公廳、國務院辦公廳印發《黨政機關公文處理工作條例》（以下簡稱《條例》），《條例》專門就標題做了規定：“公文標題應當準確簡要地概括公文的主要內容并標明公文種類，應當標明發文機關。”各級黨政機關、社會團體和企事業單位制發公文應當嚴格按照規定的體式辦理，不能隨心所欲。規范的公文標題，一方面，可以使收文機關從標題即可了解公文的內容，提高公文處理的工作效率；另一方面，是公文權威性和嚴肅性的體現。然而在實際工作中，相對于公文主體而言，標題作為一個要素，人們很容易忽視其重要性，自然也就較少關注其規范性，不規范的標題給公文處理工作帶來許多不便。因此，文章以《條例》和《黨政機關公文格式》（以下簡稱《格式》）為依據，結合實際工作，具體分析公文標題常出現的不規范現象，并提出規范公文標題寫作的注意事項及方法。

一、公文標題寫作中的不規范現象

公文標題一般由發文機關、事由和文種三要素組成[1]。實際工作中，不規范的公文標題通常體現在標題要素、標點符號和排列分布方面。具體如下：

（一）發文機關名稱多寫或漏寫。發文機關的名稱必須是法定的全稱或通用的規范化簡稱。工作中大多數工作人員可以正確使用發文機關的簡稱，但如果遇到發文機關不止一個的情況，往往會糾結是否需要把發文機關都列出來，這就導致有些公文標題中的發文機關名稱比事由還長，影響公文標題的排布。如商務部會同發展和改革委員會、公安部等17 部門下發擴大汽車消費的措施，如果把發文機關都寫進標題，勢必很長，正確的做法是只排列主辦機關加“等”，如《商務部等17 部門關于擴大汽車消費若干措施的通知》。另外，有些公文標題發文機關名稱和事由前后重合，存在重復的問題[2]。如《某公司關于舉辦某公司員工培訓的通知》，正確的寫法是《某公司關于舉辦員工培訓的通知》。

發文機關名稱何時全列出來或省略，取決于發文機關的數量，如果三個或以下機關聯合發文，發文機關可全寫上；如果四個或以上，可省略發文機關或主辦機關加“等”。此外，如果有紅色版頭文件，由于版頭已經表明發文機關，標題也可以省略發文機關。

（二）標題事由繁瑣冗長或有歧義。事由是公文標題的核心，事由一般由“關于”領起，對事由部分的中心詞語起到介紹和提示的作用。《條例》明確要求，公文標題應當準確簡要地概括公文的主要內容。在實際工作中，公文標題事由往往煩瑣冗長或有歧義，主要體現在以下方面：一是事由煩瑣冗長或隨意簡短，與公文意圖相違背[3]，主要體現在轉發性通知。如某省教育廳下發開展第三屆‘書香之家’推薦活動通知，某市教育局要轉發該通知，如果以“某市教育局關于轉發某省教育廳關于開展第三屆‘書香之家’推薦活動通知的通知”為標題，就會既復雜又冗長，如果以“某市教育局關于開展第三屆‘書香之家’推薦活動的通知”為標題，看起來很簡短，但此活動的主辦方成了某市教育局，顯然與公文標題事由的本意產生出入。正確的做法應是去掉開頭的“關于”和最后的“通知”，因此，該題目應擬為“轉發某省教育廳關于開展第三屆‘書香之家’推薦活動的通知”，這樣處理使得公文標題精煉多了。二是事由出現語法結構錯誤，表述不準確。具體表現為在標題中缺少動詞，語言前后重復，搭配不當，關系混亂等[4]，這類問題常出現在“請示”上。如某單位欲建辦公大樓，需向上級單位請求撥款，標題擬成“關于辦公大樓的請示”，這個標題事由缺少動詞，收文單位不清楚公文是關于辦公大樓哪些方面的請示；擬成“關于請求撥款修建辦公大樓的請示”，這個標題的事由語言前后重復，請示本身已經有請求的含義，不需要再重復使用請求這個詞；擬成“關于修建辦公大樓費用的請示”，這個標題的事由搭配不當，費用不可以修建。這類情況都是事由表述不準確的體現，正確的標題可擬為“關于撥款修建辦公大樓的請示”。

（三）標題文種錯用。公文的名稱就是公文的文種。《條例》規定，黨政機關常用的文種有決議、決定、命令（令）、公報、公告、通告、意見、通知、通報、報告、請示、批復、議案、函、紀要15 種，且一份公文只能使用一個文種。撰寫公文時，根據發文機關的權限、發文機關和收文機關的關系以及發文的目的和要求，正確選擇和使用文種。在實際工作中，標題文種使用不規范的現象較多，主要體現在以下方面：一是沒有使用法定公文的文種，誤以為標題“的”后的名詞就是文種。大多數工作人員知道文種是公文標題不可缺少的要素，但在實際工作中仍然會出現缺少文種的情況，如《關于某情況的說明》《關于某同志職務的調整》等，雖然標題讀起來無大礙，但對公文標題來說，說明和調整均不屬于公文文種，因此，上述標題仍然缺少文種。此外，標題涉及多個文種時，工作人員往往會遺漏文種，主要體現在轉發性通知。如國家發改委制定了整合共享公共資源交易平臺的意見，國務院辦公廳轉發該公文，如果不能辨別公文標題的要素，很容易漏寫文種，即《國務院辦公廳轉發<國家發改委關于整合共享公共資源交易平臺的意見>》。這種寫法誤認為“意見”已經是公文標題的文種，不需要在轉發公文后面再加文種。其實轉發公文的機關不再是公文原發文機關，需要使用轉發公文的文種，只有通知文種可以批轉轉發公文，正確的做法應該是在轉發后加“通知”，即《國務院辦公廳轉發<國家發改委關于整合共享公共資源交易平臺的意見>的通知》。二是標題中出現多個文種。《條例》規定，法定公文標題的文種只有一個。如《某單位關于某事的請示函》，收文單位收到公文應該是按“請示”給批復，還是按“函”呈報性公文處理不作批復，難以定奪。三是文種混用。如通告和通知都有發布信息，收文單位周知的含義，因此工作中很容易混用這兩個文種。如某市發布關于查處電動車無牌駕駛的信息，有工作人員擬寫公文時直接擬定標題《關于依法查處電動車無牌駕駛的通知》。由于通告可以是由各級權力機關、行政機關以及司法機關以通告形式發布，其內容可以禁止做什么，強制性的措施多。因此，上述例子用《關于依法查處電動車無牌駕駛的通告》作為標題更合適。四是編造文種。如將“關于……的請示”寫成“關于……的申請”或“關于……的請求”，將“關于……的報告”寫成“關于……的匯報”等。

（四）濫用公文標題的標點符號。公文標題中常用的標點符號主要有書名號、引號、間隔號和圓括號。在實際工作中，標點符號使用不規范的現象主要體現在以下方面：一是混用書名號引號[5]。如某市政府向省政府報送某試點實施方案，很容易寫成“某市人民政府關于報送某試點實施方案’的報告”，試點實施方案屬于文件名稱，所以規范的寫法應該將引號改為書名號，即“某市人民政府關于報送《某試點實施方案》的報告”。二是多用逗號、對號。在公文標題中，間隔的地方用空格就可以表示逗號，不需要在標題額外增加逗號[6]。如“某市委，某市政府關于表彰本年度勞動模范的決定”，屬于錯誤的擬法，應該將逗號去掉，用空格即可表示點號，即“某市委 某市政府關于表彰本年度勞動模范的決定”。

（五）公文標題排布分割含義完整的詞組，不美觀。《格式》要求公文標題“排列對稱，長短適宜，間距恰當”。如果公文標題的字數過少，居中排成一行就可以。對于只有兩個字的標題，如“公告”“通知”等，兩個字之間要適當空出一定距離，一般以3—5 字為宜。如果字數過多，常常需要多行排布，以梯形或菱形呈現，需要注意的是回行時不能把含義完整的詞組分割成兩行。在實際工作中，不少工組人員會忽略公文標題回行排布詞意完整的細節，如：

某市人民政府關于2023年節能減排工作情況的報告

在上面的公文標題中，“節能減排工作”是一個完整的詞組，在標題中不可以把它分隔成兩行，可以改為：

某市人民政府關于2023年節能減排工作情況的報告

二、公文標題不規范現象的原因分析

從公文擬寫到生效的流程來看，公文標題出現不規范現象大致由以下原因：

（一）公文擬寫者對公文標題的重視度不夠，規范意識淡薄[7]。工作中，大多數公文擬寫者重視公文主體內容的表述，輕格式規范，認為只要公文的主體部分把主要內容表達出來就可以，不關注標題是否通順，是否符合公文標題的規范要求。甚至有些工作人員并不知道公文法定指導文件《條例》和《格式》的存在，更別說根據文件規范標題寫作，自然會出現種種標題不規范現象。

（二）公文擬寫者的公文寫作能力不足，經驗不夠。從實際情況來看，公文擬寫者通常剛工作不久，之前沒有接觸過公文，非中文等相關專業畢業，對公文的認識較少，很難擬寫出公文，更別說遵循公文的規范要求寫出合格的公文。

（三）公文審核者把關不嚴，忽略標題的規范性。公文擬寫者寫好公文后，由發文機關辦公室審核，審核者在審核過程中更多關注的是行文理由、依據是否充分，意圖表達是否明確，較少斟酌標題各要素的準確性和規范性。雖然也會審核標題文種是否正確，但是受思維定式的影響，缺乏對《條例》的更新學習，可能會沿用錯誤的文種。另外，相對于公文內容，審核者也不會過多地審核標題表述是否有語法結構錯誤等。此外，對公文簽發者來說，出于對公文審核者的信任，不會過多關注公文標題是否符合規范要求。

（四）公文印發機關公文審核不嚴。工作中，印發公文工作人員從心理上往往認為已簽發的公文是有效的，因此不再按規定審核公文，草草印發，忽略公文存在的問題，沒起到公文印發機關應有的審核作用。

（五）公文差錯責任追究力度不夠。工作中，不少單位沒有專門針對公文差錯追究方面的管理規定，以至于公文差錯成本很低。而現有的公文差錯責任追究規定也不夠完善，一方面，現有規定更多關注的是公文擬文程序、內容結構和涉密辦理等方面，較少關注公文的格式要素和排版形式；另一方面，差錯的承擔者通常是發文單位，公文起草者通常不承擔后果，這就很容易使公文起草者不重視公文擬寫，認為只要自己把公文寫出來，拿給領導交差就可以，誤認為即使公文出現差錯也是由組織承擔，和自己關系不大。

三、規范公文標題寫作的方法

規范的公文標題可以使收文機關或受眾從標題即可了解和掌握公文的內容，提高公文處理的工作效率，同時也是公文權威性和嚴肅性的體現。但規范化是一個過程，不是工作人員接受幾次培訓就可以實現的。規范公文標題寫作需要辦文工作人員和發文單位共同作為，具體來說，可以從以下方面規范公文標題寫作。

（一）公文寫作人員要重視并主動學習公文標題規范性要求。首先，需要學習并熟練掌握《條例》和《格式》，在規范要求下開展公文寫作工作。其次，結合自己在公文標題寫作時常出現的錯誤，有針對性地加強學習和練習，比如標題的事由表述不規范，進一步分析不規范的原因在哪里，是語法結構錯誤，煩瑣冗長，還是意義表達有歧義等，反復針對性地學習，避免類似現象再次出現。最后，要多熟悉工作業務知識，公文的內容來源于工作，只有熟悉工作內容，才能深刻理解公文意圖，才能從內容中提煉公文標題。

（二）單位要多組織公文相關培訓活動。單位可以邀請有經驗的秘書或外聘公文寫作專家舉辦公文規范培訓活動。授課過程中，要結合本單位公文的實際情況，正反舉例，多方講解公文標題規范重要性和要求。此外，辦公室秘書小組也可以定期組織學習交流會，檢查公文標題的規范性，交流公文寫作的經驗。

（三）在公文辦理過程中踐行標題的規范要求。工作人員通過學習培訓掌握公文標題寫作規范要求，僅僅是認知層面，要轉化為公文寫作能力，就需要在工作中多踐行公文標題的規范要求。首先，在學習培訓的基礎上，公文起草者要擬寫規范的公文標題。其次，公文審核者要全面審核公文，既審核公文的內容，也不能忽略文字表述，確保公文內容和文字嚴謹和準確；既審核公文的結構，也不能忽略標題格式，確保規范和準確。最后，公文的印發機關要嚴格把關，一旦發現標題格式不規范，立即退還發文機關重新修改。

（四）建立完善公文差錯責任追究制度，用責任制度規范公文工作。首先，完善公文差錯類別。公文差錯類別不僅包括擬文程序、內容結構和涉密管理，還包括格式要素和排版形式方面。其次，完善責任追究方式。辦公室審核公文時，對有差錯的公文，要統一登記、匯總和分析，定期通報。最后，加大追究力度。對于有差錯的公文，各發文單位內部追究責任到公文起草者，從公文擬制的源頭規范公文寫作。