機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型工作路徑

文/陜西省漢中市環(huán)境衛(wèi)生管理處 趙文玉

數(shù)字化檔案管理可以使檔案的檢索、共享和傳遞更加快捷和便利，節(jié)省了大量人力和時(shí)間成本，提高了檔案管理的效率，是機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作的重要發(fā)展方向[1]。但在檔案管理數(shù)字化的轉(zhuǎn)型過程中，數(shù)字化意識(shí)不足現(xiàn)象普遍存在，大量機(jī)關(guān)事業(yè)單位難以有效落實(shí)，對(duì)于后續(xù)的轉(zhuǎn)型與實(shí)務(wù)工作優(yōu)化極為不利。對(duì)此，本文在分析機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型工作的同時(shí)，著重研究了實(shí)務(wù)工作重點(diǎn)，并將二者結(jié)合，研究發(fā)展數(shù)字化轉(zhuǎn)型與實(shí)務(wù)工作管理的發(fā)展方向，以期完成機(jī)關(guān)事業(yè)單位數(shù)字化轉(zhuǎn)型工作升級(jí)的最終目標(biāo)。

一、機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型存在的問題

（一）檔案管理數(shù)字化意識(shí)不足。檔案管理數(shù)字化意識(shí)不足是導(dǎo)致機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理數(shù)字化建設(shè)存在問題的基礎(chǔ)原因。具體而言，機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理數(shù)字化意識(shí)不足主要體現(xiàn)在以下幾方面：1.傳統(tǒng)思維模式。部分機(jī)關(guān)事業(yè)單位習(xí)慣于使用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式，對(duì)于數(shù)字化檔案管理理念和技術(shù)并沒有深入的了解和認(rèn)識(shí)。在此思維模式下，檔案管理人員更注重紙質(zhì)檔案的收集、整理、分類、歸檔和保管等操作，以確保檔案的安全性和可用性[2]。同時(shí)，這種思維方式強(qiáng)調(diào)線性、單向的過程，即檔案從產(chǎn)生到存儲(chǔ)的完整流程，但忽視了數(shù)字化時(shí)代對(duì)檔案管理的挑戰(zhàn)和轉(zhuǎn)型要求，部分機(jī)關(guān)事業(yè)單位對(duì)數(shù)字化轉(zhuǎn)型的認(rèn)識(shí)不足，不利于檔案管理數(shù)字化建設(shè)及轉(zhuǎn)型發(fā)展。2.安全風(fēng)險(xiǎn)考慮。機(jī)關(guān)事業(yè)單位對(duì)于檔案數(shù)據(jù)安全保護(hù)的重視程度較高，而檔案管理在數(shù)字化轉(zhuǎn)型過程中可能會(huì)帶來一定的信息安全風(fēng)險(xiǎn)，使得機(jī)關(guān)事業(yè)單位對(duì)數(shù)字化轉(zhuǎn)型持謹(jǐn)慎態(tài)度。

（二）經(jīng)費(fèi)和技術(shù)設(shè)備投入不足。數(shù)字化技術(shù)投入不足是機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型的重要阻礙因素。具體而言，機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理數(shù)字化技術(shù)投入不足主要體現(xiàn)在以下幾方面：1.經(jīng)費(fèi)投入不足。檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型需要一定的資金投入，包括購(gòu)置硬件設(shè)備、軟件系統(tǒng)、技術(shù)培訓(xùn)等，而部分機(jī)關(guān)事業(yè)單位在經(jīng)費(fèi)支出方面有限制，使得數(shù)字化轉(zhuǎn)型難以開展。2.技術(shù)設(shè)備投入不足。部分機(jī)關(guān)事業(yè)單位使用老舊辦公設(shè)備和軟件的現(xiàn)象比較普遍，這些設(shè)備和軟件的性能、安全性、兼容性等方面均存在較大的提升空間，信息化與數(shù)字化技術(shù)無法將二者緊密聯(lián)系在一處，檔案管理工作也因此面臨較為嚴(yán)峻的局勢(shì)[3]。例如，檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型發(fā)展需要使用的電腦、掃描儀、打印機(jī)等硬件設(shè)備，需要資金來購(gòu)置和維護(hù)，但部分機(jī)關(guān)事業(yè)單位為節(jié)約成本，資金投入不足，導(dǎo)致檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型存在技術(shù)設(shè)備方面的限制。

（三）檔案管理數(shù)字化人才不足。在檔案管理數(shù)字化管理中，人才的專業(yè)性決定了檔案管理工作的質(zhì)量，也直接影響了檔案管理工作崗位的發(fā)展能力，受目前我國(guó)檔案管理人才缺乏的影響，機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理人員主要是由單位內(nèi)部其他崗位人員補(bǔ)充或兼任，專業(yè)性不足，間接影響了事業(yè)單位的數(shù)字化轉(zhuǎn)型工作：第一，在數(shù)字化檔案管理人員基本工作素養(yǎng)方面，檔案管理專業(yè)人員需要掌握一定的計(jì)算機(jī)技術(shù)、信息安全等方面的專業(yè)知識(shí)，但部分機(jī)關(guān)事業(yè)單位缺乏數(shù)字化人才，難以順利、高質(zhì)量地進(jìn)行數(shù)字化檔案管理；第二，數(shù)字化檔案管理工作需要吸納高素質(zhì)、技術(shù)能力強(qiáng)的人才，以確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。但部分機(jī)關(guān)事業(yè)單位缺乏高素質(zhì)高能力的數(shù)字化人才，難以提升數(shù)字化檔案的數(shù)據(jù)質(zhì)量，影響了檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型及發(fā)展效果；第三，數(shù)字化檔案系統(tǒng)的運(yùn)行需要計(jì)算機(jī)與專業(yè)人員的加持，通過專業(yè)的數(shù)字化人才對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行監(jiān)控和維護(hù)，為檔案管理工作提供輔助，并幫助其完成檔案類別、檔案內(nèi)容、關(guān)鍵詞設(shè)定、年限整合、保密級(jí)別設(shè)置等方面工作的優(yōu)化[4]。但部分機(jī)關(guān)事業(yè)單位缺乏數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)維護(hù)人才，未能對(duì)數(shù)字化檔案系統(tǒng)進(jìn)行及時(shí)維護(hù)和管理，導(dǎo)致數(shù)字化檔案系統(tǒng)的安全受到威脅。

二、機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型的有效路徑

（一）提升管理人員的數(shù)字化轉(zhuǎn)型意識(shí)。提升檔案管理人員的數(shù)字化意識(shí)是推進(jìn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型的基本途徑。在具體實(shí)踐中，機(jī)關(guān)事業(yè)單位及檔案管理人員首先應(yīng)通過組織相關(guān)培訓(xùn)、學(xué)習(xí)班等方式，提升檔案管理人員的數(shù)字化技能和專業(yè)知識(shí)，增強(qiáng)數(shù)字化檔案管理的意識(shí)和能力[5]。同時(shí)，建立信息共享和交流平臺(tái)，鼓勵(lì)檔案管理人員之間分享數(shù)字化檔案管理經(jīng)驗(yàn)和實(shí)踐，促進(jìn)數(shù)字化檔案管理的合作與創(chuàng)新。其次，機(jī)關(guān)事業(yè)單位及檔案管理人員應(yīng)借助數(shù)字化檔案管理責(zé)任制和考核機(jī)制的作用，使檔案管理人員深入了解數(shù)字化檔案管理的重要性和必要性，推動(dòng)其積極參與數(shù)字化檔案管理工作。在檔案管理工作中，推廣并引導(dǎo)使用數(shù)字化工具和技術(shù)，如電子文檔管理系統(tǒng)、云存儲(chǔ)等，讓檔案管理人員更加熟悉和了解數(shù)字化檔案管理的常用工具和技術(shù)。最后，機(jī)關(guān)事業(yè)單位及檔案管理人員應(yīng)強(qiáng)調(diào)信息安全的重要性，提高檔案管理人員對(duì)數(shù)字化安全的認(rèn)識(shí)和風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)，避免產(chǎn)生風(fēng)險(xiǎn)和損失。

（二）加大數(shù)字化技術(shù)投入應(yīng)用的力度。首先，在具體實(shí)踐中，機(jī)關(guān)事業(yè)單位及檔案管理部門需要明確檔案管理工作重點(diǎn)和檔案管理數(shù)字化升級(jí)路徑，明確檔案管理工作的系統(tǒng)架構(gòu)，找到數(shù)字化轉(zhuǎn)型的目標(biāo)和方向，制定相關(guān)政策和措施。同時(shí)升級(jí)數(shù)字化設(shè)備和加強(qiáng)技術(shù)支持，更新數(shù)字化設(shè)備和軟件，為數(shù)字化檔案管理提供更加可靠和高效的技術(shù)支持。其次，機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理部門可以引入數(shù)字化檔案管理軟件，敦促檔案管理人員使用，提升其管理水平和能力，并在檔案管理工作實(shí)踐中積極推廣數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，引導(dǎo)機(jī)關(guān)事業(yè)單位采用電子文檔管理系統(tǒng)、云存儲(chǔ)等數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，提高數(shù)字化檔案管理的效率和安全性。最后，機(jī)關(guān)事業(yè)單位應(yīng)增加數(shù)字化檔案管理軟件系統(tǒng)的升級(jí)資金，與時(shí)俱進(jìn)，以滿足數(shù)字化轉(zhuǎn)型的要求[6]。需要關(guān)注的是，機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理系統(tǒng)升級(jí)需要的資金如列入機(jī)關(guān)事業(yè)單位年度預(yù)算，可以提高數(shù)字化檔案管理的預(yù)算比例，保證數(shù)字化檔案管理所需的資金投入。在此基礎(chǔ)上，探索多元化資金來源，如項(xiàng)目補(bǔ)助等，為數(shù)字化檔案管理提供多樣化的資金來源和支持。

（三）提高檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)能力。提高檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)能力是發(fā)揮人力資源作用價(jià)值、驅(qū)動(dòng)檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型的有效途徑。首先，在具體實(shí)踐中，機(jī)關(guān)事業(yè)單位應(yīng)注重加強(qiáng)檔案管理人員的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)。通過制定檔案管理人員的培訓(xùn)計(jì)劃，包括培訓(xùn)項(xiàng)目、培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)時(shí)間和培訓(xùn)方式等，保證培訓(xùn)的全面性和針對(duì)性；建立數(shù)字化檔案管理領(lǐng)域的專業(yè)知識(shí)庫(kù)，收集整理各類數(shù)字化檔案管理方面的經(jīng)驗(yàn)和實(shí)踐，并編制成電子書籍、視頻教程等形式供檔案管理人員學(xué)習(xí)參考；引入外部資源，邀請(qǐng)行業(yè)專家、知名機(jī)構(gòu)或高校老師開展有關(guān)數(shù)字化檔案管理的培訓(xùn)、研究、咨詢等活動(dòng)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和技能水平；推廣互動(dòng)交流，組織各級(jí)檔案管理人員之間的業(yè)務(wù)溝通和交流，分享數(shù)字化檔案管理方面的經(jīng)驗(yàn)和實(shí)踐，促進(jìn)經(jīng)驗(yàn)共享和業(yè)務(wù)創(chuàng)新[7]。其次，將考核機(jī)制與人才管理工作相結(jié)合。制定數(shù)字化檔案管理的考核指標(biāo)和標(biāo)準(zhǔn)，包括數(shù)字化檔案管理的質(zhì)量、效率、安全性等方面的指標(biāo)。根據(jù)數(shù)字化檔案管理的考核指標(biāo)和標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)數(shù)字化檔案管理工作進(jìn)行評(píng)估和考核，從而形成評(píng)估報(bào)告，包含檔案管理人員日常工作質(zhì)量評(píng)估、工作經(jīng)驗(yàn)、工作中的問題整理、工作提升方向與專業(yè)優(yōu)勢(shì)等，可以為檔案管理人員的職業(yè)規(guī)劃提供建議，也可以為機(jī)關(guān)事業(yè)檔案部門人才的引進(jìn)與專業(yè)升級(jí)提供建議。生成報(bào)告之后，要將檔案及時(shí)反饋給檔案管理人員，使其對(duì)自身工作情況有一個(gè)基本了解，并根據(jù)實(shí)際情況和需要及時(shí)調(diào)整職業(yè)規(guī)劃方向。最后，建立數(shù)字化檔案管理的獎(jiǎng)懲機(jī)制，對(duì)數(shù)字化檔案管理工作做出積極貢獻(xiàn)的檔案管理人員進(jìn)行表彰和獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)工作存在不足或失誤的檔案管理人員進(jìn)行督促和整改，激發(fā)檔案管理人員的積極性和責(zé)任心[8]。

（四）完善數(shù)字化檔案管理平臺(tái)與系統(tǒng)。完善數(shù)字化檔案管理平臺(tái)與系統(tǒng)，是檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型的基礎(chǔ)與前提。電子文檔管理、數(shù)據(jù)備份、權(quán)限管理等功能可以使數(shù)字化檔案處理更加快速和可靠，且便于后續(xù)信息的查詢和管理[9]。為保證系統(tǒng)功能優(yōu)化的有效性和系統(tǒng)性，檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)可增加各種類型檔案的融入，如圖片、視頻、文本等，使數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)具有更廣泛的應(yīng)用性和適用性，不僅便于檔案生成、檔案管理人員整理，也便于檔案使用人員對(duì)信息的提取。在此基礎(chǔ)上，機(jī)關(guān)事業(yè)單位應(yīng)加強(qiáng)數(shù)字化檔案管理中的信息安全保障，建立完善的安全控制策略和機(jī)制，確保數(shù)字化檔案的安全性。另外，機(jī)關(guān)事業(yè)單位應(yīng)制定數(shù)字化檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，約束檔案管理平臺(tái)操作人員行為，使檔案管理系統(tǒng)及平臺(tái)規(guī)則與檔案管理人員的工作模式相一致[10]。

（五）建立完善的數(shù)字化檔案管理體系。建立完善的數(shù)字化檔案管理體系，可以輔助檔案管理部門建立相應(yīng)的檔案管理制度，明確檔案管理工作的優(yōu)化方向。在具體實(shí)踐中，首先，機(jī)關(guān)事業(yè)單位應(yīng)制定數(shù)字化檔案管理規(guī)劃，明確數(shù)字化檔案管理的目標(biāo)、任務(wù)以及所需資源，為數(shù)字化檔案管理工作提供全面的指導(dǎo)和支持[11]。其次，建立數(shù)字化檔案管理中心，完成各個(gè)檔案管理模塊的協(xié)調(diào)與連接，確保檔案聯(lián)動(dòng)機(jī)制的建立。再次，制定數(shù)字化檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，包括數(shù)字化檔案的格式、元數(shù)據(jù)管理、數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)等方面的標(biāo)準(zhǔn)，確保數(shù)字化檔案的質(zhì)量和完整性；建立數(shù)字化檔案管理規(guī)范，包括數(shù)字化檔案的歸檔、檢索、借閱和銷毀等方面的規(guī)范，保證數(shù)字化檔案管理工作的規(guī)范化和可操作性，向機(jī)關(guān)事業(yè)單位推廣數(shù)字化檔案管理實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)和成功案例，促進(jìn)數(shù)字化檔案管理的普及和應(yīng)用[12]。最后，機(jī)關(guān)事業(yè)單位應(yīng)定期審查數(shù)字化檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，結(jié)合數(shù)字化技術(shù)的發(fā)展，不斷更新和完善數(shù)字化檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，以適應(yīng)數(shù)字化檔案管理工作發(fā)展需求，加強(qiáng)對(duì)數(shù)字化檔案管理工作的監(jiān)督和評(píng)估，建立數(shù)字化檔案管理的考核機(jī)制，對(duì)數(shù)字化檔案管理工作進(jìn)行定期評(píng)估和反饋，并根據(jù)評(píng)估結(jié)果做出改進(jìn)，推動(dòng)數(shù)字化檔案管理工作的提升。

三、結(jié)語

為保證數(shù)字化檔案管理工作的升級(jí)質(zhì)量，為檔案信息使用者提供更加精準(zhǔn)、全面、及時(shí)的檔案服務(wù)，本文針對(duì)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型中的相關(guān)因素進(jìn)行分析，了解到機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型過程中仍存在一定問題，不利于檔案管理的數(shù)字化轉(zhuǎn)型及高質(zhì)量發(fā)展?；诖?，文章從提升管理人員的數(shù)字化轉(zhuǎn)型意識(shí)、加大數(shù)字化技術(shù)投入應(yīng)用力度、提高檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)能力、完善數(shù)字化檔案管理平臺(tái)與系統(tǒng)、建立完善的數(shù)字化檔案管理體系等方面，提出科學(xué)實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案管理工作的幾點(diǎn)建議，以期完成檔案管理工作全面優(yōu)化的目標(biāo)。