城建檔案管理工作為城市精細化管理服務的策略探索

文/泰安市城市建設檔案館 趙向英

隨著我國經濟的快速發展，城市化進程逐漸加快，城建檔案建設對于城市發展的作用日益突出。城建檔案工作是一項具有綜合性、廣泛性、專業性、動態性及現實性等特點的基礎性工作。由于這項工作的諸多特點，其在一定程度上對城市未來的發展有著重要的價值和作用。

城建檔案建設的核心目標在于助力城市的發展，其屬于國家檔案工作的一部分。它的主要任務是要遵循國家及黨提出的規則和要求，對城市所管轄范圍的建設工程檔案進行全面管理，保證城建檔案管理的安全性和完整性，并充分地發揮城建檔案管理的作用，為城市建設和經濟發展助力。自從改革開放以來，我國經濟建設得到了快速發展，城市化的進程在不斷加快，城市道路、地下管線縱橫交錯，高樓大廈鱗次櫛比。伴隨著城市化建設的發展，城建檔案的數量和種類也在不斷增多。針對這一情況，我國各地區越來越重視城建檔案管理工作，為了更好地推動城建檔案管理工作的開展，相關部門也加強了法律規范和建設，旨在讓城建檔案管理工作變得更加完善，推動我國城市化進程的全面發展。

一、城建檔案管理工作的意義

城建檔案根據城市發展檔案管理的要求，主要收集了城市規劃資料、建設基礎檔案資料、城市勘測資料，公用工程、市政、交通運輸設施工程相應資料，工業、民用建筑工程的檔案資料，風景名勝和園林綠化資料，城市防洪、抗震、人防設施資料，城建科研資料等多方面的檔案資料，對城市未來的發展有著非常重要的作用。城建檔案既是城市發展、建設和管理的真實反映，也是城市建設發展的重要根據。城建檔案工作包括了收集、歸納、統計、鑒定及保管等多項內容，每項工作環節在技術檔案中都有著重要的作用和地位，城建檔案管理工作是城市建設的重要組成部分。第一，城建檔案整理工作是城市檔案建設的重點內容，城建檔案建設的六個環節中，收集是城建檔案整理工作的重點內容。為了使城建檔案管理更好地被利用，必須將所收集的城建檔案內容進行整理和歸納，做好全面鑒定，妥善保管。在城建檔案工作的業務內容中，整理工作是核心，需要進行統計、鑒定和保管的工作。第二，整理工作是保證城建檔案發揮作用的重要前提。從當前城建檔案的業務內容來看，整理工作是城建檔案發揮作用的重要前提，只有通過規范化、標準化的整理，城建檔案才能為城市的發展助力，才能推動我國城市化進程。因此，需要通過多種形式整理好利用好城建檔案，并為使用者提供更加便利的服務。

二、城建檔案管理工作為城市精細化管理服務的策略

（一）建立城建檔案，強化安全管理。城市建設具有地域性的特點，城市建設是一個動態發展的過程，需要根據城市發展的實際情況做好適時的調整，這就需要城建檔案管理部門隨機應變，做好城建檔案資料的收集和管理工作。城建檔案能夠真實記錄城市的發展軌跡，在進行城市檔案建設和管理的過程中，需要結合當前城市發展的特點來完善檔案館及相應數據庫的建設，以此來保證檔案管理工作能真實有效地記錄各行業發展的情況，更好地助推城市發展。同時，需要相應地建立一套完善的消防體系，從根本上提高檔案館的安全和防火能力，保障檔案管理的安全。在保護和保存城建檔案管理的過程中，相關人員應積極挖掘檔案管理的價值，以此來提升檔案管理的利用效率。

（二）樹立檔案理念，優化檔案管理。在城建檔案管理的過程中，各參建單位的資質審查工作是非常重要的內容，因此，需要充分了解城市發展的具體情況，為城建檔案的管理工作打好基礎。由于許多建設單位對城建檔案管理工作的認知不足，其單位內的很多檔案整理工作只是為了應付上級的檢查，忽視了檔案的保存價值。然而，在實際的檔案管理中，有大量的資料需要建設單位進行保存，只有檔案館和建設單位對建設項目檔案共同進行管理才能建立一套完善的建設項目檔案管理體系。因此，城建檔案部門需要積極宣傳正確的檔案管理理念，使各項目參建單位及相關工作人員都能提高對檔案管理的認知，做好各自負責的檔案收集整理工作，督促各方盡職盡責。檔案管理部門需要在項目實施前做好配合指導、在項目實施中實時監督，才能有效地保證建設單位能夠做好檔案管理工作。檔案管理者需要想方設法拓寬信息渠道，積極開展業務指導和管理工作，并通過互聯網形式宣傳關于城市發展建設的歷程，宣傳城建檔案的規章制度，介紹檔案管理部門的職能、權限和能提供的服務，讓廣大人民群眾真正地了解城市建設檔案，還要利用新興信息技術來提升各參建單位的檔案整理和收集歸檔能力，實現檔案信息資源多方共享。

（三）科技建檔，加快信息化建設。隨著信息技術的快速發展，我國已經進入信息化時代，城建檔案管理工作應朝著信息化方向革新管理模式，這更有利于建立完善的城建檔案管理機制，能夠更好地提升檔案信息的利用效率。目前，很多建設單位只注重對紙質檔案的管理，忽視了對電子檔案的運用。因此，檔案管理工作人員要完善文件的電子檔案歸檔工作，做好電子檔案信息數據的整理和歸納，不斷優化檔案管理的內容，提升檔案的管理水平，通過提高管理效率為城市精細化管理提供更加有利的條件，推動我國經濟的發展[1]。

（四）堅持適才而用，引進專業人才。城建檔案管理人員的專業能力和專業水平在一定程度上影響著檔案建設的管理水平。當前，許多城建單位聘用的檔案人員都屬于臨時聘用，這些人員對工程建設檔案的熟悉程度不同，檔案收集和整理水平也大相徑庭，且絕大部分人員非檔案管理專業出身，許多人員都是從其他部門調任過來的，并未進行專業化的培訓工作，對檔案管理工作缺乏正確的認知，在具體的工作過程中容易漏洞百出。因此，城建檔案管理部門需要堅持學以致用的原則，加強對管理人員的培訓力度，從根本上提升檔案管理人員的綜合素養。同時，隨著現代化信息技術的快速發展，城市電子檔案的建設尤為重要，需要提高管理人員的信息素養，為電子檔案建設管理工作提供更多的指導，實現信息化管理，并采取相應的方式來開發更多的資源。除此之外，檔案管理部門還需要積極引進檔案管理專業人才，加強人才戰略建設，創設優質化的條件，不斷地引進檔案專業型人才[2]。

（五）加強電子檔案建設，提升安全管理水平。對于城建部門而言，電子檔案的建設非常重要，為了更好地保證電子檔案管理的安全性，應采取行之有效的管理策略。首先，城建檔案管理部門需要積極引進網絡傳輸安全技術，保證電子檔案數據安全，做好現有數據的備份和管理工作，更加重視檔案庫房的防潮、防火及防盜管理[3]。為了更好地預防檔案信息被惡意刪除、修改及盜竊問題的產生，為了更有效地預防網絡黑客的攻擊，可以使用加密技術、安裝殺毒軟件、簽署安全協議、創建防火墻等安全措施，保證電子檔案的完整性和真實性，保障信息在傳輸過程中的安全，避免由于非法訪問而導致電子文件被惡意篡改的情況發生[4]。現階段，可以考慮采用電子文件使用雙軌制的管理方法，這種形式能夠保證電子文件數據的安全和穩定性，電子印章和簽署則預示著文件的生效[5]。就當前的信息技術而言，通常是以紙質形式保存一些有憑證的法律文件[6]。電子文件的載體和信息技術存在一定的局限性和缺陷，再加上電子文件很容易被人所篡改，因此，應采取硬盤拷貝存檔的形式進行保存，更有助于保證數據的安全和穩定[7]。

（六）深入檔案基層，做好業務指導。城建檔案數據信息的準確、完整和系統，是城市基本建設施工的重要基礎。每個基建工地都是城建檔案管理的重要組成部分，其中施工技術人員是檔案管理的重要人物[8]。作為城建檔案管理人員，要經常深入城市建設基層一線，做好相關業務的指導工作，并積極地督促各工程施工技術人員認真做好施工的記錄工作，幫助他們掌握計件文件的撰寫[9]。同時，還應經常組織施工技術人員學習《中華人民共和國檔案法》等相關法律法規，使其了解檔案歸檔制度，掌握案卷文字排序的方法和整理技術。從城市發展的軌跡來看，城建檔案業務管理部門需要不斷完善城建檔案管理工作，實現“地上清、地下明”，這不僅要保證數據傳輸的安全可靠，還要保證數據傳輸的完整性。“地上清”就是要圍繞著地面建筑物來整理市政工程、工業建筑、民用建筑、交通運輸工程、園林建筑等的建設資料。對于檔案失散的情況，要做好相應的收集工作；對于檔案不完整、不準確的情況，要及時與相關工程技術人員進行核對和審查，通過不斷完善，形成一套準確完整的管理系統。“地下明”就要根據城市地下隱蔽工程，將人防工程、各種地下管線、礦藏及地質條件的檔案進行歸納，并通過不斷地普查、收集及補充繪制地圖，確保檔案的準確性、完整性和系統性。

（七）加強頂層領導，提供主動服務。城建檔案管理工作是城市建設的主要組成內容。因此，需要重視城建檔案管理工作，并將其納入城市建設之中，使得城市建設事業與城市發展相協調。除此之外，城建檔案管理工作也是國家檔案管理工作中的重要組成部分，城建檔案管理工作被納入整個檔案管理體系中，在國家檔案管理相關政策的指引之下，各級地方人民政府應做好監督和管理，不斷強化和優化檔案管理工作，做好城市未來的規劃工作。只有加強上層領導的重視，才能從根源上解決城建檔案在整個城市建設中的作用。檔案行政管理部門需要強化對城建檔案管理的監督力度，要探究城市建設檔案管理工作的新內容和新情況，做好新時代城建檔案管理工作，更好地為城市的發展建設添磚加瓦。從實踐來看，來自上層領導的重視是推動檔案發展的關鍵。作為城建檔案工作人員，要始終保持主動服務的態度，提升服務意識。城建檔案管理工作對于城市建設而言是一項基礎性、服務性和條件性的工作，能夠更加準確、完整地展現城市的規劃和建設情況，因此，城建檔案管理工作必須積極地參與到城市的發展之中。城建檔案管理工作應從基層開始抓起，重視質量要求、時間管理等細節。在施工管理工作中，檔案管理工作人員需要深入現場檢驗，特別是施工、竣工驗收等階段，要逐步檢查所有的資料，完善所有的資料，并提供相應的服務，真正做到面向社會，通過優化服務工作，推動城建檔案建設和發展，為社會可持續發展奠定基礎。

三、結語

綜上所述，城建檔案管理部門要不斷提升城建檔案管理工作的效率和質量，推動精細化管理的建設，促進城市發展建設的健康協調發展。因此，在進行檔案管理工作時，城建檔案管理部門要進行深度分析和觀察，及時發現工作中存在的不足，不斷提升檔案管理的規范性。與此同時，檔案管理人員需要提升自身的服務意識，加強自身的專業技能，提升自身的綜合素養，使城建檔案管理工作朝著精細化、高質量的方向發展，進而推動城市可持續發展。