以數字化為干部人事檔案工作賦能
——論深入學習貫徹黨的二十大精神

文/濟南市濟陽區委組織部干部人事檔案服務中心 呂秀秀

隨著社會的快速發展，科學技術的迭代更新，合理運用數字信息技術把紙質檔案信息錄入為數字信息已成為當今檔案事業發展的必然要求。充分發揮數字信息技術對干部人事檔案工作管理作用，以數字化為干部人事檔案工作賦能，使干部人事檔案工作成為事業單位前進道路上強有力的催化劑，推進事業單位快速發展。

一、干部人事檔案數字化的內涵

（一）干部人事檔案數字化的含義與內容。1.干部人事檔案數字化的含義。干部人事檔案數字化有狹義和廣義兩種理解，其中，狹義的干部人事檔案數字化，是指通過一定的技術手段將存儲于傳統載體上的、以模擬形態存在的干部人事檔案信息轉化為以數字形態存在的、計算機可以識別處理的信息過程[1]。廣義的干部人事檔案數字化，是指通過借助數字化信息技術將儲存在紙質檔案信息、以模擬形態存在的檔案信息轉化為數字形態存在，成為計算機可以識別和處理的信息，并加以存儲、組織、檢索、維護的過程。2.干部人事檔案數字化的內容。干部人事檔案數字化的內容主要包括宏觀管理層（環境構建）和微觀操作層（資源建設）兩個層面[2]。第一層面為宏觀管理層，簡而言之，是為干部人事檔案數字化建設創造適宜的工作環境、提供全面的保障的工作。其中包括理順管理體制機制，健全法規政策，制定標準規范，培養人才等內容。第二層面為微觀操作層，即合理利用數字化信息技術滿足干部人事檔案工作的需要，以提升干部人事檔案工作的管理效率和服務水平。其主要包括資源創建、資源管理、資源服務、系統設計與管理等。

（二）干部人事檔案數字化的意義。1.有利于推動干部人事檔案的現代化管理進程。中共中央辦公廳、國務院辦公廳2021 年印發的《“十四五”全國檔案事業發展規劃》中提出：到2025 年，信息化與檔案事業各項工作深度融合，檔案管理數字化、智能化水平得到提升，檔案工作基本實現數字轉型[3]。這就為在數字化大背景下開展干部人事檔案工作明確了要求和方向。大數據時代下，單位的檔案數據信息量堪稱卷帙浩繁，單純地通過庫房收藏檔案的方式已無法滿足時代的需求。因此要充分利用數字技術精心設計檔案管理系統，不但可實現許多管理過程的自動化，還可以減少手動勞動，加快工作進程，簡化干部人事檔案管理工作內容，提升檔案管理工作效率，更好地推動干部人事檔案管理的現代化進程。2.有利于提升檔案工作的綜合服務水平。干部人事檔案部門承載的不僅是為組織部門提拔晉升考察干部服務，還要為各部門干部人事工作者提供所需的干部信息。檔案查閱工作中，在電腦上檢索檔案所需要的信息比在庫房回轉柜中尋找查閱紙質檔案更加方便、快捷。檔案數字化不僅提高了查閱檔案信息效率，也大大提高了查閱檔案信息的查全率和查準率。這種優勢在大規模、綜合性的查閱工作中體現得更加明顯。檔案信息數據庫可以一次輸入，多次輸出，也可以多方面檢查檔案信息，這樣很大程度地為組織人事部門提供所需要的信息，進而提升干部檔案服務效率和服務水平。3.有利于實時更新干部成長經歷。干部人事檔案是選拔任用干部的重要參考依據。在數字信息技術條件下，數字化帶來了數據化，大量的數據能發揮“量變引起質變”的強力作用，更好地呈現內容[4]。新時代背景下，傳統的紙質檔案已無法滿足綜合、立體地展現干部成長變化的要求。同時，傳統的紙質檔案可視性差，很難達到綜合考察干部的目的，也不能直觀呈現干部“德、能、勤、績”等方面的成長軌跡。將干部檔案實現進行數字化之后，檔案內容就能更加全面、生動地呈現干部的風貌，實現實時更新干部的各項動態，根據收錄的干部經歷與基本資料，得出干部的精準“畫像”，更加直觀地展現干部的個人才能與實績，為干部人才隊伍建設提供強有力的理論支撐，為后續選任干部工作質量和效率上發揮重要作用。4.有利于確保干部人事檔案的安全性和完整性。傳統的事業單位干部人事檔案都是紙質保存管理的，每一次的查詢，翻閱都存在損壞原始檔案的風險。在檔案借閱、轉遞過程中也存在丟失、篡改相關信息，泄露干部信息的風險。干部人事檔案經過數字化之后，利用者可以在電腦上查閱干部信息，從而減少了對原件的損害，檔案中的信息也不會被輕易抹去，同時可最大限度地降低信息外露風險，更好地保護干部人事檔案的信息安全。另外，原始紙質檔案的壽命也是有限的，字跡會消退，圖片會模糊，將干部人事檔案利用數字化技術轉換為數字信息，選擇得當的格式，可實現檔案信息永久保存，同時也能實現對原始檔案的保護。

二、數字化在干部人事檔案工作中取得的實效

《“十四五”山東省檔案事業發展規劃》明確提出，以檔案科技為支撐，積極推進信息化為核心的檔案管理現代化[5]，這為當地的干部人事檔案管理工作提出了新的工作目標和要求。以濟南市濟陽區委組織部干部人事檔案服務中心為例，該單位深入貫徹落實相關政策法規要求，充分發揮數字信息化技術優勢，在提升干部檔案管理、跟蹤干部實況、人才隊伍建設等多方面取得了實實在在的成效。

（一）在干部人事檔案管理中見實效。智能化設備是智能檔案庫房建設的基礎和保障。該單位投資500 萬元建設標準化檔案工作室，包括數字化干部人事檔案集中管理平臺、干部信息全員庫、智能化實體檔案庫、數字化干部檔案庫。從檔案庫房基礎設施入手，融合檔案管理、智能存儲、數字掃描、電子查閱、智能控制等功能于一體，配置智能檔案柜、可視化監控、安全門禁、干部人事檔案審核查詢管理等系統，實現檔案存取自動上下架、實時自動盤點、24 小時移動端安全監控、庫房環境監測、檔案在線查詢審批等，截至目前已完成8000 余卷、150萬份干部檔案的數字化，在職干部數字化檔案全覆蓋。利用“一臺三庫”很好地實現了干部檔案由庫房管理向數字庫管理轉變。

（二）在動態跟蹤干部實況中見實效。通過有效利用干部人事檔案數字化能夠準確跟蹤干部成長發展的整個過程，及時發現成長中的問題，不斷創新干部人事檔案管理[6]。該單位立足市“云組工”平臺、本地數字化干部人事檔案集中管理平臺和領導干部管理綜合信息系統為一體，推進數據資源整合應用，實時動態管理干部現實表現情況。具體表現在三個方面：第一，結合PAD 移動數據終端，依托領導干部管理綜合信息系統，可實現“1+N”集成查詢，推進干部數據信息分類管理、綜合呈現、移動查詢。第二，協調聯動數據收集機制，結合干部考察調研、年度綜合考核，及時補充完善干部信息檔案。第三，利用本地數字化干部人事檔案集中管理平臺和領導干部管理綜合信息系統提供全面數據保障，2022年以來，該單位累計更新完善各類干部信息5000 余條，為服務干部管理提供全面數據保障。

（三）在干部人才隊伍建設中見實效。干部人事檔案管理不單單是管理工作，同時也在服務干部人才隊伍建設中發揮著獨特的作用。干部人事檔案數字化可以盤活數據資源，實時調閱干部工作實績、考核評價、獎懲等信息，通過大數據比對，設置信息查詢、名冊篩選等數據處理功能，利用各類柱狀圖、表格等直觀展現，可提高決策過程的量化分析水平50%以上，從而更加直觀立體化識別干部人才個人表現、能力水平。2022 年，該單位對提拔、進一步使用和晉升職級的380 名干部人才進行了精準“畫像”。通過利用數字化技術，為分析研判干部人才隊伍建設提供數據支撐，進而提升了為人才隊伍建設服務的水平。

三、開展數字化工作中應注意的問題

在當前社會和經濟快速發展的新形勢下，借助數字化信息技術，濟陽區事業單位干部人事檔案工作已取得了實實在在的成效，但干部人事檔案數字化工作相較于經濟和社會的發展有一定的遲延，同時也存在一些問題，需要高度重視。

（一）不斷更新檔案工作管理制度。管理制度是工作的依據和保障。干部人事檔案工作管理制度是檔案數字化管理工作的依據，是檔案安全和檔案數字化成果質量的保證。合理的管理制度可以簡化管理過程，提高管理效率。結合中央和地方的相關制度要求，綜合單位實際情況，以及紙質檔案和數字檔案所存在的差異性，不斷健全完善適用于檔案管理的工作制度。找準傳統和現代化工作方式的結合點，制定涵蓋檔案的收集、整理、審核、查借閱、轉遞移交、利用等環節融入人事檔案管理工作全流程的制度體系。借助健全與時代相適應的檔案管理體系，明確檔案管理的職責與工作分工，使干部人事檔案管理數字化工作持續有章可循。

（二）加強干部人事檔案信息安全措施。在推進數字化進程中，隨之增加干部人事檔案工作安全方面的“出風口”。因此要堵住“出風口”，確保干部人事檔案信息的安全，建立增強干部人事檔案信息安全措施是關鍵。首先，確保庫房環境和基礎設施安全，排除不適宜的條件，為避免發生檔案信息損壞或者丟失，要及時做好備份工作，并按期檢查干部檔案數據庫。其次，健全干部人事檔案數字化工作的安全規章制度，做到依法做事，按規辦事，保證干部人事數字化檔案信息規范管理。再次，注重強化管檔人員的信息安全意識，樹立正確認知，提升業務技能，提高自身綜合素質，從而減少安全事故發生的可能性。最后，強化技術設備利用安全性，根據信息的涉密程度，實行分級保護，嚴格確定查閱范圍和修改權限，對所用儀器設備進行安全性檢測和維護，保證檔案信息安全。

（三）培養打造高質量專業人才隊伍。人才是事業單位發展的第一要素，干部人事檔案工作的發展離不開一支專業化人才隊伍。第一，牢固樹立正確的政績觀。在全國上下全力推動經濟回穩的關鍵時期，檔案工作人員要認真學習并掌握檔案相關的法律法規，牢固樹立正確的政治意識和業績觀，不斷提高政治覺悟，提升自身政治素養。第二，加強專業人才隊伍建設。培養引進精通檔案、數字信息技術專業的管理型人才，不斷完善檔案工作人員專業化隊伍。定期組織管檔人員參加上級部門的業務培訓，邀請檔案管理以及數字化技術相關的專家來單位講座，為管檔人員進行針對性培訓充電賦能。第三，加強管檔人員職業素養。增強管檔人員紀律意識、規矩意識、服務意識，壓實責任，堅持原則，守住底線，為更好地完成檔案工作貢獻力量。

（四）加強檔案數字化外包安全規范管理。隨著社會的發展，數字化外包服務成為事業單位干部人事檔案數字化工作的重要組成部分。數字化外包服務能有效地優化配置干部人事檔案管理部門的各項資源，提高人事檔案管理的工作效率，但同時也不可避免地存在干部人事檔案信息泄露或遺失的風險，對此，需要采取有針對性的預防措施。在項目實施前，要從企業性質、股東組成、安全保密、企業規模、注冊資金情況等相關資質進行嚴格審查。在項目實施過程中，檢查外包公司的檔案部門、數字化服務機構、數字化場所、數字化加工設備、檔案實體、數字化成果移交接收與設備處理等層面執行情況。要指派單位專門人員參與檔案數字化外包業務的監督、指導，完成質量監控、進度監控、安全監控和協調溝通等方面的工作，確保干部人事檔案的安全性和信息的保密性。

（五）保障提升檔案信息利用價值。促進干部人事檔案信息充分利用，提升干部人事檔案利用價值是干部人事檔案數字化工作的根本追求。首先，要把好數字化檔案利用程序關口。嚴格把控人事檔案借用手續，履行審批手續；不斷完善人事檔案借用制度，定期開展人事檔案工作紀律培訓，確保干部人事數字化檔案利用的安全性。其次，明確服務方向，樹立服務意識。干部人事檔案服務中心提供綜合性強、全方位的信息服務，因此在進行干部人事檔案數字化建設時，以組織人事部門的需求為導向，以服務干部人才為本，分析方方面面的需求，把檔案數字化做好做精。最后，強化數字化檔案數據庫建設力度，建設具有穩定安全、大容量數字化檔案數據庫，是數字化檔案利用的重要前提。

四、結語

全面提升干部人事檔案事業的發展，關鍵在人；不斷完善干部人事檔案工作制度體系，扎實推進干部人事檔案工作發展，基礎在規。干部人事檔案管理工作要找準數字化技術與傳統人事檔案管理的結合點，提高干部人事檔案管理效率，采用規范化、科學化、現代化“三化一體”的工作方式，努力奉行新時代干部人事檔案數字信息化發展道路，為促進事業單位高質量、高水平發展奠定堅實基礎。