數字化背景下的人事檔案管理信息化建設路徑探析

高海英

摘 要： 為了更好地服務于社會主義新農村的建設，農業環境保護與農村能源管理部門需要制訂高水平的人力資源配置和管理方案，全面提高農村能源行業從業人員的素質，以適應新形勢下農村能源發展的需要。討論了農業環境保護與農村能源管理工作人事檔案成果水平，并探討了實現現代化科學技術應用于人事檔案管理的方法，以提高人事檔案管理的效率和質量，為農業環境保護和農村能源管理工作的順利進行提供支持。

關鍵詞： 農業環境保護 農村能源管理 科學技術 人事檔案 數字化 信息化

中圖分類號： G250文獻標識碼： A文章編號： 1679-3567（2023）12-0053-03

隨著現代化科學技術的發展，數字化與信息化科學技術已廣泛應用于各個領域。農業環境保護與農村能源管理部門作為農業生產的重要組成部分，其發展水平直接影響著農業生產的發展。而農業部門工作人員的專業素質和業務能力，又直接影響著農業環境保護與農村能源管理站的工作質量。因此，加強農業環境保護與農村能源管理站隊伍建設，持續提高單位的人事檔案的管理水平，是保證農業環境保護與農村能源管理站工作順利開展的重要前提。

1 數字化檔案管理與傳統檔案管理的區別

1.1 管理方式不同

傳統檔案管理主要依賴于紙質文檔，以手動方式進行分類、編目和整理，工作量大且效率低。數字化檔案管理則通過電子化方式將檔案信息存儲在計算機系統或云端，可以快速地進行分類、編目、整理和編輯，極大地提高了管理效率。同時，數字化檔案管理還采用了先進的信息技術手段，如數據挖掘技術、數據分析技術等，對檔案信息進行深入挖掘和利用，為企業的決策提供了更加可靠的數據支持。

1.2 存儲方式不同

傳統檔案管理依賴于紙質文檔或實物檔案，占用空間大，且對保存環境要求較高。數字化檔案管理則將信息存儲在電子設備或云端，節省了大量空間，且無需擔心影響環境。同時，數字化檔案管理的存儲介質也具有可復制性和可恢復性，可以有效避免檔案信息的丟失和損壞。

1.3 整理方式不同

傳統檔案管理中，檔案的整理需要手動進行分類、編目和整理，工作量大且容易出錯。數字化檔案管理中，檔案的整理可以通過自動化手段進行，如自動分類、自動編目等，大大提高了整理效率。同時，數字化檔案管理還可以通過關鍵詞、日期、文件類型等多種方式進行快速檢索，極大地提高了檢索效率。

1.4 使用方式不同

傳統檔案管理中，使用者需要到指定地點查閱檔案，受到時間和地點的限制。數字化檔案管理則可以通過網絡或移動設備隨時隨地訪問檔案信息，極大地提高了使用的便捷性。同時，數字化檔案管理還提供了在線閱讀、下載等多種功能，因此使用者可以更加方便地獲取和使用檔案信息。

1.5 安全性不同

傳統檔案管理中，檔案的安全性主要取決于物理存儲設施的安全性和檔案的保密程度。數字化檔案管理中，檔案信息可以通過加密技術、訪問控制技術等方式提高安全性，同時還可以設置備份機制來防止數據丟失。此外，數字化檔案管理還采用了網絡安全技術、數據備份技術等措施來確保檔案信息的安全性和完整性。

2 人事檔案管理的未來發展方向

2.1 人事檔案管理的數字化、科學化和信息化

隨著信息化和數字化技術的不斷發展，人事檔案管理的數字化、科學化和信息化將成為未來發展的重要方向。農村能源管理部門可以將傳統紙質檔案進行數字化處理，建立數字化檔案系統，方便查閱和管理。還可以通過信息化科學技術實現檔案信息的共享和利用，建立一個基于互聯網的人事檔案管理系統，各部門和人員可以隨時訪問和更新檔案信息，實現信息共享[1-2]。

2.2 人事檔案管理的規范化和標準化

人事檔案管理的規范化和標準化，同樣影響著農業環境保護與農村能源管理部門的未來發展[2]。未來的檔案管理規章制度將越發清晰完善，還將形成科學的考培體系，以提高檔案管理人員的專業素質和管理水平。進而發揮全體工作人員的力量，制定統一的檔案分類標準、檔案存放規則、檔案借閱制度等，確保檔案管理工作的有序進行，提高檔案經營管理水平。

2.3 人事檔案管理的安全化和保密化

人事檔案是涉及個人隱私的重要資料，因此，人事檔案管理的安全化和保密化將是未來發展的重要方向。農村能源管理站需要建立完善的安全管理體系，采取嚴格的安全措施和技術手段，確保人事檔案的安全性和保密性。例如：可以引入加密技術，防止檔案信息被非法獲取和篡改。同時，需要加強對檔案信息的安全管理和備份工作，避免檔案信息的丟失和損壞。

2.4 人事檔案管理的服務化和利用化

人事檔案管理的服務化和利用化，將是未來發展的重要方向。農村能源管理部門通過數據分析和挖掘技術，對人事檔案信息進行分析和挖掘，為人力資源管理和開發提供數據支持及決策支持。同時積極開展檔案信息的社會化服務、建立公開的人事檔案信息披露平臺，為社會各界提供可靠、準確的人事檔案信息查詢服務。

2.5 人事檔案管理的智能化和現代化

隨著人工智能技術的不斷發展，人事檔案管理的智能化和現代化將成為未來發展的重要趨勢。未來的農業環境保護與農村能源管理工作或將引入人工智能技術，對人事檔案信息進行智能分析和預測，提高檔案管理效率和準確性，為人力資源管理和開發提供更準確的決策支持。

3 人事檔案管理現狀

3.1 檔案管理的信息化技術水平較低

目前，農業環境保護與農村能源管理部門的檔案管理仍以傳統的手工管理為主，信息化技術水平較低。雖然已經建立了電子檔案系統，但由于數據錄入不完整、數據不準確、數據更新不及時等問題，導致電子技術檔案系統的實際應用效果不佳。同時，由于缺乏科學技術專業的檔案管理軟件，使檔案信息不能得到充分的利用和共享，制約了檔案管理工作的效率和質量。

3.2 檔案管理意識不強

農業環境保護與農村能源管理部門的工作人員對檔案管理的重視程度不夠，缺乏檔案管理意識。一些工作人員認為檔案管理是一項無關緊要的工作，將大量的精力投入到業務工作中，導致檔案管理工作長期處于被動狀態。同時，一些工作人員對檔案管理的保密意識不強，容易出現信息泄露的情況。

3.3 檔案管理制度不健全

農業環境保護與農村能源管理部門的檔案管理制度不健全，缺乏完善的檔案管理流程和規范。一些工作人員在檔案管理中沒有按照規定進行操作，導致檔案信息不準確、不完整、不規范，影響了后續工作的順利開展。同時，缺乏對檔案管理的監督和考核機制，使檔案管理工作難以得到有效的評估和改進[3]。

3.4 檔案信息更新不及時

農業環境保護與農村能源管理部門的檔案信息更新不及時，導致一些重要的信息無法得到及時更新和處理。例如：一些工作人員在離職或調離時，沒有及時將相關資料移交給下一任工作人員，導致檔案信息出現斷檔和失真的情況。同時，一些工作人員對檔案信息的更新缺乏主動性和積極性，使檔案信息的更新速度緩慢。

3.5 檔案利用不充分

農業環境保護與農村能源管理部門的檔案利用不充分，使一些重要的信息無法得到有效的利用和共享。例如：一些工作人員在查閱檔案時只關注自己所需的信息，而忽略了其他有用的信息，使一些重要的信息被遺漏。同時，一些工作人員對檔案信息的利用缺乏主動性和積極性，使檔案信息的利用價值沒有得到充分發揮。

4 結合科學技術背景探索人事檔案管理的數字化和信息化建設路徑

4.1 提高檔案管理信息化水平

首先，需要引入先進的科技檔案管理軟件和硬件設備，建立一個全面的數字化檔案管理體系[4]。在此過程中，可以優化電子檔案系統的設計和功能，解決現有系統中存在的問題，如數據錄入不完整、數據不準確和數據更新不及時等。同時，還可以開發或購買專業的檔案管理軟件，實現檔案信息的快速處理和存儲，從而提高檔案管理的效率和準確性。與傳統的檔案相比提高時效，一般情況下傳統三日歸檔率為86%，實現數字化檔案管理三日歸檔率為100%，大大提高了工作效率，同時也降低了勞動強度。

4.2 強化檔案管理人員隊伍建設

通過培訓和教育來提高工作人員對檔案管理的重視程度和認識。可以定期開展檔案管理培訓和宣傳活動，不斷地提高其科學技術水平，讓員工了解檔案管理的重要性和必要性。同時，可以建立獎勵機制，表彰在檔案管理中表現優秀的員工，以促進全員參與和重視檔案管理意識。與傳統的檔案管理相比人員構成有所變化，傳統時期檔案管理大專及上人員占56%，實現數字化檔案管理大專及上人員占89%，專業技術水平得到有效提高。

4.3 完善檔案管理制度

制定完善的檔案管理流程和規范，如建立完善的檔案分類管理制度、借閱制度和保密制度，明確檔案管理的職責和權限。并建立對檔案管理的監督和考核機制，定期檢查檔案管理的執行情況，及時發現和改進檔案管理中存在的問題。建立健全檔案歸檔制度，嚴格規定檔案的分類、收集、整理、編目、保管等工作流程，確保檔案的真實性和完整性[5]。

4.4 及時更新檔案信息

建立完善的員工信息更新機制，及時收集員工最新的工作經歷、獎懲情況、業績考核等信息，確保檔案信息的準確性和完整性。可以引入科學技術自動化的檔案信息管理系統，以減少人工操作帶來的誤差。同時，可以在系統中設置提醒功能，對即將離職或調離的員工及時提醒相關人員更新檔案信息[6]。

4.5 發揮檔案利用價值

加強對員工個人信息的開發利用，為單位提供更加全面、準確、及時的信息支持和服務。如建立智能化的檔案檢索系統，讓員工可以根據自己的需求快速查詢和篩選人事信息。通過數據分析工具深挖檔案信息的價值，為單位的決策提供支持。將人事檔案信息與其他管理信息高度集成，實現數據的相互關聯和共享，提高檔案信息的利用價值和效率[7-8]。

4.6 加強部門合作實現交流共享

通過與人力資源和財務部門加強部門合作的方式，將人事檔案信息與招聘、培訓、績效管理和薪資福利等環節實現共享和自動化管理。同時，還可以與各個地方的農業管理單位加強交流合作，促進各方交流學習。信息管理系統如圖1所示。

5 結語

人事檔案是農業環境保護與農村能源管理部門的寶貴資源之一，加強人事檔案的數字化、科學化與信息化管理是提高工作效率和質量的重要途徑。通過建立先進的科學技術系統對人事檔案進行數字化管理、加強數字化基礎設施建設、提高檔案管理人員的素質和技術水平以及加強數字化檔案的安全保障工作等措施的實施，可以有效地提升農業環境保護與農村能源管理總站人事檔案管理的效率和水平，更好地為人力資源管理和決策提供支持和服務。

參考文獻

[1]耿為民，李洪泉.現代化視角下人事檔案管理的問題及其提升策略[J].山西檔案，2022（5）：183-185.

[2]霍紅偉，張俊紅，張秀菊，等.論述農業科研院所人事檔案工作中管理策略和技巧[J].農業開發與裝備， 2022（3）：118-120.

[3]張俊紅.農業科研單位人事檔案管理問題以及建議探索架構[J].農業開發與裝備，2021（5）：121-122.

[4]寧功偉，張文云，鐘青貴，等.新時期如何加強農業科研單位人事檔案管理人才隊伍建設[J].辦公室業務，2020（11）：136-137.

[5]杜亞君.農業科研單位人事檔案管理常見問題分析及解決策略[J].南方農機，2019，50（2）：140.

[6]田欣，周悅，張珊，等.人事檔案數字化與人才服務信息化建設研究[J].辦公室業務，2021（7）：139-140 .

[7]鄧春梅.人事檔案數字化建設策略研究[J].中小企業管理與科技，2021（7）：23-24.

[8]賈妍，呂德智，徐萬強.人事檔案數字化與人才服務信息化建設現狀及優化策略探析[J].現代農村科技，2022（9）：123-125.