內蒙古自治區住房和城鄉建設檔案數字化建設與應用

文｜宿廷 張蕾 劉晶 苑超 閆海霞

為推進城建檔案數字化工作，滿足內蒙古自治區檔案館有關要求，以及內蒙古自治區住房和城鄉建設廳有關城建、房地產、城管、建筑業等使用檔案數字化系統日常檔案整理、檔案歸檔要求，內蒙古自治區住房和城鄉建設廳建設檔案數字化系統，建立OA 系統行業材料到檔案數字化歸檔內容自動推送、歸檔內容合并、歸檔接口及模塊的開發使用，提升檔案數字化利用實用性，實現檔案數字化自動歸檔推送，歸檔內容流程化，規范化，標準化。

一、建設目標

檔案數字化建設主要目的為內蒙古自治區住房和城鄉建設廳提供檔案數字化平臺，形成統一的接口及功能。它的主要工作是對OA 系統中檔案信息進行統一規范、整合、利用，并實現所有紙質文件檔案的電子化、自動化管理。利用數字化手段，實現與現有檔案系統接口的對接，通過內部網絡實現資源共享。從而實現對檔案數字化信息資源的集中統一管理、安全存儲和綜合開發利用。通過聯合檢索的分布式索引技術，使檔案數字化與原OA 系統數據互通，實現檔案數字化信息使用建設目標。

緊緊圍繞內蒙古自治區住房和城鄉建設廳業務需求，按照《數字檔案建設指南》《數字檔案系統測試辦法》《數字檔案室建設指南》《數字檔案室建設評價指標》等相關要求，以提升內蒙古自治區住房和城鄉建設廳檔案管控能力和檔案服務能力為目標，以制度標準建設為基礎，以先進的信息技術應用為支撐，加強檔案資源體系、檔案利用體系和檔案安全體系建設，建成具有內蒙古自治區住房和城鄉建設廳特色的檔案管理體系。

二、建設內容

檔案數字化系統的建設是一項系統集成工程，它涉及需求分析、系統規劃、發展考慮、產品選擇、可行性論證、項目施工、人員培訓等多個方面，需要考慮的問題較多。按照設計要求及當前最優的解決方案，結合先進技術，在明確建設目標的基礎上，進行全面合理的規劃。在規劃和實施過程中，需要體現統一規劃、分步實施、資源共享、確保安全的原則，立足資源服務和業務管理的宗旨，即按各類檔案的管理規則，運用計算機技術方便、高效、可靠地采集和管理檔案信息資源；簡便、高效、穩定地查閱利用檔案資源；提供快速、準確、強大的檔案行政監督、業務指導工作管理工具。

內蒙古自治區住房和城鄉建設廳檔案數字化系統建設中包含系統開發，數據庫、應用、備份等，分別部署在高性能2U2 路物理服務器上。通過配置的3 臺兩路高性能服務器，保證業務系統高性能、安全穩定的運行環境。具體內容滿足以下要求：

1.規范性。內蒙古自治區住房和城鄉建設廳檔案數字化系統滿足國家標準，遵循《數字檔案館建設指南》要求，設計最佳的建設方案，實現檔案生命周期和全流程管理的應用服務。

2.安全性。檔案數字化系統建設中需充分考慮安全性和保密性，能夠提供全面的安全保障措施，采取多級權限控制方式，對于關鍵及敏感數據，只有經過授權的合法用戶才能使用訪問及修改，具備身份認證與授權管理功能，能夠對關鍵用戶進行身份確認或數字簽名，并支持對敏感數據的加密傳輸；并提供完整的操作日志、完善的應用審計功能，具備完備的數據備份與災難恢復機制及策略，保障數據在存儲、檢索、提取、發布和管理等各個層面的安全性。

3.實用性。充分考慮系統功能利用效率，結合內蒙古自治區住房和城鄉建設廳業務需求、建設具體軟件和硬件，做到按“需”建設，保質保量完成項目建設任務。

4.靈活性。內蒙古自治區住房和城鄉建設廳檔案數字化系統，具備開放的體系結構，為系統擴展、升級及不可預見的需求的改變留有空間，并為后期擴容建設的平穩過度打下基礎。個別模塊的添加刪除具備相對獨立性，不影響其它模塊的運行；便于系統的二次開發和升級改造，能夠提供標準化的外部接口，能夠兼容各類硬件設備，在軟件層面支持跨平臺和開放數據接口，便于與其它系統設備互相集成。

5.可擴展性。對檔案系統的承載能力，已考慮到未來五年數據增長的需求，要具有網絡靈活擴充和調整的特性，系統的軟硬件設備具有可擴展性，應采用模塊化設計，具備逐步升級能力在系統設計中，不但滿足當前業務需求，更滿足于未來業務發展和應用功能的擴展開發。

6.先進性。設計思想和管理模式的先進性，在所構建系統平臺具有數字檔案綜合管理的先進性。

7.可靠性。項目建設對于重要數據及檔案系統建設提供良好的密級管理，實現在數據存儲和數據傳輸過程中的加密防護。系統的運行具備高可靠性，具有良好的容錯性能；支持核心服務器集群配置模式，以保證對系統異常情況的補救，并設有系統自動恢復機制；具備防止數據丟失必要措施，實現數據的一致性及系統運行過程中的高可靠性。

三、目標成果

內蒙古自治區住房和城鄉建設廳檔案數字化系統自2022 年開始建設，在充分調研內蒙古自治區住房和城鄉建設廳當前檔案數字化系統的需求，其中包含了用戶分析、數據需求分析、功能需求分析、部署需求分析、性能需求分析等多個方面。分析后得出檔案存儲將置于本項目系統的核心位置，前端部署應用、數據庫服務器及部署檔案業務系統，通過部署FC 交換機連接存儲及服務器資源構成一個閉環的、獨立的檔案業務網絡。

通過部署多端口核心數據交換機連接內蒙古住房和城鄉建設廳網絡安全設備，達到終端訪問檔案數字化系統的需求，同時對OA 系統及檔案數字化系統進行接口改造，滿足各類業務系統訪問檔案系統的需求。

在此基礎上將各類安全設備通過技術手段與檔案數字化網絡融合，達到安全訪問的目的，同時符合等保相關要求。

經過多方共同努力，內蒙古自治區住房和城鄉建設廳檔案數字化系統于2023 年完成驗收工作。現投入使用正常，實現了內蒙古住建領域檔案數字化的進步，標志著內蒙古自治區住房和城鄉建設廳檔案數字化工作取得了重要進展。城建檔案是城市建設和發展的重要保障，重要資源，在城市建設中發揮著極其重要的作用，下一步，城建檔案數字化專項研究與應用是未來發展趨勢，加強城建檔案數字化建設，為城市建設管理和發展做貢獻。

內蒙古自治區住房和城鄉建設廳檔案系統拓撲圖