圖書館智慧化改造項目的整合管理

李燕紅

(廣東文藝職業學院)

當今，社會分工越來越細，知識更新迭代越來越快，社會正全面向信息化邁進。在信息時代，人類文明的新形態層出不窮，以海量的數據、快速的數據、多樣的數據呈現的生活和理解世界的方式。圖書館做為保存人類文化遺產、開發信息資源、參與社會教育的機構[3]，亟需以新的服務理念求生存，唯有發展才是永恒的主題。

在智慧需求引領的大背景下，廣東文藝職業學院先后組織圖書館老師到廣東工業大學、星海音樂學院、東莞職業技術學院、廣州工商學院、中山大學、深圳圖書館等參觀學習，并結合本校圖書館的戰略定位，規劃藍圖。2018 年啟動了學院圖書館改造工程，包括建筑樓體的改造以及智慧圖書館的建設。樓體方面的改造是由中標的建筑公司按圖紙將一些原本相對獨立的單間打通，重新規劃框架，連成以一、二樓為統一閱覽區，三、四樓為特色館的總布局。筆者將以甲方的視角，闡述整合管理在智慧圖書館改造項目中的作用。該項目前后花費金額約1000 萬元，項目歷時27 個月，于2020 年9 月完成了該項目。

該項目旨在建立一套集舒適閱讀空間與智能圖書館（硬件+軟件）于一體的協同設計及管理、提供有效服務的人文高地，避免空間模塊孤立、服務匱乏。將大數據與物聯網充分結合，包含門禁系統、密集書庫管理系統、自助借還系統、智能排架系統、預約學習空間系統等十幾個子項目。該項目基于多平臺資源整合，同步實現在PC 端、手機端、數字電視等應用終端間信息接入，在校內網實現單點登錄、統一認證、統一檢索等功能，實現以各種新媒體為媒介，連通各大網站、平臺資源，涵蓋了圖書館的主要業務工作，以圖書館系統鏈接校內其他系統，系統間數據互聯互通，形成一個中心多個輻射點。

該項目參與的相關方，包括圖書館、學院領導和總務、財務等職能部門人員，還包括中標方，監理方，各外圍系統供應商，子項目有樓體方面的改造、圖書書架騰挪移項目、中央集控空調、智能密架項目、RFID 項目、借閱一條龍(各種感應設備)、智慧空間等，為保證項目順利完成，制定了科學高效的項目整合管理規劃，各子項目負責人通過趕工、快速跟進、使用高效的技術方法全力奮戰，在2020 屆大一新生入館教育前完成了總體大改造。

整合管理是對整個項目的通盤考慮，是對目標、范圍、成本等的管理整合以及軟件、模塊、開發等的技術整合。具體包括制定項目章程、制定項目管理計劃等七個過程。下面結合本項目，論述在本項目的整合管理中遇到的問題及解決方法。

1.學院OA 發布圖書館改造項目推文

為了打造現代高等教育圖書信息中心，統一利用多校區圖書館信息化資源。實現跨校區統一的OA 審批管理、圖書流轉管理、薦購管理和人員認證管理等核心功能，打造一站式集團高校圖書館信息門戶。項目主要分為統一信息門戶、OPAC 拓展查詢、圖書流轉、協同辦公、決策分析、數據集成中臺等8 個模塊。在改造必要性和可行性調研后，擬定整體目標，明確項目戰略定位。對該項目的總體規劃、范圍描述、總體預算、進度安排等作出明確規定，確定項目的合法地位。

2.制定管理計劃

正所謂謀定而動，制定一個好的管理計劃是管理大型復雜項目的關鍵[1]。隨著時間的推移，持續更新編制計劃是必要的。項目啟動初期，召開了啟動會，分析文件（招投標書、合同文件、采購需求說明書），將責任分配到部門負責人，確認近期和遠期的規劃，建立臺帳——核對單，搭建初步的項目計劃，對不確定事件做好應急儲備，將各個子計劃匯總，整合成項目管理計劃，對項目總體任務目標、進度安排、主要約束等做好應對預案[1]。特別注重幾個子管理計劃之間的更新協調，例如，項目組根據數據集成關系，在制定薦購管理模塊需求調研計劃的過程中，重視與學生素質拓展學分管理系統、科研管理平臺的數據接口調研計劃的協調，因為在該質量管理計劃中，識別出的部分質量目標，是這兩個集成系統提供的數據，進行分析挖掘過程中的一項重要依據。

在編制管理計劃時，項目組遵循了以下幾個原則：

2.1 全員參與

本項目涉及建筑體、圖書館各項設施、智能設備、云服務器及外圍系統軟件集成，涉及到不同的知識領域，唯有團結一切可以團結的人員參與計劃的編寫工作，才能確保不遺漏每一環節。通過非正式溝通、觀察法、頭腦風暴、群體決策技術，多次短暫的集中辦公、線上會議，集結集體智慧，保證必要的信息公開透明，傳遞通暢，這是基礎工作。

2.2 管理溝通

將心理學知識運用到管理學當中，依據考拉、老虎、孔雀、貓頭鷹性格特征分情況匯報溝通。該項目涉及的干系人較多，包括校分管領導、財務部長、館長、各信息模塊對接人，各子項目的供應商負責人，圖書館工作人員，外包人員等等，運用RAIC 方法制定干系人溝通管理計劃?；跍贤▋韧庥袆e有原則，圖書館人通過事先開會統一意見，包括：①涉及的各個舊系統、數據的導出與備份，涉及字段的接駁，接口的調試，涉及原有用慣系統的工作人員對新系統的抵觸情緒；②對專業術語的通俗表達，掃清溝通障礙等等，在與供應商的溝通時統一口徑。對需求的意見及態度是一致的，這為確定實施范圍奠定了良好的溝通基礎。明確的立場對于工作的推進起到清晰的引導作用。

2.3 擁抱變化

項目管理計劃不是一成不變的，所以，在實施過程中，要注意監督可能發生的風險，包括關鍵干系人變動。該項目中，主管領導達到退休年齡。針對項目關鍵干系人崗位變動的風險，因為原干系人已經確認了絕大多數項目方案，新干系人后期如果調整，影響大。對此項目組規劃了尋找合適機會，提前向新崗位干系人專題匯報關鍵方案的應對策略。此外，新方案的調整，要與新干系人進行多輪正式溝通調整后才能定稿，對此儲備了溝通時間和溝通成本。后期，關鍵干系人變動成事實，項目組立即啟動應對策略——以原型法的方式展示場景面前做進一步設想。

3.指導和管理項目執行

計劃是通過實施來體現它的價值的，制定好計劃，如何在圖書館改造項目的整體管理中施展出來，解決“如何做”到“做得好”的傳承，是這個階段發揮人、材（財）、物、環境、技術，做好指揮者的角色。為了讓每位成員都能做好自己的工作，發揮出優秀團隊的力量,產生1+1>2 的效果。

項目組運用了以下的方法:首先，針對外圍系統眾多的情況，通過項目管理信息系統填報日報，密切關注系統間接口不兼容等不可控因素，跟進項目實施環節。明確各崗位職責范圍和標準流程,從全局上了解項目的總體部署，如何跟進項目進度、如何溝通匯報都做了明確的規范。具體內容包括本周完成的工作、總結分析以及下周任務規劃，形成每周工作匯報在會議上給予展示，形成會議紀要。在此基礎上要求人人都要清楚自己的工作在整個項目中的位置和作用，明白工作質量的評價指標[1]。其次,針對圖書資產管理系統技術陳舊，采用EJB 開發。項目組在數據集成中臺的開發過程中，組織技術攻關，增加了兼容EJB 技術的接口實現方式；注意培養協作的氛圍。再次,針對薦購管理模塊，不同場景下：校內薦購時與學生素質拓展學分管理系統、科研管理系統的大數據推送VS 書展模式下，分用戶已登錄和未登錄兩種情況實現不同的圖書推薦策略，項目組也不斷地引導供方完善讀者的類型及應用場景的測試用例等內容。

4.管理項目知識

在本項目中，使用原有的知識并生成新知識[2]，以實現項目目標，并且幫助組織學習是不可逾越的重要結節。項目組根據項目團隊的分配單，識別到從其他職能部門抽調過來的部分成員，之前沒有圖書館行業項目經驗，需要以老帶新，項目組安排行業經驗豐富的成員為之進行行業培訓?？紤]到后續還有團隊成員新加入團隊會遇到同類問題，因此將這些培訓知識標準化，納入圖書館經驗教訓庫中。

此外，圖書館人要求所有項目成員對本項目過程中，尤其是圖書推薦算法的優化過程，發現問題、故障分析、優化解決的全過程形成文檔，將這些知識記錄到經驗教訓知識庫，形成寶貴的資產。

5.監控項目工作

為達到項目各階段的各類績效目標，對項目所有過程進行監督和控制，是整個項目最大的難點。在具體管理過程中，圖書館人采用甘特圖、燃盡圖、時標網絡圖對項目的進度和范圍進行綜合監控。依據進度基準和成本基準，以S曲線對比為重點，監控項目的推進情況。發現新型查詢終端設備的配送受疫情影響預計要延后半個月，影響了后續的平臺接口集成開發與測試等工作的實施進度。圖書館人通過一邊與終端設備廠商協調，加快配送進度；一邊讓子系統將后面的測試工作進一步拆分，將不受影響的活動提前完成，使項目重回正軌。

具體做法闡述如下：

5.1 范圍定義

為確定哪些工作應該包括在項目內，哪些不應該包含在項目內，圖書館人依據項目文件，以及管理計劃等，通過專題研討會的方法，開展項目范圍的定義。依據館長實時查看到圖書館整體運行情況，包括讀者滿意度、館藏資源使用率、流通總量、講座/報告會/活動的數量等的需求，詳細定義了數據展示大屏模塊的信息內容與頁面布局。再將活動分解成較小、更易于管理的組件，為所要交付的內容提供架構。對于圖書流轉模塊，需要集成資產管理系統以實現功能對接，這個工作涉及多個管理部門的審批。但具體的審批流程節點，客戶方暫時沒有確定下來。所以相關流程設計方案，采用滾動式規劃。

5.2 進度排序

識別和記錄項目活動之間關系，定義工作之間的邏輯順序，以便在既定的所有項目制約因素下獲得最高的效率。圖書館人采用前導圖法繪制進度網絡圖。圖書流轉模塊與圖書資產管理的集成，要實現流轉的圖書實時更新當前館藏地點，實現圖書資產管理系統中流轉圖書的同步調撥，因此圖書資產管理系統的升級，相關項目活動要在圖書流轉開發活動之前。通過進一步的活動細分，利用提前量，圖書館人將調研圖書資產管理方案的編寫與確認工作提前開展，優化了項目資源的利用。

依據關鍵路徑法和合同約定，圖書館人希望在3 月開學的時候開始試用智慧圖書館平臺與學生素質拓展學分管理系統的集成功能，以便真實體驗全年的圖書館活動累加記錄。結合此約束條件，圖書館人要求對進度排序進行優化與修正，部分活動進行了進度壓縮，力爭完成預期，最終生成合理的進度基準。

5.3 資源獲取

獲取和管理所需資源以成功完成項目，以便在正確的時間和地點使用正確的資源。對于預分配的軟件集成工程師人員，圖書館人評估認為其對于客戶科研管理平臺等老舊系統EJB 技術的集成經驗不足。而本次項目集成難度大，校方領導高度重視，相關崗位人員安排存在較大風險隱患。對此，項目組與監理方積極溝通談判，最終爭取了另外一位資深軟件集成工程師參與項目。

對于測試過程所需的安全漏洞掃描設備，原計劃采用通過供方內部設備租借管理流程，列明資源需求的具體時間點、時間長度、型號與作用等，經供方管理層審批同意后，由工作人員快遞到現場。

5.4 預算把控

本過程為供方匯總所有單個活動或工作包的估算成本，建立一個經圖書館方批準的預算基準，依據其監督和控制項目績效。圖書館人首先依據范圍基準核對成本估算中的活動是否有漏洞，重點是對與資產管理系統等外圍系統對接的需求調研等活動進行了核查，然后將各活動的成本逐層累計，再加上應急儲備，形成工作包和控制賬戶的成本，最終得到成本基準。包括如何估算、預算、管理項目成本，例如對于采購的OPAC 語音查詢終端等硬件，以原廠報價為準，不接受代理商報價。

為優化項目資金使用，確保資金的支出匹配項目的進度，與供方達成安排開發人員前期到現場參與平臺與外圍系統集成等各種方案討論與制定，后期離開現場進行遠程開發與視頻會議，待語音查詢終端等硬件設備到達后，聯合調試階段再返回現場。

5.5 質量抓手

如何證明項目符合質量要求、標準？首先從需求文件、行業標準識別用戶需求、性能需求、安全需求中的項目質量技術要求。通過標桿對照和實驗設計等方法轉化為人臉識別、閱讀報表、智能推薦等具體的可量化的質量測量指標。

例如：1.1 圖書流轉模塊事務，技術指標是多個平臺之間的數據要統一事務管理，確保一致性提交或回退；2.1 使用手機端圖書薦購模塊，在外出采購圖書時，進行查重與推薦響應時間不超過1 秒；3.1 畢業季，利用平臺，登錄學生素質拓展管理系統進行活動學分查詢統計，能實現并發3000；由于集成的外圍系統多，圖書館還認真規劃了統一入口平臺，調用外圍系統接口數據的響應速度質量指標，并區分了畢業季、學分查詢統計季等忙時及放假期間閑時場景，確保平臺穩定運行。

6.實施整體變更控制

為審查與批準變更請求，并對變更處理結果進行溝通，降低因未考慮變更對整個項目目標或計劃的影響而產生的項目風險，在項目實施之初，成立了由分管領導、財務、工會、信息中心負責人、供方總監等組建了變更控制委員會（CCB），嚴格做好整體變更控制。項目對圖書超期扣款的支付通道，原計劃采用學校一卡通系統。后期，副館長提出，為了增加支付的便捷性，要增加直接由微信或支付寶支付的變更；項目組初審認為功能的開發沒問題，接受了變更請求；項目組從技術和管理等角度進行了詳細論證：微信與支付寶的支付通道，涉及收取手續費、開發票等問題。項目組提前與財務部溝通，從管理規范等角度達成共識；項目組將論證結果提交項目變更控制委員會審批；最終在控制變更管理委員會中，對此變更進行了拒絕。

7.結束項目或階段

工作不可以虎頭蛇尾，項目的收尾工作尤其重要，從法律上、經濟上、制度上無數的案例說明了這個道理。進入收尾階段，圖書館人引導供方按照信息系統驗收管理規范的要求：①編寫了系統備份與恢復、應急演練和密碼管理等方面的后期運維文檔，認真、主動組織各個項目階段評審。②對相關子系統的負責人員都分批接受了培訓,組織相關部門負責成員評估項目完成情況和質量，并走正規驗收流程邀請學院各相關部門人員參與終級驗收，將驗收報告及相關的過程文檔都納入檔案。③召開總結大會，大家都各自談論了對本項目實施過程中的感想、意見或建議，總結了經驗和教訓，以便在將來的工作中有更好的提升和進步。

項目改造后的圖書館煥然一新，空間再造、軟硬件系統升級、服務質量都取得了明顯的改進。智能門禁系統、智能密集書架系統、中央集控空調系統、自助借還系統、24小時微型圖書館等，極大提升了圖書館員的工作效率，數據統計更加快捷高效而且真實可靠。圖1、圖2、圖3 為改造后部分空間及設備展示。

圖1 人臉識別通道

圖3 密集書架

通過圖書館系統項目改造的最佳實踐，新館運轉進入了正常軌道，新環境新技術新面貌，一切都離不開運用科學的管理體系，要巧妙地運用溝通能力、領導力等軟技能，助力項目的整合管理。但是，仍然存在目標體系多樣化，在成本和質量目標之間協調復雜，需要在更加充分評估質量目標的基礎上估算成本，并細化成本預測，提升綜合協調能力。

圖書館做為文化標桿，只有不斷學習新知識，巧妙運用各種管理理論的工具和技術，提升解決問題的能力，才能在歷史的長河中不被遺忘。

表1 圖書館升級前后對比