合格評估后PDCA循環(huán)在二級學院教學檔案管理改革中的應用研究

呂燕 張媛

摘?要：教學檔案資料記錄著學院、學科發(fā)展的歷史，具有舉足輕重的作用，也為學院的各類本科評估、專業(yè)認證等工作提供了重要的數(shù)據(jù)支撐。本文以四川旅游學院外國語學院為個案，探討二級學院教學檔案管理優(yōu)化改革方式，運用PDCA循環(huán)理論，構(gòu)建學院PDCA教學檔案雙循環(huán)管理模型，改革傳統(tǒng)管理模式，使學院教學檔案管理工作不斷優(yōu)化，良性向前發(fā)展，為未來的審核評估打好基礎。

關(guān)鍵詞：教學檔案；PCDA循環(huán)；檔案管理

Abstract：Teaching?archives?record?the?history?of?the?development?of?colleges?and?disciplines，which?plays?an?important?role，and?also?provides?important?data?support?for?all?kinds?of?undergraduate?evaluation?and?professional?certification?of?colleges.Taking?the?School?of?Foreign?Languages?of?Sichuan?Tourism?University?as?an?example，this?paper?discusses?the?optimization?and?reform?of?teaching?archives?management?in?secondary?colleges，constructs?the?PDCA?double?cycle?management?model?of?teaching?archives?by?using?the?PDCA?cycle?theory，reforms?the?traditional?management?mode，optimizes?the?teaching?archives?management?of?the?college，develops?benignly，and?lays?a?good?foundation?for?future?audit?and?evaluation.

Keywords：Teaching?Archives；PCDA?Cycle；Archives?Management

本科教學評估是檢驗學校全面發(fā)展的重要手段，而教學作為高校工作的重點，也就成為評估時的重中之重。在專家進校開展評估之時，除了進行各類現(xiàn)場考察工作以外，還會調(diào)閱大量的教學檔案，每一個評估指標點也需要大量的檔案材料作為支撐，所以教學檔案與教學評估有著密切的聯(lián)系。通過本科教學合格評估工作后，新建本科院校的教學檔案管理水平有了質(zhì)的提高，但根據(jù)教育部規(guī)定，通過合格評估的本科院校，五年后須經(jīng)過審核評估的檢驗，因此給學校工作帶來新的要求、新的挑戰(zhàn)［1］，同時也為二級學院教學檔案管理帶來了新的要求。本文以四川旅游學院外國語學院為例，以學?！耙栽u促建”的要求為指導思想，探討運用PDCA循環(huán)理論，對二級學院教學檔案管理進行改革，優(yōu)化教學檔案管理路徑，促進二級學院教學檔案規(guī)范化管理。

1?學院教學檔案的作用

教學檔案是高校在教育教學以及科研實踐活動中直接形成且具有非常重要的保存和研究價值的各類文本、圖表、照片、影像等各種載體形式的憑證材料［2］。教學檔案涵蓋了二級學院一線教學至教學管理工作的全部內(nèi)容，也是對教學活動開展過程信息的詳細記錄，資料類型涉及面廣、數(shù)量眾多，包括學校及學院的各項教學規(guī)章制度、管理辦法；人才培養(yǎng)方案及相關(guān)資料，有國標、指南、調(diào)研報告、學校學院發(fā)展定位要求等；教學資料，有教學大綱、教案、授課計劃等；實踐教學材料，有教學安排、實訓記錄和實習報告等；有教學督導、教學總結(jié)質(zhì)量分析等；試卷資料，有期末試卷、成績分析、支撐材料等；畢業(yè)論文資料，有選題、指導過程記錄、查重報告及論文終稿等；學科專業(yè)建設資料，有調(diào)查報告、建設過程、情況總結(jié)等；教研科研資料，有申報材料、研究成果等；學籍檔案資料以及實驗室管理資料等方面的檔案。這些教學檔案資料記錄著學院、學科發(fā)展的歷史，具有舉足輕重的作用，也為學院的各類本科評估、專業(yè)認證等工作提供了重要的數(shù)據(jù)支撐。教學檔案也具有重要的回看價值，通過查閱歷史檔案資料，吸取優(yōu)秀經(jīng)驗，同時從資料中發(fā)現(xiàn)不足，加以改進，從而不斷提升各項教學工作能力。學院通過對歷史資料的對比，能更清晰學院發(fā)展現(xiàn)狀和存在問題，進一步改進管理方法，促進學院不斷向前良性地發(fā)展。

2?學院教學檔案管理改革的必要性

2.1?通過管理改革，改善目前存在的問題

通過本科合格評估及評估后的總結(jié)，發(fā)現(xiàn)二級學院的教學檔案管理存在著較多問題。一是管理方式傳統(tǒng)、陳舊，按部就班的工作，缺乏創(chuàng)新性；二是沒有管理具體管理的系統(tǒng)性，各類教學檔案管理凌亂，按管理者自己的想法進行簡單處理；三是缺乏各類檔案管理的標準，如何收集、如何存放、如何保密都沒有明確的要求。通過教學檔案管理改革，建立合理的管理體系，改善上述存在的問題，提高學院教學檔案管理質(zhì)量。

2.2?優(yōu)化管理隊伍，提高教學檔案質(zhì)量

目前學院教學檔案管理都是屬于教學管理的一部分，所以管理人員多數(shù)由教學秘書或教務科長承擔，屬于一支不太專業(yè)的管理隊伍，存在如下常見的問題：缺乏專業(yè)的檔案管理知識，缺少對系統(tǒng)檔案管理的思考；學校或?qū)W院缺乏對管理人員的綜合檔案管理培訓，管理人員的綜合檔案管理素養(yǎng)偏低，無法滿足教學檔案高層次的管理要求。因此，通過管理改革，提升教學檔案管理人員的能力，優(yōu)化管理隊伍，提高檔案的利用率，更好地服務師生。

2.3?規(guī)范檔案制度，為審核評估打好基礎

教學檔案包含了教學所涉及的所有環(huán)節(jié)，具有分布廣、種類多、全方位的特點，但也具有循環(huán)性、動態(tài)性的特色，這就需要完善的管理制度來規(guī)范教學檔案管理。改革教學檔案管理，建立完善的學院教學檔案管理制度，根據(jù)制度的要求和規(guī)定實施管理計劃，按計劃開展檔案收集、審查和歸檔的工作，最后通過反饋總結(jié)獲得思考，不斷改進，規(guī)范教學檔案的存放。最后做好紙質(zhì)檔案和電子的檔案的分類管理，建立檔案管理數(shù)據(jù)庫，為之后的審核評估最好準備、打好基礎。

3?學院PDCA教學檔案管理雙循環(huán)模式構(gòu)建

學院PDCA教學檔案管理雙循環(huán)體系，是指應用PDCA理論建立以學院教學檔案管理大循環(huán)為主，各類檔案管理各自小循環(huán)為輔的雙循環(huán)管理模式。通過PDCA雙循環(huán)的方式，讓學院的教學檔案管理形成系統(tǒng)化、規(guī)范化的管理形式，不僅便于查找、更好地服務師生，還能讓學院的教學檔案工作有序開展，保證了檔案的質(zhì)量。

學院大循環(huán)體系是根據(jù)二級學院教學檔案管理項目進行分析、整理，建立統(tǒng)籌管理的PDCA循環(huán)模型（見圖1），圍繞教學運行和教學管理的內(nèi)容，將教學檔案劃分八大類型，包括規(guī)章制度、人才培養(yǎng)、學科專業(yè)建設、教學運行、師資建設、教研科研、學生管理以及實驗室管理。根據(jù)八個大類再進行細分，擬訂細分的教學檔案管理計劃P和預期目標，制作整體管理臺賬。根據(jù)計劃的要求，通過四個方面開展執(zhí)行、實施工作D。一是根據(jù)各類檔案的歸檔要求，修訂、完善學院文件歸檔細則、學院檔案管理制度、保密細則等，進一步健全學院教學檔案管理制度。二是按計劃要求，分時、分步、分人進行教學檔案的收集、整理和歸檔。三是建立教學檔案檢索系統(tǒng)，實時更新、維護檢索系統(tǒng)的內(nèi)容，對檔案信息進行動態(tài)化管制，既便于管理檔案，又能提高檔案的利用率。四是對入庫教學檔案進行整理、標識，確保檔案室清潔、便于查找。通過對教學檔案的檢查C，能確保各類的教學檔案歸檔的正確性、完整性，也能檢查是否符合檔案管理計劃的要求。首先是根據(jù)各類檔案的小循環(huán)系統(tǒng)進行檢查，對發(fā)現(xiàn)的問題進行及時的處理、整改，確保檔案在收取和整理過程的準確性和時效性。其次是開展定期檢查，按照教學運行的期初、期中、期末三個階段進行檢查，檢查各階段檔案規(guī)定的歸檔情況、檢索系統(tǒng)的更新情況以及檔案的規(guī)整情況。再次是學期末進行的全面性檢查，嚴格對賬管理計劃臺賬，檢查整學期教學管理工作的開展情況，查漏補缺，以便下次教學管理計劃的擬訂更加詳細、更加具體。最后是分管教學副院長對各環(huán)節(jié)、各階段的督察。根據(jù)檢測的情況，對出現(xiàn)的問題進行改進和總結(jié)A，才能更好、無誤地開展教學檔案管理工作。首先，學院根據(jù)檢查的結(jié)果進行分析、總結(jié)，不斷完善學院檔案管理制度和規(guī)范。其次，對出現(xiàn)的問題進行深度調(diào)研，積極尋找解決的辦法，盡快糾正錯誤，并總結(jié)本次的經(jīng)驗和教訓，做好記錄，避免再次出錯。最后，將暫時難以解決的問題納入下一個循環(huán)進行解決，開始新一輪的PDCA循環(huán)，通過再一次的計劃、執(zhí)行、檢查、改進，進一步完善教學管理體系，通過這樣循環(huán)往復、階梯上升，不斷完善提升學院教學管理水平［3］。

圖1?學院大循環(huán)PDCA模型

教學檔案小循環(huán)體系是根據(jù)各類教學檔案的特點、質(zhì)量要求、歸檔情況，建立精細管理的PDCA循環(huán)模型（見圖2）。A計劃：根據(jù)教學檔案的歸檔要求制訂規(guī)定計劃、具體要求和完成時間。D實施：按計劃要求提交材料、審核、歸檔。C檢查：對歸檔檔案進行全面檢查，包括檔案質(zhì)量、存放情況、檢索情況等。A總結(jié)：針對該檔案的流程進行全面總結(jié)，對存在的問題進行記錄和改進，提煉出新意見和改進標準，完善細則，同時把存在的困難納入新一輪的PDCA循環(huán)中。以學院試卷檔案歸檔為例，說明小循環(huán)體系的運用。在計劃階段，學院根據(jù)學校教學試卷規(guī)定制度文件，擬訂學院試卷歸檔的計劃，包括試卷袋的填寫、裝袋材料及支撐材料的內(nèi)容及要求、擬訂過程時間及最終的歸檔時間。實施階段，首先是試卷檔案的收取工作，第一步由任課教師按要求完成試卷檔案資料的整理和裝袋，之后進行資料的自查，確保無誤后，提交教研室。第二步是教研室根據(jù)歸檔要求，對試卷資料進行仔細檢查，如有問題返回給任課教師進行整改，再提交檢查。無誤后收取試卷資料，待教研室收齊全部試卷資料后，提交學院。第三步學院整理全部試卷資料，組織學院檢查組進行復查。如果有問題，反饋到任課教師處，進行再次整改，再查，再提交，確保所有試卷材料無誤后，完成試卷檔案的收取。之后按教研室、年級、班級、課程類型對試卷檔案進行歸檔入庫。首先，制作試卷檔案目錄，錄入檢索系統(tǒng)中；其次，將試卷檔案存入檔案室中，做好檔案標識。在檢查階段中，通過教學副院長及教務科長對檔案室的歸檔情況及檢索系統(tǒng)做檢查，確保所有材料已按要求存放規(guī)整、檢索系統(tǒng)的信息錄入無誤，同時通過執(zhí)行中的檢查確保試卷檔案的內(nèi)容無誤。最后是總結(jié)，通過執(zhí)行和檢查，總結(jié)出本次試卷資料歸檔中的常見問題，同時完善、修訂學院的試卷歸檔執(zhí)行細則，促使試卷檔案管理質(zhì)量的持續(xù)改進。

圖2?教學檔案小循環(huán)PDCA模型

4?學院PDCA教學檔案管理改革成效

經(jīng)過近年來PDCA雙循環(huán)教學檔案管理改革的實施，學院的教學檔案管理質(zhì)量有了明顯提升。首先，建立了部分教學檔案歸檔流程，使學院的教學檔案管理日趨規(guī)范。其次，通過有計劃、能實施、常檢查、持續(xù)改進的循環(huán)管理方式，使學院教學檔案管理更加科學。再次，通過大小循環(huán)層層遞進的管理，讓檔案的收集的準確性更高，檔案質(zhì)量得到了保障。最后，通過建立管理臺賬、檢索目錄，理清了教學檔案的類型，也為師生調(diào)閱檔案資料提供了方便。

5?學院教學檔案管理進一步發(fā)展對策

檔案是記錄歷史的重要資料，需要全院教師共同重視，認識到教學檔案的價值和重要性。學院制定適合院情、符合學校要求的教學檔案管理制度，規(guī)范教學檔案管理細節(jié)，明確管理人員責任。加大對教學檔案管理人員的培訓，提升管理人員的能力，提高教學檔案管理的水平。加大教學檔案信息化建設，完善檢索系統(tǒng)，提高檔案資料查詢效率。規(guī)范電子檔案數(shù)據(jù)庫，提高檔案利用率，為學院的師生、教學及教學管理提供更快、更便捷的服務。

結(jié)語

二級學院的教學檔案是教學過程的真實記錄，是專業(yè)認證和專業(yè)檢查的重要憑證，對日常教學管理、教學改革和學校決策都具有重要的參考和借鑒作用［4］。學院PDCA教學檔案管理雙循環(huán)管理，讓學院教學檔案管理工作更加有條理，更有效提高了教學檔案的質(zhì)量。通過教學檔案管理改革，使學院教學檔案管理工作不斷優(yōu)化，良性向前發(fā)展，為未來的審核評估打好基礎。

參考文獻：

［1］張雷.新建公安本科院校提升教學管理能力對策——以遼寧警察學院教學管理改革為例［J］.遼寧警察學院學報，2017（4）：106110.

［2］范晶晶，范崇輝.高校二級學院教學檔案數(shù)字化管理研究［J］.中國多媒體與網(wǎng)絡教學學報，2022（8）：134137.

［3］韋章琳，辛松林，黃繼偉，等.PDCA循環(huán)在高校教學管理中的應用——以四川旅游學院烹飪學院為例［J］.四川旅游學院學報，2020（2）：15.

［4］趙麗彬.地方高校二級學院教學檔案管理存在的問題及對策研究——以湖州師范學院為例［J］.辦公室業(yè)務，2021（9）：128129.

基金項目：四川旅游學院校級教改項目——新建本科院校二級學院教學管理規(guī)范化研究

作者簡介：呂燕（1982—?），女，碩士，講師，四川旅游學院外國語學院教學與科研科科長，主要從事旅游地學及教學管理研究；張媛（1977—?），女，碩士，副教授，四川旅游學院外國語學院副院長，主要從事英語翻譯、教學及教學管理研究。