工程項目建設竣工檔案管理和驗收研究

劉華萍

[摘 要]工程項目建設過程中，需要對工程項目檔案實施有效管理。在竣工驗收過程中，應將工程檔案作為驗收的重要依據。因此，為提高工程項目建設竣工檔案管理水平，必須加強相關管理制度的制定并嚴格落實，從根本上解決檔案管理工作中存在的問題。文章主要從工程項目建設竣工檔案管理與驗收存在的問題入手，提出針對性解決措施，希望為相關研究提供參考和借鑒。

[關鍵詞]工程項目；竣工檔案；管理；驗收

中圖分類號：F273；G271 文獻標識碼：A 文章編號：1674-1722（2024）02-0043-03

工程項目建設是現代社會發展的重要組成部分，對于推動城市建設、提高基礎設施水平具有重要意義。在工程項目建設過程中，竣工檔案管理和驗收是一個至關重要的環節。竣工檔案是工程項目建設的重要成果，記錄了工程項目從規劃設計到施工完成的全過程，包括工程的技術、質量、安全等方面的信息。驗收則是對工程項目建設過程的總結和評估，確保工程項目達到規定的技術標準和質量要求。

然而，在工程項目建設中，竣工檔案管理和驗收工作還存在一些問題和挑戰。由于工程項目的復雜性和多樣性，竣工檔案的管理和整理工作常常面臨信息碎片化、數據不完整、難以查找等困難。驗收工作需要全面、細致地檢查工程項目的各個環節，但由于人力和時間的限制，往往無法做到全面覆蓋，存在一定的盲區和風險。

工程項目建設過程中，檔案管理人員需要將工程項目檔案作為工程質量和驗收的重要依據，因此，為提高工程項目檔案管理工作的質量，必須建立完善的檔案管理制度。

制度化建設是實現工程項目檔案有效管理的核心，包括基本管理制度、專項管理制度、業務制度等。基本管理制度是檔案管理工作中的一項基礎性工作制度，在實際應用中具有指導意義和約束作用，是各單位和個人必須遵循的行為規范。專項管理制度是檔案管理中的核心內容之一，是對基本管理制度的補充。業務制度規定了檔案管理的原則、依據文件、方法、檔號、裝訂等，其本質是檔案管理的基本操作指南[1]。

在管理工程項目檔案的過程中，需要按照相關規定制定統一的檔案管理制度，明確相關人員的職責，制定相應的獎懲制度，使檔案管理人員能夠嚴格按照相應的制度開展工作。

在驗收工程項目建設檔案的過程中，要明確驗收流程和標準，將驗收內容和標準進行細化和分類，根據方案和流程審查工程項目檔案。在審查工程項目檔案時，要嚴格審查其內容、數量、質量以及完整性等，將工程項目文件材料與實際情況相對比，確保檔案信息的真實性和準確性。

在工程項目建設過程中，施工單位與建設單位之間的關系比較特殊，施工單位與建設單位是合同的主體，建設單位又是合同的簽訂方，在竣工檔案管理與驗收過程中，需要將合同作為依據。

在工程項目竣工驗收前，需要梳理和審查合同，制訂符合合同規定的竣工驗收方案，再審核和驗收工程項目的檔案資料。在施工過程中，建設單位需要將竣工檔案管理工作納入合同管理，建立完善的合同檔案管理制度，加強對工程檔案的整理、歸檔工作[2]。

同時，要建立健全工程項目竣工驗收制度，明確竣工驗收程序。在竣工驗收完成后，及時整理和歸檔工程檔案，按照國家相關規定移交工程項目檔案。同時，要加強對工程項目的維護，做好工程項目檔案管理。施工單位要與建設單位建立良好的溝通關系，加強對項目工程檔案管理工作的重視程度。如果建設單位在工程項目竣工后不愿意接手工程項目檔案管理工作，施工單位就需要在規定時間內完成所有項目工程資料的整理、歸檔工作。

（一）做好前期準備工作

在工程項目建設過程中，檔案管理部門應提前介入，通過現場調研，結合實際情況，明確建設內容和技術方案，根據工作情況收集資料，制訂合理的檔案歸檔方案。在資料收集的過程中，要收集和整理項目設計、施工圖紙、施工方案等相關資料。

此外，要收集和整理工程項目建設過程中形成的有關原始資料。在工程項目竣工前，要檢查和驗收工程檔案，主要是檢查工程檔案是否齊全、完整、準確、系統和規范。同時，要檢查和整理竣工圖。在工程項目竣工驗收時，應將所有工程檔案作為依據，及時銷毀不合格的文件。

（二）嚴格檢查工程項目檔案

及時檢查不僅是對案卷質量進行全面“體檢”，更是管理上的提升與加強，督促相關單位及時發現問題、舉一反三、以點帶面，按時完成全面自查和整改工作。工程管理部門、項目部要加強組織領導，強化項目文檔全程管理，做好檔案部門、業務部門、參建單位之間的協調工作。通過不斷磨合，捋順工作機制，加大執行力度，促進項目檔案驗收資料的規范性，使之完整、準確、系統和安全，更好地發揮其在企業生產、工程建設中的作用。

在工程項目建設過程中，需要嚴格檢查相關資料。主要包括以下幾個方面：一是檢查施工圖紙；二是檢查施工方案、技術措施等資料；三是檢查工程計量和結算資料；四是檢查合同管理、施工監理記錄等資料；五是檢查施工過程中形成的資料；六是檢查各項資料的收集工作。同時，要做好施工檔案管理工作，確保檔案信息內容與施工計劃相匹配。

（三）加強業務培訓和學習

為了提升檔案管理人員的綜合素質和能力，必須加強培訓和學習，包括內部單位人員培訓和針對參建單位專兼職資料員的外部培訓。在項目建設的各個階段、各個時期，深入現場開展培訓與答疑，確保規范和制度落地、執行到位，各方統一標準、統一認識，避免重復工作和資源浪費，后期干返工活、貽誤項目竣工驗收等問題的發生。

參建單位要保持穩定的專兼職資料員隊伍，避免一個項目中途更換資料員，特別是重點項目，要配備固定的資料員。明確技術人員與資料員的職責，技術人員負責資料的完整和準確，資料員負責資料的系統性和案卷整理的質量，不能職責混淆，項目經理要對全過程檢查把關。

（四）提升工作人員業務能力

工程項目建設工作人員的業務能力對于檔案管理工作的開展具有直接影響，因此，為提高工程項目建設竣工檔案管理水平，必須重視提升工作人員的業務能力。

一是要注重隊伍建設[3]。加強檔案專業人員的專業及相關業務知識培訓，提高其業務水平，可以邀請相關的專家、學者授課，也可以組織一些工作人員到其他地區學習和交流。這樣既能夠提升檔案管理人員的專業素養，也能夠讓其更好地理解并掌握相關知識，為檔案管理工作奠定良好基礎。

二是要重視對工作人員業務能力的培養。在培訓工作人員的過程中，除了開展理論知識培訓，還要加強對其實踐能力的培養。具體而言，就是要求相關工作人員參與工程項目建設，通過在具體施工中不斷積累經驗和教訓，然后將學到的知識和技能應用到檔案管理工作中。

三是要對工作人員開展思想教育。在檔案管理過程中難免會遇到一些難題或者困難，工作人員必須樹立正確的思想觀念，增強責任感和使命感，在此基礎上不斷提升綜合素質和業務能力。只有這樣，才能更好地推動工程項目建設檔案管理工作的開展。

（一）重視每次項目檔案驗收問題分析

項目檔案驗收是項目竣工驗收的重要組成部分，未經檔案驗收或檔案驗收不合格的項目，不得進行或通過項目竣工驗收，檔案驗收既是檢驗某個項目的檔案情況，也在一定程度上體現企業的檔案工作水平[4]。

項目檔案驗收是對全體檔案管理人員檔案專業水平的考核，也是建設項目各環節流程是否合理合法的一道重要檢驗關卡，能夠提高檔案管理水平和項目管理水平。

（二）項目檔案驗收常見問題匯總

以中國石化為例。中國石化基本建設項目檔案驗收采用百分制，驗收成績分為三個檔次，75分以下為“不合格”，75～90分為“合格”，90分以上為“優秀”。按照國家檔案局和中國石化建設項目檔案驗收要求，中國石化某單位從2014年至2023年共完成37個重點建設項目的檔案驗收，通過不斷分析檔案驗收中存在的問題，提出針對性的解決和完善措施，檔案驗收成績呈逐年上升趨勢。2014年檔案驗收得分較低，案卷問題多，案卷質量較差，2015年成績有所提高，其中2個項目已經達到優秀的水平，2016年以后基本穩定在優秀水平。

對照驗收標準，驗收問題主要體現在以下幾個方面。

首先，施工單位歸檔的交工技術文件是建設項目檔案的主體，占項目檔案的50%，出問題的細節條數也相應比較多，其問題涉及專業知識較多，需要檔案人員和工程部門配合審查，提高檔案質量。

其次，發展規劃部門、工程部門、安環部門、設備部門主要提供的是前期文件和驗收階段文件，容易出問題的地方是文件留存不完整，只保留正文，丟失附件，或者保存結論性文件而沒有保存會議簽到表等細節文件，需要檔案部門和各個職能部室隨時溝通掌握收集進展。

此外，采購部門容易出現設備臺套不齊全的問題，設計單位容易出現代簽問題，監理單位問題較少，一般表現為監理日志填寫不齊全。

（三）問題分析的結果運用

分析近十年的驗收問題發現，前兩年的問題在后續的幾年里不再是弱項、扣分項。近兩年的問題更偏向于專業性非常強的技術類問題。例如，在防雷接地電子測量記錄上缺少泵的記錄；常減壓塔的打壓方案設計不規范；施工文件沒有編制樁位圖；監理公司對關鍵部位關鍵工序沒有針對性地制訂細則，比如旁站和平檢，監理細則需要完善；管道焊接記錄和無損檢測記錄沒有實現一一對應等。這就要求檔案人員除了懂檔案管理，還要懂工程建設，這是提高工程類檔案質量的需要，也是對檔案人員更高的要求。檔案人員不能僅滿足于檔案方面的學習，還要找來工程方面的書籍學習，向工程部門和專業技術人員學習，參與項目建設，參加項目啟動會，加入總體統籌計劃的編制，到施工現場項目部參加例會、專題會，同時也要參加與工程管理相關的各項培訓，不斷提高綜合水平。

另外，項目檔案管理需要捋順流程，分清責任。檔案管理部門應與各職能部室溝通歸檔細節和歸檔時間，與參建單位、工程部、質監站、作業部探討歸檔范圍，注重檔案的邏輯性、嚴謹性，讓每一個主管檔案工作的領導和檔案專兼職人員都明白應該做什么，怎么做好，形成職責清晰明確的檔案管理層次與網絡，將每一年的檔案驗收工作作為一項能夠取得成績的機遇，而不是成為檔案人員的負擔。相關業務部門要擺正心態，歸好本單位的檔案是本崗應盡的職責，不推脫、不拖拉，增強歸檔意識，有意識地保留原件，主動、及時、完整歸檔[3]；同時，應了解掌握本崗位、本部門的歸檔范圍，在文件資料的形成過程中，及時將需歸檔的文件保存下來，養成邊收集邊整理的習慣，分類裝盒。這樣既避免了文件的丟失，也能減少集中歸檔時的工作量。

竣工檔案管理不僅是對工程項目建設過程的記錄，更是對工程質量和安全的保障。因此，建立完善的檔案管理制度和流程至關重要。驗收工作是確保工程項目達到規定標準和質量要求的重要環節，在具體工作中，要重視和加強驗收工作的重要性，加強檔案管理部門與相關部門的溝通和協作，確保驗收工作的全面性和準確性。

[1]張婉琪，張劍陽，高健，等.重點建設項目檔案管理的問題及對策[J].工程與建設，2023（03）：1065-1068.

[2]孔旸.工程檔案管理中存在的問題及優化策略研究[J].北京檔案，2022（10）：26-28.

[3]李華楠.淺談項目檔案驗收資料的規范性[J].中外企業家，2018（03）：95.

[4]李學宏.工程建設項目竣工檔案驗收實踐[J].中國檔案，2018（04）：34-35.