推動(dòng)數(shù)字化轉(zhuǎn)型邁向高質(zhì)量發(fā)展

楊中營 申士鵬

近年來，北京市檔案館緊跟時(shí)代步伐，堅(jiān)持以信息化建設(shè)為抓手推動(dòng)檔案工作走向現(xiàn)代化。市檔案館高度重視機(jī)關(guān)檔案工作的轉(zhuǎn)型升級(jí)，投入大量人力、物力、財(cái)力開展數(shù)字檔案室建設(shè)。2023年11月17日，市檔案館機(jī)關(guān)數(shù)字檔案室建設(shè)試點(diǎn)順利通過國家檔案局專家組評(píng)價(jià)驗(yàn)收，高分獲評(píng)“全國示范數(shù)字檔案室”，取得了檔案信息化建設(shè)的重大成果，推動(dòng)市檔案館“業(yè)務(wù)提檔、服務(wù)升級(jí)、戰(zhàn)略轉(zhuǎn)型”邁出了至關(guān)重要的一步，也必將輻射帶動(dòng)全市數(shù)字檔案室建設(shè)，提升全市檔案信息化整體水平。

早在2017年，市檔案館就建設(shè)完成了集中式數(shù)字檔案室系統(tǒng)，提供市屬單位使用。2019年機(jī)構(gòu)改革中局、館分設(shè)，市檔案館進(jìn)一步聚焦主責(zé)主業(yè)，強(qiáng)化自身建設(shè)，將建設(shè)高水平的數(shù)字檔案室納入了本館“十四五”時(shí)期發(fā)展規(guī)劃。2021年，市檔案館以實(shí)施信創(chuàng)工程為契機(jī)，在新建OA系統(tǒng)的同時(shí)，對(duì)數(shù)字檔案室系統(tǒng)和數(shù)字檔案館系統(tǒng)進(jìn)行了遷移適配和升級(jí)改造。2021年11月，在國家檔案局和北京市檔案局的大力支持和幫助下，市檔案館成功列為全國數(shù)字檔案室建設(shè)試點(diǎn)單位，由此拉開了“全國示范數(shù)字檔案室”創(chuàng)建的序幕。

（一）建機(jī)制，把方向，抓落實(shí)

市檔案館領(lǐng)導(dǎo)班子高度重視數(shù)字檔案室建設(shè)工作，把創(chuàng)建高水平數(shù)字檔案室作為落實(shí)習(xí)近平總書記對(duì)檔案工作重要指示批示精神的重要舉措。2021年7月，市檔案館主要領(lǐng)導(dǎo)在全市檔案信息化領(lǐng)導(dǎo)小組會(huì)議上提出，要發(fā)揮技術(shù)優(yōu)勢(shì)和人才優(yōu)勢(shì)，在全市檔案信息化建設(shè)上充分發(fā)揮示范引領(lǐng)作用，并要求相關(guān)部門認(rèn)真研究，積極申報(bào)國家數(shù)字檔案室建設(shè)試點(diǎn)。試點(diǎn)工作啟動(dòng)后，制定《北京市檔案館機(jī)關(guān)數(shù)字檔案室建設(shè)工作方案》，成立了以館長為組長、分管信息化工作的副館長為副組長的數(shù)字檔案室建設(shè)工作領(lǐng)導(dǎo)小組，形成了館長負(fù)總責(zé)，分管副館長具體抓，檔案管理部門、項(xiàng)目建設(shè)部門、文件形成部門和后勤保障部門全動(dòng)員的組織體系，在人、財(cái)、物等方面給予充分保障。項(xiàng)目實(shí)施過程中，將數(shù)字檔案室建設(shè)列為全館重點(diǎn)工作，定期督辦檢查，持續(xù)跟蹤問效。建立檔案部門和信息化部門聯(lián)合工作機(jī)制，定期召開工作推進(jìn)會(huì)，研究解決問題，并對(duì)照《數(shù)字檔案室建設(shè)指南》和《數(shù)字檔案室建設(shè)評(píng)價(jià)辦法》形成任務(wù)分解表，細(xì)化目標(biāo)任務(wù)、吃透指標(biāo)含義、落實(shí)工作責(zé)任，有力推動(dòng)試點(diǎn)工作進(jìn)程。

（二）建設(shè)施，夯基礎(chǔ)，穩(wěn)支撐

數(shù)字檔案室系統(tǒng)部署于市檔案館內(nèi)網(wǎng)機(jī)房，面積282平方米，在符合《電子信息系統(tǒng)機(jī)房設(shè)計(jì)規(guī)范》B級(jí)標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)上，同時(shí)參照屏蔽機(jī)房C級(jí)要求設(shè)計(jì)建設(shè)。機(jī)房部署有集中監(jiān)控平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)對(duì)機(jī)房動(dòng)力系統(tǒng)、空調(diào)系統(tǒng)、安防系統(tǒng)的實(shí)時(shí)監(jiān)控、數(shù)據(jù)采集和異常報(bào)警。數(shù)字檔案室采用全國產(chǎn)化產(chǎn)品建設(shè)，包括服務(wù)器、存儲(chǔ)設(shè)備、備份設(shè)備、操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫、中間件等基礎(chǔ)軟硬件，相關(guān)的網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、安全設(shè)備、支撐平臺(tái)等與電子政務(wù)內(nèi)網(wǎng)復(fù)用，共同為數(shù)字檔案室系統(tǒng)提供軟硬件基礎(chǔ)環(huán)境。

（三）建系統(tǒng)，求實(shí)效，促轉(zhuǎn)型

數(shù)字檔案室系統(tǒng)依托信創(chuàng)環(huán)境搭建，采用B/S架構(gòu)，JAVA語言開發(fā)，通過分級(jí)保護(hù)測(cè)評(píng)，支持傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字副本和電子檔案的集中融合管理、查閱利用和移交進(jìn)館。數(shù)字檔案室系統(tǒng)功能由業(yè)務(wù)功能、平臺(tái)功能和組件服務(wù)三部分構(gòu)成。業(yè)務(wù)功能主要包括檔案收集、整理歸檔、檔案保管、鑒定處置、編研利用、移交進(jìn)館、檔案統(tǒng)計(jì)和監(jiān)督指導(dǎo)等功能，全面支撐機(jī)關(guān)檔案室“收、存、管、用、交”等檔案業(yè)務(wù)的現(xiàn)代化管理。平臺(tái)功能包括業(yè)務(wù)配置和系統(tǒng)管理，主要實(shí)現(xiàn)檔案門類管理、字段信息維護(hù)，分類方案維護(hù)，檔號(hào)規(guī)則設(shè)置，權(quán)限設(shè)置，任務(wù)管理以及日志管理等。組件服務(wù)主要包括介質(zhì)服務(wù)、四性檢測(cè)、全文檢索、工作流服務(wù)、報(bào)表服務(wù)等，主要實(shí)現(xiàn)檔案分類存儲(chǔ)、管理配置業(yè)務(wù)流程以及定制統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。系統(tǒng)功能齊全、穩(wěn)定、實(shí)用，系統(tǒng)流程簡捷、高效、適用。系統(tǒng)上線以后，機(jī)關(guān)檔案工作全部依托系統(tǒng)開展，有效促進(jìn)機(jī)關(guān)檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型升級(jí)。

（四）建資源，重質(zhì)量，保安全

按照“存量檔案數(shù)字化、增量檔案電子化”的工作目標(biāo)，從數(shù)字檔案室建設(shè)初始就將檔案數(shù)字資源建設(shè)作為數(shù)字檔案室建設(shè)的重中之重。在存量檔案數(shù)字化方面，制定專項(xiàng)規(guī)劃和方案，組建檔案數(shù)字化工作專班，認(rèn)真開展崗前培訓(xùn)。實(shí)施過程中嚴(yán)格遵守標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，加強(qiáng)數(shù)據(jù)質(zhì)檢，確保數(shù)字化成果符合質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。2022年底，室藏檔案數(shù)字化率達(dá)到100%，共著錄檔案目錄1.9萬余條，數(shù)字副本31萬幅，容量700GB。同時(shí)對(duì)所有紙質(zhì)檔案的數(shù)字副本進(jìn)行OCR識(shí)別后保存為雙層PDF，提供全文檢索；增量電子化方面，收發(fā)文及內(nèi)部呈批件等全部使用OA系統(tǒng)辦理，形成來源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)的文書類電子文件，實(shí)時(shí)推送到數(shù)字檔案室系統(tǒng)中在線歸檔。自系統(tǒng)運(yùn)行以來，共通過OA系統(tǒng)向數(shù)字檔案室系統(tǒng)單套歸檔文書類電子檔案4000余件，并通過數(shù)字檔案室系統(tǒng)向數(shù)字檔案館系統(tǒng)在線移交300余件文書類電子檔案。在數(shù)字檔案室系統(tǒng)中構(gòu)建了覆蓋各門類檔案的目錄數(shù)據(jù)庫和原文數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)了傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字副本和電子檔案的集中融合管理，并采取“在線+本地離線+同城+異地”的備份策略，有效確保檔案數(shù)字資源安全長期保存。

（五）建隊(duì)伍，定制度，多投入

人才隊(duì)伍方面，持續(xù)加強(qiáng)專兼職檔案員隊(duì)伍建設(shè)，設(shè)有專職檔案員2名，兼職檔案員22名，崗位職責(zé)明確、隊(duì)伍較為穩(wěn)定。發(fā)揮“北京市檔案教育培訓(xùn)網(wǎng)”作用和市檔案館專家人才優(yōu)勢(shì)，定期開展數(shù)字檔案室業(yè)務(wù)和系統(tǒng)培訓(xùn)，不斷提升檔案管理水平。同步開展職業(yè)榮譽(yù)感教育，進(jìn)一步增強(qiáng)做好檔案工作的責(zé)任感和使命感。制度建設(shè)方面，在全市首家制發(fā)了《機(jī)關(guān)檔案分類方案、文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表》，制（修）訂了《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》《機(jī)關(guān)數(shù)字檔案室管理辦法》《電子檔案元數(shù)據(jù)方案》《電子檔案長期保存策略》《機(jī)關(guān)數(shù)字檔案室運(yùn)維和安全管理規(guī)定》等十余項(xiàng)規(guī)章制度，形成了完備的制度保障體系。資金保障方面，投入200余萬元用于數(shù)字檔案室系統(tǒng)相關(guān)的服務(wù)器、存儲(chǔ)設(shè)備、備份設(shè)備、操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫、中間件、應(yīng)用系統(tǒng)等軟硬件建設(shè)。同時(shí)，投入經(jīng)費(fèi)30余萬元，用于檔案數(shù)字化加工。此外，在辦公用房緊張的情況下，增設(shè)了檔案閱覽室、整理間，并配備了計(jì)算機(jī)、掃描儀、打印機(jī)等設(shè)備。

（一）完成“三個(gè)轉(zhuǎn)變”，實(shí)現(xiàn)自主安全可控

以信創(chuàng)工程為契機(jī)，對(duì)數(shù)字檔案室系統(tǒng)進(jìn)行了遷移適配和升級(jí)改造，實(shí)現(xiàn)了由非完全國產(chǎn)化到全國產(chǎn)化、由政務(wù)外網(wǎng)到政務(wù)內(nèi)網(wǎng)、由非密系統(tǒng)到涉密系統(tǒng)的“三個(gè)轉(zhuǎn)變”，實(shí)現(xiàn)全面的自主安全可控，為檔案數(shù)字資源長期保存提供安全可靠的軟硬件環(huán)境，同時(shí)實(shí)現(xiàn)全部檔案業(yè)務(wù)“一網(wǎng)通辦”。

（二）依托系統(tǒng)驗(yàn)證，孵化科研成果

數(shù)字檔案室系統(tǒng)建設(shè)與2021年國家檔案局重點(diǎn)科研項(xiàng)目《來源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)的電子文件歸檔系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)研究》同步開展，將科研成果應(yīng)用于系統(tǒng)建設(shè)，同時(shí)通過系統(tǒng)建設(shè)驗(yàn)證了電子公文合規(guī)形成和可信歸檔方案等科研成果，確保電子檔案符合新《檔案法》“來源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)”的最新要求，開創(chuàng)了電子公文可信歸檔模式，并為國家制定電子檔案管理相關(guān)政策提供依據(jù)。

（三）實(shí)現(xiàn)電子檔案全生命周期單套閉環(huán)管理

通過將OA系統(tǒng)、數(shù)字檔案室系統(tǒng)和數(shù)字檔案館系統(tǒng)進(jìn)行無縫對(duì)接，實(shí)現(xiàn)從OA系統(tǒng)中電子文件形成、辦理，到數(shù)字檔案室系統(tǒng)中電子文件收集、歸檔、管理和電子檔案移交，再到數(shù)字檔案館系統(tǒng)中電子檔案接收、管理、利用、長期保存等電子檔案全生命周期的單套閉環(huán)管理。

（四）打造電子檔案移交進(jìn)館新模式

通過館室一體化建設(shè)打通數(shù)據(jù)交互壁壘，實(shí)現(xiàn)電子檔案由數(shù)字檔案室系統(tǒng)向數(shù)字檔案館系統(tǒng)的在線移交，打造形成電子檔案移交進(jìn)館的創(chuàng)新業(yè)務(wù)模式，相關(guān)業(yè)務(wù)流程、數(shù)據(jù)規(guī)范、接口標(biāo)準(zhǔn)具有技術(shù)創(chuàng)新和標(biāo)桿效應(yīng)，為全市各立檔單位檔案在線移交進(jìn)館提供了成熟可靠的、可復(fù)制性的解決方案，推動(dòng)全市檔案在線移交進(jìn)館工作取得新突破。

（五）完成機(jī)關(guān)檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型升級(jí)

通過創(chuàng)建工作，建成了基礎(chǔ)設(shè)施完備、系統(tǒng)功能齊全、數(shù)據(jù)資源豐富、服務(wù)高效便捷的數(shù)字檔案室，完成了機(jī)關(guān)檔案工作的數(shù)字化轉(zhuǎn)型升級(jí)，同時(shí)還規(guī)范了辦公和檔案業(yè)務(wù)相關(guān)機(jī)制、標(biāo)準(zhǔn)和流程，保障了機(jī)關(guān)無紙化辦公的推進(jìn)實(shí)施，支撐了電子文件單套歸檔和電子檔案單套管理的切實(shí)開展，推進(jìn)機(jī)關(guān)檔案工作進(jìn)入高質(zhì)量發(fā)展階段。

（一）構(gòu)建了電子文件可信歸檔體系

通過在基礎(chǔ)環(huán)境、應(yīng)用系統(tǒng)、信息技術(shù)、數(shù)字資源、制度標(biāo)準(zhǔn)等方面多措并舉，構(gòu)建了電子文件可信歸檔體系。通過全面采用國產(chǎn)化軟硬件設(shè)備并完成分保測(cè)評(píng)，為電子文件可信歸檔提供了自主可控的基礎(chǔ)環(huán)境。通過采用身份認(rèn)證、權(quán)限控制、數(shù)字簽名、電子簽章、流程跟蹤、三員分立等技術(shù)措施，為電子文件可信歸檔提供了安全可靠的系統(tǒng)支撐。通過完整保留全部組件，采集記錄重要業(yè)務(wù)過程元數(shù)據(jù)，保障電子文件的真實(shí)性和完整性。通過格式轉(zhuǎn)換和信息固化，保障電子文件跨平臺(tái)、跨系統(tǒng)的可用性。通過建立并實(shí)施在線辦公、在線歸檔工作機(jī)制及標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，為電子文件可信歸檔提供了制度保障。電子文件可信歸檔體系的構(gòu)建和運(yùn)行，有效確保了電子文件真實(shí)、完整、可用和安全，有效確保了電子檔案來源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)。

（二）創(chuàng)建了電子檔案全生命周期單套管理模式

基于市檔案館既作為電子文件形成單位、電子檔案移交單位，同時(shí)又作為電子檔案接收單位、長期保存單位的這一特點(diǎn)，通過統(tǒng)籌規(guī)劃、總體設(shè)計(jì)，依托OA系統(tǒng)、數(shù)字檔案室系統(tǒng)和數(shù)字檔案館系統(tǒng)的無縫對(duì)接，正式創(chuàng)建實(shí)施了電子檔案全生命周期單套管理模式。日常辦公的收文、發(fā)文、內(nèi)部呈批等均實(shí)現(xiàn)電子化，事項(xiàng)辦理完畢后實(shí)時(shí)由OA系統(tǒng)在線推送至數(shù)字檔案室系統(tǒng)進(jìn)行單套歸檔和管理，其中永久保存的電子檔案還要通過數(shù)字檔案室系統(tǒng)在線移交至數(shù)字檔案館系統(tǒng)進(jìn)行長期保存，同時(shí)結(jié)合數(shù)字檔案館“遠(yuǎn)程在線檔案開放審核”、“遠(yuǎn)程在線檔案查閱利用”等場(chǎng)景應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)了電子檔案全生命周期的單套閉環(huán)管理。

（三）實(shí)現(xiàn)了軟硬件產(chǎn)品的全面國產(chǎn)化

堅(jiān)守檔案工作安全底線，立足長遠(yuǎn)，固本開新，深入研究論證信創(chuàng)適配替代和升級(jí)改造方案，推進(jìn)數(shù)字檔案室系統(tǒng)與OA系統(tǒng)、數(shù)字檔案館系統(tǒng)同步開展國產(chǎn)化替代，2021年就率先建成全國產(chǎn)化的“OA系統(tǒng)+數(shù)字檔案室系統(tǒng)+數(shù)字檔案館系統(tǒng)”，確保電子檔案全生命周期、全業(yè)務(wù)流程安全自主可控。

（四）開創(chuàng)了數(shù)字檔案館室一體化共建新格局

統(tǒng)籌謀劃數(shù)字時(shí)代下館室一體化建設(shè)模式，以館帶室，以室促館，實(shí)現(xiàn)館室協(xié)同、共建共融。在系統(tǒng)設(shè)計(jì)上，統(tǒng)一電子檔案及組件的排序規(guī)則、命名規(guī)則、格式規(guī)則、存儲(chǔ)結(jié)構(gòu)，統(tǒng)一元數(shù)據(jù)方案、四性檢測(cè)方案，規(guī)范數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)、句法結(jié)構(gòu)、接口標(biāo)準(zhǔn)等，實(shí)現(xiàn)電子文件在線歸檔、電子檔案在線移交接收和長期保存等全流程閉環(huán)管理，確保電子檔案在不同生命周期間轉(zhuǎn)化、不同系統(tǒng)間流轉(zhuǎn)的連續(xù)性、貫通性和一致性。

（五）建成了“有聲有色”的檔案數(shù)字資源庫

按照分類科學(xué)、存儲(chǔ)規(guī)范、方便利用的原則，建成了門類齊全、有聲有色的檔案數(shù)字資源庫，特別是涵蓋了文書、照片、錄音、錄像等門類齊全、管理規(guī)范的電子檔案庫，僅以數(shù)字形式全面記錄了機(jī)關(guān)各項(xiàng)工作發(fā)展情況，標(biāo)志著機(jī)關(guān)檔案工作全面進(jìn)入了數(shù)字時(shí)代。此外，還建成了1202件、538GB的音視頻檔案數(shù)字資源庫，內(nèi)容涉及學(xué)術(shù)研討、國際會(huì)議、領(lǐng)導(dǎo)講話、文化生活等多個(gè)方面，直觀、生動(dòng)地展現(xiàn)了首都檔案事業(yè)65年來銳意進(jìn)取的歷史記憶，也成為室藏檔案數(shù)字資源的重要組成。

下一步，市檔案館將以成功創(chuàng)建“全國示范數(shù)字檔案室”作為新的起點(diǎn)，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，補(bǔ)齊短板，以更堅(jiān)定的決心、更精準(zhǔn)的舉措加快推動(dòng)各項(xiàng)工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型升級(jí)，實(shí)現(xiàn)高質(zhì)量發(fā)展。同時(shí)，還將發(fā)揮好示范引領(lǐng)和輻射帶動(dòng)作用，促進(jìn)全市數(shù)字檔案室建設(shè)和電子文件單套歸檔、電子檔案單套管理的整體躍升，實(shí)現(xiàn)電子檔案在線移交進(jìn)館的規(guī)范化和常態(tài)化，提升首都檔案工作現(xiàn)代化管理水平，為北京加快建設(shè)全球數(shù)字經(jīng)濟(jì)標(biāo)桿城市貢獻(xiàn)更多檔案力量！

作者單位：北京市檔案館