人工智能時代高校財務報賬工作優化路徑探析

高偉霞

（作者單位：安陽師范學院財務處）

近年來，我國以政府財政投入為主、多渠道籌集教育經費的體制正在持續鞏固完善。教育部2023 年發布的數據顯示：2022 年全國教育經費總投入為61 344 億元，較上年增長6%。國家財政性教育經費為48 478 億元，較上年增長5.8%，其中，全國高等教育經費總投入為16 397 億元，比上年增長6.2%。隨著高校資金總量的逐年遞增與資金來源的多元化，財務管理工作勢必趨于復雜化，高校財務部門亟待增強資金管理效能。

一、研究背景

隨著社會經濟發展，我國對高等教育經費投入不斷增加，與此同時，辦學規模擴大，橫向科研、縱向科研及其他專項課題不斷增多，高校資金總量不斷增加且資金來源越來越多元化，隨之而來的是資金業務活動日益復雜化，高校財務核算業務量大幅度增加。尤其是2019 年以來政府會計制度改革、財務軟件更新換代、相關管理部門對高校財務的管理及工作要求逐漸精細化，面對越來越多的數據與精細化管理要求，依靠人力完成，工作效率低且錯誤率高，財務管理水平亟須通過技術手段的革新來提升。

《政府會計準則制度解釋第5 號》《教育部關于全面實施預算績效管理的意見》和《財政部 教育部關于印發〈高等學校財務制度〉的通知》等文件明確提出，要建立健全學校財務制度，加強經濟核算，全面實施績效管理，合理配置和有效利用資源，推動提高高等學校財務管理水平。隨著人工智能、大數據、區塊鏈、機器學習等新興技術在財務管理領域的應用逐步加深，《中華人民共和國國民經濟和社會發展第十四個五年規劃和2035 年遠景目標綱要》中，以及財政部發布的《關于印發〈會計改革與發展“十四五”規劃綱要〉的通知》和《關于印發〈會計信息化發展規劃（2021—2025 年）〉的通知》中均提出，智能財務已成為會計信息化發展的重要趨勢。而高校財務管理也將與人工智能技術充分融合，之后涌現的報賬機器人、會計機器人、財務機器人等智能終端，勢必重塑業務流程，助力高校財務工作高質量發展[1]。

二、高校財務管理工作亟待突破的困境

（一）財務報賬流程傳統，未能脫離預約機制

隨著高校資金來源的多元化，涉及資金數額不斷增加，高校財務工作量越來越大。為適應資金管理需求和減輕財務報賬壓力，目前我國大部分高等院校均采用網上財務系統預約、整理票據、現場遞交、會計審核、財務復核的報賬模式，相比傳統的排隊等候報銷方式，網上預約報賬有著顯著的優勢。但預約模式也已顯現出很多問題，如財務系統老舊、單據審核速度緩慢、預約困難、報銷人數分布不均衡、審批流程煩瑣等問題頻現，電子審簽、憑證影像化等功能未上線，沒有實現真正意義上的電子化，信息化程度還處于初級階段，未能順應現實需求與新型標準，進而導致高校財務工作效率降低。另外，當前的預約系統一般都分類設置日常報銷業務、差旅業務、酬金業務、暫借款等類型，教師對于預約系統使用不熟悉，耗費時間過長，從而導致預約業務類型不正確或信息有誤，需要財務工作人員打電話或當面解釋，而教師上課時間、地點不固定，問題單據不能及時處理并反饋，造成單據積壓，影響工作效率。

（二）部門之間存在“信息壁壘”，一體化建設未能實現

近年來，“人工智能”“大數據”“信息共享”等新概念已成為時尚名詞，但在高校智慧財務領域內，仍然存在部門之間的“信息壁壘”[2]。高校大多數部門均有獨立的辦公系統和數據庫，財務管理工作未能與其他部門的數據進行智能融合，而且多數高校的財務工作仍然是由人工先比對數據，而后上傳系統，嚴重阻礙了數據共享，制約了高校財務工作智能化發展。例如，網報系統沒有與電子審簽功能相銜接，傳統報銷模式會遇到的問題（如領導出差無法審簽、報銷人因問題單據重復往返等），網上報銷同樣無法解決，沒有完全實現影像化、電子化；甚至有些高校的財務系統與資產管理系統也存在脫節的情況，每月資產對賬仍然依靠人工導出數據進行核對，工作效率較低。

（三）財務人員日常工作瑣碎，財務工作宣貫缺位

高校財務報賬的現實情況是，教職工由于各方面原因，大多指派學生或其他人員進行報賬活動，自身參與度較低，但學生等去報銷往往存在不了解財務制度、咨詢問題用時過長、票據重復出錯等問題，嚴重消耗了財務人員的日常工作精力，使得財務人員長期處于加班加點處理問題的狀態，每天疲于應對日常報銷工作，無法專注于提升自身財務管理技能，也沒有時間開展財務工作的宣貫推廣，從而陷入了教職工等人因不了解財務報銷知識而不斷咨詢問題、重復性錯誤不斷出現的惡性循環。

（四）工作難度日漸攀升，財務管理人才缺乏

隨著高等教育體制的改革，高校的經費來源越來越多樣化，包括政府撥款、學費收入、社會捐贈、科研經費等，這使得高校財務工作需要處理的資金流更加龐大。而且，由于高校業務越來越多樣化、復雜化，很多制度規定和相關設置已相對落后不能滿足需求，這就要求財務人員具有更全面的專業知識和更豐富的工作經驗，從管理角度出發提高財務工作質量，而現有的高校財務工作者往往難以滿足需求，一是高校目前具有豐富財務管理知識和經驗的人才相對較少；二是高校對財務人員的培養機制不夠完善。此外，高校業務相對其他業務又具有特殊性，每個高校也有自身特點，導致新晉財務人員難以快速適應高標準的財務工作。

三、AI 賦能高校財務報賬工作的優化路徑

隨著科技的進步，許多領域的業務流程正在被重新定義和優化，高校財務管理是其中之一。財務報賬流程是高校財務管理的重要組成部分[3]，涉及各類費用報銷、差旅支出、科研經費管理等。優化財務報賬流程是提高高校財務管理效率和質量的必經之路，而及時引進AI 技術能夠為解決上述問題提供新的方案。AI 技術在高校財務報賬流程中的應用主要體現出自動化、智能化、高效率和低成本的特點，主要通過自然語言處理（natural language processing, NLP）、光學字符識別（Optical Character Recognition, OCR）等技術，對各類財務單據進行智能識別和解析，為后續的處理流程提供數據支持，可以大大縮短財務報賬周期，提高報賬效率。具體如圖1 所示：

圖1 AI 賦能高校財務報賬業務優化路徑

（一）智能預審

高校財務目前的預審形式主要為提前打電話或現場咨詢，報賬人員對于發票開具內容是否合理規范、報銷業務是否符合項目支出規定、支出審批如何簽字等基本內容的咨詢量依然很大，財務人員每天耗費大量時間用于回復咨詢、預審，工作內容重復性強、耗費時間長，整體工作效率低下。

AI 可以通過OCR 技術自動識別和提取單據中的關鍵信息，在提交報銷單據之前，與已有的規則庫進行匹配[4]，判斷報銷的合規性和合理性。如果存在問題，可以提前通知報銷人員進行修改，避免出現后續的審核問題，從而提高財務處理的準確性，加快后續審核制單進程。

（二）自動審核記賬

單據審核是高校財務報銷中最核心的環節，也是最耗費精力的環節。在當前的預約模式下，即使是預約和單據都不存在問題的簡單報銷單，依然需要手工輸入預約號轉入記賬系統，再不斷回車確定來完成記賬，遇到集中報銷工作量大時，工作人員的精力和耐心都不能保證，不僅加班加點，還會不可避免地出現遺漏和低級錯誤，影響財務工作的效率和質量。

AI 利用深度學習技術構建財務報賬審核模型，通過與歷史報賬數據的對比，精準識別數字單據中的異常情況，提高審核的準確性。同時，自動審核可以大大減少人工審核的工作量，降低出錯頻率，縮短審核周期，尤其是對于較為復雜的差旅業務、內容和數據較多的集中批量報銷，自動審核的效果更加突出。另外，由于高校財務記賬內容大多有一定的規律性，通過智能審核，可以實現快速記賬，從而大量減少人工重復性工作，提高工作效率。

（三）智能匹配預算與科目

高校目前的預約系統大多是通用模板，報銷過程中對于每類項目每個預算項的報銷內容并沒有具體的設置，大部分教師往往把報銷內容預約到其他預算項上，認為只要能預約上就能報銷，而這一步在未進入財務系統記賬之前人工審核并不能發現，常常被遺漏，審核記賬時依然要通知報賬人員撤回或更改，影響工作效率。另外，目前的網上預約系統會因為報賬人員操作不當等各種原因無法與賬務系統的科目一一對應，導致財務人員引入網報單據并自動生成會計憑證之后還要進行大量修改，徒增會計人員的工作量。

AI 通過對接學校預算系統，識別報銷內容，自動將報銷單據與預算進行匹配，避免無預算、超預算支出問題的發生，保證財務報賬的合規性；同時，根據審核的報賬內容信息自動匹配會計科目，提升準確率，減少人工操作，提高工作效率。

（四）智能評估風險

在當前的預約報賬模式下，當報賬人員將報銷手續投遞到財務處之后，會被隨機分配給不同的會計制單人員進行審核，那么每個項目或每位報賬人員出現的規律性報賬或異常就難以通過日常報賬被發現，往往只能通過對報賬人員或項目進行針對性分析才會發現問題。

AI 通過大數據分析和風險評估技術對報銷數據進行深入挖掘和分析，并通過后臺智能提取和數據比對，發現潛在的財務風險和異常支出，進行預警，為高校財務管理提供決策支持[5]。

（五）智能提取數據

隨著教學改革發展，越來越多的高校工作需要財務數據提供支持，而財務報銷也需要其他系統數據的支撐。但現有的財務信息系統是個“信息孤島”，不能直接提取其他部門的相關業務數據，即使是財務數據本身也存在需要人工核對和整理的問題。

AI 通過整合業務系統，實現高校各部門之間系統的融合，打破信息壁壘，避免各部門之間重復提供數據；同時，根據目標有針對性地提供數據，為財務分析和各項財務檢查數據統計提供支持，更能滿足財務管理需求。

（六）多樣化服務與宣傳

一方面，大部分高校目前的報銷業務內容可被分為固定的幾種類型，財務報銷系統設置也是用于滿足一般需求，但每位教師的關注點和實際需求并不太相同。AI可以實現根據每位教職員工每個項目的需求，提供定制化的報銷單據和審批流程，簡化填報單據的過程，提高報賬效率。同時，通過滿意度調查和反饋機制，不斷優化報賬流程，利用線上宣傳平臺，定期更新財務政策宣講內容，提高教職工對各項政策和制度的認知，進一步減少智能預審可能出現的問題，形成良性循環。

另一方面，大部分高校的財務工作重心都在核算，會計人員每天忙于完成日常報銷審核記賬，“重核算、輕管理”。AI 通過智能預審、自動審核記賬、智能匹配預算與科目、智能評估風險和提供多樣化服務與宣傳等，使高校財務人員從繁重的日常報銷審核記賬工作中解脫出來[6]，并促使工作人員轉變思想，有精力開展財務管理，通過對報賬流程的規范和風險預警分析等，實現管理能力的提升，優化財務服務，提高財務工作質量。

四、結語

AI 在高校財務報賬流程中的應用具有廣闊的前景和巨大的潛力。高校可以在財務工作中合理利用AI 技術，提高財務管理信息化水平，將財務人員從日常繁重的業務中解脫出來，扭轉工作重心，專注于提高自身技能與財務管理水平，注重財務分析與財務管理，真正發揮財務在高校發展中的作用與價值；同時，優化報賬流程，更好地服務教學與科研，進一步提高高校教學科研水平。

隨著應用場景的不斷變化，未來可能出現更多的智能技術和應用場景，如智能財務指令語音交互、智能財務決策支持等，這些技術的應用將進一步簡化報賬流程和提高工作效率。AI 優化高校財務報賬流程是一個長期的系統工程，需要逐步完善技術標準和規范體系，不斷優化和應用方案，從而推動高校財務管理工作的數字化轉型和發展。但同時，人工智能也對高校財務人員提出了更高的要求，需要培養和引進更多復合型人才來滿足財務管理智能化需求。