企業公文質量提升長效機制的構建及應用研究

文/中國航空發動機集團有限公司沈陽發動機研究所 張勝男 李學濤

公文是一種具有特定體式的書面材料，可用于傳達政令、貫徹政策法規，部署任務要求，指導、安排和商洽工作，報告、請示、答復問題以及通報、交流情況等，是支撐企業生產經營管理的重要工具。在高質量發展的新時期，公文質量的好壞直接關系到公文效用的發揮和單位的執行力、工作效率，直接關乎發文單位的外在形象和社會聲譽。因此，加強公文管理，提升公文質量進而形成長效機制，是企業經營管理的基本要求，是發揮“以文輔政”的客觀需要，對提升企業形象、推動企業高質量發展具有十分重要的意義。

一、運用PDCA魚骨圖剖析公文質量問題

（一）PDCA基本內容。PDCA循環[1]是由計劃（Plan）、實施（Do）、檢查（Check）和處理（Act）四個流程組成，無限循環的過程是“發現問題——分析問題——找出原因——解決問題——檢查結果并調整修正目標”的階梯式上升過程，也是持續不斷解決問題的過程。從根本上來說，PDCA循環模型用于質量活動的全過程管理，是一種質量管控程序。將未解決的問題或新出現的問題不斷納入公文質量管控的PDCA循環，持續推動質量提升。計劃（Plan）、實施（Do）、檢查（Check）和處理（Act）4個階段同步協調，形成一個循環。一個循環結束，另一個循環立即開始，形成階梯上升式的持續改進過程[2]。具體如圖1所示。

圖1 PDCA循環示意圖

（二）基于PDCA魚骨圖剖析公文質量問題。本文采用整理問題型魚骨圖的方式，將公文處理全流程質量管控要素有機融入PDCA循環的4個階段。其中基于PDCA理論的4個階段作為魚骨圖的主干，公文質量管控要素作為框架的主體結構，通過運用PDCA魚骨圖工具對公文全流程進行梳理分析，主要包括5方面的突出問題：1.人員流動性大，人員寫作能力不足，不可控因素多。例如擬稿人對新增要求、注意事項等了解不夠及時，水平能力有限，導致出現公文模板選擇錯誤、公文格式不規范、文種濫用混用、單位使用不統一等各類問題。2.工作流程有待優化，缺乏創新。例如制定的標準、規范和要求與公文電子流程融合不夠，存在“兩層皮”問題，無法確保標準、規范和要求及時有效落地。3.各部門對公文質量的重視程度低。例如存在文稿審核把關不嚴、文稿迭代反復、文稿修改隨意等問題。4.公文學習缺乏系統性，管理成果承接性有待加強。例如公文制度、培訓材料、問答記錄等過于分散，不夠集中，導致學習缺乏系統性。5.考核評價不夠嚴格，通報晾曬不夠及時有力。例如，公文質量評價有嚴有松，相同問題反復出現等。

二、以問題為導向探索精益管理的改進措施

（一）精益管理介紹。精益管理[3]源于精益生產，是衍生自豐田汽車公司生產方式的一種管理哲學。精益管理由最初在生產系統的管理實踐已經逐步延伸到企業的各項管理業務，由最初的具體業務管理方法上升為戰略管理理念。能夠通過提高顧客滿意度、降低成本、提高質量、加快流程速度和改善投入，使企業價值最大化。精益管理的主要實施路徑為聚焦規范化、標準化、信息化，把“精、準、細、嚴”落實到工作的每一個環節，做好做實提升效益的每個工作環節。

（二）改進思路。以PDCA魚骨圖剖析的5大方面突出問題為導向，同時將精益管理思維運用到公文質量管控中，通過公文擬稿、部門審簽（含會簽）、核稿、簽發、考核與提升等“前控——中控——后控”全流程控制，以“精、準、細、嚴”為基本原則，有針對性地提出改進措施，全面提升公文質量管控的規范化、標準化、信息化程度，構建公文質量提升長效機制。公文質量提升長效機制的構建總覽圖如圖2所示。

圖2 公文質量提升長效機制構建總覽圖

（三）具體改進措施。主要針對5方面突出問題實施11項針對性改進措施，具體舉措如下：1.前控：管好源頭，建立標準，提升能力，降低人為因素的影響。（1）信息化管控，降低人為因素的影響。一是從格式規范、特殊要求、注意事項等維度建立標準化擬制模板，增加常見問題對照，使擬稿人在發文前有對照，避免文種使用錯誤、公文格式錯誤等問題的發生，提升發文規范化、科學化水平；二是引入公文智能校對工具，實現敏感詞、標點符號、常用詞組等數據庫自動比對檢查，在提高工作效率的同時，打破對傳統人員校對能力的依賴；三是建立范文庫并融入公文信息化流程，實現擬稿時范文一鍵引用和編輯修改功能，在不斷減輕擬文人員負擔的同時，降低公文出錯率。（2）加強公文培訓，提升擬稿人員能力。一是創新培訓形式，以問題為導向，有針對性地開展線下專題指導和線上微視頻培訓，打造“永不落幕的公文培訓課”，實現針對性、自由度、全覆蓋等因素的多重兼顧，精準解決突出問題。二是編發便捷實用的指導手冊[4]，涵蓋基礎理論、規范要求、方式方法等各方面內容，幫助初學者快速掌握公文寫作要求，同時為有經驗者提供權威參考。（3）梳理問題頻發點，杜絕出現重復性錯誤。一是通過匯總統計公文常見的出錯點，逐年迭代更新，形成不同版本的“公文重復問題清單”，明確易出錯、易疏漏、易更正的問題，清單中包含常見問題模塊及問題條目，并以問題示例、規范要求及重復度等予以區分，通過擬稿對照，從根源上杜絕低級、重復性錯誤。二是開展公文競賽，根據常見公文質量問題統計分析情況，有針對性地編發競賽試題，以賽促訓，以賽促學，在激發擬稿人員積極性的同時，根治“同一問題反復出現”的弊病。2.中控：瞄準過程，嚴肅審簽，優化流程，層層把關。（1）細化評價指標，嚴格規范考核標準。一是突出重點，對外對上的公文均采用“部門公文管理員[5]——部門領導——核稿——二次核稿——簽發”的5級審批模式[6]，通過層層把關，提高公文質量。二是細化“公文質量評價指標”，兼顧重點考核項（一票否決）和一般考核項（分數疊加），科學設定測算規則，建立“優秀公文”“良好公文”“一般公文”“問題公文”“嚴重問題公文”的5級評價標準。三是重點管控重復性頻發錯誤，將“公文重復問題清單”作為重點項納入評價標準，若出現一項，則公文只能納入“一般公文”及以下。（2）明確審簽要點，實行差錯責任追究。圍繞流程節點和對應人員角色，明確審核要點和責任要求，建立從擬稿到歸檔的全流程公文責任追究機制，編發《各層級人員審核要點及責任要求》，增強公文處理人員的責任感，持續提升公文管理水平。（3）優化流程功能，強化舉措落地見效。將“是否違反重復問題清單”、公文質量評價結果、公文審簽要點和責任要求等融入發文流程，打破規范要求與系統平臺壁壘，全面實現考核評價結果的實時反饋和線上管控，全面提高擬稿人的公文質量意識，進一步強化舉措落地見效。3.后控——針對結果，加強考核，梳理評估，明確后續改進方向。（1）縮短通報周期，加大考核力度。一是嚴格遵循“嚴慎細實、精益求精”理念，定期（月度）通報提醒，實行“點對點”整改反饋。二是改進通報內容，以“增強質量意識，轉變工作觀念，創新工作方法”為主旨，有針對性、循序漸進地提出整改建議和要求。三是加大批評揭露力度，直接點名、直接問責，必要時可與績效掛鉤。（2）系統梳理評估，持續改進提升。對年度內開展的各項工作總結經驗做法，運用精益管理思維、PDCA魚骨圖、數據統計分析等管理工具，系統梳理問題，評估成果，明確新一年度工作計劃。通過不斷循環，推動公文質量提升機制的長效運轉。4.“三大”保障舉措確保各項要求落地見效。各項舉措的落地均離不開三項保障：（1）制度體系保障：健全完善管理制度[7]，明確公文審核流程及要點、公文格式規范、行文規則要求、質量評價標準、考核通報及獎懲機制等內容，從上到下全方位增強企業提升公文質量的嚴肅性，確保各項要求在制度支撐和約束下落地落實。（2）人才隊伍保障：重視人員隊伍建設，建立一支高素質、高水平的部門公文管理人員隊伍[8]，通過與辦公室秘書進行點對點的長期定向培養，發揮辦公室在公文方面的優勢和“傳幫帶”作用，以點帶面，進而帶動企業員工整體水平的提升。（3）知識管理保障：搭建公文知識庫，系統化梳理制度標準、指導手冊、培訓資料等文件，打造可查詢、可使用的知識應用體系，實現公文質量提升長效機制的承接與延續。

三、實際提升效果

通過構建和應用公文質量提升長效機制，公文質量提升顯著，人為影響程度逐漸降低，公文重視程度逐步升高等。主要表現在以下兩個方面：

（一）公文質量提升顯著。隨著長效機制的持續推進，通過運用PDCA魚骨圖剖析，不斷發現問題，解決問題。自2020年6月起，某事業單位公文質量逐年提升，2020年累計優秀公文占比71.15%，2021年累計優秀公文占比90.97%，累計優秀公文占比增幅為27.9%。2022年累計優秀公文占比達97.56%，2023年累計優秀公文占比98.13%。公文出錯率逐年降低，問題重復率大幅下降，低級錯誤基本杜絕，公文質量提升長效機制基本成熟并運行良好。

（二）全員意識提升顯著。通過統計發現，經過公文質量提升機制的構建和運用，部門領導批示意見認真嚴格、擬稿人員咨詢請教次數驟增，競賽成績逐年提升，單位全員學習熱情增強，公文重視程度提高，質量意識提升顯著，塑造了“嚴慎細實、精益求精”的企業工作特色，發揮了“以文輔政”的重要作用，對外呈現了嚴謹求實的工作形象，有效提升了企業影響力。

四、結語

自2020年實施至今，通過近4年的應用實踐驗證，基于PDCA魚骨圖工具和精益管理思維的公文質量提升長效機制對企業公文質量的提升有明顯作用，機制運行良好且取得了較好成效。機制涉及的思路、方法、管理工具和思維以及機制本身均具有普遍適用性，可推廣至其他黨政機關、企事業單位、法人團體等組織，具有較大的推廣應用價值。現階段，人工智能技術發展迅速，智能擬稿、智能校對等功能應運而生，后續可在技術相對成熟的情況下引入更加智能化的信息管控平臺，將公文質量提升機制與平臺深度融合，在提高工作效率的同時，更好地發揮公文效用。