加快數(shù)字化轉(zhuǎn)型，助力城建檔案工作提檔升級

文｜劉娜 徐莉

青島市城建檔案區(qū)（市）一體化綜合管理服務(wù)平臺

建設(shè)工程檔案是建設(shè)活動的真實記錄和反映工程實體最終成果的重要文件，是工程項目不可或缺的一部分。近年來，膠州市秉著以服務(wù)至上、精準(zhǔn)高效的工作理念，堅持“四化”工作法，外樹形象、內(nèi)強素質(zhì)，用心為企業(yè)辦實事、解難題，高標(biāo)準(zhǔn)、高效率、高規(guī)范的開展各項城建檔案工作。

一、強化服務(wù)意識，扎實推進(jìn)檔案移交接收

城建檔案庫房

以問題為導(dǎo)向，轉(zhuǎn)變服務(wù)理念，針對工程項目尤其是重點項目的檔案驗收體量大、內(nèi)容多等實際情況，主動介入，靠前服務(wù)，提前告知服務(wù)對象驗收移交相關(guān)要求，優(yōu)化服務(wù)措施，及時收集企業(yè)在檔案驗收方面存在的問題和訴求，利用電話跟蹤答疑、微信辦公在線解答等形式多樣的“不見面”式服務(wù)，努力做到“讓企業(yè)少跑腿，讓溝通勤起來”，通過現(xiàn)場指導(dǎo)和在線指導(dǎo)等多種方式，加強對工程建設(shè)各環(huán)節(jié)檔案收集、整理、歸檔等方面的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，對發(fā)現(xiàn)的問題進(jìn)行一次性告知，快速推動整改，確保項目竣工檔案及時歸檔。

二、開展暖心行動，讓檔案服務(wù)更有溫度

為群眾提供最熱心、最周到的服務(wù)始終是城建檔案工作的重點。安排專人負(fù)責(zé)檔案查詢利用服務(wù)工作，在查閱利用檔案時做到“熱心、耐心、細(xì)心”，及時為群眾查找所需檔案資料，最大限度地滿足利用者對檔案信息的需求，為企業(yè)資質(zhì)申報、市民房屋裝修、房產(chǎn)證辦理、司法機關(guān)調(diào)查取證等提供檔案數(shù)據(jù)支撐，努力做到讓每位前來咨詢、查閱檔案的群眾滿意而歸，充分發(fā)揮館藏檔案在服務(wù)社會、服務(wù)民生、服務(wù)群眾中的作用。2023 年，共提供各門類城建檔案利用服務(wù)263 人次、1163 卷次。

三、聚焦數(shù)字賦能，推動存量檔案數(shù)字化

檔案數(shù)字化掃描

近年來，數(shù)字化信息技術(shù)發(fā)展迅速，檔案管理進(jìn)入數(shù)字化模式已成趨勢。實施數(shù)字化檔案管理，不僅是順應(yīng)信息化社會發(fā)展的必要，更能使檔案工作更為規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，為經(jīng)濟建設(shè)和社會發(fā)展提供豐富的信息資源。2023 年，依托青島市住房和城鄉(xiāng)建設(shè)局區(qū)市存量房屋數(shù)據(jù)整理工作，膠州市配合數(shù)據(jù)整理服務(wù)方完成了1500 多萬頁檔案的數(shù)字化處理工作。隨著檔案數(shù)字化掃描工作的完成，大大降低了卷宗損毀及丟失的風(fēng)險，存量的館藏檔案數(shù)字化率得到進(jìn)一步提高。便捷的數(shù)字化檔案資源也為市民查檔提供了便利，大幅降低了紙質(zhì)檔案的調(diào)卷率，有效提升了檔案的科學(xué)化管理水平。

四、堅持多措并舉，促檔案管理水平提升

加強學(xué)習(xí)交流，定期組織人員學(xué)習(xí)城建檔案法律法規(guī)、業(yè)務(wù)知識和業(yè)務(wù)規(guī)范等內(nèi)容，積極學(xué)習(xí)周邊城建檔案館的先進(jìn)經(jīng)驗，引導(dǎo)干部職工多學(xué)一點，深學(xué)一層，把掌握和運用檔案相關(guān)法律法規(guī)規(guī)范作為履行職責(zé)、推動工作的必備素質(zhì)和能力，進(jìn)一步提升業(yè)務(wù)能力，做實做細(xì)做好分內(nèi)工作。同時，持續(xù)夯實措施、完善制度、規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，優(yōu)化工作流程，對報送的工程檔案及時審核，不斷提高工作效能，切實提升檔案制度化、規(guī)范化、科學(xué)化工作水平，推動城建檔案工作不斷邁上新臺階。

城建檔案承載著城市建設(shè)的悠悠歲月，積淀著城市建設(shè)的精神文化和物質(zhì)文化，是城市規(guī)劃、建設(shè)、治理的重要參考依據(jù)。隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的快速發(fā)展，傳統(tǒng)城建檔案管理模式已無法滿足“數(shù)字上合”“數(shù)字住建”的發(fā)展要求，加快推進(jìn)城建檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型的需求越來越迫切。下一步，膠州市將積極踐行“四精”工作理念，以全面提升服務(wù)能力為導(dǎo)向，以提供優(yōu)質(zhì)便捷服務(wù)為目標(biāo)，優(yōu)化檔案管理工作流程，以數(shù)據(jù)賦能、用創(chuàng)新提質(zhì)，推動服務(wù)手段更新、服務(wù)能力提升，檔案的信息化水平提升，讓城建檔案充分發(fā)揮賦能社會經(jīng)濟發(fā)展的功能價值，不斷推進(jìn)城建檔案信息化、電子化進(jìn)程。

（一）探索推進(jìn)增量檔案電子化。著眼“增量電子化”，推進(jìn)城建檔案接收流程再造，依托青島市城建檔案區(qū)（市）一體化綜合管理服務(wù)平臺，推行建設(shè)工程電子檔案在線接收，引導(dǎo)企業(yè)隨著建設(shè)進(jìn)度，實時收集檔案資料，分段移交檔案，減少跑腿次數(shù)，改善因建設(shè)周期長、人員流動等造成的檔案資料收集難度大，真實性、完整性難以保障的現(xiàn)狀，為企業(yè)節(jié)約時間和成本，提高歸檔效率，讓檔案完成從“紙間”到“指間”的轉(zhuǎn)變，進(jìn)一步實現(xiàn)檔案精細(xì)化管理，提升城建檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、信息化水平。

（二）穩(wěn)步推動檔案指導(dǎo)在線化。推行網(wǎng)絡(luò)指導(dǎo)服務(wù)和檔案管理專人負(fù)責(zé)制度，健全“互聯(lián)網(wǎng)+業(yè)務(wù)指導(dǎo)”措施，推動檔案形成、收集、歸檔全過程在線業(yè)務(wù)指導(dǎo)，建立檔案數(shù)字管理新模式。圍繞上合示范區(qū)“五大新城”建設(shè)，按需提供靠前服務(wù)，通過在線接收系統(tǒng)、微信工作群、服務(wù)電話等方式，實時跟進(jìn)項目檔案進(jìn)度，提供網(wǎng)絡(luò)化指導(dǎo)，通過技術(shù)交底、現(xiàn)場指導(dǎo)和在線指導(dǎo)等多種方式，實現(xiàn)工程檔案過程指導(dǎo)、驗收審核、移交進(jìn)館等歸檔全流程指導(dǎo)、全鏈條服務(wù)，有效提高歸檔服務(wù)精準(zhǔn)性，助力重點項目高效推進(jìn)。

（三）扎實推進(jìn)檔案利用便捷化。始終堅持以人民為中心的發(fā)展思想，按照“建設(shè)人民滿意的服務(wù)型政府，構(gòu)建方便人民群眾的檔案利用體系”要求，充分發(fā)揮數(shù)字賦能作用，積極開發(fā)檔案信息資源，深挖數(shù)字檔案利用價值，根據(jù)所管理的檔案規(guī)模，推進(jìn)城建檔案信息管理平臺建設(shè)，加快建立以電子檔案為主導(dǎo)的數(shù)字檔案資源體系，充分利用數(shù)字化成果，對傳統(tǒng)檔案利用服務(wù)模式進(jìn)行優(yōu)化升級，通過高數(shù)字化率縮短單人次調(diào)閱檔案的時長，減少企業(yè)、群眾查閱等待的時間，用“指尖上的服務(wù)”提高為民服務(wù)“溫度”，進(jìn)一步提高工作效率和服務(wù)質(zhì)量。

（四）適時推進(jìn)硬件設(shè)施智能化。秉承“工作標(biāo)準(zhǔn)化、標(biāo)準(zhǔn)程序化、程序公開化”理念，聚焦城建檔案“收的齊、用的好”，堅持硬件建設(shè)與管理升級相結(jié)合，基于原有檔案密集架容量已接近飽和，無法滿足項目歸檔需求的現(xiàn)狀，不斷提升硬件設(shè)施，擴大庫容儲備，完善檔案庫房設(shè)施，增加新設(shè)備設(shè)施，提升館藏檔案保管條件和安全防護(hù)功能，確保檔案資料的安全性和保存質(zhì)量，為全市竣工資料的歸檔提供堅實保障。同時，在條件允許的情況下，適時啟動智慧庫房建設(shè)工作，提高檔案安全管理和智慧管理能力，實現(xiàn)對檔案全過程動態(tài)和精細(xì)化管理。

青島市城建檔案區(qū)（市）一體化綜合管理服務(wù)平臺