云視角下檔案數字化管理的策略淺析

文/揚州大學檔案館 林敏

從“云”視角出發，探討數字化檔案管理科學策略，主要目的是討論云計算技術在數字化檔案管理中的應用價值，并為未來檔案數字化管理提供一條可行的發展思路。與傳統檔案管理相比，數字化檔案以信息技術為核心，離不開先進信息技術的應用，云計算作為先進信息技術的一種，通過分析以云計算為基礎的檔案數字化管理策略，對推動檔案管理發展，提升檔案數字化管理質量水平有著顯著意義。

一、“云”概述

（一）“云”基本原理。“云”是指云計算技術，該項技術可以將多個計算設備通過互聯網連接在一起，實現相關計算機硬件資源的虛擬化，將其搬上“云端”，組建一個強大的云計算系統。云系統具有非常強的信息計算處理能力，能夠通過虛擬網絡服務，為用戶提供相應的軟件以及平臺。在云計算技術的支持下，云服務商能夠將網絡服務器虛擬化，從而實現計算資源最大化利用。不僅如此，還可以結合用戶實際業務需求，靈活進行信息計算資源分配，并實施動態化管理。云計算技術本身融合了多種先進的信息技術內容，常見的有分布式計算技術、并行計算技術、虛擬化技術等，通過這些技術，可以打造一個超大規模的數據中心，實現數據信息資源的合理分配[1]。用戶可以在“云數據中心”中處理業務數據信息，相關的業務數據信息也不存儲在本地，而是存儲在“云端（即云數據中心）”。

（二）“云”服務體系。在“云”中，包含了各種虛擬化服務集合，因此提供的服務類型也比較多變。如圖1所示，可以將整個云服務集合劃分為四個層次。在劃分順序上，按照從上到下的順序，第一層是應用層，第二層是平臺層，第三層是基礎設施層，第四層是虛擬化層。不同層次的服務，均對應一個子服務集合。其中在應用層中，對應的是SaaS（軟件即服務）。這種服務主要是用于提供軟件服務，即相關的軟件應用服務，需要用戶購買使用。平臺層對應的是PaaS（平臺即服務），這種服務可以提供一套“硬件+操作”系統的工作平臺，平臺可以在互聯網上直接發布與運行，便于用戶在網上運行各種應用軟件。基礎設施層對應的是IaaS（基礎設施即服務），這種服務可以將互聯網基礎設施作為一種服務，能夠直接在互聯網上運行，滿足用戶的信息資源應用要求。在虛擬化層中，對應的是HaaS（硬件即服務）。這種服務需要結合PaaS服務，替代計算機硬件，提供各種服務內容。

（三）云特征。“云”具有以下幾點特征：第一，規模超大。“云”主要由超大規模的計算集群組成，這意味著云計算的能力非常強大，可以將其視為一個計算功能強大的“超級計算機”；第二，靈活度高。“云”在資源分配與管理方面，有著非常強的靈活性，可以結合業務操作需求，動態靈活地進行資源的分配；第三，易用性。“云”的誕生，可以說是互聯網產業一項重要發展升級，企業在應用互聯網時，只需要在云端獲取云服務，不需要配備大量相關的網絡設施。用戶在獲取云端服務時，只需要應用簡單的終端設備，比如智能手機、IPad等，即可從云端獲得各種互聯網服務；第四，服務可以按需購買。用戶可以結合自身實際需求，靈活購買“云”服務，避免資源浪費；第五，資源可共享。“云”在提供服務時，可以“多方租賃”因此，用戶無須了解資源的位置、形成過程，只需要通過網絡使用資源即可，且多個用戶可以共享資源。

二、檔案數字化管理的優勢

（一）提升檔案存儲管理水平。從“云”視角來看，借助強大的信息技術，可以顯著提升檔案信息的存儲量，為檔案管理提供強大的便利。比如可以通過加強云計算技術的應用，整合多個小型數據中心，組建一個更加強大的信息計算中心，實現檔案信息的高效化管理與存儲。其中云存儲是云計算技術的核心組成部分，且能夠打破信息化硬件軟件的桎梏，提升檔案存儲管理水平。比如傳統的數字化檔案儲存比較依賴數字硬盤、磁盤等硬件，且這些硬件設備在使用過程中很容易發生故障，導致穩定性差，使用壽命短，不利于檔案信息儲存管理質量的提升。云存儲技術的應用彌補了上述缺陷，通過將檔案信息儲存在云端，在有網絡信號的前提下，檔案信息管理人員可以在任何時間、任何地點訪問云端，獲得云端存儲的檔案信息，并對這些信息進行統一管理。

（二）實現檔案資源高效利用。從“云”視角來看，開展檔案數字化管理，能夠實現檔案信息資源的共享利用。一方面，在云計算技術的幫助下，可以有效集成各種IT資源，同時通過云平臺實現服務器、存儲空間的共享，檔案管理人員也可以采用統一規范的應用軟件系統，實現不同檔案管理主體的連接，防止出現信息孤島。另一方面，還可以增進不同檔案信息的連接，提升檔案檢索效率，為檔案資源共享創造有利條件。除此之外，在檔案利用過程中，得益于云服務平臺的終端易用性，可以為用戶提供更好的檔案利用體驗。例如傳統高校學生學籍檔案利用需要人工方式查找檔案信息，整個過程較為復雜，效率低下。而基于“云”的數字檔案利用管理，可以為用戶提供高校學籍檔案檢索系統終端，用戶可以通過該終端完成檔案信息的快速檢索，顯著提升檔案利用的效率。

（三）降低檔案管理成本。從“云”視角來看，開展檔案數字化管理，能夠降低管理成本。一方面，以往數字檔案管理工作的開展，需要通過投入大量資金完善基礎網絡設施、硬件設備、服務器、軟件等方面的建設，同時在進行數字化檔案管理時，還需要配備專業技術人員，確保相關的數字化設施設備能夠得到及時更新。而基于“云”的檔案數字化管理，管理人員只需配備接入云平臺的終端，不需要配置大量的服務器以及軟件設備，同時還可以將后續的維護工作交給云服務供應商，由供應商負責做好相關的運維工作，從而降低數字化檔案管理的成本。另一方面，云存儲技術還有著較強的可擴展性，且在擴展的過程中，不需要部署更多的硬件存儲系統，也無須配備更多的硬件維護人員，只需要在云端添加新的節點，即可實現存儲空間的擴展，顯著降低存儲成本[2]。傳統數字化檔案信息存儲系統更新，必須進行數字化檔案信息遷移，整個過程耗費的時間較長，所需的費用也非常高。而應用云存儲技術，可以實現數字化檔案信息無中斷數據遷移，避免存儲系統更新導致的中斷性數據遷移問題，顯著提升數據遷移的效率，避免出現存儲數字化檔案信息丟失問題，在降低成本的同時，更好地保證檔案安全。

三、“云”視角下檔案數字化管理的科學策略

（一）“云”視角下的數字化檔案存儲管理策略。在“云”視角下，針對數字化檔案存儲管理工作的開展，必然離不開云存儲技術的應用。在這一過程中，可以通過應用云存儲技術，在互聯網上實現檔案存儲設備的集成，從而對海量檔案信息進行高效地存儲管理。為了滿足數字化檔案存儲管理需要，云服務商應結合實際管理需求，建立檔案信息數據備份系統、容災系統。同時還會對檔案信息存儲設備進行狀態監控，負責相關的軟硬件升級、維護等工作，檔案管理人員只需應用相關的服務即可。除此之外，在進行數字化檔案存儲管理時，管理人員還可以利用云存儲中的文件，存儲海量的檔案信息。

（二）“云”視角下的數字化檔案應用管理策略。在“云”視角下，針對數字化檔案利用管理工作的開展，通過應用云計算技術，能夠在用戶端為廣大用戶的檔案利用提供諸多便利。云服務的存在降低了用戶端的設備要求，同時也意味著檔案利用管理人員能夠為用戶提供更加便捷的服務渠道，提升用戶檔案利用的體驗。比如高校學籍檔案管理人員可以通過應用云計算技術，搭建云平臺系統，在利用檔案信息時可以直接進入云端，不需要安裝相關的學籍檔案信息應用軟件，可直接使用云端的各種軟件應用服務，滿足用戶對學籍檔案信息查詢、利用的要求。不僅如此，檔案管理人員還可以在云服務平臺的幫助下，完成檔案信息的發布與共享，提升檔案利用率。在此基礎上，搭配大數據技術，在檔案利用方面實現信息深度挖掘、分析，從中獲得更好的檔案信息利用價值。云平臺的存在同時也為檔案管理人員與用戶提供交流平臺，從而在進行檔案利用管理的過程中，為用戶提供檔案信息咨詢服務、個性化服務等，提升檔案利用管理水平。

（三）“云”視角下的數字化檔案安全管理策略。在“云”視角下，針對數字化檔案安全管理工作的開展，應從兩個層面出發，保障檔案信息的安全。1.技術層面。對數字化檔案管理云安全而言，主要包括檔案信息以及應用安全，其中檔案數據信息安全包括了數字化檔案信息數據的傳輸、隔離等安全內容，需要采用數據加密算法等安全防護技術，確保信息不會泄露。比如針對檔案數據信息的傳輸共享，云服務商需要采用數據加密技術，實現端對端的加密，保證檔案數據信息安全。與此同時，還需要采用數據標記技術，阻止外來人員非法訪問數字化檔案數據信息。針對檔案數據信息應用安全，主要包括了終端用戶安全、云平臺安全等。檔案管理人員與用戶必須確保自身終端的安全，通過安裝相應的安全軟件，確保云環境下端到端的安全。在這一過程中，云服務商會負責檔案應用軟件安全，通過利用一些身份驗證技術以及訪問控制機制，保證檔案數據信息訪問的安全性。2.非技術層面。在基于云的數字化檔案安全管理方面，除了需要采用上述技術措施保證檔案安全以外，還需要采用一些非技術措施，更好地保證數字化檔案的安全。具體包括以下幾點措施：（1）完善數字化檔案安全管理的法律法規。無論是云計算，還是數字化檔案管理，均是近年來借助互聯網的“東風”發展起來的一些技術以及理念，因此在法律法規層面，針對數字化檔案安全管理，依然缺乏相關的規定[3]。因此，為了保障云環境下的數字化檔案安全，必須從法律法規層面入手，完善數字化檔案管理信息安全的相關制度和行為規范，同時還應圍繞數字化檔案利用人員、管理人員以及背后的云服務商，明確上述各方在數字化檔案信息安全方面的權利與義務，從而提升數字化檔案安全管理的規范性與合法性。（2）在數字化檔案安全管理機制方面，可以引入第三方服務機構。該機構的主要作用是作為“監督者”，監督云服務供應商的各種經營行為，確保服務商行為的合理性、合法性。相應的機構本身必須具有較強的獨立性，不與數字化檔案管理單位、用戶以及云服務商等產生利益關系，同時自身也會受到相關法律法規的約束。第三方機構在數字化檔案安全管理的職責是對云服務商提供的云服務進行安全認證，同時還可以為檔案安全管理人員提供檔案信息安全級別評價，這不僅有利于提升數字化檔案安全管理水平，還能夠消除檔案管理單位對云服務使用的顧慮，更好地發揮出云技術在數字化檔案管理的作用價值。（3）從檔案行業領域入手，制定針對性的云計算應用標準規范。通過上文分析可知，在“云”視角下，將云計算技術應用于數字化檔案管理優勢巨大，但應避免云計算技術應用混亂，導致數字化檔案安全受到威脅。要建立具有針對性的云計算應用標準規范，相關規范內容包括數字化檔案數據的遷移、數字化檔案管理云服務商選擇標準、數字化檔案管理云服務計費標準等，從而讓后續的“云檔案”信息管理系統建設更加規范，保障檔案信息安全的同時，還能促進數字化檔案信息共享。除此之外，在云計算環境下，針對數字化檔案管理業務的開展，必須明確專業的操作規范。比如針對一些機密較高的檔案信息，嚴禁在互聯網上進行傳輸。

四、結語

總而言之，在“云”視角下，數字化檔案管理變得更專業、更復雜，需要積極探索相關云計算技術的應用，認識到與傳統管理檔案相比，數字化檔案管理具備的優勢，了解云計算在數字化檔案管理過程中發揮的作用。同時在云視角下，積極探索科學的數字化檔案管理策略，從而更好地發揮出云計算的作用價值，有效提升數字化檔案管理質量水平。