基于大數據的高職院校智慧檔案館建設路徑研究

徐春玲

一、引言

智慧檔案館是指借助物聯網、大數據、云計算等先進技術，實現檔案信息資源的智能化采集、加工、存儲、管理、利用的檔案館模式。智慧檔案館以傳統檔案館為基礎，通過引入現代化技術，實現檔案信息資源的有效整合和智能化管理，提高檔案管理效率和服務水平。智慧檔案館不僅僅是傳統檔案管理的延伸，更是在物聯網、云計算、大數據等新技術的推動下，對檔案館工作方式和服務模式進行革新的重要嘗試。本文從高職院校智慧檔案館建設的重要性入手，基于當前高職院校檔案信息化建設中存在的問題從多角度提出智慧檔案館建設路徑，為高職院校智慧檔案館建設提供參考。

二、高職院校智慧檔案館建設的重要性

高職院校檔案是對高職院校辦學歷程、教學經驗、科研成果的全面真實記錄，具有重要的數據價值和科研價值。推動高職院校智慧檔案館的建設，有助于推動高職院校檔案管理工作高質量發展，為高職院校檔案管理工作的科學化、規范化、智慧化提供支持。

（一）促進信息整合與共享

高職院校智慧檔案館建設在信息整合與共享方面發揮著舉足輕重的作用。通過數字化和智能化技術的引入，大量的歷史和發展信息得以高效整合、存儲和檢索，為高職院校提供了強大的信息管理平臺。檔案的數字化轉型使原本分散、紛繁的紙質檔案得以統一歸納，從而形成了一個全面、系統的信息庫。

智慧檔案館中，各類歷史數據、學科建設進程等信息都得到了翔實的記錄。這為高職院校管理層提供了全景式的視角，使其能夠更深入地理解高職院校的發展歷程和現狀。同時，數字檔案的智能檢索功能大大提高了信息的獲取效率，使管理層能夠更加便捷地獲取所需信息，從而更迅速地作出決策。另外，信息共享是智慧檔案館的一大亮點。數字化的檔案可以通過網絡平臺進行共享，實現了不同部門之間的信息互通。這不僅促進了各個部門之間的協同合作，還加強了高職院校內部的溝通與合作。這種信息共享和協同工作有助于打破信息孤島，避免信息的割裂和重復錄入，高職院校檔案管理效率因此得到提高，決策過程更為科學和迅速。因此，智慧檔案館建設不僅是信息管理的一次革命，更是高職院校管理體系的現代化轉型，為高職院校提供了更為智能化和高效的管理手段。

（二）為用戶提供更豐富的使用體驗

高職院校智慧檔案館能為用戶提供更為豐富的使用體驗，通過充分利用現代信息技術，將傳統檔案轉變為數字化、智能化的資源，使用戶在獲取、管理和利用信息方面獲得巨大的便利。

1. 高效的訪問體驗

智慧檔案館使檔案信息能夠以更加直觀和動態的方式呈現。用戶可以不再受傳統紙質檔案的限制，通過智慧檔案館平臺輕松訪問豐富多樣的數字化檔案資源。這不僅提高了信息的獲取效率，也使用戶能夠更深入、更全面地了解高職院校的歷史、發展和成就。

2. 定制化的服務體驗

智慧檔案館的智慧服務主要是滿足用戶對服務方式、內容、時間、空間的個性化需求。得益于RFID 無線射頻技術，可實現快速識別、智能查找等功能，用戶可在查詢中心一站式查詢檔案信息、可在自助借還終端進行檔案的借閱和歸還。檔案館通過技術手段對用戶的習慣偏好和潛在需求進行分析，可合理配置和集成館藏檔案資源，向用戶提供更具針對性的服務。用戶可以根據自己的需求進行信息檢索和篩選，獲得與其關注領域相關的詳細數據。

3. 互動性的使用體驗

智慧檔案館利用物聯網的全面感知、可靠傳遞以及智能處理等特征，建立智能化的檔案信息服務平臺，對檔案信息進行智能化識別，同時利用多媒體技術手段開發出圖、文、聲、像、動畫、視頻等檔案信息形式，為用戶帶來多元化的檔案信息服務。智能技術手段活化檔案的實體與虛擬資源，使其主動參與用戶的檔案利用活動，實現用戶與檔案信息之間的雙向互動。

（三）提升檔案利用效率

實現數字化檔案信息資源實時在線歸檔，同時運用大數據挖掘技術開展數字化檔案信息資源的編研和開發利用，提高數據資源利用效率，為高職院校的戰略規劃與決策制定提供科學的依據。高職院校檔案信息資源從紙質化逐步向電子化、數字化過渡，利用數據清洗、數據挖掘等大數據技術，可以為高職院校檔案信息資源的開發利用提供信息化手段，提升檔案信息資源開發利用的效率和質量。傳統紙質檔案的煩瑣處理過程被替代，信息不再受限于物理形式，而是以數字形式高效存儲和管理。這一變革不僅避免了傳統處理中的重復操作，如紙質檔案的打印和掃描，降低了資源浪費，也使檔案信息能夠更靈活地應用于高職院校管理層的科學決策和日常管理中。通過大數據技術的應用，高職院校檔案管理中可以快速獲取所需信息，實現對檔案數據的深度挖掘和分析。這不僅為高職院校提供了更精準、全面的數據支持，也為決策者提供了更科學的依據。

三、高職院校檔案信息化建設中存在的問題

（一）過度依賴傳統的檔案管理模式

部分高職院校檔案管理人員未能有效認識檔案數字化管理的重要性，過度依賴傳統的檔案管理模式，將檔案以紙質形式進行分類、整理和存儲，通過手工記錄和查閱來管理檔案。事實上，紙質檔案存儲所需空間巨大，導致檔案管理人員工作量大，管理難度高。同時，這種傳統管理方式管理效率低下，限制了不同部門之間的信息共享。檔案管理者的關注點主要集中在基礎存儲，忽視了檔案信息在高職院校管理中的更廣泛應用。

（二）檔案信息資源管理體系不規范

高職院校檔案信息化建設中，存在檔案信息資源管理體系不規范的問題。這一問題突出表現在缺乏完善的管理機制，特別是各類專門檔案的管理不規范。如學生的學業成績和學歷檔案存檔方式分散，有的存放在學生部門，有的存放在學校檔案館，導致學生在查閱自己的檔案時要在不同部門間多次穿梭。這種碎片化、凌亂的管理模式不僅不利于檔案的有序管理，也影響了檔案信息的高效利用。這種管理體系不適應智慧檔案館的建設需求，缺乏統一性和規范性，阻礙了檔案信息資源的合理整合和科學管理。

（三）檔案管理人員綜合素質不高

檔案管理人員信息化水平不高是高職院校檔案信息化建設中存在的一大問題。一些檔案管理人員缺乏專業的檔案管理能力，信息技術水平有限。這主要表現在對計算機程序和云計算等高級數據處理工具的熟練程度不足。部分人員還存在知識結構不夠全面、缺乏工作積極性的情況。這種現象的存在使檔案管理人員在適應信息化需求、有效利用現代技術手段上面臨嚴峻的挑戰，從而阻礙了高職院校檔案信息化建設的順利進行。

四、基于大數據的高職院校智慧檔案館建設路徑

（一）轉變傳統思想觀念

新形勢下的檔案工作必須解放思想，轉變觀念，樹立全新的檔案服務意識。轉變思想觀念是建設智慧檔案館的第一步，沒有這一步就不可能做好智慧檔案館建設。首先，檔案管理人員要樹立服務意識。檔案信息管理從本質上來講是一種信息服務，是為了保障檔案使用者能夠有效獲取檔案信息的工作。其次，檔案管理人員要有創新精神。要充分認識到提高檔案工作智慧化水平的重要性，工作中勇于開拓創新，緊跟時代步伐，促進檔案工作不斷發展。

（二）構建標準化的資源數據體系

高職院校智慧檔案館建設的成功直接關系到高職院校檔案管理的現代化水平，而基于大數據構建標準化的高職院校檔案資源數據體系是實現智慧檔案館的重要步驟之一。

首先，建立標準化的資源數據體系要充分利用大數據管理模式，這對檔案管理效率的提升至關重要。通過強調檔案信息與大數據管理系統的緊密融合，可以實現對傳統檔案信息的數字化處理和高效管理。在資源數據中，已有的電子文件可以通過技術手段實現電子檔案的單套制歸檔，從而提高檔案歸檔效率。此外，通過大數據分析，可以更準確地洞察檔案信息的使用趨勢和需求，有助于精準定位管理的重點，提高檔案信息的價值和實用性。

其次，基于大數據的標準化資源數據體系還要強調校際協作。通過與其他高職院校展開協同合作，構建可相互借鑒、相互利用、有機整合、優勢互補的檔案信息資源。這種跨校間的合作機制不僅有助于豐富檔案信息的內容，也為更廣泛的信息共享創造了基礎。在數據系統中，應明確資源的存儲分類和使用情況，根據資源的特性設置相關的系統參數，以實現對檔案信息的細致管理。同時，對存儲位置和內存管理要充分考慮傳統檔案存儲空間，為檔案數據信息的擴展留出足夠的空間，提高檔案數據的可用性。基于此，可以設立資源共享平臺，為檔案信息提供交互空間，促進信息的共享與流通。通過這些舉措，構建標準、高效的高職院校檔案資源數據體系，可以為智慧檔案館的建設打下堅實的基礎。

（三）加強檔案管理人才隊伍建設

首先，要通過系統培訓和持續教育，幫助檔案管理人員深入了解大數據技術的原理、應用場景以及操作方法。通過組織專業的培訓課程，對包括大數據處理工具的使用、數據分析方法和大數據管理策略等在內的內容進行培訓，使檔案館工作人員能夠熟練掌握大數據技術，提高其在實際工作中的應用水平。

其次，智慧檔案館建設過程中，可成立專門的大數據應用團隊，引進具有大數據技術專業背景的人才。這一團隊可以擔任培訓工作，同時負責檔案館內部大數據系統的建設和維護。通過引入專業人才，智慧檔案館可以更好地將大數據技術融于檔案管理之中，確保系統的高效運行和數據的科學管理。同時，鼓勵工作人員參與實際項目，將學到的大數據知識應用于實際工作中，提升其實踐經驗，培養工作人員主動學習大數據技術的習慣。

（四）優化檔案管理模式

高職院校智慧檔案館的建設中，充分利用大數據技術優化檔案管理模式是關鍵步驟。大數據技術的應用能夠實現高職院校檔案信息的高效整合。通過將大數據技術引入檔案管理系統，可以實現對龐大檔案信息的快速處理、存儲和檢索，提高了管理的智能化水平。大數據分析可幫助理解檔案信息的使用趨勢，進而優化存儲結構和提供更精準的信息服務。檔案信息的數字化、標準化和自動化處理可以減少煩瑣的手動操作，提高檔案歸檔效率，使管理更為高效。另外，基于大數據的檔案管理模式涉及個性化的信息服務。通過大數據分析用戶需求，智慧檔案館可以引入個性化的信息存儲選項功能，為用戶提供更符合其需求的服務。如個性化的檔案檢索、定制化信息推送等，使用戶能夠更便捷、精準地獲取所需信息。與此同時，大數據技術的應用還使檔案信息服務更加智能，系統能夠通過學習用戶的使用習慣和反饋信息，不斷優化服務模式，提高用戶體驗。

（五）重視高職院校智慧檔案館建設中的安全問題

高職院校智慧檔案館建設過程中，注重安全管理是重中之重。首先，數據安全。智慧檔案館需要存儲和處理大量的數據，包括敏感信息和隱私信息等，因此要采取一定措施確保數據的安全性，如數據加密、數據備份、數據訪問控制等。其次，系統安全。智慧檔案館涉及的系統較多，包括計算機網絡系統、操作系統、數據庫管理系統等，要保證系統的安全性，如防范黑客攻擊、防范病毒和惡意軟件等。再次，網絡安全。智慧檔案館要與外部網絡進行連接，實現信息的交換和共享，因此要確保網絡安全，可設置防火墻、入侵檢測和防御系統等。最后，用戶權限管理。智慧檔案館要對用戶進行權限管理，通過分級管理模式對用戶權限進行明確規定，確保只有合法的用戶可以訪問特定的檔案信息，如設置用戶密碼、權限管理等。

此外，要重視培養員工的信息安全意識。通過為檔案管理人員提供專業的信息安全培訓，使其了解潛在的安全風險，提高對檔案安全的敏感性。建立檔案使用規范和操作手冊，明確操作流程和規則，使所有涉及檔案管理的工作人員能夠遵循安全標準，降低人為失誤的風險。同時，定期進行安全演練和審計，檢查系統漏洞，及時修復潛在的安全隱患，確保系統的穩定性和安全性。

五、結語

基于大數據的高職院校智慧檔案館建設是高職院校檔案信息化管理發展的重要方向，也是實現檔案管理信息化、智能化的有效途徑。隨著社會經濟的不斷發展，檔案管理工作在社會中的重要作用不斷凸顯，這就對檔案管理工作提出新要求，要不斷提高管理水平，逐步實現檔案管理工作的科學化、規范化、制度化發展。