新時期智慧檔案管理模式探析

林立雄

一、引言

進入新時期，我國檔案管理事業正面臨著轉型升級的重大挑戰和機遇，在這一形勢下，智慧檔案作為基于網絡化、數字化、智能化構建的新型檔案管理模式，成為檔案領域備受關注的研究焦點。傳統的檔案管理系統面臨著信息化水平不高、數據難以共享、服務效率不高等問題，需要更為智能化、高效化的管理模式來適應現代檔案服務的需求。[1] 智慧檔案的引入，旨在通過整合信息技術、數據分析和管理智能化等手段，優化檔案的采集、存儲、傳輸和利用過程，提高檔案信息的數據質量和管理效率。因此，智慧檔案管理模式能夠更好地支持全過程的檔案管理和檔案服務，有望促進檔案信息資源的合理分配，提高檔案服務的質量，從而更好地滿足廣大群眾日益增長的檔案信息需求。同時，智慧檔案這一新型管理模式在推進實施的過程中，也面臨著一系列的挑戰。[2] 因此，對于智慧檔案管理模式的深入研究，既有助于揭示其在檔案服務方面的潛在價值，也有助于提出解決方案以應對可能出現的問題，推動檔案管理模式的構建、改善和可持續發展，同時，探尋智慧檔案管理模式對檔案管理現代化與智能化也有重要的現實意義，這也是本文探析新時期智慧檔案管理模式的原因和動機所在。[3]

二、智慧檔案概述

智慧檔案是一種現代化的檔案管理方法，其主要運用信息技術和數字技術，以智慧檔案管理服務平臺和智慧應用為載體，旨在以智能化手段整合檔案信息，推進檔案數據化轉化，并優化檔案信息數據創建、存儲、共享和使用的過程，進而提高檔案服務的質量、效率和安全性。智慧檔案將傳統的紙質檔案轉化為檔案信息數據，使檔案信息更易于存儲、檢索和維護，這降低了紙質檔案管理的風險，同時也減少了物理存儲空間的需求。智慧檔案允許單位或機構集成不同部門和相關專業領域的信息，包括文書、基建、科研項目等。[4] 智慧檔案管理系統采用嚴格的安全措施，以確保用戶信息受到全面保護，包括權限控制、數據加密和監控，以防止未經授權的訪問和數據泄露。此外，智慧檔案通常采用云端存儲，使信息可以跨越地理邊界訪問。智慧檔案管理能夠為單位管理層提供信息依據，做出更明智的決策，提高工作效率和質量。

三、智慧檔案管理模式的現存問題

（一）信息安全和隱私風險

智慧檔案管理模式在提高效率、便捷性和可訪問性等方面具有明顯的優勢，但在各單位綜合檔案室推進檔案數字化和文書信息化的過程中，也存在信息安全和隱私風險問題。隨著檔案數字化的推進，單位內的機密或隱私信息實現了數字化存儲和傳輸。對此，如果不加強信息安全防護，容易產生因非法訪問導致信息泄露的風險，如黑客攻擊、內部數據泄露、系統漏洞等問題都可能導致檔案信息的泄露。同時，數字檔案的管理需要確保數據的完整性，以防止數據被篡改或損壞。數據完整性問題可能會影響檔案信息的準確性和可信度，導致信息存在不一致性和不準確性。此外，檔案信息的存儲和備份也是一個重要的問題。如果不恰當地管理數據存儲，可能會導致數據丟失或不可恢復的問題，備份數據的安全性和可訪問性也需要得到妥善處理，以防數據風險。

（二）數據冗余和數據清洗

不良的數據管理實踐和不完善的數據清洗，可能導致數據冗余，這不僅增加了數據存儲的需求，還增加了數據訪問和管理的復雜性。很多單位在智慧檔案管理過程中，數據冗余現象較為明顯，這使數據清洗過程變得更為煩瑣。由于數據來源多樣，不同部門或系統可能會獨立存儲相同的檔案信息。這導致相同信息的多個副本分散在不同位置，造成數據冗余。例如，一份文件可能會在不同部門的數據庫中存儲多次，占用了不必要的存儲空間。同時，不同的數據來源和管理系統可能使用不同的數據格式、命名規范和結構，將相同的數據信息以不同的方式存儲，這種不一致性導致數據難以整合和分析，增加了數據清洗的工作量。例如，檔案中的日期格式在不同系統中就可能有所不同，需要對其進行標準化，以統一格式。此外，在檔案管理中，通常需要跟蹤文件的不同版本和歷史記錄。這可能導致多個版本的相同文件存在，而且還可能存在多次記錄相同事件或信息的情況，進一步增加了數據的復雜性和不必要的冗余。

（三）數據不標準與管理系統不一

在一些單位，不同部門可能采用不同的電子檔案管理系統，缺乏統一的數據標準和管理系統，因此難以實現信息互通，檔案信息無法進行無縫共享，檔案管理人員和其他工作人員都難以獲得全面的檔案信息。一方面，缺乏數據標準的建立，可能導致信息不一致和混淆，例如，不同系統可能采用不同的術語和數據格式來描述相同的信息概念，這可能使同一單位內不同部門的人員難以理解和比較不同的信息。另一方面，數據標準化問題可能導致信息碎片化，使管理信息、基建信息等分散在多個系統和地點，使整合和獲取完整信息變得復雜，可能會導致信息的遺漏和不準確的決策。同時，也使一個單位需要投入大量資源來開發和維護數據轉換工具，以在不同系統之間轉換數據，不僅浪費了時間和金錢，還可能導致錯誤和數據丟失。為解決數據標準化問題，要采用一系列策略和標準，以確保數據在不同系統之間的一致性和可操作性。

（四）技術性人才梯隊建設不完善

首先，缺乏足夠的信息技術專家和技術支持人員，這可能導致系統的維護和升級遇到困難，當系統出現問題時，缺乏及時的技術支持可能導致系統停機。此外，缺乏系統專家可能妨礙系統的性能優化和定期的安全更新，增加了潛在的安全風險。

其次，引入新的數字化系統需要做好員工培訓和技術支持，但如果單位無法提供足夠的培訓和支持，員工可能無法有效地使用和管理系統，這將會導致員工產生挫敗感，降低了他們適應新技術的能力。因此，培訓和支持的不足可能會對檔案工作甚至是其他工作的整體效率產生負面影響。同時，智慧檔案管理需要大量的數據輸入和維護工作，以確保信息的準確性和完整性，如果單位缺乏足夠的數據管理員和文檔管理人員，數據管理可能變得混亂，導致數據錯誤、冗余和不完整。不良的數據管理也可能導致信息的喪失或無法檢索，進一步加大檔案信息操作風險。

四、智慧檔案管理模式的優化路徑

（一）建立檔案信息全生命周期的安全管理流程

檔案信息數據的生命周期始于信息的產生和采集。在這個階段，必須確保數據的安全性和完整性，通過對信息的采集過程進行控制和監督，可以減少錯誤、避免篡改，以及確保數據的準確性。檔案信息數據的生命周期包括多個動態變化的節點，如數據傳輸、存儲、共享和二次使用。在每個節點上，必須實施安全控制，以保護數據的隱私和完整性，這包括使用加密技術來保護數據在傳輸過程中的安全，以及訪問控制措施來限制對數據的訪問。同時，安全管理的一部分是記錄和維護安全狀態，包括監控數據的訪問和使用情況，記錄安全事件和違規行為，以及對系統的性能和安全性進行評估。通過狀態記錄，檔案管理人員可以追蹤安全問題，并及時采取措施來應對潛在威脅。[5] 為了將信息安全防護延伸至整個智慧檔案的生命周期，檔案管理部門要建立一個目標管理體系，這個體系應涵蓋智慧檔案管理的所有管理活動，包括政策制定、安全標準、培訓和風險評估。

（二）強化智慧化建設，構建智慧檔案管理平臺

首先，要推進智慧檔案管理平臺與各種數據資源庫進行銜接，包括文書、基建、科研檔案信息等。這種銜接使檔案管理部門能夠綜合利用各種數據源，為單位的檔案調用與決策提供更多的信息支持。

其次，智慧檔案管理平臺應整合各種智能化應用，以提高檔案管理流程的效率和質量。這包括智能統計分析工具、交叉借閱系統、多途徑檢索引擎、智能編研工具和多形式鑒定技術。這些應用使單位管理層在必要時，能夠更快速地訪問和分析檔案信息，提高了單位決策的準確性和效率。同時，智慧檔案管理平臺應該具備模塊化的架構，以便根據不同需求進行定制和擴展，這意味著可以根據具體的檔案管理要求構建不同的功能模塊，這些模塊可以根據需要組合，以滿足檔案部門以及單位內其他部門的需求。

最后，智慧檔案管理平臺應該能夠將簡單的業務流程升級為智慧化功能，包括實現智能統計分析、跨部門檔案借閱、多途徑數據檢索、智能編研技術、多形式數據鑒定和“三員”管理。這些高級功能使檔案部門對檔案信息的管理更加完善，進而提供更高水平的檔案服務。

（三）統籌數據建設標準，建立統一化檔案信息管理平臺

檔案部門要依據檔案行業通用標準，如DA_T 82-2019（基于文檔型非關系型數據庫的檔案數據存儲規范）等進行數據的統籌和建設，以確保不同系統之間的數據格式和結構一致性。通過采用這些標準，檔案部門能夠確保檔案信息在不同部門乃至不同單位之間輕松流通，從而提高協同工作的效率，減少重復的數據錄入工作，以及減少錯誤和失誤的風險。數據中介和集成平臺是實現檔案部門內部和外部系統數據協同工作的重要工具，這些平臺能夠實現不同系統之間的數據轉換和整合。通過將來自不同系統的數據轉換為統一的格式，這些平臺使數據易于共享和比較。[6] 此外，中介系統還能夠提供數據清洗和驗證功能，確保數據的準確性和完整性。在某些情況下，檔案部門可以制定本地標準，以適應特定需求，然后，通過數據轉換工具將不同系統的數據映射到本地標準上，以確保數據的一致性。

（四）培訓技術導向的管理與運維人才梯隊

隨著檔案管理部門規模的逐漸擴大和智慧檔案管理系統軟件的不斷更新，檔案管理工作變得更為復雜，對檔案管理人員的數量和技術能力都提出了更高的要求。在應對這一新的工作環境時，檔案管理部門可以采取多項措施來滿足不斷增長的人才需求。

首先，檔案部門可以考慮擴大對檔案管理人員的招聘，以應對不斷擴大的工作范圍和數據量，可以考慮引入新的專業性技術人員，負責維護和升級智慧檔案管理系統，以確保其正常運行和性能優化。[7]

其次，提升檔案管理人員的信息素養是至關重要的。隨著數字化檔案管理系統的普及，工作人員要掌握數據分析工具和信息安全最佳實踐等領域的知識。此外，檔案部門還可以考慮通過業務外包來拓寬檔案工作人員的用工形式，業務外包可以幫助檔案部門靈活地應對工作負荷波動。

五、結語

綜上所述，進入新時期，檔案管理領域在邁向信息化、數字化的進程中，迎來了一系列巨大的變革，其中之一就是智慧檔案管理模式的形成、創新和優化。智慧檔案模式并不僅僅是對信息化、數字化技術的簡單應用，而是結合先進技術，徹底地改變檔案管理的工作形式與系統架構，使傳統檔案管理模式轉變為全流程線上操作、全方位智能服務的全新檔案管理模式。在這一新的發展形勢下，檔案管理工作者要提升自身業務水平，創新工作思維，拓展服務路徑，快速適應智慧檔案管理模式帶來的新變化、新局面，能夠切實通過智慧檔案為用戶提供更高效、更便捷、更完善的檔案服務，最終為檔案管理工作的未來發展探索更廣闊的發展空間，貢獻自己的一份力量。