機構(gòu)倫理審查信息化管理系統(tǒng)的建設(shè)與實踐*

張露遠(yuǎn)，李 翀，鄧志勇，李紅英，朱曉旭，陳 旻，呂維玲，周 驀

（1. 江蘇大學(xué)附屬昆山市第一人民醫(yī)院倫理辦公室，江蘇 昆山 215300；2. 蘇州大學(xué)附屬第一醫(yī)院科技處/倫理辦公室，江蘇 蘇州 215006；3. 蘇州大學(xué)計算機科學(xué)與技術(shù)學(xué)院，江蘇 蘇州 215000；4. 福建醫(yī)科大學(xué)衛(wèi)生管理學(xué)院，福建 福州 350122；5. 河南大學(xué)淮河醫(yī)院倫理辦公室，河南 開封 475000；6. 蘇州市立醫(yī)院本部倫理辦公室，江蘇 蘇州 215000）

隨著全球生物醫(yī)藥開發(fā)研究的飛速發(fā)展，我國政府將生物醫(yī)藥研發(fā)及人民生命建設(shè)作為重要戰(zhàn)略決策之一。醫(yī)院的發(fā)展及科研能力的提升，使越來越多涉及人的生物醫(yī)學(xué)研究涌現(xiàn)出來。倫理審查及知情同意是保護(hù)受試者安全與權(quán)益，保證臨床研究或試驗活動中專業(yè)人員及機構(gòu)能夠規(guī)范科研行為，履行尊重、有益、不傷害、保密、公正原則的重要措施。特別是2021 年國家衛(wèi)健委發(fā)布了《醫(yī)療衛(wèi)生機構(gòu)開展研究者發(fā)起的臨床研究管理辦法（試行）》，強調(diào)所有臨床研究均應(yīng)通過科學(xué)性和倫理審查，2022 年，《關(guān)于加強科技倫理治理的意見》發(fā)布，要求壓實科技倫理管理主體責(zé)任，完善科技倫理治理機制，提升科技倫理治理能力。國家對臨床研究和科技倫理，特別是倫理審查工作的重視逐步加強，臨床醫(yī)務(wù)及科研人員的倫理意識日漸提高，研究者發(fā)起的臨床研究以及合作科技研究活動申請倫理審查的項目逐年增加，倫理委員會當(dāng)前工作量大幅增加，并且工作精細(xì)化的要求更加嚴(yán)格［1］，但是目前倫理管理方面存在的主要問題是大量材料的收取、審查、存檔都需依靠人工完成，消耗大量人力、物力和時間成本，產(chǎn)生很多的紙質(zhì)檔案，其規(guī)范性也存在很多不足之處。為了解決以上問題，可依托電子信息化管理系統(tǒng)，但是據(jù)研究［2］報道，我國只有7.8%的倫理委員會有倫理審查信息系統(tǒng)，有77.68% 的倫理委員會使用常規(guī)日常辦公軟件（如：Office）進(jìn)行信息數(shù)據(jù)管理。可靠有效的倫理信息化系統(tǒng)可以使倫理審查相關(guān)成員，包括倫理秘書、主任委員及委員、顧問、研究者緊密合作、協(xié)同工作，有利于流程管理、質(zhì)量管理、文檔管理和項目規(guī)范管理，是一種高效的倫理委員會辦公系統(tǒng)管理模式［3-4］。

昆山市第一人民醫(yī)院曾試用多家第三方公司產(chǎn)品，但多數(shù)委員認(rèn)為實用價值不高，增加了工作負(fù)擔(dān)。為了解決這個問題，蘇州大學(xué)附屬第一醫(yī)院李紅英組織相關(guān)倫理及管理專家，通過蘇州大學(xué)計算機科學(xué)與技術(shù)學(xué)院朱曉旭團(tuán)隊創(chuàng)建一套貼合醫(yī)療機構(gòu)倫理審查運行的實操性機構(gòu)倫理審查信息化管理系統(tǒng)，經(jīng)過實踐中的不斷改進(jìn)及完善，滿足醫(yī)療機構(gòu)各類科研及臨床倫理審查日常工作需要。

本文結(jié)合該團(tuán)隊自主研發(fā)軟件系統(tǒng)（常規(guī)運行版）的過程，探討和分享如何建立一套功能完備、流程合理、科學(xué)高效的倫理審查信息化管理系統(tǒng)。

1 信息化管理系統(tǒng)介紹

本信息化管理系統(tǒng)是根據(jù)2016 年原國家衛(wèi)計委發(fā)布的《涉及人的生物醫(yī)學(xué)研究倫理審查辦法》及2020 年國家衛(wèi)健委醫(yī)學(xué)倫理專家委員會辦公室/中國醫(yī)院協(xié)會發(fā)布的《涉及人的臨床研究倫理審查委員會建設(shè)指南》、2020 年國家藥品監(jiān)督管理局發(fā)布的《藥物臨床試驗質(zhì)量管理規(guī)范》、2022 年國家藥品監(jiān)督管理局發(fā)布的《醫(yī)療器械臨床試驗質(zhì)量管理規(guī)范》等相關(guān)文件，結(jié)合機構(gòu)倫理委員會管理制度及標(biāo)準(zhǔn)操作規(guī)程構(gòu)建而成。

為了便于不同的用戶操作，倫理審查信息系統(tǒng)采用的是瀏覽器與服務(wù)器（B/S，Broswer/Server）架構(gòu)實現(xiàn)。服務(wù)器系統(tǒng)端使用Windows 2016 Server，客戶端只需要支持HTML5 的主流瀏覽器，例如用戶使用Windows、MacOS 甚至是手機上的瀏覽器都可以滿足使用需求。數(shù)據(jù)庫采用的是Mysql 5.7，利用Entity Framework 進(jìn)行數(shù)據(jù)封裝。

整個系統(tǒng)的框架見圖1，從圖中可以看出，各用戶通過互聯(lián)網(wǎng)訪問本系統(tǒng)，服務(wù)器在防火墻后面，確保不會被非法訪問。系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)和文件可以定時自動和手動備份。

圖1 系統(tǒng)框架圖

工作流在計算機領(lǐng)域主要解決的主要問題是：為了實現(xiàn)某個業(yè)務(wù)目標(biāo)，利用計算機在多個參與者之間按某種預(yù)定規(guī)則自動傳遞文檔、信息或者任務(wù)［5］。而倫理審查整個過程顯然是符合工作流機制的，引入工作流不僅使倫理審查過程有序，而且使倫理審查的狀態(tài)更加規(guī)范［6］。

該系統(tǒng)中有四種角色：第一個角色是系統(tǒng)管理員，負(fù)責(zé)管理研究者、委員及獨立顧問、秘書的賬號信息，并增設(shè)機構(gòu)管理，為醫(yī)聯(lián)體單位、多中心項目合作倫理審查聯(lián)盟留有發(fā)展余地。第二個角色是項目負(fù)責(zé)人，即項目或提案倫理審查申請發(fā)起人。第三個角色是委員、獨立顧問、專業(yè)專家?guī)鞂＜遥?fù)責(zé)給出審查意見。第四個角色是倫理秘書，進(jìn)行形式審查及審查流程管理。

主要的流程是研究者發(fā)起申請，秘書進(jìn)行形式審查并發(fā)送審查項目材料和分工提示給委員，成員在會審前進(jìn)行預(yù)審，主審委員根據(jù)申請項目或提案進(jìn)行快審或會審前預(yù)審，給出預(yù)審意見和建議，秘書根據(jù)充分的會議審議結(jié)果或簡易快速審查報告（即不同的審查形式的審查結(jié)果）出具倫理審查批復(fù)意見書或重要意見函，經(jīng)主任委員審核后提交發(fā)文，系統(tǒng)將及時發(fā)送給項目負(fù)責(zé)人。

2 自主研發(fā)優(yōu)點

2.1 貼合本機構(gòu)自身的制度及標(biāo)準(zhǔn)操作規(guī)程

當(dāng)前各個醫(yī)療及研究機構(gòu)的倫理審查申請表均不同，如果用已經(jīng)有的第三方信息系統(tǒng)，那項目負(fù)責(zé)人可能還需要在附件內(nèi)提供倫理審查申請表、倫理審查清單等，那不是真正的信息化，而該自主研發(fā)的信息系統(tǒng)就可以線上填寫和標(biāo)準(zhǔn)操作規(guī)程中一樣的倫理審查申請表和清單，一鍵生成。申請表的相關(guān)內(nèi)容還可以關(guān)聯(lián)給秘書、審查委員、獨立顧問、專業(yè)參審專家審查時使用。

另外，各大醫(yī)院的倫理審查號編碼規(guī)則不同，如果沿用公司系統(tǒng)自帶的編碼規(guī)則可能會導(dǎo)致未使用信息系統(tǒng)之前的編碼與使用信息系統(tǒng)之后的編碼不一致，對于正在研究的項目進(jìn)行跟蹤審查、修正審查等會產(chǎn)生混亂。該自主研發(fā)的系統(tǒng)可以完全根據(jù)本機構(gòu)的標(biāo)準(zhǔn)操作規(guī)程進(jìn)行設(shè)計，和以往的紙質(zhì)文件材料編碼一致，達(dá)到無縫銜接。

2.2 實用性強

項目負(fù)責(zé)人在系統(tǒng)界面上可以新建申請表，增加方案、知情同意書等附件材料，提交后可查看審查狀態(tài)，如形式審查待審、形式審查通過、委員會審查通過、批件生成等，了解審查進(jìn)度。還可以進(jìn)行同一項目后續(xù)的復(fù)審、跟蹤審查、修正方案審查等，操作簡單。委員界面可以看到不同項目類別，如藥物臨床試驗、醫(yī)療器械臨床試驗、臨床研究等的初始審查有多少待審、已審、已過期未審的項目，還能看到跟蹤審查、嚴(yán)重不良事件/可疑且非預(yù)期嚴(yán)重不良反應(yīng)、方案偏離審查等有多少待審、已審、已過期未審的項目。秘書界面信息全面，可以看到形式審查中有待審查、已通過、已拒絕、已退回等項目詳細(xì)狀態(tài)。批件生成中哪些是待生成批件、已生成批件或是生成重要意見通知函的，大大減少了倫理秘書與委員、研究者的溝通和協(xié)調(diào)的工作量，提升了審查效率。

2.3 實操便捷

第一，申請表設(shè)置內(nèi)容較全，申請者填報便捷。可根據(jù)項目內(nèi)容選擇對應(yīng)項或輸入關(guān)鍵數(shù)字即自動生成，如生物樣本選項目，打開文庫直接在選項欄選擇研究涉及具體樣本名稱、量，單位自動給出，僅需輸入數(shù)字，例如研究需要血清樣本2 毫升/例/2 次，即在全血、血清、血漿欄選中血清，系統(tǒng)提醒填充數(shù)量，輸入數(shù)字即可。第二，委員審查便捷。系統(tǒng)將各項目各類文件審查要點以標(biāo)準(zhǔn)形式置入審查標(biāo)準(zhǔn)對照庫中，可隨時供審查委員參考，大大減輕了審查委員工作量、提高了實質(zhì)審查效率。第三，跟蹤審查便捷。系統(tǒng)自帶跟蹤審查提醒功能，自動提醒研究項目負(fù)責(zé)人及秘書項目跟蹤審查時間，避免人工查找和出錯，有效防止了跟蹤審查超時情況的發(fā)生。

2.4 全流程管理

完成一個臨床研究或試驗項目，少則需要6 個月的時間，通常需要2～3 年，多則10 年或更長，在這么長的時間內(nèi)進(jìn)行全程管理尤為重要。在本系統(tǒng)中，研究項目負(fù)責(zé)人可以隨時查看已申報項目的批件，有多少次跟蹤審查，報過多少例嚴(yán)重不良事件等，秘書還可以對項目進(jìn)行系統(tǒng)化管理，及時發(fā)現(xiàn)需要待辦的項目。系統(tǒng)自帶跟蹤審查提醒功能，加強了跟蹤審查項目管理，也減輕了秘書、研究項目負(fù)責(zé)人的工作壓力，降低了疏忽和遺漏跟蹤審查的發(fā)生率，提高了審查的規(guī)范性。另外，秘書還可以對項目進(jìn)行完善的文件分類歸檔管理，即按年份、專業(yè)項目或行政管理文件歸檔［7］。并進(jìn)行精確的統(tǒng)計查詢管理，方便進(jìn)行總結(jié)、分析和數(shù)據(jù)利用。同時支持打印審查所有的審查文件包括申請表，自動生成送審清單，完善了檔案材料的紙質(zhì)及電子管理，使管理更加高效科學(xué)。

3 提升版計劃內(nèi)容

3.1 聯(lián)動對接

聯(lián)動對接相應(yīng)管理部門。因醫(yī)療及研究機構(gòu)是綜合體，特別是醫(yī)療機構(gòu)，不僅涉及臨床科研，還涉及新技術(shù)研發(fā)過程中的臨床研究或確證試驗和應(yīng)用、藥械注冊產(chǎn)品臨床試驗及帶條件上市或上市后再評價研究等，涉及多個分工監(jiān)管部門，所以機構(gòu)倫理委員會信息化管理系統(tǒng)需與科技處（科）、藥物臨床試驗機構(gòu)辦、醫(yī)務(wù)處（科）、院長辦對接聯(lián)動，實現(xiàn)申請項目負(fù)責(zé)人申報項目或提案、倫理委員會辦公室組織及工作年度數(shù)據(jù)上報一次完成，簡化多次多處申報流程，為申報者提供便利，提高工作效率。如臨床科研項目，將研究者、倫理委員會、科技監(jiān)管部門一并納入，實現(xiàn)云架構(gòu)［7］統(tǒng)一管理。研究者僅需在倫理審查申請平臺填報并提交申請，科技處（科）負(fù)責(zé)人處可顯示立項形式審查提示，通過立項形式審核后，倫理秘書處形式審查及提示也基本完成，可點擊通過分送委員及顧問會前預(yù)審，會審后批文及時反饋到申請負(fù)責(zé)人頁面，并同時有郵件和微信提醒。改變了申請者多處報送、取批件的傳統(tǒng)模式。

3.2 培訓(xùn)考核窗

建立自學(xué)為主的培訓(xùn)平臺。根據(jù)醫(yī)療及科研等機構(gòu)實際和特點建立適宜的、不受時間限制的自學(xué)、等級考核平臺，為熱衷于該項工作的優(yōu)秀專業(yè)志愿者提供發(fā)展空間，為成員資質(zhì)評價及能力提升提供優(yōu)質(zhì)良好環(huán)境，為開展實質(zhì)倫理審查及人才梯隊建設(shè)培養(yǎng)輸送新人。在提升全員認(rèn)識的同時，也穩(wěn)定了倫理審查專業(yè)隊伍。

3.3 倫理咨詢窗

臨床科技活動不僅涉及生物醫(yī)學(xué)科技專業(yè)知識，還涉及倫理學(xué)、衛(wèi)生法學(xué)、健康行為學(xué)等知識；常會與臨床研究者、申辦者、委托機構(gòu)等多方打交道；且有責(zé)任為受試者維權(quán)，如受試者在參與研究活動中產(chǎn)生權(quán)益受損或提出訴求，倫理委員會應(yīng)及時核查、受理和協(xié)調(diào)處理。如有來自各方的工作咨詢，建議設(shè)立專項、透明的倫理咨詢服務(wù)平臺，為臨床及申請者、受試者排憂解難和指導(dǎo)，及必要的申辦者委托的監(jiān)查員進(jìn)行程序和原則指導(dǎo)。

3.4 系統(tǒng)部署到“云端”

系統(tǒng)置于云端，完善程序從而支持多個單位，方便醫(yī)聯(lián)體或多中心合作研究項目兄弟單位對接文件和使用。2023 年2 月27 日，國家衛(wèi)健委發(fā)布的《涉及人的生命科學(xué)和醫(yī)學(xué)研究倫理審查辦法》中明確提到：“機構(gòu)開展涉及人的生命科學(xué)和醫(yī)學(xué)研究未設(shè)立倫理審查委員會或者倫理審查委員會無法勝任審查需要的，機構(gòu)可以書面形式委托有能力的機構(gòu)倫理審查委員會或者區(qū)域倫理審查委員會開展倫理審查。”區(qū)域倫理審查委員會的實行是提高效率，節(jié)約成本的有效方式，只有使用信息化的方法才能連接不同區(qū)域，因此將系統(tǒng)置于“云端”，有利于提交申請和倫理審查。

本研究基于倫理治理管理新要求，通過首次自主建立機構(gòu)倫理委員會倫理審查常規(guī)運用版系統(tǒng)，對倫理審查申請、形式審查、委員預(yù)審或快審、傳達(dá)決定、文件歸檔等進(jìn)行全過程管理，支持藥物、醫(yī)療器械、臨床研究、新技術(shù)等項目，進(jìn)行各種跟蹤審查，滿足全方位實際需求，積累了實用性的經(jīng)驗，協(xié)調(diào)了不同角色之間的合作，簡便了管理流程，規(guī)范了文檔管理，解決了審查過程中要求的合規(guī)、質(zhì)量和效率問題，促進(jìn)了倫理委員會規(guī)范化建設(shè)和運作，為未使用機構(gòu)倫理委員會信息化系統(tǒng)的單位提供經(jīng)驗借鑒。