中藥飲片自動采購計劃的應用與成效分析*

何云華，周 俊，書劍琴，石紅霞，楊 林

（四川大學華西醫院，四川 成都 610041）

藥品采購是醫院藥品供應的關鍵環節。西藥采購時多采用ABC 分類法［1-2］及SPD 信息系統［3］制訂自動采購計劃，將藥品按采購金額占比及累計占比進行分類，減少了人工干預的廉政風險，且新人可迅速上手，耗時短，工作效率高，人力成本較低。但中藥飲片采購計劃仍通過人工制訂，對采購人員經驗要求較高，不僅存在廉政風險，且耗時、耗力，工作效率低，差錯率高。中藥飲片采購計劃自動生成，一直是中藥飲片采購管理的重點與難點。理想的中藥飲片采購計劃是以保障臨床用藥為前提，制訂合理采購次數的采購計劃，能滿足提高藥品周轉更新率，減少庫存積壓，避免藥品斷貨，提高工作效率等要求［4］。為嚴格遵守《醫療機構工作人員廉潔從業九項準則》（國衛醫發〔2021〕37 號），健全監管機制［5］，減少人工干預，確保臨床供應，本研究中制訂了中藥飲片自動采購計劃的規則，并驗證其可行性。現報道如下。

1 資料與方法

1.1 資料來源

成都市某三級甲等醫院自2019年10月開始該項研究，歷經規則調整和試運行后，于2020年10月開始執行，為驗證該研究的實用性、有效性、穩定性及創新性，降低不同季節用藥差異的影響，選取不同年份的同期數據，即庫房管理系統2019年1月至9月（研究前，人工計劃）、2021年1月至9月（研究后，自動計劃）共18 個月的采購數據、采購驗收記錄數據、盤點結存數據、庫存數據，并進行對比分析。

1.2 方法

中藥飲片分類及預警線（即低限）生成規則：根據醫院的實際情況，制訂中藥飲片的分類和預警線［6］規則，詳見表1。除C 類外，供貨商供應飲片的整包裝均為0.9 kg，故以0.9 kg 作為基礎單位。經2020年規則調整測試后，因生成自動計劃的時間為周一，供貨商送貨時間為周四，中藥飲片存量使用時間為11 d，采用倒推90 d的計劃計算日均用量，即在11 d 的日均用量基礎上增加1 d日均用量作為飲片日常波動的緩沖量。故選取12 d日均用量為庫存量低限，若觸碰庫存量低限則采購8 d的日均用量，即按存12 d進8 d采購。

表1 中藥飲片分類與低限生成規則Tab.1 Classification and low limit generation rules of TCM decoction pieces

生成采購計劃規則：中藥飲片按當前庫存數量不超過低限數量生成采購計劃；當“采購數量+ 庫存數量＜低限數量”時，按“采購數量= 低限數量”制訂計劃。采購量按取整原則，即小數點后按入1位取整。

中藥飲片自動計劃流程：研究前，為每周2 次采購計劃，每周二和每周五各1次，其中周二為日常計劃，周五為補購計劃；研究后，為每周1次日常采購計劃，周一系統自動生成，預留3 d 供貨商備貨時間，周四供貨商送貨，固定時間，工作量減少，工作效率提高。自動采購計劃流程見圖1。

圖1 中藥飲片自動采購計劃流程Fig.1 Flow chart of automatic procurement plan of TCM decoction pieces

1.3 觀察指標

統計研究前后同期的每月采購計劃數、每月補計劃數（中藥飲片無異常波動情況的補計劃數）、每月庫存周轉率，庫存周轉率（%）=出庫總金額/平均藥品占用額× 100%，平均藥品占用額=（中藥庫期初結存+中藥庫期末結存）/2［7］；統計實施自動計劃后（即生成采購計劃當日）的庫存金額占比，庫存金額占比（%）=庫存金額/（庫存金額+采購金額）×100%。

1.4 統計學處理

采用SPSS 27.0 統計學軟件分析。計量資料以±s表示，行t檢驗；計數資料以率（%）表示，行χ2檢驗；變異系數（CV）= 標準差/ 均數× 100%。P＜0.05 為差異有統計學意義。

2 結果

2.1 分類基本情況

中藥飲片品種數共416個，總品規數826個。除C類飲片及A 類飲片浙貝母粉只有1 個規格外，A 類、B 類、D 類飲片均有2 個規格，如大黃有5 g 和10 g 2 個規格。其中，A 類中藥飲片有589 個（71.31%）品規，B 類有136 個（16.46%）品規，C 類有5 個（0.61%）品規，D 類有96個（11.62%）品規。

2.2 工作效率

研究前，需對826 種中藥飲片進行逐一核查，每次人工計劃需2 h；研究后，自動采購計劃在對所有應出庫的中藥飲片完成審核后，僅需5 min 即可生成自動計劃，完成購藥計劃僅需20 min，工作效率得到提高，且無采購經驗者均可直接上崗。

2.3 采購計劃數與補計劃數

研究后，中藥飲片采購計劃數較研究前有所增加，每月同比增長48.10%～151.76%，但每次自動采購計劃數較穩定，約占總品規數的50%，能保證大部分中藥飲片的及時更新；補計劃數大幅下降，每月同比下降均超90%。詳見表2。

表2 2019年和2021年中藥飲片同期采購計劃數與補計劃數變化Tab.2 The number of procurement and supplementary plans of TCM decoction pieces in the same period in 2019 and 2021

2.4 庫存金額

研究后，中藥飲片的庫存金額占比均符合正態分布，且庫存金額占比的標準差較小，每月的CV在3%～12%之間，表明庫存金額占比較穩定。詳見表3。

表3 2021年1月至9月中藥飲片庫存金額占比變化（%）Tab.3 Proportion of inventory amount of TCM decoction pieces from January to September 2021（%）

2.5 庫存周轉率

研究后，1月至9月增長率分別為4.57%，26.97%，32.77%，14.72%，5.14%，9.82%，- 4.09%，- 7.26%，8.90%，除7月和8月外，中藥飲片庫存周轉率均較2019年同期升高，表明中藥飲片流轉率大，庫存積壓小，臨床供應得到保障。詳見表4。

表4 2019年和2021年中藥飲片庫存周轉率變化（%）Tab.4 Inventory turnover rates of TCM decoction pieces in 2019 and 2021（%）

3 討論

本研究中提及的中藥飲片自動計劃規則，相較于其他自動計劃［8-9］和原每周2 次的人工計劃，采購次數少，庫房人員工作效率高，管理成本低，且廉政風險防控較好。部分醫院將ABC 分類法和排序分析法進行對比應用［10］，通過評估藥品滯銷率及缺貨率，證明排序分析法比ABC 分類法更適用于醫院藥品的庫存管理，但缺少對采購計劃數的穩定性及補計劃數的評價。前期研究中，結合某院中藥飲片的實際應用情況，發現該方法在中藥飲片的采購供應方面存在一定局限性，無法準確把控計劃數量，存在臨床缺藥風險。故本研究中針對中藥飲片制訂自動采購計劃規則，通過對采購計劃數、補計劃數、庫存金額占比及庫存周轉率進行評價，分析該自動采購計劃的適用性。

中藥飲片補計劃數：黃麗娜［7］指出，人員（醫師、庫管人員）、氣候及其他因素均會導致中藥飲片的采購計劃量增多或減少。本研究中的自動采購計劃規則排除了庫管人員的經驗因素對采購計劃的影響，但不能消除醫師或其他特殊因素的原因產生補計劃數的情況。補計劃數是由于中藥飲片用量異常增大造成臨床缺藥時所產生的新計劃數量，該情況特殊，且無法避免。如醫師調整治療方案，突然加大某些中藥飲片的用量，造成飲片庫存數量不足。針對此類情況，中藥庫房加強與臨床科室的溝通，聯合醫院信息中心對接庫房管理系統與門診醫院信息系統，便于庫房管理系統直接提取門診的中藥消耗量，出現異常消耗量時進行警報，同時新增輔助自動計劃規則，以解決該問題。實行自動計劃后，受限于信息技術及該情況的臨時特殊性，仍存在補計劃數，但占比很少。說明該自動采購計劃規則在采購筆數增加的情況下仍能保持較低的補計劃數，能針對臨床需求靈活調整，保證中藥飲片的穩定供應和及時更新庫存。

中藥飲片自動計劃庫存金額占比：參考馬郁文等［11］的方法，通過出庫金額占比進行分類，發現該分類方式不適用于該院中藥飲片的實際情況，會造成采購數量無法滿足臨床需求或某些中藥品種大量積壓。故根據實際出庫數量，制訂具有中藥飲片特色的自動采購計劃規則，維持庫存金額與采購金額之和在均值線附近浮動，使庫存金額占比較穩定。本研究中制訂的自動采購計劃能根據醫師的臨床用藥量自動調整采購量，若由于某醫師停診，該醫師慣用的中藥飲片沒有被正常使用，則會導致下個計劃的庫存金額占比略高于均線，系統在出自動計劃時，能根據飲片庫存，計劃少量購入或不購入，充分證明本規則穩定、可行，且具有靈活性。

中藥飲片自動計劃庫存周轉率：中藥飲片的庫存周轉率直接影響醫療機構流動資金占有額［12］。以零庫存方式對中藥飲片進行庫存管理［13］，雖能明顯提高中藥飲片的庫存周轉率，但缺乏預警線設置，易造成藥品斷供。本研究中提及的自動采購計劃規則，除供貨商無法供貨外，未出現中藥飲片“斷供”事件，說明該規則不僅能提高中藥飲片的周轉率，加速醫院資金周轉，更為醫療機構的高質量發展提供了動力與保障。本研究結果顯示，2021年1月至9月的庫存周轉率在297%～442%之間變化，僅7月和8月較2019年同期下降，這可能是由于7月和8月為新型冠狀病毒感染疫情暴發高峰期，患者就診率低，為充分保證自動計劃的科學性，做好廉政風險防控，并未對當時的計劃品種和數量進行刪減，故庫存有一定積壓，庫存周轉率較2019年降低。

綜上所述，本研究中制訂的中藥飲片自動采購計劃規則的采購次數合理，能滿足臨床用藥需求，也能保證多數中藥飲片的及時更新，且未造成庫存積壓，適用于其他醫療機構，可推進中藥飲片自動采購信息化的進程。