財務共享在中職學校的應用

何 英

（作者單位：桂林技師學院）

財務共享是一種先進的財務管理方式，在我國許多集團企業中取得了很好的應用效果，中職學?？梢詫W習借鑒這種模式提高自身財務管理水平。

一、財務共享應用的優點

（一）提高辦事效率

通過對財務共享系統中各種業務模塊內容的梳理，制定標準的操作流程，實現業務處理的高效化、信息化、智能化，能夠有效實現業務與財務的融合，形成良好的信息共享局面[1]。

（二）提升財務管理水平

從預算管理入手，嚴格事前、事中、事后對預算管理的監管，能夠助力單位降低運營成本，提升社會價值與內部控制制度管控效果，提高財務的服務和管理水平。

二、財務共享在中職學校應用的機會

（一）國家出臺推進會計體系建設的文件提供政策依據

最早提出構建會計信息化目標是在20 世紀90 年代末，經過二十多年的建設，中國經濟的高速發展對會計職能要求更高，不僅僅是簡單的核算而是要提升為有效的管理。會計應該從普遍傳統的基礎核算記賬型演變為能進行分析的高端管理型，而財務共享能通過合理的信息化系統構建，有效地完成業務和財務的有機融合，使管理會計在學校業務活動中發揮重要作用。

（二）預算管理一體化系統的使用提供系統基礎

一體化系統已經運行幾年，陸續開通了預算管理、會計核算等模塊，其中會計核算功能在支付資金后，系統會自動生成支付單據和相應業務的會計憑證，但由于中職學校有很多需要向上級申請的專項資金，而在系統中設置專項資金項目存在缺陷，需要會計人員根據單位實際下達資金類別，重新修改后才能生成正確的會計憑證，類似這種問題會隨著不斷地改進優化而與實際工作磨合得更好。

（三）財務共享平臺成功上線運行提供實踐基礎

江蘇省無錫市行政事業單位財務共享平臺試運行開通人員經費支出等3 個模塊，試點單位包括學校，平臺運行2 年多存在與實際工作聯系不合理的各種問題，如系統流程不科學、查詢支付信息流程煩瑣等，各單位試運行過程中反饋的問題會通過后臺進行改良，他們的實際操作經驗能為今后行政事業單位交流學習提供借鑒。

三、中職學校應用財務共享面臨的突出困難

（一）使用的信息化平臺系統分散、數據不能共享、功能不全

經過國家對職業教育普及的資金支持，中職學校在國家的改革發展中逐漸規范自身的管理，根據要求已使用線上平臺系統，涉及預算管理、政府采購、資產管理、收費管理、學籍管理、納稅申報，各個模塊數據比較獨立，且都在不斷地進行系統優化[2]?，F階段預算管理一體化平臺系統已實現和政采云平臺、非稅收入收繳管理系統數據對接，但是某些學校部門預算中在財政局非稅相應科室的政府采購項目資金不能在國庫集中支付模塊中支付，需要提供紙質付款材料到相應科室現場請專管員審核，付款效率低；有的業務在系統中操作流程設計和實際工作脫節，如預算管理一體化系統中的工資模塊，當月人員調整全年保險基數需要補扣差額，補扣金額超過應發工資數產生負數不允許在系統里操作，要幾個月才能補扣完，時間長容易出錯而且增加了工作量。

（二）財務管理方式落后、效率低

中職學校財務管理從制度制定到完善，經過多年的梳理，業務流程有一定程度的規范，但形式上還處于效率低下的狀態。以日常報賬為例，很多中職學校還是采用審核紙質業務單據的方式，報賬經辦人對財務報賬制度不熟悉，報賬過程中經常詢問出差補助如何計算、報賬單據是否符合制度規定等問題，若單據填寫錯誤還要重新走一遍簽字流程；報賬過程中經辦人來回浪費時間后容易形成惡性循環，在部門間造成不好的影響，也不利于其他財務工作的進行。

有些學校內部平臺信息系統沒有配套的收費模塊，不能與學籍系統進行對接，財政系統也不能和學校內部信息平臺端口數據對接，收費的狀態仍需要財務收費管理人員通過審核班主任做的交費表格，數據正確導入財政非稅票據電子化管理系統生成繳款碼后，統一發給班主任讓學生通過掃碼繳清費用。

（三）單位人員對信息化系統使用意識不強、配合度低

學校業務科室的經辦人在業務系統線上操作時沒有積極處理業務流程的態度，某些采購項目的推進都是在財務人員的一再催促下才陸續開展的。比如，在政采云平臺對政府采購項目從計劃申報、采購實施、成交、簽訂合同、履約驗收，有一整套完整流程需要在系統進行操作，經辦人不認真填寫重新操作的情況會認為這個系統太復雜，不理解每個操作步驟反映出每個業務流程關鍵點的必要性，如發票和驗收單是證明可以實施付款流程的必要憑證，在線上完成發布公告后才能履行報賬手續。

（四）沒有穩定的信息后臺作為支撐

信息化操作對服務器的穩定性依賴很大，操作過程中不停地斷線、信號不穩定會造成數據傳遞不成功或業務操作失敗，浪費很多時間[3]。比如，行政事業單位資產管理系統在上線操作人數多時，會出現系統卡頓甚至登錄不了的情況，要么錄入卡片生成時等待時間過長，要么生成不了。財政非稅票據電子化管理系統學生掃碼繳費高峰期不能正常進入繳款界面，需要聯系財政系統管理員進行服務器重新啟動后才能繳款成功。

（五）財務人員管理意識薄弱

財務共享實施的目標是讓財務人員從重復煩瑣的憑證錄入和頻繁的審核工作中解脫出來，從財務共享系統的分析數據中獲取更多單位業務處理過程中的重要信息，為領導決策提供可靠依據。中職學校很多財務機構職能仍處于基礎的核算功能，由于信息化程度不高，財務人員日常疲于處理會計憑證錄入、報賬審核、各種款項支付等基礎性業務，有時還要配合上級的檢查[4]。而預算管理一體化平臺正式運行模塊較多，每個模塊都有不同的操作界面，需要財務人員有足夠的時間和耐心認真反復地試用，并逐步熟悉操作技巧。

（六）內部控制實施問題多

中職學校在內部控制方面經過幾年的實施有所改進，但預算、資產管理等工作還是存在各種問題。中職學校在資產管理方面存在賬實不符的各種情況，資產管理流程不規范，沒有形成動態的管理。比如，中職學校各類固定資產和工具沒有落實具體使用責任人，容易造成資產流失；資產條碼沒有粘貼盤點，不清楚是固定資產還是流動資產；資產調撥、報廢程序隨意性大，不注重日常維護；庫存物品在倉庫里擺放混亂，雖然有入出庫手續，但倉庫仍存放著幾年前購買的存貨，而財務賬上已經沒有任何數據，實物和賬務嚴重不符。

另外，預算沒有做到有效的控制，預算編制前沒有結合學校發展目標和實際情況，編制一般都參照往年數據，調整方法不科學，全員參與度不高，由于資產缺乏清查盤點，所以不清楚存量，不能以準確的存量來確定增加的預算，在不了解實際資產的情況下可能盲目地增加預算購置。預算執行和監督不到位，比如，有的項目資金做了預算但實際采購過程中沒有按合同實施，造成預算資金在規定時間沒有編制用款計劃，這筆預算就不能在當年使用。各部門預算執行過程中速度緩慢，執行后沒有分析執行過程的問題并提出改進方法，沒有設定細化量化的績效評價指標。

四、中職學校應用財務共享的合理化建議

（一）規范使用現有的信息平臺，為財務共享作好準備

學校要立足現有業務線上操作平臺，在不斷使用中熟悉和規范操作，并降低錯誤率，為下一步數據對接做好各種準備。比如，在政采云平臺上進行采購計劃申報時，準確勾選使用相應部門預算資金，根據采購項目類別、金額選擇合適的采購方式，計劃備案后及時完成采購流程并驗收，避免因人為因素選錯預算部門或者金額、采購方式填寫錯誤帶來計劃申報批復操作的反復性。通過不同單位試用，財政部門會和模塊建設單位推進完成一體化平臺數據與各中職學校平臺的業務數據對接。

（二）開展相應的學習培訓，提高對財務共享必然性的認識

業務流程的順利進行是財務共享的前提，在信息化發展迅速的當代社會，財務共享是大勢所趨。由學校財務部門牽頭針對財務共享的理念、優點等在校內廣泛宣傳，讓全員認識到開展這項工作有利于學校的建設，定期組織開展各項財務業務的培訓學習，讓大家了解新的政策文件、業務操作流程，并將更新的培訓內容在學校信息平臺上傳，便于大家查閱。同時，財務人員要熟悉財政陸續開通使用的各個模塊流程，模塊上線時，開展培訓，指導大家都學會基本的操作。

（三）從制度執行上加強內部控制的實施

內部控制中預算管理是財務共享系統里很重要的模塊，預算編制必須以學校的實際情況和長遠目標作為基礎，編制預算前要落實學校每個部門的責任，如教務科根據每年學生人數預計上繳住宿費、實習材料費等，學校培訓科預測培訓業務等上繳收入；還要根據各自負責的業務準確預測開支，如人員經費支出由辦公室根據預計編制人數測算、學生定額支出由學生科根據預計學生人數計算、各種項目資金采購根據學校各系在原有資產存量基礎上對專業提升需要補充、工程建設支出由總務科根據學院實際發展情況填報。財務部門在每個部門提交預算后審核每筆開支的可行性，防止有的部門預算開支過多擠占其他部門的業務支出，匯總后的預算方案要經過學校決策通過；選擇科學的編制方法，在預算執行上督促各部門在規定時間內編制好每月用款計劃并按填報的用途使用資金；在預算績效考核上注重各項指標的量化，確保每個部門、每個項目在方案中都能得到準確的評價，進而分析執行結果的缺陷，提出改進措施。

資產管理也是內部控制的重要部分，逐步規范資產管理流程，對資產臺賬形成動態的管理，重視資產的實物管理和盤點，利用資產管理信息模塊明確落實使用人，做好資產卡片登記，以便進行資產領用和盤點，資產使用、處置按有關規定辦理；大力宣傳資產管理的重要性，讓每個人都使用好學校的每一項資產，使資產管理水平持續提升。

（四）不斷提高財務管理水平

財務人員應緊跟時代變化，學習管理會計、稅收法律法規相關知識。財務共享實現后，學校的日常財務工作效率會大大提高，會有更多的時間熟悉其他各項業務并進行財務管理的研究。有的學校一些業務需要進行納稅申報，學校一般都是小規模納稅人，財務人員要充分熟悉并利用好稅收減免優惠政策，根據業務開展情況把握好稅收減免額，為學校節約預算開支。

（五）加強單位自身信息平臺的建設

很多中職學校使用的智慧校園平臺功能還只是以教學為主，學校應根據實際情況和未來的發展，加快開發建設收費系統管理，創建宿舍住宿系統改進學生宿舍管理。每學期開學時，要把學籍系統和收費系統、住宿系統自動根據學生學號等進行數據的有效對接，生成每學期各專業學生對應的實習材料費、住宿費收費標準，然后學校的數據端再和財政非稅收入收繳管理系統對接生成每個學生繳費的繳款碼，學生登錄學校智慧校園系統進入繳費頁面繳費成功后，電子票據自動推送到學生的手機或郵箱。

（六）加強和財政部門的溝通，譜寫會計改革新篇章

財務共享各種模塊的上線需要一個試運行過程，中途出現問題時，要能保證有專業的技術人員解決，平臺需要優化和改進的地方很多[5]。有的模塊功能還不全面，政采云平臺里的小額定點工程下單成交后，必須提供訂單項目編號，通過后臺運維人員手動生成。財政部門應研究在預算一體化系統中如何有步驟、有效地引進電子影像系統，統一財政各部門審核預算資金使用關鍵指標控制點、流程和標準，盡量使用無紙化方式提高預算執行資金支付效率。財政部門可以和稅務部門溝通涉及納稅申報的業務，通過技術手段實現兩個不同系統的數據對接，在納稅系統正常申報后直接在國庫支付系統里自動體現該筆預算的支出并自動生成會計憑證。

學校要經常和財政部門溝通，提出系統改進的建議，財政部門應有計劃、有步驟地加快財務共享的智能化設計，真正做到科學地簡化流程，應盡快創建既安全又穩定的服務器作為財務共享系統的支撐，即使登錄人數多依然不會影響系統各項功能的正常使用，具體表現為財政票據電子系統在學生繳費高峰時通暢、資產管理系統錄入卡片時保存速度快、支付系統付款后生成憑證的效率高。

五、結語

國家正大力開展會計改革，財務共享一定會隨著系統的開發和完善，從會計核算為主的初級階段，最終實現更高的管理型目標。中職學校作為社會構成中的一個單元，有必要針對實際工作中發現的各種困難，做好基礎工作并積極地尋找方法逐步提升自我管理水平，讓自己融入改革的大潮，為國家會計事業的發展作出應有的貢獻。