集中招標采購模式供應商管理機制分析

劉 毅

(陽泉煤業集團物資經銷有限責任公司，山西 陽泉 045000)

0 引言

隨著市場經濟改革的不斷深入，使得集中招標采購模式不斷擴大應用范圍，這主要是因為企業生產物資種類及數量快速提高，致使供應商規模不斷擴大，而實行集中招標采購可以對供應商實行精細化管理，提高企業議價權。 同時，集中招標采購還可以避免企業出現重復采購情況發生，優化企業內部資源，再結合信息化管理技術，就可以實現與供應商有效聯系，確保企業供應量始終處于穩定狀態，增強采購工作透明度與公平性，為企業快速發展提供良好幫助。 文章通過對集中招標采購模式供應商管理機制進行深度探究，并利用科學有效措施解決遇到的問題，旨在為相關研究人員提供有價值的參考。

1 集中招標采購管理模式概述

集中招標采購模式主要是企業各部門及分公司物資或服務采購需求的整合，這樣就可以形成物資及服務集中管理。 這種管理方式是轉變分散管理模式，加大對供應商管理力度，對不同種類供應商實行分類管理，使企業議價權得到進一步提升，壓縮企業采購成本。 目前，部分企業都實行分散與集中招標采購混用情況，而集中招標采購主要是針對大宗生產物資采購工作，使企業可以按照物資采購需求而制訂出招標采購計劃，讓供應商可以按照不同交貨時間來安排生產計劃，使企業采購工作更加合理。而分散采購主要是企業各部門及分公司按照物資使用需求而自行采購。 由于生產物資較為分散，這使得企業議價權難以提升，還會額外增加采購人員編制。 通過對兩種招標采購模式研究發現，集中招標采購具有非常明顯優勢。 一方面，可以集中采購人力資源，提高采購人員專業性；另一方面，還能確保物資質量，節約更多采購成本。 而實行集中采購管理模式時，對各項招標采購工作流程和細節加以明確，選擇更多優質供應商，使企業供應鏈更加穩定[1]。 由于生產制造企業需要大量生產物資，且生產物資種類也相對較多，如采用分散招標采購方式，則會加大采購部門工作強度，甚至會發生重復采購情況，增加企業資金支出。 而企業在全面實行集中招標采購管理模式時，可以將各部門及分公司物資使用需求加以統計，降低招標采購成本，還能在招標采購過程中了解供應商經營情況，構建出完善供應商信用評級體系，使企業生產物資招標采購工作形成完善體系，使企業生產經營成本得到有效控制。

2 集中采購招標模式下供應商管理策略

2.1 加快信息系統平臺建設速度，加強管理流程監管體系建設

在全面實行集中采購管理過程中，勢必會遇到各種問題，由于部分企業采購數量相對較少，勢必會降低供應商合作意愿，這將直接影響企業生產效率。在社會主義市場經濟時代，企業應加大采購招標信息化系統建設力度，以此來提高企業招標采購工作效率與質量。 企業首先就要充分利用互聯網及信息技術優勢，在結合企業所處行業采購招標工作特點，構建出適合企業采購需求的管理系統，使供應商可以通過在線訪問招標需求網站就可以了解到企業需求。 其次，企業需要定期對采購招標系統加以更新和優化，使實際采購需求能夠和公開需求數據相互匹配[2]。 再次，企業需要根據不同物資采購標準而制訂出統一名稱和計量單位，使供應商可以直接了解企業實際需求，方便供應商按照企業要求和標準做好招標準備。 最后，企業還可以按照不同物資招標要求，將不同供應商納入內部信息管理體系中，可利用釘釘或微信等聊天工具直接聯系，從而了解供應商實際情況，提升采購工作信息化水平。

企業采購工作需要按照實際生產制造需求制訂出物資采購計劃。 招標采購部門應加大對企業生產物資需求調查力度，并制訂出科學合理的采購流程，最大限度地利用好現有企業資源，對生產物資運輸、人工及倉儲成本要予以核算，對所有存儲物資數量要加以統計，確保物資采購能夠和企業實際需求匹配，提高企業資金利用率和生產效率。 同時，招標采購部門還應當根據不同物資種類采購計劃制訂完善招標機制，要求所有采購人員必須按照規章制度開展招標工作，記錄好各項招標采購工作細節，方便企業內部核查，使招標采購工作能夠公平合理開展。采購部門應定期對招標采購情況及憑證加以審核，對物資采購成本及采購數量加以統計[3]。 另外采購部門還需定期對物資存儲情況加以監管，按照各項物資存儲要求而構建相應環境，確保存儲環境始終滿足生產物資倉儲需求。 企業應當加大集中倉儲建設及管理力度，盡可能壓縮供應鏈長度，使生產物資采購能夠和企業實際需求匹配，減少生產物資積壓情況，提高企業資金利用效率[4]。 此外，企業還可以實行代儲代銷生產管理方式，以此來實現零庫存管理，這樣能夠大大減少生產物資采購及倉儲成本，提高企業經營管理效率。

2.2 對供應商合理評價，加大雙方溝通力度

供應商評價是提高企業采購招標工作質量關鍵所在，更是集中招標采購模式開展重要因素，這需要企業根據不同供應商情況制訂科學合理的評價標準及方式，以供應商提供服務及物資質量作為出發點，按照多維度評價方式來對供應商實行集中管理，確保供應商能夠按照采購合同要求提供各項服務及物資[5]。 在完成交易后，采購部門應認真填寫供應商服務質量及履約能力表格，對供應商提供服務或物資情況要客觀描述，這樣才能篩選出優質供應商，使企業生產物資采購工作能夠有序進行。 同時，企業還要加大和供應商聯絡機制建設力度，定期和供應商商討成本、供應計劃及質量控制方面信息，確保供應商提供服務及質量能夠符合企業需求。 此外，采購部門也應當成立供應商聯絡崗位，以此來解決生產物資供應中出現各種問題，定期到供應商企業進行訪問，了解物資供應中遇到難題，提高供應商與企業密切度，如供應商距離較遠，可以采用互聯網來加大雙方溝通力度，使雙方信息數據交流能夠更加密切，確保供需雙方關系得到有效提高。

2.3 加快供應商科學分類建設速度

供應商是確保企業生產經營的重要資源，企業需根據不同供應商合作情況而實行分類管理，將招標采購工作重點放在合格及優秀供應商中[6]。 對雙方始終保持良好合作關系的供應商，可以通過簽訂戰略合作協議方式來加大合作力度，但仍然需求對供應商履約情況加以審核。 企業管理層也要定期參與供應商評審工作中，確保供應商能夠按照企業要求而提供各項服務或生產物資[7]。 企業可以按照不同方式而開展供應商分類工作，如供應商所在行業特點、物資采購需求及方式等，企業再根據不同類別供應商而制訂出管理措施，實現供應商統一管理和分類合作目標。 此外，企業還可以按照供應商物資供應能力和經營品種實行分類，根據過往合作經歷，制訂出不同合作等級和信用標準，再以合作等級及信用情況而選擇合作對象，以此來提高企業集中招標采購工作質量。

2.4 簽訂戰略協議，構建履約評價機制

企業針對優質供應商簽署長期戰略合作協議，可以有效提高企業供應鏈安全重要措施，是實行集中招標采購系統的關鍵所在。 在和供應商簽訂戰略合作協議后，企業既可具有更大議價權，還能確保生產物質供應質量。 這需要企業根據年度和季度生產物資需求，制訂出科學合理的采購計劃，再根據采購數量和持續時間來確保戰略合作伙伴，將采購及交貨時間予以明確，對所有戰略供應關系實行集中管理。 雙方管理層也應當加強互動，采購部門需制訂完善戰略協議商討、簽訂及履行流程。 由于我國企業信用評價體系依然有待加強，這需要企業加強供應商履約評價機制建設速度。 企業應在衡量價格的同時，還要考慮物資或服務質量，對供應商經營、財務和口碑資料信息加以收集，從多方面構建供應商履約評價標準[8]。 企業在開展供應商履約評價體系建設中，應按照年度或批次作為評價時間，對各項履約情況細節資料加以完善，以此來形成完善評價標準，在綜合方面信息對供應商實行分級管理。

2.5 構建集中采購約束機制，優化供應商管理細節

集中采購約束機制是實行采購招標集中管理的重要實施路徑，也是加強企業生產物資管理質量的主要發展目標。 企業應當根據集中采購約束工作特點，將所有采購人員職責加以明確，再聯合生產、財務、倉儲等部門商討采購約束要點，形成完善內部監督管理體系。 由于各項生產物資都會受到市場經濟影響，采購部門應當設立商情分析崗位，對關鍵生產物資要加以分析供需關系，必要時可以對關鍵物資實行套期保利，減少因重要生產物資市場價格波動而對企業產品生產影響，提高企業抗風險能力。 企業應當構建采購人員內部監察體系，提高采購工作透明性。 此外，企業還需要根據招標采購工作特點，而構建供應商監管制度，對供應商生產、財務、商務及行業等重要數據信息加以收集，減少因供應商財務及生產情況變化而對企業造成影響，確保企業供應鏈能夠保持穩定。 這需要企業提高對供應商預評估工作重視程度，加強數據收集及現場核查工作，再通過多方面資料來對供應商經營情況展開評估，確保供應商能夠按照合作協議履約[9]。 在開展預評估工作時，要根據供應商不同等級而開展逐一核查，在開展招標采購工作時，需要按照預評估情況作為合作的重要因素，使企業招標采購工作能夠形成完善體系，減少招標采購中人為因素影響，使企業供應商管理工作質量得到快速提高。

2.6 加強管理制度及人員培訓

集中招標采購主要是將企業采購行為統一，但在全面實行初期，勢必會出現諸多問題。 企業應根據問題嚴重性而逐漸完善，減少因采購制度問題而出現經濟損失。 企業首先需要根據生產物資采購情況而初步確定集中招標采購框架，結合以往采購管理制度優點，加大采購過程監管力度，不斷完善集中招標采購細節，減少因制度缺失而造成損失。 采購部門需要明確每個工作崗位主要職責，將崗位責任制落實到個人，增強采購人員責任感。 人力資源部門需根據采購工作特點而實行績效考核機制，將每筆采購工作納入審核體系中，將采購工作重要指標加以明確，使采購人員能夠將采購工作和自身收入掛鉤。 內部控制部門也要加強對采購文件和憑證核查工作，確保招標采購工作可以做到公開公正。 由于實行集中招標采購主要是采購部門工作職責，采購部門應加強工作人員培訓體系建設，制訂出崗前及日常培訓計劃，全面提高采購個人工作能力和職業操守，使采購人員工作質量得到根本性提升[10]。同時，人資部門應適當提高采購工作人員招聘門檻，加強采購人才儲備，構建出完善采購人才梯隊。

3 結論

綜上所述，集中招標采購管理是提高企業物資采購工作質量的主要實施路徑，也是減少企業采購成本的重要措施。 企業應不斷加大對集中招標采購的研究力度，結合企業經營發展情況而優化采購管理制度，提高供應商管理工作質量，加快招標采購信息管理系統建設速度，科學合理地管理各類供應商，構建供應商內部評級及信用體系建設，對優質供應商要實行特殊管理，針對大宗生產物資采購，還應當實行戰略合作協議制度。 同時，采購部門也應當加強人員培訓及監管體系建設，提高采購人員從業門檻，為企業快速發展奠定良好的基礎。