關(guān)于醫(yī)藥企業(yè)加強應(yīng)收賬款管理的相關(guān)思考

李樂樂

(蕪湖海王陽光醫(yī)藥有限公司，安徽 蕪湖 241003)

0 引言

全球經(jīng)濟一體化背景下，我國現(xiàn)代化進程愈發(fā)加快，各行業(yè)商業(yè)競爭不斷加劇。 為了搶占商業(yè)份額，部分醫(yī)藥企業(yè)選擇主動讓利，增加銷量，但一味壓低價格換取銷量的傳統(tǒng)讓利行為難以滿足企業(yè)利潤長久發(fā)展需求。 有的醫(yī)藥企業(yè)開始嘗試通過賒銷手段進行商業(yè)競爭，從結(jié)果來看，部分企業(yè)通過該策略可在短時間內(nèi)擴大市場份額，規(guī)避庫存積壓經(jīng)營困境發(fā)生，但該手段也會產(chǎn)生大量應(yīng)收賬款，影響企業(yè)資金回籠以及使用效率。 對此，醫(yī)藥企業(yè)應(yīng)加大應(yīng)收賬款管理力度，從多角度出發(fā)，制訂合理可行的應(yīng)收賬款管理體系，指導(dǎo)各項工作有序開展，保障企業(yè)良性發(fā)展。

1 應(yīng)收賬款相關(guān)概念

1.1 概念

應(yīng)收賬款是指企業(yè)在日常經(jīng)營管理過程中因銷售商品、提供勞務(wù)等業(yè)務(wù)，應(yīng)向購買單位收取但并未收到的賬款，是企業(yè)流動資產(chǎn)的重要組成部分[1]。應(yīng)收賬款管理是指企業(yè)在賒銷業(yè)務(wù)中，對應(yīng)收賬款進行全過程管理，即自擁有購買商債權(quán)開始，到應(yīng)收賬款收回或作損失處理結(jié)束。

1.2 管理內(nèi)容

應(yīng)收賬款內(nèi)容較廣，涉及以下幾個方面:客戶基本信息與信用審查管理、應(yīng)收賬款剖析與跟蹤管理、應(yīng)收賬款收回與逾期處置。 對于醫(yī)藥企業(yè)而言，要想高效落實應(yīng)收賬款管理，提升整體管理水平，務(wù)必從上述管理內(nèi)容著手，構(gòu)建健全成熟的客戶資信審核與評價系統(tǒng)，對相關(guān)應(yīng)收款項進行催收，保證資金及時回款，在有逾期的情況下，需采取有效的催收舉措，提高資金回籠率，減少壞賬、呆賬風(fēng)險發(fā)生。

2 醫(yī)藥企業(yè)應(yīng)收賬款管理存在的問題及原因分析

2.1 應(yīng)收賬款管理基礎(chǔ)薄弱

第一，思想觀念相對滯后。 部分醫(yī)藥企業(yè)管理者存在“重銷售、輕管理”現(xiàn)象，多將應(yīng)收賬款管理在內(nèi)的企業(yè)內(nèi)部管理忽視掉，缺乏各類資源投入力度，導(dǎo)致該項管理工作開展受阻。 加之管理者未能發(fā)揮引領(lǐng)作用，應(yīng)收賬款相關(guān)內(nèi)容宣傳不到位，導(dǎo)致企業(yè)員工對該項工作不夠重視，難以發(fā)揮自主能動性。

第二，管理制度有待完善。 內(nèi)部控制制度是保證各項管理工作規(guī)范有序開展、約束員工行為的重要手段。 然而現(xiàn)階段，部分醫(yī)藥企業(yè)盲目擴大銷售額，并未重視內(nèi)部控制制度優(yōu)化以及完善，現(xiàn)有制度僅是一種建設(shè)性意見，是一種管理框架，存在籠統(tǒng)性弊端，缺乏具體的落實措施，未能達(dá)到有章可依約束目的[2]。

第三，管理能力有待提高。 人才是應(yīng)收賬款管理工作實施的重要因素，在新的發(fā)展環(huán)境下，企業(yè)應(yīng)當(dāng)重視人才的培養(yǎng)，以專業(yè)化的應(yīng)收賬款管理人才作為支撐，促進管理水平的提升。 然而部分企業(yè)存在管理人才匱乏問題，缺乏應(yīng)收賬款管理相關(guān)理論知識以及實踐技能，在實施管理過程中不懂得利用科學(xué)的方法以及手段，阻礙了企業(yè)應(yīng)收賬款管理水平的提升[3]。

第四，信息化建設(shè)水平偏低。 因企業(yè)未能重視信息化系統(tǒng)建設(shè)，相關(guān)數(shù)據(jù)的收集以及處理依賴傳統(tǒng)人工進行，存在分析統(tǒng)計效率低且無法進行及時預(yù)測以及反饋弊端。 加之各部門之間獨立運作成為工作常態(tài)，造成數(shù)據(jù)傳遞共享渠道匱乏，影響了應(yīng)收賬款數(shù)據(jù)管理的完整性，無法及時開展對賬工作，也無法在應(yīng)收賬款逾期時及時開展催收工作。

2.2 信用管理力度嚴(yán)重不足

部分企業(yè)并未成立專門的信用管理部門，僅將該項工作交付給銷售、財務(wù)部門落實，多由單一部門管理或是兩個部門協(xié)同管理，因各部門職業(yè)劃分不明，加之不同部門工作目標(biāo)不同，如銷售人員多從業(yè)績考慮出發(fā)，對客戶采用寬松的信用銷售政策，多依據(jù)自身對客戶的了解，結(jié)合自身工作經(jīng)驗加以判別，得出客戶信用等級評定結(jié)果，導(dǎo)致人員盲目授信和簽訂合同；而財務(wù)人員多側(cè)重于會計核算，從財務(wù)角度出發(fā)，并不建議采用賒銷策略，在對賬時，多進行簡單核對，并未調(diào)查客戶資信，導(dǎo)致各項工作開展受阻[4]。 甚至在管理過程中出現(xiàn)問題時，各工作人員存在責(zé)任推諉扯皮現(xiàn)象，導(dǎo)致應(yīng)收賬款管理效果不理想。

2.3 賒銷審批流程管理不當(dāng)

對于醫(yī)藥企業(yè)而言，賒銷合同簽訂前需經(jīng)過一系列手續(xù)，向財務(wù)中心提供客戶信用申請資料，經(jīng)信用管理人員對客戶進行資質(zhì)審核，再將審核結(jié)果交付給總經(jīng)辦簽字審批。 然而當(dāng)前階段，部分企業(yè)并未重視賒銷審批流程優(yōu)化，賒銷審批制度形同虛設(shè)，銷售人員多口頭向銷售主管請示后，便完成了客戶授信，而后銷售人員并未補辦賒銷審批手續(xù)，導(dǎo)致一旦出現(xiàn)壞賬現(xiàn)象時，難以追責(zé)到人，掣肘了應(yīng)收賬款管理水平的提升。

2.4 企業(yè)合同管理存在缺陷

當(dāng)前階段，部分醫(yī)藥企業(yè)存在合同管理不合理弊端，多表現(xiàn)在兩個方面:一方面，簽訂合同不規(guī)范。 賒銷合同的簽訂多由企業(yè)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)，因其在簽訂合同前未能制訂合理的信用期限、折扣期限等條件，加之對客戶信用資質(zhì)審查不明，存在合同條款不明晰，甚至存在小交易無合同的情況，以至于合同簽訂不規(guī)范，難以指導(dǎo)后續(xù)回收工作開展。 另一方面，有的銷售人員為了完成自己的業(yè)績，對資信較差的客戶采用信用賒銷實現(xiàn)交易，甚至存在隱瞞客戶信用的情況，導(dǎo)致合同管理混亂、內(nèi)部控制失效。

2.5 催收以及考核方式滯后

部分醫(yī)藥企業(yè)業(yè)務(wù)人員局限于銷量，多將精力放在產(chǎn)品銷售上，且企業(yè)管理者將業(yè)務(wù)人員個人收入與其銷量掛鉤，導(dǎo)致業(yè)務(wù)人員缺乏對應(yīng)收賬款的重視，存在催收不及時的弊端，并未明確催收相關(guān)規(guī)定，如針對哪種逾期賬款，采取何種手段等，加大了催收難度。 此外，企業(yè)績效考核多與員工薪酬掛鉤，更加側(cè)重收入與利潤的考核，缺乏應(yīng)收賬款相關(guān)指標(biāo)考核，對應(yīng)收賬款形成以及催收，沒有與之配套的獎懲制度進行約束，以至于相關(guān)人員不夠重視，缺乏自主能動性，間接導(dǎo)致應(yīng)收賬款規(guī)模以及壞賬風(fēng)險增加，等到壞賬發(fā)生時，相關(guān)責(zé)任也無法落實到個人，導(dǎo)致問責(zé)、追責(zé)制度成為“擺設(shè)”，難以提高整體管理水平。

3 醫(yī)藥企業(yè)加強應(yīng)收賬款管理策略

3.1 重視管理基礎(chǔ)建設(shè)

第一，加強思想建設(shè)。 管理層面:醫(yī)藥企業(yè)管理者應(yīng)當(dāng)革新思想觀念，仔細(xì)翻閱《應(yīng)收賬款管理指導(dǎo)意見》等相關(guān)規(guī)范，提高重視程度，優(yōu)化自身應(yīng)收賬款管理模式，助力各項工作有序開展。 員工層面:管理者需發(fā)揮引領(lǐng)作用，在企業(yè)內(nèi)部加大應(yīng)收賬款相關(guān)內(nèi)容宣傳力度，促使各部門認(rèn)識到應(yīng)收賬款管理重要性，營造良好的應(yīng)收賬款管理氛圍。

第二，完善管理制度。 企業(yè)管理者需結(jié)合自身發(fā)展實際情況，構(gòu)建應(yīng)收賬款管理目標(biāo)，依據(jù)各項工作實施要點，完善相應(yīng)管理制度，確保制度內(nèi)容細(xì)化、完整，能夠指導(dǎo)各項管理工作有序開展，實現(xiàn)有章可依。 例如，不相容崗位分離制度、授權(quán)審批制度、對賬制度、銷售回款獎懲考核制度、逾期賬款管理制度，以系統(tǒng)化規(guī)章制度約束相關(guān)人員工作行為，提升整體管理水平[5]。

第三，重視人才培育。 企業(yè)管理者需提高人才培育重視程度，以專題講座、線上會議、經(jīng)驗分享會等形式，拓寬管理人員獲取應(yīng)收賬款相關(guān)知識的渠道，提升其綜合水平。 在此過程中，需規(guī)避傳統(tǒng)課堂教學(xué)弊端，以案例分析法、網(wǎng)絡(luò)教學(xué)法等培訓(xùn)方式，使得管理人員能夠迅速掌握應(yīng)收賬款管理技術(shù)以及方法，并將其應(yīng)用到實踐中，輔助企業(yè)管理者制訂完善的管理機制，提升應(yīng)收賬款管理水平。

第四，提升信息化建設(shè)水平。 企業(yè)管理者需加大信息化建設(shè)投入力度，依據(jù)應(yīng)收賬款管理內(nèi)容，從市場中引進先進管理系統(tǒng)，搭建網(wǎng)絡(luò)化數(shù)據(jù)框架模型，設(shè)定流程節(jié)點，通過抓取關(guān)聯(lián)數(shù)據(jù)，構(gòu)建完善、標(biāo)準(zhǔn)、具有參照值的數(shù)據(jù)庫。 同時，需重視系統(tǒng)間集合度，實現(xiàn)業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)、財務(wù)管理系統(tǒng)、應(yīng)收賬款管理系統(tǒng)一體化管理，實現(xiàn)數(shù)據(jù)無障礙收集，為后期統(tǒng)計分析提供數(shù)據(jù)支撐，密切關(guān)聯(lián)銷售業(yè)務(wù)以及財務(wù)部門，提高應(yīng)收賬款管理效率。

3.2 加大信用管理力度

第一，成立信用管理部門，配置專業(yè)化管理人員以及工作人員，承擔(dān)企業(yè)信用管理工作，更好地對客戶信用與基本信息展開動態(tài)化管理。 同時也要加強該部門與銷售部門、財務(wù)部門之間的聯(lián)系，協(xié)調(diào)關(guān)于應(yīng)收賬款管理的一系列工作，直接對企業(yè)總經(jīng)理負(fù)責(zé)。 需要注意的是，信用管理部門務(wù)必要有4 名及以上的信用專員，負(fù)責(zé)與信用管理工作相關(guān)的各個部分，如信用政策制訂、客戶資信管理、催收策略制訂等。 該管理小組需落實事前審核、事中控制、事后管理全過程管理，確保權(quán)屬職責(zé)劃分清晰，職能分工明確，全面提高應(yīng)收賬款管理效率。 第二，需拓寬信用調(diào)查渠道，在客戶同意的前提下，信用審查人員可對與客戶合作的其他企業(yè)進行相關(guān)咨詢，對賒銷各環(huán)節(jié)信用狀況進行記錄，抑或通過媒體、網(wǎng)絡(luò)等公開資料進行查詢，全面分析客戶信用情況以及償債能力，設(shè)立客戶信用等級信息卡以及檔案，交付給相關(guān)負(fù)責(zé)人進行審核，缺乏無誤后歸檔。 例如，客戶信用等級可從客戶品質(zhì)、擔(dān)保情況、財務(wù)賬款、具體表現(xiàn)四個方面入手，依據(jù)其實際情況定級，每年進行一次評分，并重新定級。 在審核過程中，凡符合要求的客戶均可通過初步審核，但若信息不準(zhǔn)確或客戶信用狀況不佳，則要及時反饋至主管部門以及銷售負(fù)責(zé)人，在完善相關(guān)信用信息后進行再審核。 第三，建立信用動態(tài)化管理機制，確保在客戶資信存檔管理過程中，包含靜態(tài)層面客戶信息以及動態(tài)角度追蹤記錄，依據(jù)銷售人員收集的變動信息對客戶檔案做出調(diào)整，確保下一次合作時客戶信用資質(zhì)資信精準(zhǔn)、完整。

3.3 規(guī)范賒銷審批管理

醫(yī)藥企業(yè)需完善賒銷審批制度，落實賒銷授權(quán)管理，實現(xiàn)審批流程全過程把控。 與此同時，為了保證合同管理規(guī)范合理，醫(yī)藥企業(yè)管理者需優(yōu)化賒銷審批管理流程，確保由銷售人員對客戶就相關(guān)合同條款、內(nèi)容等各項明細(xì)進行協(xié)商，保證銷售方與購貨方保持一致。 在此基礎(chǔ)上，銷售人員將客戶信用相關(guān)數(shù)據(jù)資料提交至信用管理部門，由該部門依據(jù)歷史數(shù)據(jù)以及當(dāng)前調(diào)查信息對賒銷客戶進行信用評估，評定等級，以此為參考，將評價結(jié)果提交至財務(wù)部門以及管理部門。 財務(wù)部門負(fù)責(zé)人聯(lián)合管理層人員評估客戶信用，確定是否進行交易。 在此過程中需落實分類管理，消除所有的賒銷合同都由財務(wù)部門負(fù)責(zé)人以及管理者審批延長審核周期弊端。 例如，合理設(shè)定信用銷售額度，當(dāng)小于100 萬元時，無須財務(wù)主管以及管理者審批；反之，需審批，提交審批后，信用管理部門需進行建檔管理，并落實合同執(zhí)行跟蹤管理，落實發(fā)貨以及催收工作，實現(xiàn)規(guī)范化管理。

3.4 規(guī)范企業(yè)合同管理

首先，銷售人員在簽訂合同前需要進行全面評審，再交由信用管理部門進行評審，將客戶信息資料存檔并編號，在合同中需對交易日期、方式、金額以及結(jié)算方式進行詳細(xì)標(biāo)注，明確交貨方式以及違約責(zé)任，經(jīng)多層審核確認(rèn)無誤后，由銷售人員簽訂合同，一旦簽字不可隨意變更。 在此過程中，銷售人員需依據(jù)傳統(tǒng)簽署合約的經(jīng)驗，總結(jié)并制作出一份普適性高的合約模板，清晰規(guī)定合約格式以及應(yīng)當(dāng)全盤羅列的內(nèi)容，避免出現(xiàn)歧義的表達(dá)。 同時規(guī)范合同審核、簽署、歸檔管理，對合作做出規(guī)劃，查漏補缺，在雙方遇到歧義時，需盡快完善補充協(xié)議，在短時間內(nèi)梳理與合約有關(guān)的文件，保障企業(yè)經(jīng)濟利益。其次，銷售人員簽訂合同后需保證專人管理，制作合同臺賬，財務(wù)管理人員需對合同執(zhí)行情況進行跟蹤以及反饋，發(fā)揮自身監(jiān)督作用。 最后，合同履約過程中，一旦出現(xiàn)合同糾紛，需在短時間內(nèi)進行法律訴訟，維護企業(yè)合法權(quán)益，最大限度地保證企業(yè)經(jīng)濟效益。

3.5 完善催收及考核方式

第一，完善應(yīng)收賬款催收機制。 一方面，正?；乜罟芾頇C制。 銷售人員需在合同約定還款日后，向客戶發(fā)出催收提醒，此后一個月內(nèi)，若客戶及時回款則為正?；乜?。 在此過程中銷售人員應(yīng)落實動態(tài)監(jiān)督，全面跟蹤客戶回款情況，保證資金及時回籠。 另一方面，逾期催款管理機制。 對超過合同期限未能回款，且提醒后無還款行為的客戶，需進行逾期催款，全面分析客戶逾期原因，明確客戶是否因藥品存在瑕疵而不滿意，檢查賒銷合同中有無漏洞，根據(jù)相關(guān)政策明確責(zé)任主體，采取多種方式落實催收工作。第二，健全績效考核機制。 將相關(guān)責(zé)任落實到人，避免權(quán)責(zé)不清造成企業(yè)應(yīng)收賬款損失。 同時也要將賒銷回收率以及壞賬損失與企業(yè)銷售人員業(yè)績進行綁定，促使銷售人員能夠積極主動落實客戶信用調(diào)查、賬款回收等工作，在財務(wù)部門以及信用管理部門考核中納入應(yīng)收賬款相關(guān)內(nèi)容，提高員工重視程度以及賬款催收效率，實現(xiàn)資金短期回籠，提高資金利用效率。 將考核結(jié)果與員工績效掛鉤，對表現(xiàn)較優(yōu)的員工給予精神或物質(zhì)激勵，激發(fā)其應(yīng)收賬款管理積極性；反之，給予適當(dāng)懲處，加大約束力度，提升管理水平。

4 結(jié)論

在新經(jīng)濟形式下，部分醫(yī)藥企業(yè)為了搶占市場份額，增強核心競爭力，通常采取賒銷的方式提高銷量，增加企業(yè)利潤。 但這一舉措一定程度上增加了企業(yè)應(yīng)收賬款規(guī)模以及財務(wù)風(fēng)險，造成資金流失。因此，企業(yè)在開展實際工作時理應(yīng)加大應(yīng)收賬款管理力度，將其放在戰(zhàn)略高度實施。 然而現(xiàn)階段，仍有部分醫(yī)藥企業(yè)在落實應(yīng)收賬款管理過程中存在些許困境，導(dǎo)致實際管理效果不理想。 文章建議企業(yè)管理者能夠從強化應(yīng)收賬款管理基礎(chǔ)建設(shè)入手，為該項工作的落實提供助力，再從信用管理、賒銷流程優(yōu)化、合同管理、完善催收機制以及考核方式等角度入手，全面提升應(yīng)收賬款管理水平，將企業(yè)經(jīng)濟損失降至最低，助力企業(yè)穩(wěn)定發(fā)展。