淄博市：城建檔案數(shù)字化為服務(wù)提質(zhì)增效

文｜武媛媛 孟慧

隨著時代的不斷進步，社會信息化水平的不斷提高，傳統(tǒng)的城建檔案管理模式已經(jīng)無法滿足現(xiàn)代社會對城建檔案保管、利用等工作方面的需求。因此，改變傳統(tǒng)管理模式，采取現(xiàn)代化管理手段，優(yōu)化城建檔案管理各個環(huán)節(jié)，走數(shù)字化建設(shè)道路，是城建檔案發(fā)展的必由之路，如此方能充分發(fā)揮城建檔案信息資源優(yōu)勢，更好的促進社會穩(wěn)定、和諧發(fā)展。淄博市一直探索城建檔案數(shù)字化建設(shè)，以期打開城建檔案管理工作新局面。

一、城建檔案數(shù)字化建設(shè)的意義

城建檔案傳統(tǒng)管理模式存在諸多弊端，檔案存儲體量大、手工查閱費時費力，安全保管等問題，成為城建檔案工作發(fā)展道路上的絆腳石。城建檔案數(shù)字化建設(shè)既不用考慮龐大的存儲空間，也無需考慮紙質(zhì)檔案存儲安全，還可以提高信息處理效率，整合城建檔案數(shù)字資源，從而更好的發(fā)揮城建檔案資源價值。隨著大數(shù)據(jù)時代的到來，物聯(lián)網(wǎng)、云計算、人工智能等新技術(shù)的推廣應(yīng)用使得城建檔案數(shù)字化進入新時代。它利用數(shù)字化、信息化技術(shù)對城建檔案信息進行收集、整理、歸檔并進行再分析，通過方便快捷的查詢方式和大數(shù)據(jù)信息提取，為利用者提供更專業(yè)、優(yōu)質(zhì)、高效的服務(wù)，滿足社會需求，發(fā)揮它的作用及功能。因此，對城建檔案進行數(shù)字化建設(shè)成為發(fā)展的必然趨勢。

開展數(shù)字化建設(shè)前期庫藏檔案摸底梳理

二、城建檔案數(shù)字化建設(shè)面臨的問題

（一）庫藏檔案數(shù)字化任務(wù)繁重

庫藏檔案數(shù)字化是城建檔案數(shù)字化建設(shè)的第一步，也是最基礎(chǔ)性的工作，各地的城建檔案館發(fā)展至今，庫藏檔案體量龐大，從幾萬卷到幾十萬卷不等，淄博市城建檔案館經(jīng)過三十多年的發(fā)展，庫藏檔案就達到了10 萬余卷。淄博市開展數(shù)字化工作至今，庫藏檔案數(shù)字化數(shù)量僅50000 余卷，占庫藏檔案存量的二分之一。庫藏檔案數(shù)字化工作耗費大量的時間和精力，還需要充足的資金支撐，需要配置檔案管理系統(tǒng)等軟件，計算機、掃描儀、高拍儀、磁盤陣列等硬件，檔案數(shù)字化加工需要支付人工費用，數(shù)字化后成果的保管、信息系統(tǒng)及網(wǎng)絡(luò)平臺的安全也需要資金保障，每年新增入庫檔案的數(shù)字化工作更是需要長期的資金支持。近年來，城建檔案工作的社會地位得到提升，但相比建設(shè)、生產(chǎn)等重要崗位來說，仍處于從屬地位，資金的投入十分有限，成為城建檔案數(shù)字化工作快速發(fā)展的主要制約因素。

（二）數(shù)字化建設(shè)相關(guān)法律法規(guī)、標準規(guī)范不完善

檔案數(shù)字化工作協(xié)調(diào)會議

城建檔案數(shù)字化建設(shè)是一項系統(tǒng)化、規(guī)模化的工作，且具有一定的依賴性。這項工作要想取得長足發(fā)展，必須具備完善的法制保障，統(tǒng)一建設(shè)管理標準、規(guī)范，建立標準化的發(fā)展體系。就目前來看，城建檔案數(shù)字化建設(shè)相關(guān)法律、法規(guī)建設(shè)還不夠健全，各項管理標準化體系尚未有效建立，檔案信息數(shù)字化規(guī)范不夠統(tǒng)一，這就造成不同地區(qū)城建檔案數(shù)字化建設(shè)成果質(zhì)量參差不齊，城建檔案數(shù)字化管理難以有效統(tǒng)一，更是無法實現(xiàn)城建檔案數(shù)字化資源共享，這些因素造成了城建檔案數(shù)字化建設(shè)整體水平不高的現(xiàn)狀，更是難以推動城建檔案信息化建設(shè)工作的進一步發(fā)展。

（三）城建檔案數(shù)字化人才不足

城建檔案管理人員不僅是檔案數(shù)字化建設(shè)的參與者，更是推動檔案數(shù)字化建設(shè)的核心因素。要實現(xiàn)城建檔案數(shù)字化，檔案管理人員要具備較高的知識層次和綜合素質(zhì)，掌握現(xiàn)代化的先進技術(shù)。目前來看，城建檔案管理人才結(jié)構(gòu)設(shè)置不合理成為普遍現(xiàn)象，高層次、高技能、復(fù)合型人才缺乏，既懂檔案業(yè)務(wù)又懂計算機技術(shù)的人才更是稀缺，人才不足的問題已成為制約和影響城建檔案數(shù)字化建設(shè)的重要因素。隨著城建檔案數(shù)字化建設(shè)工作的不斷發(fā)展，現(xiàn)代化、智慧化管理水平越來越高，對檔案從業(yè)者的綜合素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力提出了更高要求，對城建檔案人才隊伍建設(shè)和長足發(fā)展更是提出了新挑戰(zhàn)。

三、城建檔案數(shù)字化建設(shè)的探索

（一）建設(shè)城建檔案信息服務(wù)平臺

大數(shù)據(jù)背景下的城建檔案數(shù)字化建設(shè)與計算機等硬件、軟件開發(fā)息息相關(guān)，除了必備的硬件設(shè)施，還需要利用計算機信息技術(shù)建設(shè)一個科學(xué)化、智慧化的城建檔案接收、管理與利用一體化服務(wù)平臺，在實現(xiàn)城建檔案計算機管理的基礎(chǔ)上，積極推進城建檔案信息化工作，實現(xiàn)檔案存儲數(shù)字化、檢索自動化、利用網(wǎng)絡(luò)化。因此，淄博市在城建檔案數(shù)字化建設(shè)工作中，設(shè)計建設(shè)了一個流程合理、功能齊全、技術(shù)先進、可操作性強的城建檔案一體化服務(wù)平臺，平臺充分結(jié)合淄博市城建檔案管理部門的三定職能、組織架構(gòu)和管理模式，以工程建設(shè)全過程檔案歸集為主線，具備流程管理、檔案歸集、自動組卷、統(tǒng)計查詢、信息采集、數(shù)據(jù)分析等功能，結(jié)合云計算、BIM、大數(shù)據(jù)、移動互聯(lián)技術(shù)手段，實現(xiàn)檔案資源可視化管理及服務(wù)，還充分考慮了在網(wǎng)絡(luò)、操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫、應(yīng)用方面的安全性，為城建檔案信息化監(jiān)管與利用提供一體化協(xié)同服務(wù)，推動城建檔案工作向數(shù)字化、智慧化方向發(fā)展。

（二）建設(shè)工程電子檔案在線接收

庫藏檔案數(shù)字化是城建檔案數(shù)字化建設(shè)的基礎(chǔ)，建設(shè)工程電子檔案在線接收則是加快城建檔案數(shù)字化建設(shè)的必要途徑。淄博市在城建檔案信息服務(wù)平臺中設(shè)計了電子檔案在線接收平臺，城建檔案管理部門通過電子檔案在線接收平臺，以建設(shè)工程項目城建檔案資料的在線收集、關(guān)聯(lián)管理、審核移交為目的，實現(xiàn)對建設(shè)工程從立項、審批、施工全過程到竣工驗收備案一系列活動中形成的文字、圖表、聲像多種形式的電子檔案資料實時采集，實時接收。電子檔案在線接收采用“互聯(lián)網(wǎng)+”形式，改變了傳統(tǒng)的建設(shè)工程檔案接收方式，提高了建設(shè)工程檔案接收時效性、準確度和工作效率，實現(xiàn)了建設(shè)工程檔案全過程信息化接收與監(jiān)管。目前，建設(shè)工程電子檔案在線接收在全國多個省市開始推行，有的地市像淄博一樣推行電子檔案和紙質(zhì)檔案同步移交的“雙套制”，有的地市比如青島市，創(chuàng)新性地實行電子檔案“單套制”，這都是城建檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型的有益嘗試，必將為城建檔案數(shù)字化建設(shè)事業(yè)發(fā)展史留下濃墨重彩的一筆。

（三）建設(shè)城建檔案動態(tài)核心數(shù)據(jù)庫

城建檔案數(shù)字化建設(shè)的重點是建立一個城建檔案數(shù)據(jù)中心。淄博市城建檔案數(shù)字化建設(shè)工作設(shè)計建立一個城建檔案動態(tài)核心數(shù)據(jù)庫，通過城建檔案信息系統(tǒng)對城建檔案相關(guān)數(shù)據(jù)資源進行采集、整理，圍繞檔案資源的收集、管理和利用所涉及的建筑信息，結(jié)合建設(shè)工程檔案數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)特點，采用大數(shù)據(jù)技術(shù)手段，構(gòu)建城建檔案數(shù)據(jù)組成規(guī)則，建立項目、單體、電子資料、紙質(zhì)資料之間的關(guān)聯(lián)關(guān)系，明確數(shù)據(jù)存儲、數(shù)據(jù)管理和數(shù)據(jù)服務(wù)內(nèi)容，建設(shè)一個包含企業(yè)信息數(shù)據(jù)、建設(shè)項目數(shù)據(jù)、單項工程數(shù)據(jù)、電子檔案數(shù)據(jù)、附件檔案數(shù)據(jù)、BIM 模型數(shù)據(jù)在內(nèi)的城建檔案動態(tài)核心數(shù)據(jù)庫，建成“看得見、看得清、看得懂”的建筑物信息資源中心，能夠為項目決策、概算評估、施工管理、建筑運維提供數(shù)據(jù)支撐，為城市規(guī)劃、建設(shè)、管理和運維提供可視化的檔案資源調(diào)閱服務(wù)，進而實現(xiàn)城建檔案數(shù)據(jù)資源效益的最大化。

總而言之，城建檔案數(shù)字化建設(shè)是一個長期的工程，同時也是一項非常復(fù)雜的工程，相信在社會科技不斷發(fā)展進步的背景下，在城建檔案工作者的共同努力下，城建檔案工作會在信息化、智慧化、智能化道路上越走越遠，最終實現(xiàn)推動城市全面發(fā)展的目標。

城建檔案數(shù)字化工作現(xiàn)場