石油企業輸油管道檔案資源的信息化管理提升策略

南向艷

陜西延長石油（集團）有限責任公司管道運輸第三分公司 陜西 延安 716000

檔案即是企業發展歷史的重要佐證，在不同發展階段記錄著企業技術研發、生產及經營等各方面發展歷程的重要參考，也是企業文化傳承，維系著過去及未來。在企業發展進程當中，檔案管理工作不僅必要而且也是十分重要，檔案管理工作的整體水平在一定程度上決定著企業各項工作是否能夠順利發展，如果檔案能夠得到科學管理，資料信息充分得以開發利用，就可以在一定程度上提升企業的發展速度。社會信息化的快速進展，信息化技術及信息服務對于國家、地區、企業、家庭及個人不可缺少，而信息技術也已成為支撐當今社會生活以及經濟活動的基石。在這種情況下，信息產業成為重點發展的戰略性產業部門，信息技術代表著先進生產力的發展方向，廣泛應用可使信息的重要因素、戰略資源等作用得以充分發揮[1]。

1 輸油管道工程項目建設檔案信息化管理工作的意義

輸油管道建設由于投資大、建設工期時間長、參與建設的單位多等，是一項龐大的系統工程，因而，所形成的重要工程項目檔案也具有價值高、種類多、數量大、結構且復雜的特性。近年來，隨著我國經濟水平的不斷提高，社會高度信息化，信息技術在我國社會的應用范圍越來越廣泛。在信息技術的沖擊下，國內大部分的企業也逐步建立起了現代企業制度，跟隨需求進行內外調整和變革。石油企業的輸油管道工程項目檔案資源管理工作為企業發展的一項重要關注點，一直倍受領導的高度重視，而從管理機制與管理方法上也在積極適應信息化變化，圍繞企業發展戰略，作出新調整，便于服務企業經濟發展的需要[2]。從“楊姚輸油管道工程項目”檔案信息化管理中，結合工程的實際情況，發現檔案管理中遇到的未重視信息化的充分利用，資料的收集與工程不同步，信息資源的存放存在安全隱患等，針對問題提出一些建設性意見，使在信息化管理檔案資源中更能體現科學化，提高運行效率，助于企業在未來的輸油管道建設及后期重建中發揮重要價值，從而真正推動企業整體的發展。

2 輸油管道工程項目檔案信息化管理工作中現存問題

2.1 信息化重視程度低

信息化技術的廣泛應用，給人們工作和生活均帶來較大便利，而在工程項目檔案資源管理工作中，信息化建設并不太理想或是不科學，很大程度上對檔案工作、工程效率產生直接影響，存在問題根源主要是對信息化的建設或利用現代化高科技的這種概念沒有正確的認知，導致在建設中資源投入不足、系統標準不完善等，重視度低，在運用中就會出現運行模式不協調的情況，這種情況下就很難在各個環節工作中提高效率。

2.2 資料的收集與工程不同步

在輸油管道工程項目建設中參與的單位、人員較多，其業務水平也是參差不齊，比如建設輸油管道施工單位，其在工程項目施工過程中所形成的相關于施工文件是反映工程項目的真實面貌，關系著質量、安全的主要依據，也是后期維修、改建的主要依據，若是在施工過程中，只注重了有形的工程項目建設，對工程資料的收集缺乏重視，那么就相當于忽視了作為重要憑證的工程建設資料。就比如在工程項目施工過程中沒有及時的有效記錄，后期需要時才會補做資料、補簽手續等，導致工程施工與資料不同步或施工技術資料缺乏真實性；技術人員與負責資料人員對工程項目資料交接手續比較隨意，可能會造成缺失等諸多問題。從整體上看，思想上的不重視才會導致資料的收集與工程不同步或資料缺失，主要就是檔案員工作職責的問題。（1）檔案管理人員采用信息化檔案管理操作流程不熟悉或缺少信息技術等原因；（2）從企業其他部門臨時調配兼職人員，對資料不熟悉、缺乏檔案管理專業性，且會忽略檔案資料的收集工作對工程進度的服務。（3）對工程項目檔案資源意識缺乏和檔案信息化專業技術能力的不足，未能做到依法治檔等問題。

2.3 輸油管道工程項目檔案信息化進程中存在安全隱患

有利必有弊，網絡開放性是因特網最根本的特性，因此網絡環境必定也存在來自多方面的安全威脅。檔案信息化管理工作中，網絡服務器遭受到黑客惡意攻擊、或人為或偶然事故以及自然災害等構成威脅之后，檔案信息系統無法正常運行，導致存儲文檔或傳遞的數據被未經授權者篡改或破壞、增刪、復制盜用等，這一系列行為即對實體的安全造成嚴重影響。所以，只有網絡環境安全，才能體現輸油管道工程項目檔案信息化管理的經濟價值。

3 科學管理輸油管道工程項目檔案資源的工作建議

企業檔案并不只局限于記錄、保存歷史，更是行政管理事務的一種檔案匯集，包括會議記錄、文件檔案，也包含著企業重要信息，包括命令、批復、決定及通知。收集及保存的資料多是關于企業的發展信息，可為企業在進行一些未來規劃中通過調取相關資料進一步增強企業規劃的合理性。輸油管道工程項目檔案是指管道輸送原油、成品油及液化石油的工程建設項目（包括輸油管線、輸油站、輔助設施等）在立項、審批、招投標、勘察、設計、施工、監理及竣工資料驗收各環節形成的應當歸檔保存的文字、圖、表、聲像等不同形式與載體的全部文件。是工程建設工作的重要組成部分，對促進技術、管理及運用都有著非常重要的意義。同時，對項目后期的運行管理、改擴建都有著重要作用。而在諸多的實踐證明中，信息化管理檔案資源對于當前信息社會、企業整體發展的效果不言而喻[3-4]。尤其是在當前社會進入信息化新常態下，許多企業都不斷的跟隨需求進行內外調整和變革，檔案資源信息化管理工作內容及工作方式也將引起一系列的變化，因此，只要管好檔案，用好檔案才能從檔案服務中提高工作效率、發揮經濟效益。

3.1 思想重視，加強檔案資源信息化管理的認知，明確職責，提高工作效率

在思想上加強工程項目檔案資源信息化管理的認知，是改進檔案工作重要的節點。具有良好的信息化檔案資源管理意識，糾正重建設，輕檔案的思想，無論是項目法人、項目技術人員、管理人員還是檔案資源管理人員，都要有組織、有計劃的學習檔案資源管理方面的法律法規，掌握相關檔案專業知識、信息化管理技能、計算機專業技能等，并能從思想上做到統一認識，業務上做到統一標準、工作上做到統一要求，上下結合，步調一致。另外，明確檔案相關人員職責，可以將責任落實到個人，要求完善工作的每步流程，一旦出現問題也可以第一時間找到源頭并且解決。同時，構建人性化的考核制度，對其工作量進行考核，確保工作效率等。只有從思想上重視信息化管理，轉變其陳舊思想觀念，建立思想檔案，增強責任意識，提升企業文化建設，不斷學習新技術、新知識等，才能夠真正提高檔案資源管理工作。

3.2 完善工程項目檔案資源信息化管理制度

在當前，各企業檔案基本上都已經開展了信息化建設，希望通過信息技術來提高工作效率。從“楊姚輸油管道工程項目”檔案資源信息化管理工作狀態看，應先建立完善的規章制度，有制度的支撐更方便開展檔案工作。其次，構建監督機制，以此來做好文書、檔案相關單位、部門的資料收集、整理及移交工作，特別是相關單位、部門應確定部門檔案管理負責人，主要針對未能按時完成的人員進行督促及提醒，保證檔案資源的完整性。另外，企業檔案部門應與相關單位、部門之間做好配合，通過之間的有效溝通、聯合管理，才能保證檔案資源信息化管理工作及時高效率的完成。

3.3 提升檔案管理人員的綜合素質，加強應用信息化技術管理的能力

當前，企業基本上都已經開展了信息化建設，希望通過信息技術來做好企業轉型工作，但卻并沒有落到辦公室檔案管理工作當中，從整體上看，雖然企業的信息化建設速度比較快，但是有關檔案資源管理這一方面，確實沒有做到真正的信息化建設。就當前檔案資源管理工作狀態看，大部分工作還是采用傳統的辦法，工作模式較為單一，缺少靈活性、高效率等，信息技術及科技術水平在有限度的情況下，檔案資源管理工作的效率也就得不到充分的發揮，檔案利用率就大大降低。（1）在建設工程項目信息化檔案資源管理工作的開始，應當第一時間組織相關人員增強信息化管理檔案資源意識的宣傳和教育，增強檔案數據信息的真實性以及完整性，反復強調工程項目的檔案資源管理對今后工作的重要性；（2）以全體檔案管理人員為主要培訓對象，定期加強基礎理論知識、工程技術知識培訓，增強檔案業務技能、計算機專業技能的培養之外，工程項目檔案工作就是反復收集反復利用的過程，工作量大，要求檔案管理人員要有高度的責任感、良好的職業道德，辦事心細的工作態度以及樂于奉獻的工作精神，積極參加、了解一線各方面工作動態，配合及分析處理能力，開闊視野，優化知識結構，逐步提高綜合素質，維護檔案的真實性、完整性，嚴守憲法及法律，恪盡職守，做到不泄密等，促進檔案資源信息化高質量管理，積極推進企業經濟發展。（3）建立健全人才培養機制，并對其加大創新力度，全面吸引具備較強專業性的檔案管理人員，在企業實際開展信息化檔案資源管理工作時，為其注入更大活力[5]。

3.4 優化和升級檔案信息化管理系統，加強資源信息安全

據了解，大部分企業都建立起了比較具有規范性的電子檔案系統，但是將這落實到工作當中仍然體現出較多缺點。而信息化檔案資源內容的規范化、標準化管理，才可促進企業信息的共享。在企業檔案資源管理工作中，可充分整合現代化信息技術，構建專項信息化管理系統，并不斷適應新環境、新變化，做好科學規劃及應用。（1）數據的擴充和延伸。檔案，即重點是數據，應搭建數據管理平臺，做好管理分類，并進行統一管理，可使得管理的結構更加清晰，同時，不斷擴充檔案資源，不定時更新數據，以滿足各個使用者的多元化檔案資源需求。（2）開放式服務。建立開放式文件數據服務，在保證檔案資源共享效果的前提下，為使用者提供相應的數據支持。（3）數據處理。企業的宣傳課件、音頻等可充分利用信息化技術進行分類管理，而涉及對內對外的相關文件，分別通過設置檔案管理資源庫來提高數據處理速度，保證檔案資源信息化管理效果。（4）檔案專項網絡鏈接。通過創立專項檔案鏈接可以在極大程度上提高檔案查找的速度。因為在企業內部主要應用的網絡是企業內部局域網，檔案管理員就可以將不同的檔案制作成鏈接形式，當企業人員需要查找檔案時，直接點開鏈接就可以獲取檔案內容，這些操作都是使用公司局域網進行，所以在訪問鏈接的過程中，也會留下相應記錄。（5）整合與共享。結合企業工程項目，構建檔案資源的管理組織架構，促進檔案的整合與共享。

通過以上優化和升級檔案信息化管理系統，在一定程度上提高了檔案資源管理的安全性，同時，對企業檔案的機密等級進行劃分，第1大類是普通檔案；第2大類是重要檔案，利用權限、防火墻、備份等技術加強數據信息的安全[6]，在普通文檔處理過程中可以通過輸入文檔時間以及檔案的名稱來進行檢索，對于重要文檔和需要相應的保密鑰匙才能夠進行查找，另外構建線上歷史查詢痕跡以及跟蹤模式，對所用使用者操作后都有相應的痕跡可以追蹤，加強使用安全性。

4 結束語

社會高度信息化，企業也不斷的跟隨需求進行內外調整和變革，檔案資源管理機制與管理方法也需要積極推進，利用新技術手段解決企業工程項目檔案現存的各種不適配問題，重視利用，強化技能，提升管理工作的靈活性，加強檔案注意信息安全，保證整體的工作高效率，提升企業經濟價值。