無紙化辦公模式下醫院檔案管理新探索

龔璐　邱石　曹瑞　張淋

摘 要：隨著科學技術飛速發展，無紙化辦公成為一種新的辦公趨勢，對醫院檔案管理工作提出新的要求。在此形勢下，醫院必須緊跟時代發展潮流，利用信息技術打造無紙化辦公環境，通過數字化技術完成紙質檔案的轉化，使其以電子檔案形式存儲與共享，構建高效、科學的無紙化辦公模式，從根本上提升醫院檔案管理的整體質量與效率?；诖?，文章從無紙化辦公模式概念及特點入手，分析了無紙化辦公模式在醫院檔案管理中的應用優勢，提出醫院檔案管理工作開展措施，力求挖掘檔案潛在的應用價值，推動醫院在競爭環境下的穩步與健康發展。

關鍵詞：醫院；檔案管理；無紙化；辦公模式；管理措施

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A

引言

無紙化辦公推動了醫院檔案管理方式的改變，使得紙質文件成功轉化為電子文檔，給檔案管理工作開展帶來便捷，有效提高了新時期的檔案管理效率。因此，醫院要結合現代化改革發展需要，有效利用互聯網技術、數字技術和配套設備設施，實現聯網操作，并構建信息化檔案管理平臺，借助線上平臺實現高效與實時的檔案管理，提高醫院數據整合度，保證醫院檔案利用率不斷提升，發揮出檔案信息的真正價值，增強醫院的核心競爭力。可見，對無紙化辦公模式下醫院檔案管理的探索是十分必要的，具有一定的現實意義。

一、無紙化辦公模式的概念及特點

1.無紙化辦公模式概念

無紙化辦公模式即無須使用紙張便能夠完成辦公的一種方式，但需要硬件和軟件的支持，還需要依托網絡通信技術的應用才可以實現無紙化辦公，增強無紙化工作體驗。在該模式下，辦公人員不再使用傳統的紙張，可以減少辦公紙張使用量，具有一定的環保作用，是對環保的一種有效落實，也推動了現代辦公模式進一步發展。在醫院管理中，無紙化模式的應用成功加快了醫院檔案管理改革的腳步，實現了傳統辦公到數字化辦公的全面轉型。

2.無紙化辦公模式的特點

無紙化辦公模式有自身獨有的特點，在醫院檔案管理中得到大力推行與廣泛應用。一是靈活性強。通過電子化辦公方式管理醫療數據、人事檔案與科研資料等信息。在醫療事業不斷發展背景下，醫院經營管理產生的數據極為龐大，需要借助信息技術完成各類數據信息快速的收集與整理，保證檔案數據具有可規劃性，也便于共享與維護，實現安全上傳與實時更新。新時期，互聯網操作的實現可以滿足異地檔案管理需要，醫院檔案管理工作的靈活性得到提升；二是功能較為強大。無紙化辦公在一定程度上凸顯了電子檔案所具有的實用價值，可以實現各類電子文檔的分類、歸檔和傳遞。同時，還可以對檔案資料快速查詢和有效檢索，綜合管理功能極為強大，是無紙化辦公模式的又一主要特點。

二、無紙化辦公模式在醫院檔案管理中的應用優勢

1.節省存儲空間

在傳統的醫院檔案管理工作中，紙質檔案一般是在檔案室實行保存與管理，但隨著檔案資料數量的增加，紙質資料存儲所占用的面積不斷擴大，給檔案存儲與管理等工作的開展帶來諸多不便。無紙化辦公模式使用的是信息化檔案資料，其所占空間比傳統檔案小，可以存儲在U盤或者移動硬盤中，也可以在云端存儲，能夠節省大量儲存空間。與此同時，在電子文檔的使用下，無紙化辦公成功減少了紙張使用量，從一定層面來看，也是對樹木砍伐量的減少，可以更好地應對資源過度浪費的問題，為可持續綠色發展做出一定貢獻。

2.減少管理風險

在以往管理工作過程中，管理人員需要對檔案室內部環境的溫度與濕度實時控制，并采用防蟲防蛀措施，以此來減少紙質資料的霉變或者損壞。但該管理模式對醫院檔案管理資料的利用產生一定的不利影響，無法有效發揮檔案資料的潛在利用價值。除此之外，紙質檔案在借閱、轉移等環節可能出現人為破壞或遺失等突發問題，影響醫院檔案的整體性。在時間推移下，紙質檔案會泛黃并不斷老化，導致大面積損壞且無法修復，不能實現永久保存。由于醫院檔案所具有的歷史價值極高，必須采取永久與安全存儲方式。無紙化辦公模式的應用正好可以將紙質檔案轉化為數字化檔案，再展開相應管理，從根本上避免檔案原始資料丟失后帶來的各種風險，真正實現檔案資料的永久保存。

3.提高管理效率

傳統紙質檔案的收集、整理、保存與查詢等操作極具復雜性，必須投入足夠的人力與物力才能完成。無紙化辦公模式在醫院檔案管理工作中的應用能夠推動檔案管理信息化發展，管理人員可以在客戶端完成相應操作，如整理、修改、保存、共享與查詢等各種操作，從而切實有效提高醫院檔案管理工作的整體效率?？梢姡跓o紙化辦公模式下，紙質檔案內容實現數字化轉換，以電子文檔的形式實行保存與管理，為工作人員查閱與共享帶來便捷。同時，檔案管理系統與云存儲平臺等數字化平臺的應用能夠讓醫院檔案管理更加高效與安全。

三、無紙化辦公模式下醫院檔案管理工作開展策略

1.構建信息平臺，推動管理創新

無紙化辦公模式在醫院檔案管理中的應用需要構建相應的檔案管理平臺，借助信息化平臺來實現檔案管理工作方法的全面革新。因此，醫院管理層必須謹遵平臺建設原則，一是界面友好，保證界面易用、簡潔以及功能豐富；二是安全穩定，要有安全證書、加密算法和備份機制等各種保障；三是靈活度高，可以滿足醫院業務流程等需求，要具有可擴展性與靈活性，確保與醫院發展規模相符合。在此基礎上，檔案信息化管理平臺整體架構要合理，應涵蓋用戶交互層、應用層與管理后臺三個主要部分。其中，用戶交互包括檔案管理員、檔案利用者、業務部門領導與系統管理員。應用層有預歸檔層，由檔案入庫分類、數據同步、檔案編目以及檔案關聯等部分組成；檔案管理層由檔案保管、檔案利用與檔案處置組成，細分為檔案立卷、移交審核、借閱申請、借閱審批、密級鑒定、公開鑒定和檔案銷毀等內容；郵件歸檔層，由收件箱、郵件歸檔和審計查詢組成。在管理后臺中包括組織、人員、權限、目錄號、門類、流程、存儲及日志等部分。在數據基礎部分，做好結構化與非結構化數據的處理。在管理模式中，應圍繞業態創新做好檔案管理流程再造，以融合為基礎提供價值服務，積極完成檔案中心的全面建立，實現應用賦能。在電子檔案管理新模式下，工作人員可以借助無紙化辦公平臺完成流程性文件處理，借助工作流程嵌入方式全面提升執行固定流程的精確度。針對文檔編輯工作，借助文檔編輯器來完成，注意所使用的編輯器必須具備文檔復制、粘貼、上傳、下載等最基礎的功能，還應帶有圖片拍攝、文檔格式轉換等具有擴展特點的功能，以此來滿足無紙化辦公需要。

2.明確轉化流程，實現檔案銜接

為更好地發揮出無紙化辦公模式在醫院檔案管理中的應用價值，醫院管理層需要注意將各類紙質檔案管理工作逐步轉變，采用電子檔案管理模式。在轉化過程中，必須保障紙質檔案能夠成功過渡為電子檔案，要做到檔案之間的完美銜接。由于醫院在經營與發展過程中已產生大量的文書資料，需要一定時間完成轉化，檔案管理部門應結合醫院檔案類型與數量制定針對性的銜接制度，在分批次方式下完成檔案轉化。例如，明確紙質檔案數字化轉換流程與關鍵步驟。一是檔案準備。將待處理的醫院紙質檔案分類、整理，保證按照一定規則完成歸檔，使檔案具有較強的有序性與完整性；二是掃描。借助先進與高科技掃描儀器等設備設施將醫院紙質檔案轉換為清晰的數字圖像，可采用單頁掃描方式，也可使用自動進紙方式完成掃描。在實際掃描時，要考慮使用常見的JPEG等格式完成保存；三是圖像處理。采用圖像裁剪、對比度調整、增強圖像細節和亮度調整等方式完成數字圖像精細化處理，將圖像質量與可讀性做到全面提升；四是OCR識別。將已掃描且完成處理的圖像展開識別，讓圖像中的所有文字能夠成功轉換為可搜索文本，并具有可編輯性。在識別完成后，可以全文快速檢索，能滿足關鍵字提取需要；四是數據標引與分類。針對已完成識別的文本，做好后續標注處理，再合理分類與快速整理，為檢索與管理等工作的開展帶來便利。例如，使用關鍵詞標簽、分類系統等不同方式完成標引；五是存儲與管理，在服務器或者云存儲空間中完成數字化檔案保存，成功建立數據庫管理系統，有利于醫院檔案長期與安全保存，為醫院檔案資料利用價值充分發揮帶來最有力的保障。

3.提升人員專業能力，滿足工作需要

新時期，無紙化辦公模式的應用對醫院檔案管理人員能力與素質提出各種新要求，不僅要具有一定的計算機操作水平，還應帶有先進的理念，能夠熟練運用各種辦公軟件，可以正確使用多功能辦公設備設施等。為此，基于無紙化辦公模式在醫院檔案管理工作中的應用，需要及時開展專業培訓活動，同步提高檔案管理人員的專業素質與實踐能力，滿足無紙化辦公模式落實的需要。首先，明確檔案管理工作有極強的連續性，考慮原有管理人員的檔案管理知識已略顯陳舊，管理理念也存在一定滯后性。因此，開展內容多樣的培訓活動，如專業知識、先進技術、設備設施使用技巧、軟件操作步驟、前沿理念以及職業素養等多項內容，助推檔案管理人員無紙化辦公能力的全面提升；其次，鼓勵兼職檔案員參與各項工作會議，對無紙化辦公模式下檔案管理現狀展開全方位分析，總結檔案管理工作中出現的頑固性與典型性問題，通過集體研討方式找到針對性的解決辦法。在醫院內部要從橫向入手完成深入交流，鼓勵檔案員走入優秀科室參觀與學習，實現檔案管理經驗與創新做法的分享與學習；最后，邀請專業人員參與醫院檔案人員業務培訓活動，傳授無紙化辦公技巧，講述國內先進的做法，有效提高無紙化辦公模式下醫院檔案管理工作的整體水平。醫院還應結合無紙化辦公模式應用需要，組織專業檔案管理人員走出醫院參觀與學習，確保無紙化辦公模式的應用與新形勢下醫院發展需要相符合，滿足醫院各項工作開展的需要。

4.建立兼職制度，便于資料歸檔

醫院職能部門相對較多，檔案整理工作需要分門別類。這一環節的工作量極大，醫院檔案管理工作人員無法快速完成各類檔案的及時收集與全面整理，工作難度持續增加。在此前提下，若部分數據未有效獲取，也沒有科學處理，勢必會影響醫院檔案的完整性與可靠性。例如，在人員短缺的前提下，病案歸返缺少及時性，又不能快速找到出現延誤的真正環節，出現返修率高和高延遲問題。同時，傳統病案的存儲要保證病案前后內容一致，需要通過人工方式展開病案閱讀與整理，工作量相對較大，極易出現人工漏檢等問題。此時，無紙化辦公模式的應用能夠對病案內容做到合理分類與管理，輕松完成病案整個生命周期的跟蹤管理，保證病案管理所具有的完整性與實時性，從而有效解決上述問題，并進一步提升了醫院檔案管理工作的便捷性。因此，為保證醫院檔案工作在無紙化公辦模式下高效完成，需要及時建立兼職檔案員管理制度，從根本上減輕醫院檔案管理工作的負擔，保證檔案資料的完整性。具體而言，一是在各職能科室完成兼職檔案員的合理設立，由兼職檔案員完成本科室工作中產生的各種檔案資料的快速收集、全面整理與安全保存；二是做好后續歸檔工作，如在每年年初時，做好上一年度檔案資料的預立卷，將其全部移交醫院綜合檔案室，由專業檔案管理人員完成歸檔。在兼職檔案員制度的落實下，無紙化辦公模式的應用更加深入，全面提高了醫院檔案管理工作的整體效率，對醫院未來各時期發展有著深遠影響。

5.完善安全管理，保證檔案安全

在信息技術發展過程中，技術方面存在一些限制，有可能威脅到信息化檔案的存儲與使用安全，影響無紙化辦公模式應有作用的發揮。例如，在傳統紙質檔案已損壞或已丟失的前提下，信息化檔案被意外損壞或被人為修改，勢必會導致檔案內容無法恢復，從而給醫院檔案所具有的完整性帶來直接影響。為此，無紙化辦公模式在醫院檔案管理中的應用，必須重視安全管理體系的完善，為信息化檔案的收集、整理及歸檔等工作帶來安全保障。這就需要醫院檔案管理人員具有強烈的責任心，認真完成原始信息或紙質檔案的備份工作，在云端存儲好各類檔案并注意及時更新云端檔案。在實際工作中，管理人員還要考慮對信息化檔案設置相應的防護措施。一方面，制定并落實技術安全措施，如網絡安全措施、數據加密和解密、強化用戶身份驗證等措施，通過密碼、面部識別、指紋等多種方式增強用戶身份驗證難度，保護醫院檔案無紙化辦公的安全性；另一方面，采用物理安全措施，如保護檔案室安全，通過監控設備設施、門禁系統的安裝與使用，只有授權人員可以進入檔案室展開操作，還應根據安全要求設立好消防系統，減少火災事故，避免檔案出現不可恢復的損毀。醫院管理層還應考慮環境對電子檔案的影響，注意增強存儲設備設施供電的穩定性，減少設備故障，保證電子檔案可以安全存儲。在此基礎上，加強檔案運輸安全等，減少存儲環境與運輸過程中出現的損毀、丟失和被泄露等問題，提高醫院檔案的完整性與安全性。

四、結束語

在互聯網與信息技術日益發展下，醫院大力推行無紙化辦公模式，以迎合新時期的發展需要，實現檔案管理質量與效率的同步提升。在新發展環境下，醫院要帶著長遠眼光改變檔案管理模式，結合醫院實際情況，創新管理理念，通過無紙化辦公模式讓醫院檔案管理走入數字化、電子化和專業化的軌道，讓電子檔案管理工作邁上更高層次，為醫院穩步與健康發展作出貢獻。

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（作者單位：1.恩施土家族苗族自治州中心醫院；

2.恩施市中等職業技術學校；

3.恩施市檔案館? ）